Daar is geen doeltreffende voorsieningskettingbestuur sonder interne oudits nie. Ons kan aan oudits dink as gesondheidsondersoeke vir voorsieningskettings om te verseker dat hulle so glad en kostedoeltreffend moontlik werk, van die verkryging van grondstowwe tot die lewering van produkte aan die finale kliënt.
Deur voorsieningskettings sistematies te hersien, kan organisasies potensiële risiko's en ondoeltreffendheid identifiseer in die verkryging van grondstowwe, produksieprosesse, verskafferverhoudings, voorraadbestuur, en klantetevredenheid.
So, hoe kan maatskappye interne oudits uitvoer? Watter voorsieningskettingaspekte moet hulle oorweeg? En hoe moet hulle die bevindinge en regstellende aksies dokumenteer? Lees verder om te leer hoe om voorsieningskettingoudits op die slim manier uit te voer!
INHOUDSOPGAWE
1. Berei voor vir die oudit
2. Versamel die data
3. Voer die oudit uit
4. Rapporteer die ouditbevindinge
5. Voorsieningskettingoudit is 'n deurlopende siklus
Berei voor vir die oudit
Net soos ons nie die eerste baksteen van 'n huis kan lê sonder 'n argitektoniese bloudruk nie, kan ons ook nie 'n oudit doen sonder 'n plan nie. Voordat ons soos speurders optree om voorsieningskettingrisiko's en kwesbaarhede te soek, moet ons die "hoekom" (doelwitte), "waar" (omvang), en "hoe” (werklike plan).
Bepaal die omvang van die oudit
Sonder 'n duidelik gedefinieerde omvang sal voorsieningskettingoudits vir ewig neem om uit te voer (stel jou voor hoeveel tyd en hulpbronne vermors sal word). Daar is baie aspekte om in ag te neem wanneer voorsieningskettings oudit word, maar maatskappye moet hul pogings konsentreer waar dit saak maak.
Byvoorbeeld, as daar 'n historiese patroon van produkkwaliteitkwessies was, moet die oudit vervaardigingsprosesse en kwaliteitbeheerstelsels prioritiseer. Besighede kan selfs die ouditomvang beperk om spesifieke produklyne in te sluit met 'n geskiedenis van toenemende kwaliteitkwessies.
Definieer die doelwitte van die oudit
Sodra die ouditomvang bepaal is, is dit belangrik om vas te stel SMART doelwitte. Net soos dit nie sin sal maak om 'n portret te begin skilder sonder om te weet wie of wat jy skilder nie, is dit onlogies om interne oudits uit te voer sonder duidelike doelwitte.
SMART doelwitte moet wees Spesifieke, Meetbare, Bereikbaar, relevante, en Tydgebonde. Die doel van 'n oudit kan byvoorbeeld wees om te bepaal of die huidige kwaliteitsbeheerstelsels binne 'n jaar 'n gebreksyfer onder 5% handhaaf.
Ontwikkel 'n ouditplan
Nadat die ouditdoelwitte uitgeklaar is en bepaal is watter dele van die voorsieningsketting hersien moet word, moet maatskappye hierdie stap finaliseer deur 'n gedetailleerde ouditplan te ontwikkel (die hoe).
Dink aan 'n ouditplan as 'n uiteensetting wat die spanlede (ouditeure), metodologieë (hoe hulle die assesserings sal uitvoer) spesifiseer en die hulpbronne wat hulle sal benodig (soos kontrolelyste, opnames, data-analise sagteware, ens.).
Versamel die data
Sonder data is die oudit van voorsieningskettings soos om met 'n blinddoek na 'n naald in 'n hooiberg te soek. Ouditeure moet data insamel om 'n duidelike beeld te kry van die huidige stand van voorsieningskettingprosesse. Data verskaf ook 'n basislyn vir die maatstaf van voorsieningskettings teen die beste praktyke in die industrie. Hieronder is 'n paar voorbeelde van databronne:
1. Interne dokumente en rekords:
Interne dokumentasie is die primêre bron van data vir enige organisasie. Hierdie dokumente sluit in bestellings, verskafferskontrakte, voorraadrekords en vorige prestasieverslae. Ouditeure kan byvoorbeeld gebruik logistieke KPI's om siklustyd, betydse afleweringstempo en verskafferstyd te bepaal.
2. Onderhoude met personeel:
Nog 'n primêre databron praat met sleutelpersoneel, soos pakhuisbestuurders, produksiebeamptes en logistieke koördineerders. Pakhuisbestuurders kan byvoorbeeld verskille tussen fisiese voorraadtellings en voorraadrekords uitwys of knelpunte uitlig wat die uitvoering van bestellings vertraag.
3. Opnames en vraelyste:
Nog 'n manier om data in te samel, is om opnames en vraagvorms aan operasionele werknemers, verskaffers en kliënte te versprei. Ouditeure kan byvoorbeeld 'n idee kry van huidige klanttevredenheid deur terugvoer in te samel oor produkbeskikbaarheid, afleweringstye en die tempo van hantering van terugbesorgde bestellings.
4. Terreinbesoeke:
Niks is beter as om 'n eerstehandse siening van bedrywighede te hê om teenstrydighede op te spoor wat papieroudits dalk mis nie. Fisiese inspeksies laat ouditeure toe om die werk- en bergingstoestande, die instandhouding van fasiliteite en toerusting, en die uitvoering van gehalteversekeringsprotokolle te assesseer.
5. Bedryfsmaatstawwe en -standaarde:
Terwyl ouditeure ingesamelde interne data teen voorafbepaalde KPI's kan evalueer, is dit ook belangrik om 'n soort eksterne basislyn te hê. Sonder bedryfsmaatstawwe kan ondernemings nie seker wees dat hul voorsieningsketting goed presteer nie.
Byvoorbeeld, as 'n interne oudit aan die lig bring dat die klant se opbrengskoers 5% is, kan die maatskappy dink dit is positief volgens sy interne KPI. As mededingers egter ’n opbrengskoers van slegs 2% het, dui dit duidelik daarop dat iets fout is.
6. Derdeparty-ouditverslae:
Besighede kan ook die ouditverslae wat deur eksterne liggame uitgevoer word, gebruik om 'n onpartydige blik op die huidige stand van hul voorsieningskettings te kry. Byvoorbeeld, as 'n maatskappy 'n kwaliteitbestuurstelsel (QMS)-sertifisering, soos ISO 9001, verkry het, kan dit die ouditverslag as 'n beginpunt gebruik om huidige ondoeltreffendheid binne sy voorsieningsketting, van produksie tot aflewering, te assesseer.
Voer die oudit uit
Nadat besighede vasgestel het watter dele van hul voorsieningskettings hulle wil oudit (die omskrewe omvang) en het alle inligting ingesamel oor wat hulle hoop om te bereik (vasgestelde doelwitte) en hoe dinge eintlik lyk (data van huidige toestand), is dit tyd om die speurhoed te dra en te begin oudit.
Ons kan die ouditproses in die volgende besluitboomvrae opsom:
- Werk alles volgens wat ons beplan het?
- Indien ja, is daar enige geleenthede om die prestasie van die voorsieningsketting te verbeter?
- Indien nie, watter stappe moet ons neem om die geïdentifiseerde probleme op te los?
Kom ons kyk na 'n paar voorbeelde van oudits wat 'n maatskappy oor die verskillende stadiums van sy voorsieningsketting kan uitvoer:
1. Verkryging en verkryging:
'n Goeie beginpunt vir die oudit van voorsieningskettings is deur die volle lewensiklus van die verkrygingsproses. Nadat 'n vloeidiagram ontwikkel is wat elke stap van die verkrygingsiklus uiteensit, kan ouditeure die volgende aspekte evalueer om ondoeltreffendheid op te spoor:
- Verskafferprestasie: Verskaffer oudits help om vas te stel of verkopers en subkontrakteurs die bron van vermorsing, kwaliteitkwessies en stadige afleweringstye is. Ouditeure kan verskaffers assesseer deur gebruik te maak van a risiko matriks wat verskaffers volgens KPI's skei, soos betydse afleweringskoers, kredietgradering en opbrengskoers.
- Ontvangs en inspeksie van goedere: Besighede moet verifieer dat goedere (veral grondstowwe) slegs aanvaar word as dit aan die vereiste kwaliteit- en hoeveelheidstandaarde voldoen. Ouditeure kan die inspeksieproses ontleed, insluitend kriteria vir aanvaarding en verwerping, steekproefprosedures en toetsmetodologieë.
- Fakturering en betaling: Dit is belangrik om te bevestig dat betalings slegs vir aanvaarde goedere gemaak word. Ouditeure kan byvoorbeeld verifieer dat afleweringskwitansies en fakture aangeteken is en teen aankoopbestellings ooreenstem. Dit is ook 'n goeie idee om te verseker dat betalings betyds gemaak word (om voordeel te trek uit vroeëbetalingsafslag en boetes vir laatbetalings te vermy).
2. Produksie en vervaardiging
Die produksie- en vervaardigingstadiums moet op die kontrolelys van elke voorsieningskettingoudit wees. Ons wil immers nie hê dat foutiewe of minderwaardige produkte die hande van klante moet bereik nie. Hier is 'n paar maniere om hierdie voorsieningskettingstadiums te oudit:
- Voorbeeld toets: Die mees intuïtiewe manier om produksie en vervaardiging te oudit, is deur ewekansige steekproeftoetsing. Oor die algemeen versamel ouditeure monsters ewekansig van die produksielyne met geskeduleerde tussenposes, en dan voer hulle verskeie toetse uit om te kyk of monsters aan voorafbepaalde standaarde voldoen. Hierdie toetse kan kwaliteit- en veiligheidstoetse soos voorkoms, gewig en toksisiteit insluit.
- Standaard bedryfsprosedures (SOP's): Wanneer besoeke op die terrein gedoen word, kan ouditeure waarneem en kyk of die verskillende stadiums van produksie en vervaardiging presies gevolg word soos beskryf in SOP's. Byvoorbeeld, 'n onaangekondigde besoek kan aan die lig bring dat werknemers nie 'n masjien gebruik volgens die stappe wat in die SOP voorgeskryf word nie. Miskien doen hulle nie veiligheidskontroles voor die werking voordat hulle die masjien laat loop nie.
3. Pakhuise en voorraadbestuur
As daar enige verskille tussen die fisiese voorraad en aangetekende voorraad in 'n maatskappy se databasis is, kan dit lei tot voorraaduitsettings of oortollige voorraad. Voorraad beïnvloed die koste van goedere verkoop, dus moet ons gereelde interne oudits uitvoer om potensiële ondoeltreffendheid in die te identifiseer pakhuis bedrywighede. Hier is 'n paar maniere hoe besighede kan oudit voorraadbestuur:
- Voorraadtelling: 'n Eenvoudige manier om voorraad te oudit, is deur gereeld fisiese tellings te skeduleer en dan die tellings te vergelyk met wat in die pakhuisbestuurstelsel. Fisiese telling kan met die hand gedoen word, waar operateurs elke item in die pakhuis tel. Handmatige telling is egter arbeidsintensief, so besighede kan gebruik strepieskode skandering of RFID-etikette om elke item op te spoor wat in, binne en uit die pakhuis beweeg.
- Prestasiemaatstawwe en KPI-nasporing: Besighede kan ook die doeltreffendheid van hul pakhuise oudit deur KPI's te monitor teen voorafbepaalde vlakke en maatstawwe (dit is tyd om daardie versamelde data te gebruik!). Ons kan byvoorbeeld die bestelling akkuraatheidskoers oudit deur die persentasie bestellings te meet wat sonder foute versend is (korrekte produk, hoeveelheid en na die korrekte kliënt). Ons kan ook die drakoste van voorraad nagaan, wat berging, versekering en veroudering insluit.
- Inventarisproses deurloop: Oë op die grond is altyd die beste ouditinstrument. Ouditeure kan die vloei van voorraaditems van ontvangs tot versending fisies volg. Hulle kan byvoorbeeld 'n pluk-en-pak-siklus kyk om te bepaal of die pad en tyd wat geneem is, geoptimaliseer is en of die verpakkingsmateriaal voldoende is. Dit is ook 'n wonderlike geleentheid om te kyk of goedere met aankoms geïnspekteer is en hoe dit by die pakhuisbestuurstelsel aangemeld is.
4. Logistiek en verspreiding
'n Voorsieningskettingoudit sal nie omvattend wees sonder om vervoerroetes en logistieke bedrywighede te assesseer nie. Dit is die tyd om die doeltreffendheid van verspreidingsroetes te evalueer en te kyk vir enige vragkoste wat nie toegevoegde waarde toevoeg nie. Hier is 'n paar praktiese maniere om hierdie dele van die voorsieningsketting te oudit:
- Data-analise en prestasiemaatstawwe: Ouditeure kan GPS- en telematikadata van voertuie, saam met afleweringskedules en logboeke, ontleed om na afwykings in afleweringstye en -koste te kyk. Ondernemings kan byvoorbeeld evalueer of vragruimtebenutting (die verhouding van vragspasie wat gebruik word tot totale beskikbare spasie in vervoervoertuie) naby aan 100% is.
- Mystery-besendings: Nog 'n manier om verspreidingsnetwerke te oudit, is om pakkette as 'n "mystery shopper" te stuur sonder om die logistieke departement te vertel. Ouditeure boots 'n tipiese klantbestelling na en teken die presiese versending- en aankomstye aan. Dit sal besighede in staat stel om te bepaal of hul vervoertye binne die verwagte omvang is.
5. Kliëntetevredenheid
Wanneer ons die prestasie van globale voorsieningskettings evalueer, moet ons onthou dat die uiteindelike suksesaanwyser die vlak van klanttevredenheid is. Soos ons gesien het in die fase van "insameling van data," kan terugvoer van kliënte 'n myn van insigte wees. Kom ons ondersoek 'n paar maniere om klantetevredenheid in voorsieningskettings te oudit:
- Netto promotor telling (NPS): Wanneer klantetevredenheid geoudit word, gebruik ouditeure gewoonlik die NPS om te meet klantenbinding. Besighede gebruik opnames, vraelyste en fokusgroepe om kliënte te vra hoe waarskynlik dit is dat hulle die maatskappy aan ander sal aanbeveel. Die NPS-telling (op 'n skaal van 0 tot 10) kategoriseer kliënte in promotors, passiewe en teenstanders.
- Kliëntklagte-analise: Nog 'n direkte manier om klantetevredenheid te oudit, is om die aard en frekwensie van kliënteklagtes te ontleed en te kyk vir afwykings van die maatstawwe of basislynmaatstawwe. Besighede kan byvoorbeeld kyk na die aantal klagtes wat oor dieselfde kwessie ontvang is om enige herhalende patrone te identifiseer. Ouditeure kan ook die gemiddelde tyd meet wat dit neem om 'n klagte op te los om te bepaal of dit binne 'n aanvaarbare voorafbepaalde omvang val.
6. Voldoening, risiko's en volhoubaarheid
Besighede wat 'n omvattende oudit van hul voorsieningskettings wil uitvoer, kan ook ondersoek of hul bedrywighede en prosesse aan regulatoriese en volhoubaarheidsregulasies voldoen. Dit is ook 'n geleentheid om besighede te oudit. veerkragtigheid teen potensiële voorsieningskettingrisiko's, soos natuurrampe, politieke onstabiliteit en kuberveiligheidsbedreigings. Hier is twee maniere om die nakoming en veerkragtigheid van voorsieningskettings te oudit:
- Omgewingshulpbronbestuur: Besighede moet hul omgewingsimpakte oudit, veral as hulle 'n omgewingsbestuursertifisering, soos ISO 14001, wil verkry of handhaaf. Ouditeure kan evalueer of die maatskappy grondstowwe wat van volhoubare bronne verkry is, gebruik en verkry. Nog 'n manier om die omgewingsimpak te oudit, is deur die totale koolstofvoetspoor, insluitend direkte en indirekte emissies, van alle voorsieningskettingaktiwiteite te bereken.
- Strestoetsing en scenario-analise: Strestoetsing is 'n uiterste manier om die voorsieningsketting se vermoë om onder verskillende risiko-toestande te bly funksioneer, te evalueer. Besighede kan verskillende risiko's simuleer (bv. politieke onrus, ekonomiese skokke, kuberaanvalle) en waarneem hoe vinnig en doeltreffend die voorsieningsketting kan reageer. Byvoorbeeld, 'n maatskappy kan 'n scenario simuleer waar 'n tifoon die produksie van sleutelverskaffers vir 'n maand ontwrig. Dan sal hulle hersien of hulle produkaflewerings aan kliënte kan handhaaf.
Rapporteer die ouditbevindinge
Die na-ouditstap is natuurlik die rapportering van bevindings aan sleutelbelanghebbendes. Maar om te sien waar probleme gevind word, is nie genoeg nie. Ons het ook 'n aksieplan nodig om probleme op te los. Hier is wat tipies in die ouditverslag ingesluit moet word:
- Uitvoerende opsomming: 'n Kort opsomming van die ouditomvang en -doelwitte, die oudittydlyn, die metodologieë wat gebruik is en die mees kritieke kwessies wat gevind is.
- Metodologieë: Die verslag moet beskryf hoe die data ingesamel is en enige gereedskap of metodes wat in die ouditproses gebruik is, lys. Hierdie afdeling is waar ouditeure moet verduidelik hoe hulle vasgestel het of 'n voorsieningskettingoperasie of -proses goed presteer.
- Gedetailleerde bevindings: Hierdie afdeling moet al die kwessies en afwykings wat tydens die ouditproses opgemerk is, lys. Om die verslag se interpretasie te vergemaklik, moet die geïdentifiseerde probleme gekategoriseer word volgens hul prioriteit en/of risikovlakke in terme van impak en waarskynlikheid van herhaling.
- Aanbevelings: Dit is die oplossings, nie die probleme nie, wat tot verbetering lei. 'n Ouditverslag sonder 'n regstellende aksieplan is soos om uit te wys wat stukkend is sonder 'n regstelling. Die verslag moet regstellende aksies vir elke geïdentifiseerde kwessie voorstel. Selfs al is daar geen probleme nie, moet die verslag verbeterings aanbeveel (bv. die opgradering van sagteware vir beter voorraadbestuur).
- Implementeringsplan: Om seker te maak dat die sleutelbelanghebbendes die aanbevole maatreëls sal implementeer, moet die verslag die lys van regstellende aksies prioritiseer op grond van hul impak en uitvoerbaarheid. Dit is ewe belangrik om 'n tydlyn vir die implementering van die aanbevelings in te sluit en te definieer wie vir elke deel van die aksieplan verantwoordelik is.
Voorsieningskettingoudit is 'n deurlopende siklus
Rapportering van die bevindings is nie die einde van die ouditproses nie. Ons kan nie net voorsieningskettingprestasie meet, 'n aksieplan aanbeveel en aangaan nie. Besighede moet gereelde opvolgoudits doen om te verifieer dat die regstellende aksies geïmplementeer word, te bevestig of hulle wel die probleme opgelos het, en vas te stel of dit die voorsieningsketting se doeltreffendheid verbeter het.
Dit is moeilik om te sê hoe gereeld ondernemings interne oudits moet uitvoer, aangesien dit afhang van die voorsieningsketting se kompleksiteit, vorige ouditbevindinge en regulatoriese vereistes. Byvoorbeeld, as vorige interne oudits baie kritieke kwessies aan die lig gebring het, kan dit nodig wees om die frekwensie van oudits te verhoog. As 'n reël moet klein- en mediumgrootte ondernemings egter voorsieningskettingoudits ten minste een keer per jaar uitvoer.
Wanneer globale voorsieningskettings geoudit word, is dit belangrik om te verstaan wat hulle kwesbaar maak. Kyk na die top vyf voorsieningskettingkwessies in 2024 en maak seker dat hulle by jou volgende interne oudit ingesluit word!
Op soek na 'n logistieke oplossing met mededingende pryse, volle sigbaarheid en geredelik toeganklike kliëntediens? Kyk na die Alibaba.com Logistics Marketplace vandag.
