Sihir, keberuntungan, dan emosi tidak mempunyai tempat dalam pengadaan. Tanpa negosiasi strategis, mereka pasti akan gagal.
Anda harus memiliki penilaian bisnis yang baik, pemahaman tentang sifat manusia, keberanian yang kuat, kecerdasan jalanan, kesabaran, dan disiplin yang tak tergoyahkan untuk sukses.
Strategi negosiasi pengadaan akan memungkinkan Anda menciptakan situasi yang saling menguntungkan dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan. Namun, Anda bisa menyerah di bawah tekanan tanpa tindakan bijaksana dan fleksibilitas yang seimbang.
Artikel ini menguraikan lima pertanyaan situasional yang dapat menimbulkan masalah bahkan bagi para profesional pengadaan ritel yang berpengalaman. Anda akan mempelajari taktik untuk menavigasi situasi seperti itu dan mencapai kesepakatan.
Kami juga mengumpulkan berbagai wawasan dan perspektif dari para pengelola operasi pengadaan di berbagai bidang. Mari selami.
Daftar Isi
Apa yang harus dilakukan ketika pemasok menyalahkan biaya overhead yang lebih tinggi?
Bukankah penawaran lebih efektif dibandingkan negosiasi?
Bagaimana cara saya menangani pemasok yang “ambil atau tinggalkan”?
Bagaimana jika pemasok berpendapat bahwa informasi biaya saya salah?
Apa yang harus dilakukan ketika distributor mengatakan mereka tidak punya pilihan selain meneruskan kenaikan harga dari produsen?
Pertanyaan yang sering diajukan
Kesimpulan
1. Apa yang harus dilakukan jika pemasok menyalahkan biaya overhead yang lebih tinggi?
Faktor-faktor seperti peningkatan biaya tenaga kerja, pemeliharaan, perbaikan, atau inflasi umum dapat menyebabkan biaya overhead yang lebih tinggi. Namun untuk mengatasi biaya ini dari sisi pemasok, Anda harus memahami mengapa terjadi peningkatan.
Ini bisa jadi rumit. Daripada bersikap bermusuhan, lakukan pendekatan kolaboratif untuk memahami perspektif mereka sekaligus mewakili kepentingan perusahaan Anda. Kuncinya adalah menggali rincian peningkatan biaya untuk menentukan validitasnya dan mencari potensi win-win.
“Tanyakan kepada pemasok untuk rincian rincian biaya overhead mereka,” kata Noel Griffith of Pasokan Permata. “Hal ini membantu Anda menilai apakah peningkatan tersebut dapat dibenarkan atau apakah ada area di mana mereka berpotensi mengoptimalkan operasinya untuk mengurangi biaya.”
Pemasok mungkin dapat menemukan cara untuk mengirimkan barang dan jasa dengan lebih efisien, sehingga mengurangi dampak biaya overhead yang lebih tinggi.
Tentu saja, beberapa pemasok tidak akan mengungkapkan rincian biaya ini kepada pelanggan mereka untuk menghindari penjelasan mengapa biaya overhead mereka lebih tinggi. Dalam kasus tersebut, menyalahkan pihak yang bertanggung jawab biasanya merupakan sebuah tipu muslihat; mereka ingin Anda mengambilnya atau meninggalkannya. Kami akan membahas sedikit cara mengatasi situasi seperti itu.
Selanjutnya, mengakhiri hubungan Anda bisa menjadi ide yang buruk jika kenaikan tersebut berada di luar kendali vendor Anda dan dapat dibenarkan.
Anda harus melakukan analisis biaya pemasok untuk mengetahui apakah akan meninggalkan atau tetap di meja negosiasi.
Evaluasi kondisi pasar. Pertimbangkan untuk meninjau harga produk Anda dalam beberapa tahun terakhir dan tentukan pertanyaan berikut saat Anda menganalisis data ini:
- Apakah harga pemasok Anda pernah turun? Apakah permintaan terhadap produk tersebut merupakan faktornya?
- Apa yang terjadi dalam perekonomian global ketika harga pemasok Anda meningkat?
- Apakah permintaan musiman mempengaruhi harga pada waktu yang hampir sama setiap tahunnya?
- Apakah ada bagian atau bahan yang sulit dibeli?
Juga, bandingkan bill of material (BOM) masa lalu untuk produk yang menjadi lebih mahal. BOM adalah daftar bahan dan komponen yang membentuk suatu produk.
Meninjaunya dalam analisis biaya Anda akan mengungkapkan material spesifik mana yang menyebabkan peningkatan tersebut.
Pertanyaan-pertanyaan ini akan memberikan konteks tentang perubahan harga dari waktu ke waktu, sehingga dapat memberi informasi bagi langkah Anda selanjutnya.
2. Bukankah penawaran lebih efektif dibandingkan negosiasi?
Pada titik tertentu selama proses pengadaan, Anda mungkin harus memilih antara bersaing dalam penawaran atau negosiasi. Meskipun keduanya bermanfaat, mengevaluasi keadaan tertentu dapat membantu Anda memaksimalkan kekuatan setiap taktik secara maksimal.
Penawaran masuk akal jika Anda membeli barang mahal. Misalnya, jika Anda ingin membeli baja canai dingin dalam jumlah besar dari distributor dan tetap membuka pilihan, Anda harus membuat mereka menawar untuk bisnis Anda.
Ingat, dalam negosiasi apa pun, pihak yang mempunyai pilihan terbanyak mempunyai kekuasaan paling besar. Jadi, membuat pemasok menawar untuk perlindungan Anda memungkinkan Anda bernegosiasi dari posisi yang kuat.
Membahas pengalamannya, Akankah Yang, Kepala Pertumbuhan dan Pemasaran di Instrumenl, menjelaskan, “Saya pernah bekerja dengan klien yang perlu membeli peralatan khusus untuk fasilitas manufaktur mereka. Penelitian mereka telah mengarahkan mereka untuk mengidentifikasi tiga pemasok potensial yang memenuhi kebutuhan mereka.”
“Selama proses negosiasi, mereka secara strategis mempertemukan pemasok satu sama lain, menyoroti kekuatan dan kelemahan setiap proposal. Hal ini memungkinkan mereka untuk menegosiasikan harga dan persyaratan yang lebih baik serta memastikan mereka mendapatkan nilai terbaik untuk investasi mereka.”
Ketika pemasok mengetahui bahwa Anda mempunyai alternatif lain dan tidak hanya bergantung pada mereka, mereka akan merasakan urgensi dan akan lebih bersedia menawarkan konsesi untuk bisnis Anda.
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawar jika terdapat cukup pemasok yang memenuhi syarat untuk produk tersebut dan Anda bebas dari tekanan waktu apa pun.
Untuk memulai penawaran, mintalah manajer pembelian Anda mengirimkan a Permintaan Penawaran (RFQ) formulir kepada pemasok yang tertarik melakukan bisnis dengan organisasi Anda.
Di sisi lain, pertimbangkan untuk bernegosiasi dengan pemasok dalam kasus berikut:
- Saat Anda membutuhkan lebih banyak fleksibilitas dan penyesuaian produk.
- Ketika Anda dapat memperkirakan biaya produksi produk secara akurat.
- Ketika Anda membutuhkan produk dengan cepat dan tenggat waktunya tidak terlalu fleksibel.
- Ketika kualitas sama pentingnya dengan harga.
- Ketika ada kemungkinan spesifikasi produk dapat berubah seiring berjalannya kontrak.
Penawaran dan negosiasi memiliki pro dan kontra. Namun, efektivitas masing-masing bergantung pada kebutuhan dan tujuan produk Anda.
Jika biaya adalah perhatian utama Anda, penawaran mungkin efektif. Namun jika Anda memerlukan penyesuaian produk, lebih baik Anda bernegosiasi dengan vendor yang memahami preferensi Anda dan mampu memenuhinya.
3. Bagaimana cara saya menangani pemasok yang “ambil atau tinggalkan”?
Situasi ambil-atau-tinggalkan dalam kesepakatan pengadaan biasanya terjadi ketika dinamika kekuasaan berubah dari pembeli ke pemasok. Hal ini menempatkan pengecer pada posisi yang dirugikan, terutama jika mereka adalah perusahaan kecil yang berurusan dengan vendor besar yang mungkin juga menjadi satu-satunya sumber mereka.
Jika Anda berada dalam posisi yang sulit, Anda harus menerima dua hal:
- Bola ada di tangan pemasok; mereka mampu untuk tidak melakukan bisnis sesuai keinginan Anda.
- Selalu ada permintaan untuk produk mereka.
Pendekatan terbaik adalah menangani negosiasi pengadaan sebagai proses kolaboratif. Mulailah dengan mempertimbangkan cara lain untuk membantu pemasok mewujudkan nilai.
CEO dan pemilik Depot Permadani Barat Daya, Connor Butterworth, mengatakan bahwa dia berusaha mengalihkan diskusi dari penetapan harga murni ke nilai tambah, dengan fokus pada aspek lain dari kesepakatan yang dapat disesuaikan.
“Ini bisa mencakup syarat pembayaran, jadwal pengiriman, atau layanan purna jual,” katanya. “Ini tentang menciptakan lingkungan yang saling menguntungkan yang dapat menghasilkan hubungan jangka panjang yang lebih efektif.”
Kadang-kadang, Anda mungkin menghadapi kesepakatan ambil-atau-tinggalkan dari pemasok ketika mereka berpikir harga akan segera meroket dan Anda tidak memiliki alternatif yang lebih baik dan lebih murah.
Dalam hal ini, temui mereka di tengah jalan dengan menandatangani perjanjian jangka panjang dengan imbalan harga yang lebih baik. Itulah tepatnya yang terjadi Campbell Turgis, Wakil Presiden Eksekutif dan COO di Wainbee, lakukan untuk mengamankan kemitraan jangka panjang dengan salah satu pemasok mereka.
Langkah ini selaras dengan tujuan perusahaannya untuk Campbell sejak dia mempelajari kebutuhan dan tren pasar mereka. “Proposal kami menunjukkan proyeksi volume kami selama periode kontrak, yang meyakinkan mereka akan komitmen kami. Kami bahkan menyarankan penambahan insentif berbasis kinerja untuk mempermanis kesepakatan.”
Oleh karena itu, memiliki alternatif yang kuat sebagai rencana cadangan adalah demi kepentingan terbaik Anda jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Namun, jangan hanya mengakui alternatif Anda secara mental; mendukung keputusan itu dengan data.
Berapa tarif yang dikenakan pemasok lain untuk produk yang sama? Berapa kerugian atau keuntungan yang akan Anda peroleh jika Anda meninggalkan negosiasi ini? Semakin kuat angka Anda, semakin kuat pula posisi Anda.
Selama negosiasi kontrak, berikan petunjuk tentang adanya alternatif selain pemasok Anda. Hal ini dapat mengubah dinamika kekuasaan sesuai keinginan Anda. Jika Anda menemukan sesuatu yang bisa mengubah keadaan dan pihak lain tidak mengetahuinya, gunakan itu sebagai alat tawar-menawar.
Misalnya, jika Anda ingin membeli perangkat TV dari distributor Anda dan pesaing utamanya menawarkan diskon atau pengiriman gratis, sampaikan hal tersebut. Membuat mereka bersaing untuk bisnis Anda harus mencegah respons “ambil atau tinggalkan”.
4. Bagaimana jika pemasok berpendapat bahwa informasi biaya saya salah?
“Ketika pemasok tidak sepakat mengenai informasi biaya selama negosiasi pengadaan, solusi sederhananya adalah dengan meminta mereka menyampaikan rincian biaya untuk perbandingan,” kata Peter Hoopis, yang menjalankan platform ritel untuk penggemar acar.
Ini adalah cara yang strategis dan diplomatis untuk menghindari gangguan diskusi dengan vendor Anda. Pertama, periksa kembali informasi Anda untuk memastikan keakuratannya. Jika ada kesalahan, akui dan terbukalah dalam melakukan koreksi.
Namun jika Anda merasa benar, kumpulkan data, kutipan, dan dokumen relevan lainnya yang mendukung angka Anda. Memiliki bukti nyata memperkuat posisi Anda selama masa-masa ini.
Nyatakan bagaimana Anda sampai pada angka biaya dan berikan konteks yang diperlukan untuk memperjelas kasus Anda. Hal ini mendorong dialog terbuka dan mendorong transparansi dan pemahaman antara kedua belah pihak.
Selain itu, strategi ini membantu mengungkap perbedaan asumsi dan mengarah pada diskusi produktif dalam menyelaraskan estimasi biaya. Hal ini juga memungkinkan pemasok untuk menjelaskan struktur harga mereka dengan lebih jelas, sehingga lebih mudah untuk mendiskusikan nilai dan biaya.
Jika anggaran awal Anda tidak realistis selama negosiasi, evaluasi kembali negosiasi Anda strategi. Carilah area di mana Anda dapat melakukan penyesuaian tanpa mengorbankan kebutuhan inti Anda.
Akhirnya, ingat itu negosiasi pengadaan merupakan suatu proses yang dinamis. Mempertahankan pendekatan kooperatif dan berorientasi pada solusi akan membantu Anda mengatasi tantangan dan menjaga pembicaraan tetap pada jalurnya.
5. Apa yang harus dilakukan ketika distributor mengatakan mereka tidak punya pilihan selain meneruskan kenaikan harga dari produsen?
Bukan hal yang aneh untuk menyaksikan kenaikan harga di tingkat eceran; sebenarnya, Anda harus mengharapkan dan memperhitungkannya. Meskipun Anda mungkin mendapat masalah jika peningkatan ini menggerogoti potensi margin keuntungan Anda.
Dalam hal ini, ketahuilah poin penting Anda sebelum melakukan negosiasi apa pun. Pahami dengan jelas harga terendah atau persyaratan paling menguntungkan yang akan Anda terima agar kesepakatan tetap layak bagi perusahaan Anda.
Ini memberi Anda dasar yang kuat untuk bernegosiasi. Dengan ditentukannya poin walkaway Anda, Anda dapat dengan percaya diri mempertahankan posisi Anda alih-alih membuat konsesi yang tidak perlu di bawah tekanan.
Saat mendiskusikan pengalaman pengadaannya, Shawn Tumpukan, pendiri dan CEO PT Ciri khas Timmins, berkata, “Saya memastikan kami menghitung titik harga minimum yang diperlukan untuk mempertahankan margin keuntungan yang diharapkan.” Menggunakan titik harga ini sebagai Bintang Utara, dia menegosiasikan kontrak yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Alternatifnya, karena Anda sudah melakukan beberapa analisis industri dan mengetahui harga pesaing pemasok Anda, mungkin ini saatnya untuk berpindah vendor.
Namun, jika Anda memiliki hubungan jangka panjang dengan distributor Anda, bekerjasamalah dengan mereka untuk mencari strategi penetapan harga alternatif dan mengurangi biaya rantai pasokan.
Tujuan utama Anda adalah mendapatkan keuntungan, jadi jika Anda tidak dapat menemukan alternatif selain memotong harga, teruskan kenaikan tersebut kepada pelanggan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Masih ada pertanyaan tentang cara menyelesaikan negosiasi pengadaan ritel? Berikut beberapa jawaban untuk memandu Anda:
1. Keterampilan apa yang saya perlukan agar negosiasi pengadaan berhasil?
Keterampilan yang Anda perlukan agar negosiasi berhasil adalah:
Mendengarkan aktif: Hal ini memungkinkan Anda mendengarkan dengan penuh perhatian dan membaca bahasa tubuh untuk menemukan petunjuk yang dapat Anda gunakan untuk membujuk vendor Anda.
Kontrol emosi: Hindari mengambil sikap bermusuhan, yang dapat memperburuk situasi dan mengobarkan emosi selama negosiasi. Sebaliknya, bersikaplah diplomatis dan bijaksana untuk mengendalikan emosi Anda.
Komunikasi lisan: Selalu nyatakan kasus dan kekhawatiran Anda dengan jelas dan terbuka. Hal ini akan membantu mencegah kesalahpahaman saat negosiasi berlangsung.
Keterampilan memecahkan masalah: Ketika ada perbedaan pendapat antara Anda dan pemasok, kemampuan Anda berpikir kreatif untuk mencari solusi akan menyelamatkan Anda negosiasi pembelian.
2. Bagaimana Anda bernegosiasi dengan pemasok di Alibaba.com?
Menyusun strategi sangat penting ketika berhadapan dengan pemasok Alibaba. Teknik “orang baik/orang jahat” adalah strategi terkenal yang digunakan oleh perwakilan penjualan. Misalnya, mereka menyalahkan pengambil keputusan atas ketidakmampuan mereka menurunkan harga selama negosiasi.
Anda dapat membalikkan keadaan dengan bersikeras untuk berbicara dengan pengambil keputusan. Hal ini memberi tahu mereka bahwa Anda tidak ingin bermain-main dan bertekad untuk menegosiasikan kesepakatan yang saling menguntungkan.
Selain itu, bacalah rincian kontrak Anda dan klarifikasi harga totalnya sehingga mereka tidak akan mengejutkan Anda dengan biaya tersembunyi. Jangan takut untuk bertanya dan meminta sampel.
Mempersenjatai diri Anda dengan pengetahuan tentang kesepakatan akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, yang merupakan hal penting dalam negosiasi apa pun.
Kesimpulan
Negosiasi pengadaan harus selalu demi kepentingan terbaik bagi pemasok dan Anda. Kesepakatan yang timpang akan gagal, meninggalkan Anda tanpa produk untuk operasional bisnis Anda.
Teliti apakah dan mengapa harga naik, dan cobalah memahami alasan biaya pemasok Anda. Ini akan memungkinkan Anda menyusun rencana untuk menghadapi kenaikan harga.
Kiat negosiasi pembelian terperinci ini akan membantu Anda mendapatkan kesepakatan pasokan yang sukses Alibaba.com.
