Panduan Utama Untuk Melakukan Audit Rantai Pasokan Secara Menyeluruh

Tidak ada manajemen rantai pasokan yang efektif tanpa audit internal. Kita dapat menganggap audit sebagai pemeriksaan kesehatan rantai pasokan untuk memastikan rantai pasokan beroperasi selancar dan seefektif mungkin dari segi biaya, mulai dari pengadaan bahan mentah hingga pengiriman produk ke pelanggan akhir.

Dengan meninjau rantai pasokan secara sistematis, organisasi dapat mengidentifikasi potensi risiko dan inefisiensi dalam pengadaan bahan mentah, proses produksi, hubungan pemasok, manajemen persediaan, dan kepuasan pelanggan.

Lantas, bagaimana cara perusahaan melakukan audit internal? Aspek rantai pasokan manakah yang harus mereka pertimbangkan? Dan bagaimana mereka mendokumentasikan temuan dan tindakan perbaikannya? Lanjutkan membaca untuk mempelajari cara melakukan audit rantai pasokan dengan cara yang cerdas!

Daftar Isi
1. Mempersiapkan audit
2. Kumpulkan datanya
3. Melakukan audit
4. Laporkan temuan audit
5. Audit rantai pasokan merupakan siklus yang berkelanjutan

Mempersiapkan audit

Sama seperti kita tidak bisa meletakkan batu bata pertama sebuah rumah tanpa cetak biru arsitektur, kita juga tidak bisa melakukan audit tanpa rencana. Sebelum bertindak seperti detektif untuk mencari risiko dan kerentanan rantai pasokan, kita perlu memahami dengan jelas “mengapa” (tujuan), “dimana” (ruang lingkup), dan “bagaimana” (rencana sebenarnya).

Menentukan ruang lingkup audit

Tanpa ruang lingkup yang jelas, audit rantai pasokan akan memakan waktu lama (bayangkan berapa banyak waktu dan sumber daya yang terbuang). Ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan ketika mengaudit rantai pasokan, namun perusahaan harus memusatkan upaya mereka pada hal yang penting.

Misalnya, jika terdapat pola historis permasalahan kualitas produk, audit harus memprioritaskan proses manufaktur dan sistem pengendalian kualitas. Bisnis bahkan mungkin membatasi ruang lingkup audit untuk mencakup lini produk tertentu yang memiliki riwayat masalah kualitas yang semakin meningkat.

Tentukan tujuan audit

Setelah ruang lingkup audit ditentukan, penting untuk menetapkannya SMART tujuan. Sama seperti tidak masuk akal untuk mulai melukis tanpa mengetahui siapa atau apa yang Anda lukis, melakukan audit internal tanpa tujuan yang jelas juga tidak logis.

SMART tujuan seharusnya Spesifik, Terukur, Achievable, Relevan, dan Dibatasi waktu. Misalnya, tujuan audit adalah untuk menilai apakah sistem pengendalian mutu yang ada saat ini dapat mempertahankan tingkat kerusakan di bawah 5% dalam setahun.

Mengembangkan rencana audit

Setelah memperjelas tujuan audit dan menentukan bagian mana dari rantai pasokan yang harus ditinjau, perusahaan harus menyelesaikan langkah ini dengan mengembangkan rencana audit yang terperinci (bagaimana).

Bayangkan rencana audit sebagai garis besar yang merinci anggota tim (auditor), metodologi (bagaimana mereka akan melakukan penilaian), dan sumber daya yang mereka perlukan (seperti daftar periksa, survei, perangkat lunak analisis data, dll.).

Kumpulkan datanya

Tanpa data, mengaudit rantai pasokan seperti mencari jarum di tumpukan jerami dengan mata tertutup. Auditor perlu mengumpulkan data untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang kondisi proses rantai pasokan saat ini. Data juga memberikan dasar untuk membandingkan rantai pasokan dengan praktik terbaik industri. Berikut adalah beberapa contoh sumber data:

1. Dokumen dan catatan internal:

Dokumentasi internal adalah sumber data utama untuk organisasi mana pun. Dokumen-dokumen ini termasuk order pembelian, kontrak pemasok, catatan inventaris, dan laporan kinerja masa lalu. Misalnya, auditor dapat menggunakan KPI logistik untuk menilai waktu siklus, tingkat pengiriman tepat waktu, dan waktu tunggu pemasok.

2. Wawancara dengan personel:

Sumber data primer lainnya adalah berbicara dengan staf kunci, seperti manajer gudang, petugas produksi, dan koordinator logistik. Misalnya, manajer gudang dapat menunjukkan perbedaan antara jumlah stok fisik dan catatan inventaris atau menyoroti hambatan yang memperlambat pemenuhan pesanan.

3. Survei dan kuesioner:

Cara lain untuk mengumpulkan data adalah dengan mendistribusikan survei dan formulir pertanyaan kepada karyawan operasional, pemasok, dan pelanggan. Misalnya, auditor dapat memperoleh gambaran tentang kepuasan pelanggan saat ini dengan mengumpulkan umpan balik mengenai ketersediaan produk, waktu pengiriman, dan kecepatan penanganan pesanan yang dikembalikan.

4. Kunjungan lapangan:

Tidak ada yang lebih baik daripada melihat langsung operasi untuk menemukan perbedaan yang mungkin terlewatkan oleh audit kertas. Inspeksi fisik memungkinkan auditor menilai kondisi kerja dan penyimpanan, pemeliharaan fasilitas dan peralatan, dan pelaksanaan protokol jaminan kualitas.

5. Tolok ukur dan standar industri:

Meskipun auditor dapat mengevaluasi data internal yang dikumpulkan berdasarkan KPI yang telah ditetapkan sebelumnya, penting juga untuk memiliki semacam dasar eksternal. Tanpa tolok ukur industri, perusahaan tidak dapat memastikan bahwa rantai pasokan mereka berjalan dengan baik.

Misalnya, jika audit internal menunjukkan bahwa tingkat pengembalian pelanggan adalah 5%, perusahaan mungkin menganggapnya positif menurut KPI internalnya. Namun jika kompetitor memiliki tingkat return hanya 2%, jelas menandakan ada yang tidak beres.

6. Laporan audit pihak ketiga:

Dunia usaha juga dapat menggunakan laporan audit yang dilakukan oleh badan eksternal untuk mendapatkan gambaran yang netral mengenai kondisi rantai pasok mereka saat ini. Misalnya, jika sebuah perusahaan telah memperoleh sertifikasi sistem manajemen mutu (QMS), seperti ISO 9001, laporan audit tersebut dapat digunakan sebagai titik awal untuk menilai inefisiensi yang ada dalam rantai pasokannya, mulai dari produksi hingga pengiriman.

Lakukan audit

Setelah perusahaan menentukan bagian rantai pasokan mana yang ingin mereka audit (ruang lingkup yang ditentukan) dan mengumpulkan semua informasi tentang apa yang ingin mereka capai (tujuan yang ditetapkan) dan seperti apa sebenarnya (data keadaan saat ini), saatnya memakai topi detektif dan mulai mengaudit.

Kami dapat merangkum proses audit dalam pertanyaan pohon keputusan berikut:

• Apakah semuanya berjalan sesuai dengan rencana kita?
  • Jika ya, apakah ada peluang untuk meningkatkan kinerja rantai pasokan?
  • Jika tidak, tindakan apa yang harus kita ambil untuk memperbaiki masalah yang teridentifikasi?

Mari kita bahas beberapa contoh audit yang dapat dilakukan perusahaan di berbagai tahapan rantai pasokannya:

1. Pengadaan dan pengadaan:

Titik awal yang baik untuk mengaudit rantai pasokan adalah dengan menganalisis seluruh siklus hidup rantai pasokan proses pengadaan. Setelah mengembangkan diagram alur yang merinci setiap langkah siklus pengadaan, auditor dapat mengevaluasi aspek-aspek berikut untuk mendeteksi inefisiensi:

• Kinerja pemasok: Audit pemasok membantu mendeteksi apakah vendor dan subkontraktor adalah sumber pemborosan, masalah kualitas, dan waktu pengiriman yang lambat. Auditor dapat menilai pemasok menggunakan a matriks risiko yang memisahkan vendor berdasarkan KPI seperti tingkat pengiriman tepat waktu, peringkat skor kredit, dan tingkat pengembalian.
• Penerimaan dan pemeriksaan barang: Dunia usaha harus memverifikasi bahwa barang (terutama bahan mentah) diterima hanya jika memenuhi standar kualitas dan kuantitas yang disyaratkan. Auditor dapat menganalisis proses pemeriksaan, termasuk kriteria penerimaan dan penolakan, prosedur pengambilan sampel, dan metodologi pengujian.
• Faktur dan pembayaran: Penting untuk memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang yang diterima. Misalnya, auditor dapat memverifikasi bahwa tanda terima dan faktur pengiriman dicatat dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Ada baiknya juga untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu (untuk mendapatkan keuntungan dari diskon pembayaran awal dan menghindari denda keterlambatan pembayaran).

2. Produksi dan manufaktur

Tahapan produksi dan manufaktur harus ada dalam daftar periksa setiap audit rantai pasokan. Lagi pula, kami tidak ingin produk cacat atau inferior sampai ke tangan pelanggan. Berikut beberapa cara untuk mengaudit tahapan rantai pasokan ini:

• Pengujian sampel: Cara paling intuitif untuk mengaudit produksi dan manufaktur adalah melalui pengujian sampel acak. Umumnya, auditor mengumpulkan sampel secara acak dari jalur produksi pada interval yang dijadwalkan, dan kemudian mereka melakukan berbagai pengujian untuk memeriksa apakah sampel memenuhi standar yang telah ditentukan. Pengujian ini mungkin mencakup pemeriksaan kualitas dan keamanan seperti penampilan, berat, dan toksisitas.
• Prosedur operasi standar (SOP): Saat melakukan kunjungan lapangan, auditor dapat mengamati dan memeriksa apakah berbagai tahapan produksi dan manufaktur diikuti persis seperti yang dijelaskan dalam SOP. Misalnya, kunjungan mendadak mungkin mengungkapkan bahwa karyawan tidak mengoperasikan mesin sesuai dengan langkah-langkah yang ditentukan dalam SOP. Mungkin mereka tidak melakukan pemeriksaan keselamatan sebelum pengoperasian sebelum menjalankan mesin.

3. Manajemen pergudangan dan inventaris

Jika terdapat perbedaan antara persediaan fisik dan persediaan yang tercatat di database perusahaan, hal ini dapat menyebabkan kehabisan stok atau kelebihan stok. Persediaan mempengaruhi harga pokok penjualan, jadi kita harus melakukan audit internal secara berkala untuk mengidentifikasi potensi inefisiensi di dalam perusahaan operasi pergudangan. Berikut adalah beberapa cara bagaimana bisnis dapat melakukan audit manajemen persediaan:

• Jumlah inventaris: Cara mudah untuk mengaudit inventaris adalah dengan menjadwalkan penghitungan fisik secara rutin dan kemudian membandingkan penghitungan tersebut dengan apa yang tercatat di inventaris sistem manajemen gudang. Penghitungan fisik dapat dilakukan secara manual, dimana operator menghitung setiap barang yang ada di gudang. Namun, penghitungan manual membutuhkan banyak tenaga kerja, sehingga bisnis dapat menggunakannya pemindaian kode batang atau tag RFID untuk melacak setiap barang yang masuk, di dalam, dan keluar gudang.
• Metrik kinerja dan pelacakan KPI: Bisnis juga dapat mengaudit efisiensi pergudangan mereka dengan memantau KPI berdasarkan tingkat dan tolok ukur yang telah ditetapkan (saatnya menggunakan data yang dikumpulkan!). Misalnya, kita dapat mengaudit tingkat keakuratan pesanan dengan mengukur persentase pesanan yang dikirim tanpa kesalahan (produk yang benar, kuantitas, dan ke pelanggan yang benar). Kami juga dapat memeriksa biaya tercatat persediaan, yang mencakup penyimpanan, asuransi, dan keusangan.
• Panduan proses inventaris: Pandangan ke lapangan selalu merupakan alat audit terbaik. Auditor secara fisik dapat mengikuti aliran barang inventaris mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Misalnya, mereka dapat mengamati siklus pengambilan dan pengepakan untuk menilai apakah jalur dan waktu yang ditempuh sudah optimal dan apakah bahan pengepakan memadai. Ini juga merupakan peluang bagus untuk memeriksa apakah barang diperiksa pada saat kedatangan dan bagaimana barang tersebut masuk ke sistem manajemen gudang.

4. Logistik dan distribusi

Audit rantai pasokan tidak akan komprehensif tanpa menilai rute transportasi dan operasi logistik. Inilah saat yang tepat untuk mengevaluasi efisiensi jalur distribusi dan mencari biaya pengangkutan yang tidak memberikan nilai tambah. Berikut adalah beberapa cara praktis untuk mengaudit bagian-bagian rantai pasokan ini:

• Analisis data dan metrik kinerja: Auditor dapat menganalisis data GPS dan telematika dari kendaraan, beserta jadwal dan catatan pengiriman, untuk mencari penyimpangan dalam waktu dan biaya pengiriman. Misalnya, dunia usaha dapat mengevaluasi apakah pemanfaatan ruang kargo (rasio ruang kargo yang digunakan terhadap total ruang yang tersedia pada kendaraan pengangkut) mendekati 100%.
• Pengiriman misteri: Cara lain untuk mengaudit jaringan distribusi adalah dengan mengirim paket sebagai “pembelanja misterius” tanpa memberitahu departemen logistik. Auditor meniru pesanan pelanggan pada umumnya dan mencatat waktu pengiriman dan kedatangan yang tepat. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk menilai apakah waktu transit mereka berada dalam kisaran yang diharapkan.

5. Kepuasan pelanggan

Saat mengevaluasi kinerja rantai pasokan global, kita harus ingat bahwa indikator keberhasilan utama adalah tingkat kepuasan pelanggan. Seperti yang telah kita lihat dalam fase “pengumpulan data”, umpan balik pelanggan dapat menjadi sumber wawasan. Mari kita jelajahi beberapa cara mengaudit kepuasan pelanggan dalam rantai pasokan:

• Skor promotor bersih (NPS): Saat mengaudit kepuasan pelanggan, auditor umumnya menggunakan NPS untuk mengukur loyalitas pelanggan. Bisnis menggunakan survei, kuesioner, dan kelompok fokus untuk menanyakan pelanggan seberapa besar kemungkinan mereka merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain. Skor NPS (dalam skala 0 hingga 10) mengkategorikan pelanggan menjadi promotor, pasif, dan pencela.
• Analisis keluhan pelanggan: Cara langsung lainnya untuk mengaudit kepuasan pelanggan adalah dengan menganalisis sifat dan frekuensi keluhan pelanggan serta mencari penyimpangan dari tolok ukur atau metrik dasar. Misalnya, dunia usaha dapat melihat jumlah pengaduan yang diterima mengenai masalah yang sama untuk mengidentifikasi pola yang berulang. Auditor juga dapat mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu keluhan guna menentukan apakah keluhan tersebut berada dalam rentang yang dapat diterima.

6. Kepatuhan, risiko, dan keberlanjutan

Bisnis yang ingin melakukan audit komprehensif terhadap rantai pasokan mereka juga dapat memeriksa apakah operasi dan proses mereka mematuhi peraturan dan peraturan keberlanjutan. Ini juga merupakan peluang untuk mengaudit kinerja bisnis. ketahanan terhadap potensi risiko rantai pasokan, seperti bencana alam, ketidakstabilan politik, dan ancaman keamanan siber. Berikut dua cara untuk mengaudit kepatuhan dan ketahanan rantai pasokan:

• Pengelolaan sumber daya lingkungan: Dunia usaha harus mengaudit dampak lingkungannya, terutama jika mereka ingin memperoleh atau mempertahankan sertifikasi pengelolaan lingkungan hidup, seperti ISO 14001. Auditor dapat mengevaluasi apakah perusahaan menggunakan dan mendapatkan bahan baku yang diperoleh dari sumber yang berkelanjutan. Cara lain untuk mengaudit dampak lingkungan adalah dengan menghitung total jejak karbon, termasuk emisi langsung dan tidak langsung, dari seluruh aktivitas rantai pasokan.
• Pengujian stres dan analisis skenario: Stress test adalah cara ekstrim untuk mengevaluasi kemampuan rantai pasokan untuk terus berfungsi dalam kondisi risiko yang berbeda. Dunia usaha dapat melakukan simulasi berbagai risiko (misalnya kerusuhan politik, guncangan ekonomi, serangan siber) dan mengamati seberapa cepat dan efektif rantai pasokan dapat meresponsnya. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin melakukan simulasi skenario di mana angin topan mengganggu produksi pemasok utama selama sebulan. Kemudian, mereka akan meninjau apakah mereka dapat mempertahankan pengiriman produk ke pelanggan.

Laporkan temuan audit

Langkah pasca-audit jelas merupakan pelaporan temuan kepada pemangku kepentingan utama. Namun mengetahui di mana masalah ditemukan tidaklah cukup. Kita juga memerlukan rencana tindakan untuk memperbaiki masalah. Inilah yang biasanya harus disertakan dalam laporan audit:

• Ringkasan bisnis plan: Ringkasan singkat tentang ruang lingkup dan tujuan audit, jadwal audit, metodologi yang digunakan, dan permasalahan paling kritis yang ditemukan.
• Metodologi: Laporan tersebut harus menjelaskan bagaimana data dikumpulkan dan mencantumkan alat atau metode apa pun yang digunakan dalam proses audit. Pada bagian ini auditor harus menjelaskan bagaimana mereka menentukan apakah operasi atau proses rantai pasokan berkinerja baik.
• Temuan terperinci: Bagian ini harus mencantumkan semua masalah dan penyimpangan yang ditemukan selama proses audit. Untuk memudahkan penafsiran laporan, permasalahan yang teridentifikasi harus dikategorikan berdasarkan prioritas dan/atau tingkat risikonya dalam kaitannya dengan dampak dan kemungkinan terulangnya kembali.
• Rekomendasi: Solusinya, bukan masalahnya, yang mengarah pada perbaikan. Laporan audit tanpa rencana tindakan korektif seperti menunjukkan apa yang rusak tanpa perbaikan. Laporan tersebut harus menyarankan tindakan perbaikan untuk setiap masalah yang teridentifikasi. Sekalipun tidak ada masalah, laporan tersebut harus merekomendasikan perbaikan (misalnya, meningkatkan perangkat lunak untuk manajemen inventaris yang lebih baik).
• Rencana implementasi: Untuk memastikan para pemangku kepentingan utama akan menerapkan langkah-langkah yang direkomendasikan, laporan tersebut harus memprioritaskan daftar tindakan perbaikan berdasarkan dampak dan kelayakannya. Penting juga untuk mencantumkan jangka waktu penerapan rekomendasi dan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian rencana aksi.

Audit rantai pasokan adalah siklus yang berkelanjutan

Melaporkan temuan bukanlah akhir dari proses audit. Kita tidak bisa hanya mengukur kinerja rantai pasokan, merekomendasikan rencana tindakan, dan melanjutkan. Dunia usaha perlu melakukan audit tindak lanjut secara rutin untuk memverifikasi bahwa tindakan perbaikan telah diterapkan, memastikan apakah tindakan perbaikan tersebut benar-benar telah memperbaiki masalah, dan menentukan apakah tindakan tersebut meningkatkan efisiensi rantai pasokan.

Sulit untuk mengatakan seberapa sering perusahaan harus melakukan audit internal, karena hal ini bergantung pada kompleksitas rantai pasokan, temuan audit di masa lalu, dan persyaratan peraturan. Misalnya, jika audit internal sebelumnya mengungkapkan banyak masalah kritis, frekuensi audit mungkin perlu ditingkatkan. Namun, sebagai aturan praktis, usaha kecil dan menengah harus melakukan audit rantai pasokan setidaknya setahun sekali.

Saat mengaudit rantai pasokan global, penting untuk memahami apa yang membuat rantai pasokan tersebut rentan. Lihat lima masalah rantai pasokan teratas pada tahun 2024 dan pastikan mereka disertakan dalam audit internal Anda berikutnya!