Pernahkah Anda mendengar bahwa email yang terpental tidak berbahaya dan dapat diabaikan? Bahwa setiap pemasar email mendapatkannya, jadi itu bukan masalah besar?
Jika iya, Anda salah dengar.
Pentalan email dapat menyabot upaya pemasaran Anda dan menodai reputasi bisnis Anda.
Mempertahankan rasio pentalan yang rendah adalah kunci untuk mencapai kemampuan pengiriman email yang tinggi dan mencegah potensi masuknya domain ke dalam daftar hitam.
Dalam artikel ini, kami membantu Anda memahami akar penyebab email terpental dan menawarkan praktik terbaik untuk menghindari diri Anda masuk ke folder spam atau, lebih buruk lagi, masuk daftar hitam.
Apa itu email terpental?
Email terpental adalah pesan email yang ditolak oleh server email. Pesan tersebut tidak terkirim ke kotak masuk penerima dan dikirim kembali ke pengirim, atau ditandai sebagai spam.
Pasca pentalan, pengirim menerima pesan pentalan yang menunjukkan kegagalan pengiriman.
Rasio pentalan yang lebih tinggi dapat berdampak besar pada reputasi pengirim email Anda jika dibiarkan.
Namun tidak semua email yang terpental sama.
Ada dua jenis email pentalan: pentalan lunak dan keras.
Pantulan lunak menunjukkan adanya masalah sementara pada pihak penerima. Misalnya, kotak surat yang penuh mungkin memerlukan pembersihan atau penambahan memori dan masalah server sementara. Setelah masalah tersebut teratasi, kontak dapat terus menerima email dari Anda.
Pantulan keras merupakan tanda kekhawatiran yang lebih besar karena mengindikasikan masalah permanen. Misalnya, domain penerima mungkin tidak ada, server menolak menerima email dari alamat IP Anda, atau mungkin ada kesalahan ketik alamat.
Pantulan lembut vs keras—apa perbedaan utamanya? Rasio pentalan keras yang lebih tinggi kemungkinan besar akan membahayakan reputasi pengirim Anda dan menandai Anda sebagai pengirim email palsu.
Mengapa Anda harus mengurangi rasio pentalan email?
Pentalan email dapat merusak alamat IP dan reputasi domain Anda, yang dapat menyebabkan sejumlah masalah termasuk:
- Reputasi pengirim yang buruk secara keseluruhan karena beberapa upaya pengiriman yang gagal.
- Tingkat keterkiriman email yang lebih rendah serta upaya dan anggaran pemasaran yang sia-sia.
- Hasil kampanye email yang buruk dan ROI yang diharapkan.
- Keterlambatan pengiriman email transaksional penting seperti pembaruan pengiriman produk, email konfirmasi pesanan, dan email otomatis lainnya—menyebabkan pengalaman pelanggan yang buruk.
Rasio pentalan nol mungkin tidak realistis, namun penting bagi Anda untuk memantau dan mengatasi pentalan keras untuk menghindari potensi konsekuensi.
Apa alasan email terpental?
Alasan utama di balik pentalan email dapat diklasifikasikan secara luas dalam pentalan lunak dan pentalan keras.
Mari selami lebih dalam setiap jenis pentalan dan alasan di baliknya.
Penyebab pantulan keras
Seperti disebutkan sebelumnya, hard bouncing adalah masalah permanen yang menyebabkan kegagalan pengiriman email. Tapi apa sebenarnya penyebabnya?
Serchii Chernenko, Manajer Pengiriman Email Omnisend, telah mengidentifikasi penyebab utama berikut:
1. Alamat email tidak valid
Menggunakan daftar email usang yang disegarkan bertahun-tahun yang lalu? Anda mungkin mempertaruhkan kemampuan pengiriman email.
Alamat email yang tidak valid atau ketinggalan jaman dapat memengaruhi kemampuan pengiriman email, misalnya orang tersebut mungkin telah mengabaikannya, atau mungkin email kantornya terhapus saat mereka pindah ke pekerjaan baru.
Selain itu, beberapa pelanggan mungkin memasukkan alamat email yang tidak valid saat mengirimkan formulir berlangganan—ini mungkin hanya kesalahan ketik yang tidak disengaja. Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan menggunakan formulir berlangganan double opt-in, di mana pelanggan baru diminta mengklik link di email atau halaman arahan mereka untuk mengonfirmasi bahwa mereka ingin mendaftar. Hal ini menghilangkan kemungkinan langganan yang tidak disengaja, bot spam, dan pendaftaran palsu.
2. Masalah pengaturan/autentikasi DNS
Kebanyakan ISP dan ESP melakukan pencarian DNS terbalik untuk memverifikasi konfigurasi DNS yang benar. Jika DNS tidak dikonfigurasi dengan benar, atau ada ketidakcocokan server, server email mungkin memblokir email Anda agar tidak sampai ke penerima yang dituju.
Masalah autentikasi adalah alasan utama lainnya di balik hard bouncing. Untuk menghindari hal ini, pastikan Anda memverifikasi data SPF yang hilang, kunci DKIM yang salah dikonfigurasi, dan penyiapan DMARC yang salah.
3. Penolakan server karena pelanggaran kebijakan
Penyedia Layanan Email (ESP) memiliki beberapa kebijakan untuk memastikan bahwa hanya informasi yang aman dan patuh yang sampai ke penggunanya.
Jika Anda melihat rasio pentalan lebih tinggi, periksa kepatuhan Anda terhadap kebijakan di bawah:
- Batas pengiriman tetap: Apakah Anda melewati ambang batas pengiriman yang ditetapkan oleh ESP penerima Anda? Misalnya, Anda mungkin terlalu sering mengirim email dalam jangka waktu tertentu.
- Kepatuhan terhadap peraturan anti-spam: Kebanyakan ESP mengikuti peraturan CAN-SPAM (untuk AS) untuk menargetkan pengirim menggunakan baris subjek yang menyesatkan, informasi yang menipu, dan kata-kata spam.
- Kebijakan memasukkan ke dalam daftar hitam: Tingginya tingkat keluhan spam dapat memicu penyedia kotak surat memasukkan domain dan alamat IP Anda ke daftar hitam—menyebabkan hard bouncing.
4. Kotak surat dinonaktifkan atau tidak diketahui
Alamat email penerima yang dinonaktifkan atau tidak dikenal dapat meningkatkan hard bouncing saat Anda terus mengirim email kepada mereka.
Inilah mengapa penting untuk mengelompokkan pelanggan email Anda untuk mengidentifikasi pelanggan yang tidak aktif dan menghapus mereka dari kampanye pemasaran email Anda di masa mendatang.
5. Masalah server email
Waktu henti server menunjukkan Anda harus menunda pengiriman email hingga diperbaiki, untuk menghindari hard bouncing yang berulang.
Namun, Anda mungkin memerlukan server baru jika terjadi pentalan terus-menerus di beberapa email.
6. Reputasi pengirim
Pentalan keras yang sering terjadi dan reputasi pengirim yang buruk berjalan seiring. Rasio pentalan yang tinggi, jebakan spam, dan metrik keterlibatan yang rendah melemahkan reputasi pengirim email Anda seiring berjalannya waktu.
Penyebab pantulan lunak
Berikut adalah beberapa alasan email bouncing sementara yang dapat diperbaiki, alias soft bouncing:
1. Masalah server atau jaringan sementara
Server penerima mungkin sedang tidak aktif untuk sementara atau mengalami ketidakkonsistenan jaringan, seperti lalu lintas tinggi atau kemacetan, yang menyebabkan email terpental sedikit.
Masalah ini sering kali teratasi dengan sendirinya, setelah itu Anda dapat mencoba mengirim ulang email.
2. Pembatasan tarif
Pembatasan tarif mengacu pada ambang batas yang ditetapkan oleh server email dan menunjukkan jumlah email yang dapat Anda kirim ke penggunanya selama jangka waktu tertentu.
Pantau batas pengiriman untuk memastikan email Anda tidak melampaui batas server penerima dan menyebabkan rasio pentalan lunak yang lebih tinggi.
3. Masalah konten
Masalah terkait konten email yang menyebabkan soft bouncing mencakup penambahan gambar yang tidak dioptimalkan, melampirkan file berat, memicu filter spam menggunakan kata-kata clickbait, dan format yang buruk.
Masalah ini dapat diperbaiki dengan mengoptimalkan gambar dan lampiran, mengompresi file besar, dan menghindari kata-kata yang dapat memicu filter spam (penguji baris subjek Omnisend dapat membantu Anda mengidentifikasi hal ini).
4. Masalah DNS
Masalah DNS tidak pernah bertahan lama. Penerima Anda mungkin menghadapi pemadaman DNS sementara, yang menyebabkan server mereka menunda email Anda untuk sementara.
Praktik terbaik untuk mengurangi email terpental
Kurangi email yang terpental menggunakan daftar praktik terbaik kami yang dikurasi oleh para ahli:
1. Membersihkan daftar email Anda secara teratur
Daftar email yang terpelihara dengan baik adalah rahasia tidak hanya untuk meningkatkan kemampuan pengiriman email tetapi juga meningkatkan keterlibatan pengguna. Menjaga kebersihan daftar memastikan Anda hanya menghubungi penerima yang berminat yang kemungkinan besar akan terlibat dengan konten dan penawaran Anda.
Berikut empat ritual pembersihan email yang harus Anda ikuti untuk menjaga daftar email tetap bersih:
1. Gunakan alat verifikasi
Alat verifikasi seperti NeverBounce, MailerCheck, dan ZeroBounce membantu Anda memverifikasi keaslian email dalam hitungan detik. Anda dapat memeriksa format email yang valid, domain, dan potensi kesalahan ketik.
2. Daftar segmentasi dan pemeliharaan
Tidak ada dua pelanggan yang merupakan replika satu sama lain.
Menyegmentasikan daftar email Anda ke dalam kelompok pelanggan sasaran yang memiliki karakteristik serupa, seperti demografi, preferensi, perilaku pembelian, dan loyalitas, memungkinkan Anda mempersonalisasi pesan dan memberi sinyal kepada ESP bahwa komunikasi Anda relevan dan berguna.
Kebersihan dan pemeliharaan daftar email merupakan praktik yang sama pentingnya untuk menjaga kontak pelanggan yang sehat dan terverifikasi. Singkirkan alamat email yang tidak aktif, usang, dan salah secara berkala untuk mengoptimalkan penjualan.
3. Kebijakan penghentian
Kebijakan penghentian adalah penghapusan bertahap pelanggan yang terus-menerus tidak terlibat dalam komunikasi email Anda di masa mendatang. Melakukan hal ini memungkinkan Anda menargetkan pelanggan yang sangat tertarik untuk membuka email Anda, sehingga meningkatkan metrik pemasaran email penting seperti tingkat pembukaan, klik-tayang, dan konversi.
4. Menggunakan double opt-in untuk mengumpulkan email pengguna
Keikutsertaan ganda menetapkan niat pelanggan untuk menerima email Anda. Misalnya, daripada hanya mengonfirmasi langganan mereka melalui formulir halaman beranda, Anda juga dapat mengirimi mereka email yang meminta konfirmasi ulang.
2. Mengikuti praktik pengiriman email
Ingin menghindari folder spam dan membatasi rasio pentalan? Berikut dua trik sederhana:
1. Mengikuti tahap pemanasan untuk akun email baru
2. Fase pemanasan adalah saat Anda mengirim email secara bertahap dalam jumlah yang lebih kecil sehingga penyedia layanan akun email baru Anda belajar mempercayai Anda. Volume pengiriman email yang konsisten
Kebanyakan ESP melihat ketidakkonsistenan dalam volume pengiriman email sebagai aktivitas mencurigakan. Akibatnya, email Anda terpental, atau lebih buruk lagi, server email memblokir domain dan alamat IP Anda secara permanen.
Jadi pertahankan volume pengiriman email yang konsisten untuk menciptakan pola yang dapat diprediksi yang dikenali dan dipercaya oleh klien email pelanggan Anda.
3. Mengikuti praktik konten dan desain yang baik
Pelanggan yang terlibat menyebabkan penurunan rasio pentalan dan keluhan spam. Konten dan desain email yang dikurasi dengan cermat adalah pintu gerbang Anda untuk mencapai keterlibatan pelanggan yang luar biasa.
Berikut beberapa tip desain konten dan email:
1. Hindari filter spam melalui pilihan konten cerdas
Membuat konten dengan benar pada beberapa kali pertama mungkin sulit. Namun seiring pertumbuhan Anda, Anda akan mempelajari apa yang memicu filter spam dan cara menghindarinya.
Kesalahan konten paling umum yang dilakukan pemasar pemula adalah menggunakan baris subjek yang menipu, tidak mempersonalisasi pesan, membuat email yang panjang, dan menggunakan kata-kata berisi spam seperti “Waktu terbatas”, “Penawaran fantastis”, dll.
2. Desain yang mobile-friendly (responsif) dan mudah diakses
61.9% dari seluruh email dibuka di perangkat seluler. Sebagian besar pelanggan Anda mungkin membaca email Anda di ponsel mereka, bukan di browser desktop.
Desain email yang responsif dan ramah seluler adalah kunci untuk meningkatkan keterlibatan pembaca. Misalnya, tawarkan konten yang jelas dan ringkas untuk meningkatkan keterbacaan seluler, gunakan navigasi yang lebih sederhana, serta font dan teks alternatif yang lebih kecil untuk aksesibilitas yang lebih baik.
3. Latih rasio teks-ke-gambar yang baik
Ketergantungan yang berlebihan pada gambar dapat memicu beberapa filter spam. Jadi, pastikan Anda menjaga keseimbangan rasio teks-ke-gambar yang sehat di setiap email. Dan jika Anda menyertakan gambar, pastikan ukurannya tidak terlalu besar dan Anda telah menyertakan teks alternatif.
4. Penerapan strategi teknis
Kesalahan teknis adalah beberapa alasan terbesar di balik email terpental. Pastikan Anda tetap mematuhi protokol autentikasi sehingga server email melihat Anda sebagai sumber yang kredibel.
Berikut dua strategi teknis untuk rasio pentalan rendah:
1. Penerapan SPF, DKIM, dan DMARC
SPF (Sender Policy Framework) adalah kebijakan yang diterima secara luas yang memberikan otorisasi kepada pengirim. Penyiapan DKIM menambahkan tanda tangan digital ke email keluar Anda sebagai bukti keasliannya. Sementara itu, DMARC memastikan perlindungan dan otentikasi domain.
2. Memahami feedback loop dengan ISP
Putaran umpan balik (FBL) adalah layanan yang ditawarkan oleh ISP di mana pengirim dapat mengakses umpan balik pengguna, seperti keluhan spam dan laporan email sampah.
FBL menawarkan wawasan berharga sehingga pengirim dapat bertindak secara proaktif pada kampanye pemasaran email di masa depan dan mengurangi rasio pentalan.
5. Memantau rasio pentalan
Pantau pengiriman email Anda. Mengawasi metrik pemasaran email Anda, terutama rasio pentalan, memungkinkan Anda mengetahui masalah sejak dini dan mengurangi potensi kerusakan.
Lakukan pengujian A/B pada kampanye email Anda untuk menilai konten email, frekuensi pengiriman, dan waktu pengiriman.
Selain melacak metrik email, pelajari ambang batas dan tolok ukur umum yang diikuti sebagian besar ISP sehingga Anda dapat menyempurnakan kampanye email untuk membatasi pentalan. Misalnya, ambang batas tingkat keluhan spam, protokol autentikasi, volume pengiriman, dan skor reputasi.
6. Menanggapi pantulan
Pentalan email, terutama pentalan lunak, terkadang berada di luar kendali pengirim. Respons umum terhadap pantulan tersebut mungkin memerlukan kerja sama dari pengirim dan penerima, baik itu memperbaiki masalah server atau DNS.
Di sisi lain, tindakan segera untuk hard bouncing mencakup memahami laporan masukan ISP untuk meningkatkan kampanye email di masa mendatang.
Mari kita rekap beberapa strategi jangka panjang untuk manajemen pentalan yang efisien:
- Menjaga kebersihan daftar melalui pembersihan daftar secara teratur untuk menghilangkan alamat email yang ketinggalan jaman dan salah
- Menggunakan pilihan ganda untuk mengonfirmasi ulang langganan dan mengumpulkan alamat email yang valid
- Segmentasi daftar untuk personalisasi dan keterlibatan yang lebih baik
- Mematuhi protokol otentikasi dan keamanan
- Menjaga reputasi pengirim email yang baik
- Memantau pengiriman email dan rasio pentalan Anda untuk mengidentifikasi outlier dan memitigasi risiko sejak dini
Bungkus
Pentalan email dapat membuat frustasi, namun Anda dapat menguranginya dengan memahami alasannya dan mengikuti praktik terbaik.
Penting juga untuk diingat bahwa prioritas Anda haruslah hard bouncing, bukan soft bouncing, karena hal tersebut dapat berdampak negatif terhadap reputasi pengirim Anda.
Sumber dari Omnisend
Penafian: Informasi yang diuraikan di atas disediakan oleh omnisend.com secara independen dari Alibaba.com. Alibaba.com tidak membuat pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk.
