ビジネスオーナーは多くの場合、一般的な汎用的な電子メール免責事項で十分な保護が提供されると信じています。ただし、この単純すぎるアプローチは、誤った安心感を与えることがよくあります。
カスタマイズされた電子メールの免責事項は、最も効果的になるように慎重に作成する必要があります。これらは、事業所の所在地、業界の規制、業界固有のリスクと整合している必要があります。
電子メールによるコミュニケーションには、機密保持、ライセンスされたコンテンツの使用、意見などに関して法的な影響があります。したがって、不正確な免責事項は、訴訟やデータ インシデントに対処する際に責任を負う可能性があります。
ご覧のとおり、効果のない一般的な電子メールの免責事項は逆効果になる可能性があります。ただし、ビジネスに適した免責事項を作成するのは難しい場合があります。
始めるのに役立つように、適切な免責事項メッセージの必要性について説明します。また、電子メールの免責事項を作成する際のガイドとなる 10 個の無料テンプレートのリストも提供します。
さあ、ダイビングしましょう。
電子メールの免責事項とは何ですか?
電子メールの免責事項は、電子メールのフッターにある記述です。電子メールの免責条項では、電子メールの内容と使用法に関する情報が伝えられ、電子メールの送信に関する利用規約の概要が説明されます。
電子メールの免責事項を適切に作成すると、送信者と受信者の両方のリスクが軽減されます。送信者は、エラーに対する法的責任から保護されます。また、電子メールの内容に起因する予期せぬ結果から送信者を保護します。
一方、受信者には、送信されるプライバシーと機密データの使用に関する期待について通知されます。
その結果、受信者が電子メールの内容を悪用した場合でも、訴訟は免除されます。電子メールの免責条項はさまざまですが、多くの場合、次のような内容になっています。
- 誤って送信されたメールに対するガイダンスを提供する
- コンテンツの著作権の所有権を確立する
- 電子メールが法的拘束力のある契約ではないことを明確にします。
- 電子メールで表明されている見解は送信者の見解であり、雇用主の見解ではないことを受信者に通知してください。
電子メールの免責事項は法的に義務付けられていますか?
一部の地域では電子メールによる免責事項は必要ない場合もありますが、それでも予防措置です。次の地域には、特定の電子メール法的免責条項が定められています。
ヨーロッパ
一般データ保護規則 (GDPR) では、受信者がメールを明確にオプトインすることが義務付けられており、簡単にオプトアウトできます。電子メールの機密保持通知に購読解除リンクを含めることができます。これにより、受信者はメール リストからオプトアウトしたり、受信するメッセージの種類を選択したりできるようになります。
米国
米国のいくつかの法律では、機密電子メールの免責条項を含めることが義務付けられています。これらには、連邦情報セキュリティ管理法、テキサス州公共情報法、カリフォルニア州消費者プライバシー法が含まれます。
電子メールの免責条項を使用する場合
電子メールの免責事項を使用して、電子メール受信者がコンテンツに対してどのような操作を行うことが許可されているかを説明できます。また、雇用主の責任やプライバシーなど、他の問題にも対処できます。電子メールの免責事項を使用できるいくつかの状況を強調しました。
- 機密情報： 機密情報や個人情報を受信者に通知します。必ず機密保持声明電子メールを使用して通知してください。これは、財務データ、法的情報、または独自のビジネス詳細を共有する場合に重要です。
- データ保護法の遵守: データの収集、処理、使用における透明性を維持します。 GDPR や FISMA などの規制では、免責事項の透明性が義務付けられています。したがって、免責事項を追加すると、コンプライアンスを遵守できるようになります。
- 業界規制: ヘルスケアなどの業界では、電子メールに免責事項を含める必要があります。遵守しない場合は、高額の罰金や罰金が科される可能性があります。
- ウイルスとセキュリティの警告: 電子メールの免責事項を使用して、ダウンロードする前に添付ファイルと URL にウイルスがないか確認するよう受信者に警告します。また、悪意のあるソフトウェアによって生じた損害については責任を負わないことも明記してください。
- 契約成立なし: 交渉の初期段階で、コミュニケーションには拘束力がないことを説明します。これにより、将来の契約上の合意が想定されることが防止されます。
- 著作権と使用法: 関連する著作権用語を免責事項に含めることで、盗作の懸念に対処できます。また、知的財産権の尊重に対する組織の取り組みを伝えるのにも役立ちます。
- 弁護士と依頼者の関係: 弁護士と依頼者間の電子メール通信は機密扱いであり、特権的なものです。電子メールの機密保持通知により、この権限が事前に表明されます。また、第三者が誤ってコンテンツを受信した場合には、そのコンテンツが機密であることを警告します。
テンプレートを使用した 10 の一般的な電子メール免責事項
このセクションでは、使用できる 10 個の無料テンプレートを紹介します。ただし、法的指導を求め、電子メールの免責条項がお住まいの地域の規制に準拠していることを確認することが重要です。
電子メールの機密保持に関する免責事項
電子メールの機密保持通知の草案では、メッセージの機密性が強調されます。免責条項は、電子メールには機密情報または特権情報が含まれる可能性があるため、指定された受信者のみを対象としていることを示します。
機密保持に関する電子メールの免責事項は、財務、法律、医療関連のコミュニケーションでは一般的です。これには、誤った受信と不正使用や配布の禁止に関する指示が含まれています。
以下は金融機関の例です。
テンプレート＃1
機密通知:
この電子メールの内容は、添付ファイルも含めて機密扱いであり、機密扱いとなります。上記の個人または団体のみを対象としています。適切な受信者でない場合、電子メールを開示、コピー、配布、または使用することはできません。
このメールがエラーであると思われる場合は、記録を更新できるようフォローアップ メールを送信してください。その後、このメールをバックアップまたは複製とともに削除してください。ご協力ありがとうございます。
[会社名]
過失による虚偽表示
このタイプの電子メール免責事項は、潜在的な法的責任を回避するための法的予防措置です。これにより、送信者は自分の知る限りの情報を提供しようとしているだけだが、専門家ではないため、電子メールには不正確な情報や意図しないエラーが含まれている可能性があることが受信者に通知されます。
テンプレート #2:
[会社名] は、この電子メールで提供される情報の正確性を確保するために合理的な注意を払っています。ただし、送信者は、提供された情報の完全性、適合性、適切性についていかなる表明も行いません。したがって、注意義務はなく、送信者は不作為または過失による虚偽記載に対する責任を負いません。したがって、提供された情報に基づいて行動する前に、受信者が自らの判断を下すか、適切な専門家のアドバイスを求めることが重要です。
GDPR 電子メールの免責事項
一般データ保護規則は、ヨーロッパの包括的なデータ保護規則です。電子メールの免責事項に関する規則は含まれていませんが、データの取り扱いについて義務を課しています。
したがって、GDPR 電子メールの免責条項を作成すると、顧客は自分のデータが安全に保管されることを保証できます。また、データの管理方法を選択する権利も与えられます。
以下は、GDPR に準拠した免責事項の例です。これには、クライアントが組織から電子メールを受信することに同意することが記載されており、電子メールの設定を確認する機会も提供されます。
テンプレート #3:
この電子メールは一般データ保護規則の対象となります。当社が個人情報をどのように使用するかについては、ここで当社のプライバシー ポリシーを確認してください [リンクを挿入].
ウイルス感染メールに関する免責事項
メールに添付ファイルやリンクが含まれている場合は、ウイルスメールの免責事項を添付できます。これは、電子メールを介してウイルスやマルウェアが拡散した場合、会社は責任を負わないことを受信者に通知します。
このタイプの免責事項を使用すると、受信者にセキュリティ対策を講じるよう通知できます。これには、ウイルス対策ソフトウェアの使用と定期的な更新が含まれます。
テンプレート #4:
送信者は、この電子メール内のウイルスを防ぐために適切な予防措置を講じています。ただし、このメールによる損失や損害については、[貴社] は一切の責任を負いません。リンクをクリックしたり添付ファイルをダウンロードしたりする前に、ウイルスの有無を確認してください。
HIPAA 電子メールの免責事項
電子メール通信には暗号化がないため、機密データは転送中に脆弱になります。医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPAA) では機密保持が義務付けられています。したがって、電子メールのプライバシーに関する免責事項が必要です。
免責事項は、電子メールが完全に安全ではないことを受信者に通知する必要があります。したがって、何らかの種類の PHI (保護された健康情報) を使用して応答したい場合は、自己の責任で行う必要があります。
テンプレート #5:
HIPAA は電子メール通信の安全性を保証しません。 PHI を安全に共有するには、HIPAA 準拠の患者ポータル ([URL を挿入]) を使用してください。弊社事務所までお電話にて【電話番号】までお問い合わせください。
保護された医療情報の保護に関する当社のプライバシー慣行を [URL を挿入] で確認してください。ご質問やご不明な点がございましたら、[電子メール/電話] でプライバシー担当者にお問い合わせください。医療のプライバシーとセキュリティの維持にご協力いただきありがとうございます。
メール配信停止に関する免責事項
2003 年の CAN-SPAM 法により、顧客は商用メッセージの送信を阻止できます。ニュースレターのテンプレートや電子メール マーケティング キャンペーンには、購読を解除するための明確な手順が記載されている必要があります。このリンクにより、受信者は今後の電子メールの受信をオプトアウトできます。
テンプレート＃6:
今後 [会社] からのマーケティング電子メールの配信を停止するには、以下の配信停止リンクをクリックしてください。
[購読解除リンク]
あるいは、[会社のメールアドレス] にリクエストを電子メールで送信するか、[電話番号] に電話することもできます。
責任に関する電子メールによる免責事項
このタイプの免責事項は、特定の状況下での責任を制限します。送信者としての責任の範囲を定義します。また、電子メールのコンテンツをどのように使用または解釈するかについて、受信者の期待も設定されます。
一般的な責任声明では、電子メールの誤りや脱落に対して会社は責任を負わないことを認めています。また、電子メールが法的または専門的なアドバイスを構成しないと記載されている場合もあります。
テンプレート＃7:
このメールの内容は情報提供のみを目的としています。専門的なアドバイスを構成するものではありません。 [あなたの組織] は、その正確性、完全性、適時性を保証しません。
この電子メールの送信者は、内容の誤り、脱落、不正確さ、または提供された情報の使用または信頼から生じる結果について、一切の責任を負いません。このメールの内容に基づいて行われる行動は、お客様自身の責任で行ってください。
環境通知メールの免責事項
その他の免責条項により、罰金や訴訟から保護されます。ただし、環境に関する通知は、持続可能性への取り組みを示しています。これにより、受信者はペーパーレス通信を採用し、必要な場合にのみ電子メールを印刷することが奨励されます。
テンプレート＃8:
この電子メールを印刷する前に、環境に配慮してください。ハードコピーが必要な場合は、責任を持って廃棄またはリサイクルしてください。
ご意見メールの免責事項
従業員があなたに代わってニュースレターを送信する場合は、意見メールの免責事項を使用できます。これにより、送信者の見解と組織の見解が分離されます。したがって、電子メールの内容によっては、組織が責任を負わない場合があります。
テンプレート＃9:
このメールに記載されている意見は送信者の意見です。これらは、[あなたの組織] の公式の立場や意見を反映するものではありません。このメールで提供される内容は情報提供のみを目的としています。したがって、これを権威あるアドバイスまたは標準化されたアドバイスとは考えないでください。
自動マーケティング電子メールの免責事項
電子メール マーケティング キャンペーンが自動化されていることを明らかにすることが重要です。これにより、異常に対するお客様の責任が制限されます。また、懸念事項や質問については、人間によるカスタマー サポートの詳細を提供します。
テンプレート＃10:
この電子メールは、[貴社] マーケティング オートメーション システムによって自動的に生成されました。このメールに直接返信しないでください。 [電子メール アドレス] にカスタマー サポートに連絡するか、[電話番号] に電話してください。
包む
電子メールの免責事項は、別の細かい部分のように思えるかもしれません。ただし、機密保持、セキュリティ、責任などの重要な目的を果たします。電子メールの免責事項は必須ではありませんが、リスクを軽減する必要があることを受信者に示します。また、情報の悪用を防止し、電子メールの内容について明確な期待を設定します。
電子メールの免責事項の例とテンプレートを出発点として使用し、関連性、読みやすさ、強制力に基づいてレビューしてください。
ソースから オムニセンダンス
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