Основные выводы
Анализ бизнес-процессов (BPA) помогает компаниям выявлять неэффективность внутренних операций.
Компании, запускающие новый продукт или подвергающиеся корпоративной реструктуризации, часто используют BPA.
Отраслевые исследования могут быть использованы для определения ключевых показателей эффективности.
Анализ бизнес-процессов (BPA) — это методология, используемая для анализа областей бизнеса, связанных с процессами, и повышения эффективности. В частности, BPA помогает компаниям анализировать внутренние процессы для повышения доходов и снижения затрат. Хотя бизнес-анализ (BA) и BPA различаются по объему их анализа, BPA обычно назначается либо бизнес-аналитикам, либо архитекторам процессов, либо обоим. Бизнес-аналитики часто анализируют контекст, окружающий проблему, и предоставляют аналитические данные, в то время как архитекторы процессов принимают непосредственное участие в реализации процессов. Однако для BPA требуется больше, чем просто бизнес-аналитик или архитектор процессов. Для изменения бизнес-процесса компаниям также необходимо привлекать менеджмент, ИТ и других специалистов. Прежде чем мы разберем BPA, давайте начнем с основ.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс — это организованная группа действий, которые преобразуют входные данные в выходные, и могут быть формальными или неформальными. Формальные процессы задокументированы и соблюдаются в большинстве случаев. Неформальные процессы используются либо из-за отсутствия официальной документации, либо из-за необходимости отклоняться от формальных процессов в необычных обстоятельствах.
Когда компаниям следует использовать анализ бизнес-процессов?
Чаще всего компании используют BPA при запуске новой технологии или нового процесса. Прежде чем внедрять новую технологию, руководство предприятия должно понять любые неэффективности, которые вызывает старая технология или процесс. Эти неэффективности могут включать задержки отгрузки, плохую поддержку клиентов или высокий процент дефектных продуктов. Проведя анализ затрат и результатов, компании могут определить, следует ли внедрять новую технологию или сосредоточиться на других областях, которые могут обеспечить более высокую отдачу от инвестиций.
Фирмы имеют в последние годы все чаще обращаются к BPA, поскольку пандемия COVID-19 повысила спрос на одни продукты и снизила потребность в других. У компаний было ограниченное время, чтобы адаптироваться к новой операционной среде, что сделало BPA решающим фактором, помогающим организациям эффективно переключать свое внимание. Например, многие организации использовали BPA для расширения своих цифровых предложений. Другие компании использовали BPA, чтобы компенсировать негативные последствия, связанные с перебоями в цепочке поставок. Совсем недавно сильное инфляционное давление и экономическая неопределенность заставили многие организации использовать BPA для контроля затрат и устранения неэффективности.
Организации часто обращаются к BPA как к части более крупной стратегическое планирование усилие. Например, организация может использовать BPA, чтобы лучше понять свои внутренние процессы, как один шаг к более широкой цели.
Каковы преимущества анализа бизнес-процессов?
Вероятно, вы уже заметили, что BPA полезен в ряде ситуаций. Вот некоторые из преимуществ использования анализа бизнес-процессов:
- Повысить эффективность: Например, BPA может сократить время и ресурсы, необходимые для поиск продуктивных продаж, адаптация сотрудников, разработка продукта или создание маркетинговых кампаний.
- Снижение затрат: BPA может снизить затраты на персонал за счет сокращения времени, затрачиваемого на выполнение задач, или устранения избыточности в процессах. BPA также может выделить экономию средств и материалов.
- Уточнить и улучшить политику и управление: Например, BPA может улучшить управление рисками и укажите, где текущие политики безопасности ИТ и устройств нуждаются в улучшении.
- Устранение или сокращение узких мест: BPA может помочь вашей организации оптимизировать коммуникации и выполнение процессов, чтобы один этап, например утверждение, не создавал невыполненных работ.
- Оптимизируйте процессы усыновления: BPA может выявить болевые точки при внедрении новых технологий или процессов и улучшить программы обучения, что в конечном итоге повысит уровень внедрения.
- Улучшите процедуры выпуска или развертывания: Мы все хотим, чтобы развертывание кампаний и выпуск продуктов проходили гладко — BPA может устранить неэффективность этих процессов и помочь вам внедрить улучшения.
- Помощь в смещении фокуса: BPA может помочь вашей организации конкурировать во все более цифровом мире. Например, BPA может помочь в оптимизации повседневных процессов для использования определенных технологий, переходе на удаленные модели работы или плавном переходе к предоставлению продуктов и услуг в Интернете.
- Улучшить корпоративную культуру: Оптимизированные процессы повышают удобство работы сотрудников на рабочем месте.
- Увеличить участие: Лучшее обслуживание клиентов, взаимодействие с веб-сайтом или процессы в магазине укрепляют репутацию и вовлеченность вашей организации.
Счастливые заинтересованные стороны, счастливые сотрудники, счастливые клиенты — счастливые дни!
Ключевые этапы анализа бизнес-процессов
Итак, это основы. Какие шаги включает в себя BPA?
1. Определите цели
Первым шагом является определение того, что должно быть достигнуто. Проведение анализ SWOT, анализ риска или даже формальный Конкурентный анализ может помочь вам определить области для улучшения в вашей организации. Пристально изучите эффективность вашей организации с помощью финансовые коэффициенты также может быть полезной отправной точкой. На макроуровне вашей целью может быть увеличение доходов или снижение затрат, но имейте в виду, что анализ бизнес-процессов фокусируется на улучшениях, связанных с процессами. Это означает, что ваша цель должна быть сосредоточена на улучшении процессов, а не на макроэкономических изменениях в бизнесе. Например, целью BPA может быть повышение эффективности труда. Часто повторяющиеся задачи можно автоматизировать, что сокращает время их выполнения и уменьшает количество ошибок. Например, в процессе продаж последующие действия можно автоматизировать с помощью программного обеспечения для отслеживания продаж. В случае процесса продаж целью может быть сокращение времени, затрачиваемого на написание последующих электронных писем, повышение скорости отклика или и то, и другое. Один из способов убедиться, что цель четко определена, — это использовать подход SMART, который означает конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и привязанность ко времени.
2. Определите процесс
Как только цель определена, вам нужно определить процесс, который вызывает неэффективность. Например, в процессе продаж последующие действия могут включать несколько шагов, таких как создание шаблона для последующих электронных писем, корректировка шаблона на основе информации, полученной от клиентов, корректура электронного письма и отправка электронного письма через пять минут после отправки. беседа.
При определении процесса убедитесь, что область действия процесса не слишком обширна. Некоторые специалисты по процессам используют термин впритык для определения границ крупных, важных процессов. Сквозной дизайн включает в себя все действия, необходимые для создания концепции продукта. Одним из способов дальнейшего разделения этих процессов является использование иерархии процессов. Иерархия процессов начинается на уровне всей организации и продвигается к наиболее детализированным процессам. Наиболее распространенным инструментом, используемым аналитиками и архитекторами процессов на этом этапе, является SIPOC, что означает «Поставщики, входы, процессы, выходы и клиенты». Этот инструмент помогает суммировать входные и выходные данные одного или нескольких процессов в форме таблицы.
3. Проанализируйте процесс
У вас есть несколько методов анализа бизнес-процессов на выбор, в зависимости от поставленной цели. Наиболее распространенным методом анализа является анализ стоимости, который показывает основные и второстепенные элементы процесса на основе добавленной стоимости. Ценность – это отношение функции к затратам. Следовательно, ценность можно изменить либо за счет улучшения функции, либо за счет снижения затрат. При проведении стоимостного анализа аналитики обычно составляют список функций и затрат в порядке убывания. К таким спискам часто применяются коэффициенты затрат и выгод для оценки чистой стоимости каждого вида деятельности.
Возвращаясь к нашему примеру процесса отслеживания продаж, шаги с наибольшей ценностью можно отсортировать в следующем порядке: корректировка шаблона продаж на основе информации, полученной от клиента, корректура электронного письма, отправка электронного письма через пять минут после разговора и создание шаблона для последующих писем. В этом примере создание шаблона последующих действий является элементом с наименьшей добавленной стоимостью, поскольку требует много времени и всегда требует корректировок по мере появления новой информации.
Другие популярные методы анализа включают анализ пробелов, который сравнивает фактическую производительность с потенциальной производительностью, и анализ первопричины, который направлен на то, чтобы определить, почему проблема возникает в первую очередь, и найти решение основной причины.
4. Определите улучшения
После того, как процесс проанализирован и обнаружены недостатки, следующим шагом будет разработка необходимых усовершенствований. Часто улучшения сосредоточены на таких аспектах, как устранение узких мест, оптимизация важных процессов или улучшение взаимодействия с клиентами. Например, чтобы повысить ценность создания последующих электронных писем, продавец потенциально может использовать внешние инструменты, которые помогают быстрее создавать настраиваемые электронные письма на основе клиентских сегментов или другой информации.
На этом этапе вам необходимо убедиться, что вы принимаете во внимание любые потенциальные внешние факторы. Внешние эффекты — это косвенные затраты или выгоды, вызванные вашим бизнесом, которые затрагивают третьи стороны, которые могут включать отдельных лиц или организации — или даже общество в целом. Например, повышение скорости может привести к ухудшению качества определенных продуктов и услуг, что дорого обходится последующим пользователям или потребителям. Точно так же автоматизация определенных процессов может лишить возможности настраивать продукт или услугу, снижая спрос на эти продукты и услуги. Поэтому аналитики также должны проводить тщательный анализ затрат и результатов, прежде чем корректировать или внедрять новые процессы.
5. Внедрите процесс
В реализации часто участвуют специалисты из разных отделов, от менеджмента до аналитиков и ИТ-специалистов. Вам необходимо убедиться, что у команды внедрения достаточно ресурсов для внесения эффективных изменений. Исправления обычно начинаются с небольшого масштаба, после чего следуют изменения в связанных задачах. Например, чтобы повысить ценность создания шаблона для последующих электронных писем, отдел продаж может установить стороннее программное обеспечение, которое анализирует все прошлые электронные письма и дает предложения с использованием прогнозной аналитики.
6. Следите за результатами
Последним шагом является мониторинг и контроль новых стандартов и процессов. Приводят ли новые процессы к лучшим KPI? Вызывают ли эти процессы какие-либо внешние эффекты? Например, стороннее программное обеспечение может сократить время, необходимое для написания последующего электронного письма, но оно также может снизить скорость ответов на электронные письма. Другими словами, мы должны убедиться, что мы принимаем во внимание внешние факторы. Кроме того, на этом этапе могут появиться дополнительные возможности для улучшения, поэтому важно постоянно отслеживать новые процессы, а не применять подход «установил и забыл».
Тематические исследования АБП
Теперь, когда мы разобрались с основами, давайте взглянем на некоторые реальные примеры анализа бизнес-процессов.
Наш первый пример относится к отставанию, которое французская косметическая компания, Ив Роше, опыт работы с новыми кандидатами. После проведения BPA компания Yves Rocher заметила, что в пик сезона они нанимают в два раза больше кандидатов. Чтобы уменьшить отставание, компания вложила средства в программное обеспечение, которое автоматически заполняет и автоматически проверяет данные, сокращая время, затрачиваемое внутри компании на обработку новых кандидатов.
Ховард Бэнк, местный общественный банк, базирующийся в районе Большого Балтимора, хотел улучшить обслуживание клиентов и производительность сотрудников. Проведя анализ бизнес-процессов, банк понял, что новым клиентам требуется около полутора часов, чтобы открыть новую учетную запись, что снижает удовлетворенность клиентов и повышает потребность в обучении новых сотрудников. Банку удалось сократить это время на 75% за счет использования нового финансового программного обеспечения, которое позволило сотрудникам проводить больше времени с новыми клиентами и повысить удовлетворенность клиентов.
Как отраслевые исследования могут улучшить BPA?
Отраслевые исследования позволяет компаниям эталонный тест их производительность по сравнению с конкурентами и отраслевые показатели. Эти показатели включают доход на одно заведение, доход на одного работника, расходы на заработную плату и прибыль. Более того, отраслевой анализ — отличный инструмент для отслеживания общих тенденций доходов отрасли. Компании, которые растут быстрее, чем их конкуренты, обычно имеют конкурентные преимущества, такие как сильный маркетинг, лояльные клиенты или дифференцированные продукты. Напротив, компании, которые растут медленнее, чем в среднем по отрасли, могут использовать сегментный бенчмаркинг в качестве отправной точки для анализа внутренних процессов, вызывающих неэффективность. Сравнительный анализ компании дает вам четкое представление о ваших конкурентах, в то время как отраслевые исследования на государственном уровне предоставляет дополнительный уровень информации компаниям, стремящимся сравнить свою работу с более широкой отраслью.
Отраслевые исследования оказались особенно полезными после вспышки пандемии COVID-19, которая заставила многие компании скорректировать внутренние процессы в связи с мерами социального дистанцирования. ограничения цепочки поставок и усиление нормативно-правовой базы. Например, предприятия в США увеличили свои инвестиции в онлайн-операции, чтобы удовлетворить меняющиеся потребности потребителей. Имея четкое представление о текущих тенденциях, компании, имеющие доступ к отраслевым данным, могли легче обнаруживать процессы с высокой добавленной стоимостью.
Заключение
Анализ бизнес-процессов помогает компаниям оптимизировать свои внутренние процессы, чтобы в конечном итоге сократить расходы, увеличить доход или и то, и другое. В BPA обычно участвуют специалисты из разных отделов, которые работают вместе, чтобы обеспечить бесперебойную работу нового процесса в разных измерениях. Как только новый процесс введен в действие, аналитики постоянно отслеживают эффективность нового стандарта в сравнении с ранее установленным KPI. Предприятия могут использовать отраслевые исследования, чтобы получить максимальную отдачу от BPA, используя показатели отраслевого уровня, такие как доход на одно заведение и расходы на заработную плату.
Источник из IBISWorld
Отказ от ответственности: изложенная выше информация предоставлена IBISWorld независимо от Alibaba.com. Alibaba.com не делает заявлений и не дает гарантий в отношении качества и надежности продавца и продукции.
