تتسرب إدارة الوقت إلى كل جزء من الحياة ، من العمل والخطط إلى الهوايات والعلاقات. قد يبدو من غير المنطقي قضاء بعض الوقت للتعرف على إدارة الوقت ، ولكن تمامًا كما هو الحال مع العديد من المهام ، فإن قضاء الوقت في البداية للتخطيط الفعال سيقلل الوقت الإجمالي الذي تقضيه ، ويحسن كفاءتك.
أيضًا ، من خلال التعرف على تقنيات إدارة الوقت المختلفة وتنقيحها وممارستها ، ستجد أن هذه التقنيات تبدأ في التصفية في أجزاء كثيرة من حياتك. لذا ، إذا كنت تتطلع إلى المضي قدمًا ، فاقرأ لمعرفة بعض الطرق الرائعة لإدارة جدولك وزيادة إنتاجيتك.
جدول المحتويات
ما هي إدارة الوقت ولماذا هي مهمة؟
أن تصبح جادًا: نصائح وحيل لإدارة الوقت
إدارة الوقت: الأسس
وفي الختام
ما هي إدارة الوقت ولماذا هي مهمة؟
إدارة وقتك بشكل فعال ، أو امتلاك مهارات جيدة في إدارة الوقت ، هو مفتاح في نجاح أي مشروع. يمكن أن تعني إدارة وقت المشروع الفرق بين الحياة المهنية الناجحة والحياة المنزلية السعيدة ، أو أن تكون دائمًا وراءك يأتي مع مجموعة من الضغوط الإضافية.
لحسن الحظ ، هناك العديد من الطرق التي يمكن للفرد من خلالها تحسين إدارة الوقت. وتشمل هذه المهارات الأساسية لإدارة الوقت ، مثل كتابة القوائم ، واستخدام أدوات إدارة الوقت ، مثل التطبيقات ، أو حتى توظيف مساعد.
أن تصبح جادًا: نصائح وحيل لإدارة الوقت
نظرًا لقيمة إدارة الوقت للعمل والحياة ، فلنلقِ نظرة على أدوات واستراتيجيات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعد المرء على البقاء في المقدمة.
1. قم بعمل قائمة "To Do": نظام notecard
يمكن أن تكون القوائم طريقة واضحة وشاملة جدًا لتنظيم يومك ويمكن أن تساعدك في تنظيم المهام وتجميعها بحيث يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم مساعدتك في تقدير مقدار ما أنجزته بالفعل.
أحد أنظمة القوائم الموصى بها لتخطيط الوقت هو نظام notecard. قبل الذهاب إلى الفراش ، اكتب 3-5 أشياء تريد إنجازها في اليوم التالي على بطاقة 3 × 5. في اليوم التالي ، اعمل على إنجاز هذه المهام - إذا كنت تديرها ، فقد كان يومًا ناجحًا. ومع ذلك ، فإن السحر هو أنه خلال نفس اليوم يجب أن تكتب كل شيء آخر قمت به في ذلك اليوم (أشياء مفيدة فقط) على ظهر البطاقة. في نهاية اليوم ، انظر إلى القائمة وظهر البطاقة لمعرفة مقدار ما أنجزته بالفعل في ذلك اليوم. سيساعدك هذا على البقاء متحمسًا ، حتى لو لم تكمل قائمة "المهام" ، فقد أنجزت العديد من الأشياء الأخرى.
2. قسّمها: طريقة الجبن السويسري
بعد كتابة قائمة وتحديد الأولويات وتجميع المهام معًا والاستعداد للبدء ، قد لا تزال تشعر بالحاجة إلى المماطلة. غالبًا ما يكون هذا بسبب أن المهمة تبدو أكبر من أن يتم التعامل معها ، مما يؤدي إلى الرغبة في تجنبها. لمنع حدوث ذلك ، قسّمه إلى مهام صغيرة بسيطة.
• طريقة الجبن السويسري يشجع العمال على النظر إلى مهمة ما على أنها كتلة من الجبن ، والتي يبدأون في إحداث ثقوب فيها من خلال الانتهاء من الإجراءات السريعة والبسيطة المتعلقة بهذه المهمة. قبل أن تعرف ذلك ، سيكون الجبن مليئًا بالثقوب (مثل الجبن السويسري) وستكتمل المهمة.
3. إعطاء الأولوية: مصفوفة أيزنهاور
هذا الرسم البياني المكون من أربعة أقسام ، الذي اخترعه الرئيس الأمريكي أيزنهاور ، يسمح للعمال بتحديد أولوياتهم وتخصيص وقتهم بحكمة. ال ايزنهاور ماتريكس يوفر أربع فئات:
- هام وعاجل: يجب أن تتم المهام هنا كأولوية ، ولكن من المهم عدم إضافة الكثير من المهام هنا لأن الفئات الأخرى تحتاج أيضًا إلى وقت.
- عاجل لكن غير مهم: يُعرف أيضًا باسم مربع "المندوب" ، وهذه الفئة مخصصة لتلك المهام العاجلة ، مثل الرد على العملاء ، ولكنها ليست مهمة بمعنى أنها قد لا تكون منتجة إلى هذا الحد. يمكن تفويض هذه الأنواع من المهام ، إذا كان ذلك ممكنًا.
- ليست عاجلة ولكنها مهمة: يمكن اعتبار هذه المهام أكثر إنتاجية ، حيث يمكنك قضاء الوقت في تنفيذها بشكل صحيح. ومع ذلك ، لا تتركها حتى تفكر أخيرًا أنها ليست عاجلة ، وإلا فإنها ستغزو فئة "المهمة والعاجلة" الخاصة بك.
- ليست مهمة وليست عاجلة: يجب إدراج هذه المهام لمساعدتك في معرفة الأماكن التي لا يتم فيها استخدام وقتك بالطريقة الأكثر فعالية. ستكون هناك بعض المهام الضرورية التي قد لا تبدو مهمة ، مثل جلسات الترابط الجماعي. يمكن جدولة هذه ، ومع ذلك ، يجب على المرء التأكد من أنها تستغرق جزءًا أصغر من وقته.
4. وضع حدود زمنية مع فترات راحة: أسلوب بومودورو
استراتيجية إدارة الوقت البسيطة نسبيًا والتي تعمل بشكل جيد للمهام الشاقة ، فإن تقنية بومودورو يتكون من العمل في مجموعات من 25 إلى 30 دقيقة للعمل المستمر متبوعًا بفواصل قصيرة مدتها 2 إلى 3 دقائق. في كل مرة يتم فيها إكمال كتلة ، يتم تمييزها بعلامة X في دفتر ملاحظات. لا تساعد هذه التقنية الأفراد على أن يكونوا أكثر تركيزًا فحسب ، بل تساعد أيضًا في معرفة مقدار الوقت الذي تستغرقه مهام معينة.
5. AI المساعدة: تطبيقات لحجب الإلهاء أو منع الإجازة
لأولئك الذين يحتاجون إلى بعض التطبيقات المفيدة للمساعدة في إيقاف عوامل التشتيت وبالتالي تحسين إدارة الوقت ، كن مركّزًا برو, ضبط النفسو حرية هي خيارات تساعد في تعطيل وصولك إلى تطبيقات معينة لفترة زمنية محددة. لأولئك الذين يتطلعون إلى حظر الوقت ، مع التنبيهات والتذكيرات ، إذن تبديل المسار و توقيت بومودورو خيارات جيدة. يمكن أن يمنعك استخدام التطبيقات من فحص هاتفك بحجة "مجرد رؤية" ما إذا كان شخص ما قد أرسل رسالة ، أو ببساطة "التحقق من الوقت".
6 لا تجيب على الفور
يمكن أن يضيع الكثير من الوقت إذا أجبت على كل رسالة أو بريد إلكتروني فور وصوله. ستؤدي الإجابة باستمرار على مدار اليوم إلى تعطيل تدفق عملك ، مما يعني أنك أكثر عرضة للتسويف وسيتعين عليك العودة إلى سير العمل في كل مرة. لتجنب ذلك ، قم بجدولة عمليتين أو ثلاث عمليات فحص مجمعة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يوميًا ، أو إضافة مهامك الجديدة إلى قائمتك ، أو الجزء الخلفي من بطاقتك في حالة استخدام نظام notecard.
7 قبل الاجتماعات ، حدد النتائج التي تريدها
اجعل اجتماعاتك موجزة وتجنب إضاعة الوقت في اجتماعات مطولة غير ضرورية عن طريق إنشاء النتائج المرجوة قبل الذهاب. قم بتدوينها أولاً ثم ضع علامة عليها كما تذهب ، وإذا كنت تشعر أنك تنحرف عن المسار الصحيح ، فاستشر تلك النتائج المرغوبة مرة أخرى و إعادة الاجتماع إلى الموضوع.
8 حقق أقصى استفادة من أوقات الانتظار
قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن فكر في كل تلك الأوقات التي قضيتها في الانتظار - ألا يمكنك الاستفادة بشكل أفضل من ذلك الوقت؟ في المرة القادمة التي تنتظر فيها في غرفة انتظار طبيب أو طبيب أسنان ، أو قطارًا ، أو صديقًا ، أو في حافلة ، والعديد من الحالات الأخرى ، حدد بعض الأشياء من قائمتك - قد يكون هذا مجرد ملاحقة بعض القراءة.
إدارة الوقت: الأسس
قبل الدفع مقابل تطبيقات إدارة الوقت أو المعلمين ، من المهم أن تحاول أولاً إنشاء بعض الهياكل الأساسية في حياتك اليومية. لا توجد أداة لإدارة الوقت يمكن أن تساعدك إذا كنت لا تنام أو تأكل بشكل صحيح. لذلك من الجدير أيضًا مراجعة بعض الجوانب الأساسية للإنتاجية وإدارة الوقت:
1. الطائر المبكر يصطاد الدودة
لقد سمع الجميع قصصًا عن كيفية استيقاظ الرؤساء التنفيذيين الخارقين ، مثل Elon Musk أو Jeff Bezos مبكرًا. ينعكس هذا السرد من قبل العديد من الأفراد الناجحين ، وربما يكون أبرزهم هو تيم كوك الرئيس التنفيذي لشركة Apple ، الذي نشأ في 3:45am كل صباح للقيام برسائل البريد الإلكتروني الخاصة به وممارسة التمارين. لا تيأس ، حيث لا داعي لأن تكون صارمًا للغاية ، لكن من الواضح أن البدء المبكر هو مفتاح النجاح. الاستيقاظ قبل أي شخص آخر يعني أن لديك المزيد من الوقت في اليوم ، مما يتيح لك توازنًا صحيًا بين العمل والتمارين الرياضية ووقت الراحة. ومع ذلك ، هناك ملاحظة رئيسية هي أن الاستيقاظ مبكرًا لا ينبغي أن يعني التضحية بالنوم - العقل المتعب هو عقل بطيء وغير منتج. لذا ، فإن الاستيقاظ مبكرًا يعني النوم مبكرًا.
2. لا تكافح من أجل الكمال ، فقط ابدأ الآن
التحدي الأكبر هو البدء ، سواء كان ذلك بسبب الافتقار إلى الثقة أو الأدوات أو الدافع - ولكن كل هذا الوقت الذي يقضيه في انتظار البدء هو ضياع الوقت.
الفعل البسيط في البداية هو ما يجهزك ويساعد على تدفق إبداعك ؛ لن تأتي أخلاقيات العمل والخطة المثالية بمجرد جلوسك على الأريكة. لا يتحقق النجاح إلا بالعمل الجاد والمثابرة - الأشياء التي تأتي مع مهارات وممارسات إدارة الوقت الجيدة.
3. ممارسة الرياضة في كثير من الأحيان
التمرين يساعد في الحفاظ على العقل النشط حيث يستمر الدم في التحرك في جميع أنحاء الجسم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التأكد من أن جسمك متعب قليلاً يسمح لك بتركيز طاقتك العقلية دون الشعور بالقلق - مما يساعدك على استخدام وقتك بشكل فعال. تساعدك التمارين أيضًا على الحصول على نوم أفضل ليلاً ، وهي القاعدة 101 لإدارة الوقت بكفاءة.
4. تعلم أن أقول لا
يعتبر قول "لا" من أصعب الأمور ، ولكن الوقت ثمين ويجب أن يكون له الأولوية. لا تأخذ في مشروع أو تلتزم بشيء لن يفيدك أو يفيد عملك إذا كان هناك شيء يمكن أن تفعله في ذلك الوقت من شأنه أن يفيدك أكثر - ويمكن أن يكون ذلك بمثابة توقف. إن قول لا هو مفتاح النجاح ، ليس فقط لإدارة الوقت في العمل ولكن أيضًا لصحتك العقلية.
5. تخصيص الوقت لك
تخطيط الوقت ليس كل شيء عن العمل. الحفاظ على مهارات إدارة الوقت الجيد يتعلق أيضًا بتحسين نوعية الحياة. لهذا السبب ، من المهم أن تحدد وقتًا للنمو الذاتي ، مثل وقت هواياتك أو تعلمك (وهذا لا يجب أن يكون مرتبطًا بالعمل). بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون جدولة "وقت غير منظم" المخصص للتفكير أو اتباع غرائزك طريقة رائعة للتوصل إلى أفكار جديدة. يعد تحديد ما لا يقل عن 2-4 ساعات للنمو الذاتي أو مجرد وقت لعدم القيام بأي شيء أمرًا حيويًا لنموك الشخصي والوظيفي.
وفي الختام
تعد إدارة الوقت أمرًا حيويًا للجميع ، سواء أكانوا يعملون أم لا. سيساعدك تنظيم وقتك بحكمة وتحديد أولويات عبء العمل أو المهام اليومية العامة على توفير المزيد من الوقت لك وزيادة الإنتاجية. سواء أكان الإدراج البسيط وتحديد الأولويات كافيين بالنسبة لك ، أو إذا كانت أدوات إدارة الوقت واستراتيجيات إدارة الوقت أكثر أهمية لك ، فإن العثور على مهارات جيدة لإدارة الوقت في مكان العمل أو في المنزل يمكن أن يكون أمرًا سهلاً (وممتعًا!) ، وسيساعدك في الحصول عليه. أكثر من كل يوم.
نصائح مفيدة جدا