Os proprietários de empresas muitas vezes acreditam que uma isenção de responsabilidade de e-mail genérica e de tamanho único oferece proteção suficiente. No entanto, esta abordagem excessivamente simplista proporciona muitas vezes uma falsa sensação de segurança.
Isenções de responsabilidade de e-mail personalizadas devem ser cuidadosamente elaboradas para serem mais eficazes. Eles devem estar alinhados com a localização da sua empresa, as regulamentações do setor e os riscos específicos do setor.
As comunicações por email têm implicações legais em relação à confidencialidade, uso de conteúdo licenciado, opiniões e muito mais. Conseqüentemente, uma isenção de responsabilidade imprecisa pode se tornar uma responsabilidade ao lidar com uma ação judicial ou incidentes de dados.
Como você pode ver, uma isenção de responsabilidade genérica e ineficaz por e-mail pode ser contraproducente. No entanto, elaborar um aviso de isenção de responsabilidade de sucesso para o seu negócio pode ser um desafio.
Para ajudá-lo a começar, discutiremos a necessidade de uma boa mensagem de isenção de responsabilidade. Também forneceremos uma lista de dez modelos gratuitos para orientá-lo na elaboração de seu aviso de isenção de responsabilidade por e-mail.
Vamos mergulhar.
O que é uma isenção de responsabilidade por e-mail?
Uma isenção de responsabilidade por e-mail é uma declaração encontrada no rodapé do e-mail. Uma isenção de responsabilidade por e-mail comunica informações sobre o conteúdo e uso do e-mail e descreve os termos e condições para envio do e-mail.
Isenções de responsabilidade por e-mail bem elaboradas reduzem os riscos tanto para o remetente quanto para o destinatário. O remetente está protegido de responsabilidade legal por quaisquer erros. Também protege o remetente de consequências inesperadas resultantes do conteúdo do email.
Por outro lado, os destinatários são informados sobre as expectativas em relação à privacidade e à utilização dos dados sensíveis enviados.
Como resultado, se o destinatário fizer uso indevido do conteúdo do e-mail, você estará isento de ações judiciais. As isenções de responsabilidade por e-mail variam, mas geralmente fazem o seguinte:
- Fornecer orientação para e-mails mal direcionados
- Estabeleça a propriedade dos direitos autorais do conteúdo
- Esclareça que o e-mail não é um acordo juridicamente vinculativo.
- Notifique o destinatário de que as opiniões expressas no e-mail são do remetente e não de seu empregador.
As isenções de responsabilidade por e-mail são legalmente exigidas?
Embora algumas áreas possam não precisar de isenção de responsabilidade por e-mail, ainda é uma medida de precaução. As seguintes regiões têm leis específicas de isenção de responsabilidade legal por e-mail:
Europa
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) exige que os destinatários aceitem especificamente o seu e-mail e possam cancelar facilmente. Você pode incluir um link de cancelamento de assinatura no aviso de confidencialidade do seu e-mail. Isso permite que os destinatários optem por sair de suas listas de e-mail ou escolham o tipo de mensagens que receberão.
Estados Unidos
Várias leis nos EUA exigem a inclusão de uma isenção de responsabilidade por e-mail confidencial. Eles incluem a Lei Federal de Gestão de Segurança da Informação, a Lei de Informação Pública do Texas e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia.
Quando usar uma isenção de responsabilidade por e-mail
Você pode usar um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail para declarar o que um destinatário de e-mail está autorizado a fazer com o conteúdo. Também pode abordar outras questões, como a responsabilidade e a privacidade do empregador. Destacamos algumas situações em que você pode usar isenções de responsabilidade por e-mail:
- Informação confidencial: Notifique os destinatários sobre informações confidenciais ou privadas. Sempre notifique-os usando um e-mail de declaração de confidencialidade. Isso é importante ao compartilhar dados financeiros, informações jurídicas ou detalhes comerciais proprietários.
- Conformidade com as leis de proteção de dados: Mantenha a transparência na coleta, processamento e uso de dados. Regulamentações como o GDPR e a FISMA exigem que suas isenções de responsabilidade sejam transparentes. Portanto, adicionar um aviso de isenção de responsabilidade permite que você permaneça em conformidade.
- Regulamentações da indústria: setores como o de saúde exigem a inclusão de isenções de responsabilidade por e-mail. O não cumprimento pode resultar em pesadas multas e penalidades.
- Aviso de vírus e segurança: use um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail para alertar os destinatários para verificar se há vírus em anexos e URLs antes de baixá-los. Além disso, declare que você não é responsável por quaisquer danos causados por software malicioso.
- Sem formação de contrato: Nas fases iniciais das negociações, descreva que a comunicação não é vinculativa. Impede acordos contratuais assumidos no futuro.
- Direitos autorais e uso: incluir terminologias relevantes de direitos autorais em sua isenção de responsabilidade pode resolver questões de plágio. Também ajuda a comunicar o compromisso da sua organização em respeitar os direitos de propriedade intelectual.
- Relacionamento advogado-cliente: A comunicação por e-mail entre advogados e clientes é confidencial e privilegiada. Um aviso de confidencialidade por e-mail afirma esse privilégio antecipadamente. Ele também alerta terceiros de que o conteúdo é confidencial caso o tenham recebido por engano.
10 isenções de responsabilidade comuns por e-mail com modelos
Nesta seção, exploraremos dez modelos gratuitos que você pode usar. No entanto, é importante buscar orientação jurídica e verificar se a isenção de responsabilidade do seu e-mail está em conformidade com os regulamentos da sua região.
Isenção de responsabilidade de e-mail de confidencialidade
A elaboração de um aviso de confidencialidade para e-mail enfatiza a natureza confidencial da mensagem. A isenção de responsabilidade significa que o e-mail pode conter informações confidenciais ou privilegiadas, portanto, destina-se apenas ao destinatário nomeado.
Uma isenção de responsabilidade por e-mail de confidencialidade é comum em comunicações financeiras, jurídicas e de saúde. Inclui instruções para recebimento incorreto e proibição de uso ou disseminação não autorizada.
Aqui está um exemplo de um instituto financeiro:
Modelo # 1
Aviso confidencial:
O conteúdo deste e-mail, incluindo quaisquer anexos, é confidencial e privilegiado. Destina-se apenas ao indivíduo ou entidade acima mencionado. Você não pode divulgar, copiar, distribuir ou usar o e-mail se não for o destinatário correto.
Envie-nos um e-mail de acompanhamento se você acredita que este e-mail é um erro para que possamos atualizar nossos registros. Depois disso, exclua este e-mail junto com todos os backups ou duplicatas. Obrigado pela sua cooperação.
[Nome da empresa]
Distorção negligente
Este tipo de isenção de responsabilidade por e-mail é uma precaução legal para evitar possíveis responsabilidades legais. Informa ao destinatário que o remetente está apenas tentando fornecer informações com o melhor de seu conhecimento, mas, como não é especialista, o e-mail pode conter informações imprecisas ou erros não intencionais.
Modelo nº 2:
A [Nome da Empresa] tomou os devidos cuidados para garantir a precisão das informações fornecidas neste e-mail. No entanto, o remetente não faz qualquer declaração sobre a integralidade, adequação ou adequação das informações fornecidas. Portanto, nenhum dever de diligência é devido e o remetente não aceita qualquer responsabilidade por omissões ou distorções negligentes. Portanto, é importante que o destinatário exerça o seu julgamento ou procure aconselhamento profissional adequado antes de agir com base em qualquer informação fornecida.
Isenção de responsabilidade por e-mail do GDPR
O Regulamento Geral de Proteção de Dados é um regulamento abrangente de proteção de dados na Europa. Não contém regras para isenções de responsabilidade por e-mail, mas impõe obrigações no tratamento de dados.
Portanto, a criação de uma isenção de responsabilidade por e-mail do GDPR garante aos clientes que seus dados estão seguros com você. Também lhes dá o direito de escolher como você gerencia seus dados.
Abaixo está um exemplo de isenção de responsabilidade em conformidade com GDPR. Afirma que o cliente concorda em receber e-mails da organização e também oferece a oportunidade de revisar as preferências de e-mail.
Modelo nº 3:
Este email está sujeito ao Regulamento Geral de Proteção de Dados. Para saber como usamos informações pessoais, você pode revisar nossa política de privacidade aqui [inserir link].
Isenção de responsabilidade por e-mail sobre transmissão de vírus
Se o seu e-mail incluir anexos e links, você poderá anexar um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail sobre vírus. Informa ao destinatário que sua empresa não será responsável se um vírus ou malware se espalhar pelo e-mail.
Este tipo de isenção de responsabilidade permite lembrar os destinatários de tomar precauções de segurança. Inclui o uso de software antivírus e sua atualização regular.
Modelo nº 4:
O remetente tomou precauções razoáveis para evitar vírus neste e-mail. No entanto, [sua empresa] não se responsabiliza por perdas ou danos causados por este e-mail. Verifique se há vírus antes de clicar em links ou baixar anexos.
Isenção de responsabilidade por e-mail da HIPAA
A comunicação por e-mail carece de criptografia, o que torna os dados confidenciais vulneráveis em trânsito. A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) exige confidencialidade. Portanto, é necessária uma isenção de responsabilidade de privacidade de e-mail.
A isenção de responsabilidade deve informar aos destinatários que o e-mail não é totalmente seguro. Portanto, se desejarem responder utilizando qualquer tipo de PHI (informações de saúde protegidas), o farão por sua própria conta e risco.
Modelo nº 5:
A HIPAA não garante a segurança das comunicações por e-mail. Para compartilhar PHI com segurança, use nosso Portal do Paciente em conformidade com HIPAA em [inserir URL]. Entre em contato com nosso escritório pelo telefone [número de telefone].
Revise nossas Práticas de Privacidade em [inserir URL] sobre como proteger informações de saúde protegidas. Entre em contato com nosso Diretor de Privacidade em [e-mail/telefone] caso tenha alguma dúvida ou preocupação. Agradecemos sua ajuda para nos ajudar a manter a privacidade e a segurança dos cuidados de saúde.
Isenção de responsabilidade de cancelamento de assinatura de e-mail
Através da Lei CAN-SPAM de 2003, os clientes podem impedir que você envie mensagens comerciais. Seus modelos de boletins informativos ou campanhas de marketing por e-mail devem fornecer instruções claras para cancelar a assinatura. Este link permite que os destinatários optem por não receber e-mails futuros.
Modelo # 6:
Para cancelar a assinatura de futuros e-mails de marketing da [Empresa], clique no link de cancelamento de assinatura abaixo.
[Link de cancelamento de inscrição]
Como alternativa, você pode enviar sua solicitação por e-mail para [e-mail da empresa] ou ligar para [número de telefone].
Isenção de responsabilidade por e-mail
Este tipo de isenção de responsabilidade limita a sua responsabilidade em determinadas circunstâncias. Define o âmbito da sua responsabilidade como remetente. Ele também define as expectativas do destinatário sobre como ele usa ou interpreta o conteúdo do seu e-mail.
Uma declaração de responsabilidade típica reconhece que sua empresa não é responsável por erros ou omissões em seu e-mail. Também pode indicar que o e-mail não constitui aconselhamento jurídico ou profissional.
Modelo # 7:
O conteúdo deste e-mail é apenas para fins informativos. Não constitui aconselhamento profissional. [Sua organização] não garante sua precisão, integridade ou atualidade.
O remetente deste e-mail não assume qualquer responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou imprecisões no conteúdo ou por quaisquer consequências decorrentes do uso ou confiança nas informações fornecidas. Qualquer ação tomada com base no conteúdo deste e-mail é por sua conta e risco.
Isenção de responsabilidade por e-mail de aviso ambiental
Outras isenções de responsabilidade protegem você de multas e ações judiciais. No entanto, um aviso ambiental mostra o seu compromisso com a sustentabilidade. Ele incentiva os destinatários a adotarem a comunicação sem papel e imprimirem e-mails somente quando necessário.
Modelo # 8:
Por favor pense no meio ambiente antes de imprimir este e-mail. Se for necessária uma cópia impressa, garanta o descarte ou reciclagem responsável.
Isenção de responsabilidade por e-mail de opinião
Se os funcionários enviarem boletins informativos em seu nome, você poderá usar um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail. Ele separa as opiniões do remetente daquelas da organização. Portanto, sua organização não pode ser responsabilizada com base no conteúdo do e-mail.
Modelo # 9:
As opiniões expressas neste e-mail são de responsabilidade do remetente. Eles não refletem a posição ou opiniões oficiais de [Sua Organização]. Qualquer conteúdo fornecido neste e-mail é apenas para fins informativos. Portanto, não considere este conselho oficial ou padronizado.
Isenção de responsabilidade por e-mail de marketing automatizado
É importante divulgar que sua campanha de email marketing é automatizada. Limita a sua responsabilidade por quaisquer anomalias. Além disso, forneça detalhes de suporte humano ao cliente para preocupações ou dúvidas.
Modelo # 10:
Este e-mail foi gerado automaticamente pelo sistema de automação de marketing da [Sua Empresa]. Por favor, não responda diretamente a este e-mail. Você pode entrar em contato com o Suporte ao Cliente em [endereço de e-mail] ou ligar para [número de telefone].
Embrulhar
As isenções de responsabilidade por e-mail podem parecer mais uma cópia miúda. No entanto, eles servem a propósitos importantes, como confidencialidade, segurança e responsabilidade. As isenções de responsabilidade por e-mail não são obrigatórias, mas mostram aos destinatários que você deseja mitigar os riscos. Eles também evitam o uso indevido de informações e definem expectativas claras em relação ao conteúdo do seu e-mail.
Use nossos exemplos e modelos de isenção de responsabilidade por e-mail como ponto de partida e revise-os com base na relevância, legibilidade e aplicabilidade.
Retirado de Omnisend
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