Владельцы бизнеса часто считают, что общее и универсальное заявление об отказе от ответственности по электронной почте обеспечивает достаточную защиту. Однако этот чрезмерно упрощенный подход часто дает ложное чувство безопасности.
Чтобы обеспечить максимальную эффективность, индивидуальные заявления об отказе от ответственности по электронной почте должны быть тщательно составлены. Они должны соответствовать местоположению вашего предприятия, отраслевым нормам и отраслевым рискам.
Переписка по электронной почте имеет юридические последствия в отношении конфиденциальности, использования лицензированного контента, мнений и многого другого. Следовательно, неточное заявление об отказе от ответственности может стать ответственностью при рассмотрении судебного процесса или инцидентов с данными.
Как видите, неэффективное и общее заявление об отказе от ответственности по электронной почте может оказаться контрпродуктивным. Однако создание успешного заявления об отказе от ответственности для вашего бизнеса может оказаться непростой задачей.
Чтобы помочь вам начать работу, мы обсудим необходимость хорошего сообщения об отказе от ответственности. Мы также предоставим список из десяти бесплатных шаблонов, которые помогут вам при составлении заявления об отказе от ответственности по электронной почте.
Давай погрузимся.
Что такое отказ от ответственности по электронной почте?
Отказ от ответственности по электронной почте — это заявление, которое можно найти в нижнем колонтитуле электронного письма. В заявлении об отказе от ответственности по электронной почте сообщается информация о содержании и использовании электронного письма, а также излагаются условия его отправки.
Хорошо продуманные заявления об отказе от ответственности по электронной почте снижают риски как для отправителя, так и для получателя. Отправитель защищен от юридической ответственности за любые ошибки. Это также защищает отправителя от непредвиденных последствий, связанных с содержанием электронного письма.
С другой стороны, получатели информируются об ожиданиях относительно конфиденциальности и использования отправляемых конфиденциальных данных.
В результате, если получатель неправильно использует содержимое электронного письма, вы освобождаетесь от судебных исков. Отказ от ответственности по электронной почте различается, но часто они заключаются в следующем:
- Предоставьте рекомендации по неправильно направленным электронным письмам
- Установите право собственности на авторские права на контент
- Уточните, что электронное письмо не является юридически обязывающим соглашением.
- Сообщите получателю, что взгляды, выраженные в электронном письме, принадлежат отправителю, а не его работодателю.
Требуются ли по закону заявления об отказе от ответственности по электронной почте?
Хотя в некоторых регионах отказ от ответственности по электронной почте может не потребоваться, это все же мера предосторожности. В следующих регионах действуют особые законы об отказе от ответственности в отношении электронной почты:
Европе
Общий регламент по защите данных (GDPR) требует, чтобы получатели давали свое согласие на получение вашей электронной почты и могли легко отказаться от нее. Вы можете включить ссылку для отказа от подписки в уведомление о конфиденциальности электронной почты. Это позволяет получателям отказаться от ваших списков адресов электронной почты или выбрать тип получаемых сообщений.
США
Некоторые законы США требуют включения конфиденциального заявления об отказе от ответственности по электронной почте. К ним относятся Федеральный закон об управлении информационной безопасностью, Закон Техаса о публичной информации и Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей.
Когда использовать отказ от ответственности по электронной почте
Вы можете использовать заявление об отказе от ответственности по электронной почте, чтобы указать, что получатель электронной почты имеет право делать с содержимым. Он также может решать другие вопросы, такие как ответственность работодателя и конфиденциальность. Мы выделили некоторые ситуации, когда вы можете использовать отказ от ответственности по электронной почте:
- Конфиденциальная информация: Уведомляйте получателей конфиденциальной или частной информации. Всегда уведомляйте их, используя электронное письмо с заявлением о конфиденциальности. Это важно при обмене финансовыми данными, юридической информацией или конфиденциальными сведениями о бизнесе.
- Соблюдение законов о защите данных: Поддерживайте прозрачность в сборе, обработке и использовании данных. Такие правила, как GDPR и FISMA, требуют прозрачности ваших заявлений об отказе от ответственности. Следовательно, добавление заявления об отказе от ответственности позволяет вам соблюдать требования.
- Отраслевые правила: Такие отрасли, как здравоохранение, требуют включения заявления об отказе от ответственности по электронной почте. Невыполнение этого требования может повлечь за собой крупные штрафы и пени.
- Предупреждение о вирусах и безопасности: используйте заявление об отказе от ответственности по электронной почте, чтобы предупредить получателей о необходимости проверять вложения и URL-адреса на наличие вирусов перед их загрузкой. Также заявите, что вы не несете ответственности за любой ущерб, причиненный вредоносным программным обеспечением.
- Никакого заключения договора: На ранних стадиях переговоров подчеркните, что общение не является обязательным. Это предотвращает предполагаемые договорные соглашения в будущем.
- Авторские права и использование: Включение соответствующей терминологии авторского права в заявление об отказе от ответственности может решить проблему плагиата. Это также помогает продемонстрировать приверженность вашей организации соблюдению прав интеллектуальной собственности.
- Отношения адвокат-клиент: Общение по электронной почте между адвокатами и клиентами является конфиденциальным и защищенным. Уведомление о конфиденциальности по электронной почте заранее подтверждает эту привилегию. Он также предупреждает третьи стороны о том, что контент является конфиденциальным, если они получили его по ошибке.
10 распространенных отказов от ответственности по электронной почте с шаблонами
В этом разделе мы рассмотрим десять бесплатных шаблонов, которые вы можете использовать. Однако важно обратиться за юридической помощью и убедиться, что ваше заявление об отказе от ответственности по электронной почте соответствует нормам вашего региона.
Отказ от ответственности по электронной почте о конфиденциальности
При составлении уведомления о конфиденциальности электронной почты подчеркивается конфиденциальный характер сообщения. Заявление об отказе от ответственности означает, что электронное письмо может содержать конфиденциальную или конфиденциальную информацию, поэтому оно предназначено только для указанного получателя.
Отказ от ответственности по электронной почте часто встречается в финансовых, юридических и медицинских сообщениях. Он включает инструкции по неправильному получению и запрету несанкционированного использования или распространения.
Вот пример из финансового института:
Шаблон № 1
Конфиденциальное уведомление:
Содержимое этого электронного письма, включая все вложения, является конфиденциальным и защищенным. Он предназначен только для физического или юридического лица, указанного выше. Вы не можете раскрывать, копировать, распространять или использовать электронное письмо, если вы не являетесь его получателем.
Если вы считаете, что это письмо является ошибкой, отправьте нам дополнительное электронное письмо, чтобы мы могли обновить наши записи. После этого удалите это письмо вместе со всеми резервными копиями и дубликатами. Спасибо за ваше сотрудничество.
[Название компании]
Небрежное искажение
Этот тип заявления об отказе от ответственности по электронной почте является юридической мерой предотвращения потенциальной юридической ответственности. Он сообщает получателю, что отправитель пытается предоставить информацию только в меру своих знаний, но, поскольку он не является экспертом, электронное письмо может содержать неточную информацию или непреднамеренные ошибки.
Шаблон №2:
[Название компании] предприняло разумные меры для обеспечения точности информации, представленной в этом электронном письме. Однако отправитель не делает никаких заявлений о полноте, пригодности или адекватности предоставленной информации. Таким образом, отправитель не несет никакой ответственности за упущения или искажения по неосторожности. Поэтому важно, чтобы получатель высказал свое мнение или обратился за соответствующей профессиональной консультацией, прежде чем действовать на основании предоставленной информации.
Отказ от ответственности по электронной почте GDPR
Общий регламент по защите данных — это комплексный регламент по защите данных в Европе. Он не содержит правил для отказа от ответственности по электронной почте, но налагает обязательства по обработке данных.
Таким образом, создание заявления об отказе от ответственности в соответствии с GDPR по электронной почте гарантирует клиентам, что их данные при вас в безопасности. Это также дает им право выбирать, как вы управляете их данными.
Ниже приведен пример заявления об отказе от ответственности в соответствии с GDPR. В нем говорится, что клиент соглашается получать электронные письма от организации, а также предоставляется возможность просмотреть настройки электронной почты.
Шаблон №3:
На это электронное письмо распространяется действие Общего регламента защиты данных. Чтобы узнать, как мы используем личную информацию, вы можете ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности здесь [вставить ссылку].
Отказ от ответственности по электронной почте о передаче вируса
Если ваше электронное письмо содержит вложения и ссылки, вы можете прикрепить уведомление об отказе от ответственности за вирус. Он информирует получателя о том, что ваша компания не будет нести ответственности в случае распространения вируса или вредоносного ПО по электронной почте.
Этот тип заявления об отказе от ответственности позволяет напомнить получателям о необходимости принятия мер безопасности. Это включает в себя использование антивирусного программного обеспечения и регулярное его обновление.
Шаблон №4:
Отправитель принял разумные меры предосторожности для предотвращения попадания вирусов в это письмо. Однако [ваша компания] не несет ответственности за убытки или ущерб, причиненные этим электронным письмом. Пожалуйста, проверьте наличие вирусов, прежде чем переходить по ссылкам или загружать вложения.
Отказ от ответственности по электронной почте HIPAA
В электронной почте отсутствует шифрование, что делает конфиденциальные данные уязвимыми при передаче. Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует конфиденциальности. Таким образом, необходим отказ от ответственности за конфиденциальность электронной почты.
Заявление об отказе от ответственности должно информировать получателей о том, что электронная почта не является полностью безопасной. Таким образом, если они хотят ответить, используя какую-либо PHI (защищенную медицинскую информацию), они делают это на свой страх и риск.
Шаблон №5:
HIPAA не гарантирует безопасность сообщений электронной почты. Для безопасного обмена закрытой медицинской информацией воспользуйтесь нашим порталом для пациентов, соответствующим требованиям HIPAA, по адресу [вставьте URL]. Свяжитесь с нашим офисом по телефону [номер телефона].
Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими правилами конфиденциальности по адресу [вставить URL] по защите защищенной медицинской информации. Если у вас возникнут вопросы или проблемы, свяжитесь с нашим специалистом по конфиденциальности по адресу [электронная почта/телефон]. Мы ценим вашу помощь в обеспечении конфиденциальности и безопасности медицинских услуг.
Отказаться от подписки по электронной почте
Благодаря Закону о CAN-SPAM 2003 года клиенты могут запретить вам отправлять коммерческие сообщения. Ваши шаблоны информационных бюллетеней или маркетинговые кампании по электронной почте должны содержать четкие инструкции по отказу от подписки. Эта ссылка позволяет получателям отказаться от получения писем в будущем.
Шаблон № 6:
Чтобы отказаться от подписки на будущие маркетинговые электронные письма от [Компании], нажмите ссылку отказа от подписки ниже.
[Ссылка для отмены подписки]
Кроме того, вы можете отправить свой запрос по электронной почте на [адрес электронной почты компании] или позвонить на [номер телефона].
Отказ от ответственности по электронной почте
Этот тип отказа от ответственности ограничивает вашу ответственность при определенных обстоятельствах. Оно определяет объем вашей ответственности как отправителя. Он также определяет ожидания получателей относительно того, как они будут использовать или интерпретировать содержимое вашей электронной почты.
Типичное заявление об ответственности подтверждает, что ваша компания не несет ответственности за ошибки или упущения в вашей электронной почте. В нем также может быть указано, что электронное письмо не представляет собой юридическую или профессиональную консультацию.
Шаблон № 7:
Содержание этого письма предназначено только для информационных целей. Это не является профессиональной консультацией. [Ваша организация] не гарантирует ее точность, полноту и своевременность.
Отправитель этого электронного письма не несет ответственности за любые ошибки, упущения или неточности в содержании, а также за любые последствия, возникающие в результате использования или доверия предоставленной информации. Любые действия, предпринятые на основании содержания этого письма, вы осуществляете на свой страх и риск.
Отказ от ответственности по электронной почте с экологическим уведомлением
Другие заявления об отказе от ответственности защищают вас от штрафов и судебных исков. Однако экологическое уведомление свидетельствует о вашей приверженности принципам устойчивого развития. Он призывает получателей использовать безбумажную коммуникацию и распечатывать электронные письма только при необходимости.
Шаблон № 8:
Пожалуйста, обратите внимание на окружающую среду, прежде чем распечатать это письмо. Если необходима бумажная копия, обеспечьте ответственную утилизацию или переработку.
Отказ от ответственности по электронной почте
Если сотрудники отправляют информационные бюллетени от вашего имени, вы можете использовать отказ от ответственности по электронной почте. Он отделяет точку зрения отправителя от точки зрения организации. Следовательно, ваша организация не может нести ответственность за содержание электронного письма.
Шаблон № 9:
Мнения, выраженные в этом письме, принадлежат отправителю. Они не отражают официальную позицию или мнение [Вашей организации]. Любой контент, представленный в этом электронном письме, предназначен только для информационных целей. Поэтому не считайте это авторитетным или стандартизированным советом.
Отказ от ответственности за автоматическое маркетинговое электронное письмо
Важно сообщить, что ваша маркетинговая кампания по электронной почте автоматизирована. Это ограничивает вашу ответственность за любые аномалии. Кроме того, предоставьте подробную информацию о поддержке клиентов в случае проблем или вопросов.
Шаблон № 10:
Это электронное письмо было автоматически создано системой автоматизации маркетинга [Вашей компании]. Пожалуйста, не отвечайте напрямую на это письмо. Вы можете связаться со службой поддержки клиентов по [адрес электронной почты] или позвонить по [номер телефона].
Заворачивать
Отказ от ответственности по электронной почте может показаться еще одним мелким шрифтом. Однако они служат важным целям, таким как конфиденциальность, безопасность и ответственность. Заявления об отказе от ответственности по электронной почте не являются обязательными, однако они показывают получателям, что вы хотите снизить риски. Они также предотвращают неправомерное использование информации и устанавливают четкие требования к содержанию вашей электронной почты.
Используйте наши примеры и шаблоны отказов от ответственности по электронной почте в качестве отправной точки и проверяйте их на предмет релевантности, читабельности и применимости.
Источник из Omnisend
Отказ от ответственности: информация, изложенная выше, предоставлена omnisend.com независимо от Alibaba.com. Alibaba.com не делает никаких заявлений и не дает никаких гарантий относительно качества и надежности продавца и продукции.
