غالبًا ما يعتقد أصحاب الأعمال أن إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني العام والموحد الذي يناسب الجميع يوفر حماية كافية. ومع ذلك، فإن هذا النهج المفرط في التبسيط غالبا ما يوفر شعورا زائفا بالأمان.
يجب صياغة إخلاء المسؤولية المخصصة عبر البريد الإلكتروني بعناية لتكون الأكثر فعالية. ويجب أن تتوافق مع موقع عملك ولوائح الصناعة والمخاطر الخاصة بالصناعة.
الاتصالات عبر البريد الإلكتروني لها آثار قانونية فيما يتعلق بالسرية واستخدام المحتوى المرخص والآراء والمزيد. وبالتالي، يمكن أن يصبح إخلاء المسؤولية غير الدقيق مسؤولية عند التعامل مع دعوى قضائية أو حوادث بيانات.
كما ترون، فإن إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني غير الفعال والعامة يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية. ومع ذلك، قد يكون من الصعب صياغة إخلاء مسؤولية ناجح لشركتك.
ولمساعدتك على البدء، سنناقش الحاجة إلى رسالة إخلاء مسؤولية جيدة. سنقدم أيضًا قائمة بعشرة نماذج مجانية لإرشادك عند صياغة إخلاء المسؤولية في بريدك الإلكتروني.
دعونا الغوص في.
ما هو إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني؟
إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني هو عبارة موجودة في تذييل البريد الإلكتروني. ينقل إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني معلومات حول محتوى البريد الإلكتروني واستخدامه، ويحدد الشروط والأحكام الخاصة بإرسال البريد الإلكتروني.
إن إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني المصمم بشكل جيد يقلل من المخاطر لكل من المرسل والمستلم. المرسل محمي من المسؤولية القانونية عن أي أخطاء. كما أنه يحمي المرسل من العواقب غير المتوقعة الناتجة عن محتوى البريد الإلكتروني.
ومن ناحية أخرى، يتم إعلام المستلمين بالتوقعات المتعلقة بالخصوصية واستخدام البيانات الحساسة التي يتم إرسالها.
ونتيجة لذلك، إذا أساء المتلقي استخدام محتوى البريد الإلكتروني، فأنت معفى من الدعاوى القضائية. تختلف إخلاءات المسؤولية عبر البريد الإلكتروني ولكنها غالبًا ما تقوم بما يلي:
- تقديم إرشادات لرسائل البريد الإلكتروني الموجهة بشكل خاطئ
- إثبات ملكية حقوق الطبع والنشر للمحتوى
- وضح أن البريد الإلكتروني ليس اتفاقية ملزمة قانونًا.
- أخبر المستلم أن الآراء الواردة في البريد الإلكتروني تخص المرسل وليس صاحب العمل.
هل إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني مطلوب قانونيًا؟
في حين أن بعض المناطق قد لا تحتاج إلى إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني، إلا أنه لا يزال إجراءً احترازيًا. المناطق التالية لديها قوانين محددة لإخلاء المسؤولية القانونية عن البريد الإلكتروني:
أوروبا
تفرض اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على المستلمين الاشتراك في بريدك الإلكتروني على وجه التحديد، ويمكنهم إلغاء الاشتراك بسهولة. يمكنك تضمين رابط إلغاء الاشتراك في إشعار سرية البريد الإلكتروني الخاص بك. يتيح ذلك للمستلمين إلغاء الاشتراك في قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك أو اختيار نوع الرسائل التي يتلقونها.
الولايات المتحدة
تفرض العديد من القوانين في الولايات المتحدة تضمين إخلاء المسؤولية السري عن البريد الإلكتروني. وهي تشمل قانون إدارة أمن المعلومات الفيدرالي، وقانون تكساس للمعلومات العامة، وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا.
متى يجب استخدام إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني
يمكنك استخدام إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني لتوضيح ما يحق لمستلم البريد الإلكتروني فعله بالمحتوى. ويمكنه أيضًا معالجة مشكلات أخرى، مثل مسؤولية صاحب العمل والخصوصية. لقد سلطنا الضوء على بعض المواقف التي يمكنك فيها استخدام إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني:
- معلومات سرية: إخطار المستلمين بالمعلومات الحساسة أو الخاصة. قم بإبلاغهم دائمًا باستخدام رسالة البريد الإلكتروني الخاصة ببيان السرية. يعد هذا أمرًا مهمًا عند مشاركة البيانات المالية أو المعلومات القانونية أو تفاصيل الأعمال الخاصة.
- الامتثال لقوانين حماية البيانات: الحفاظ على الشفافية في جمع البيانات ومعالجتها واستخدامها. تنص اللوائح مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون FISMA على أن تكون إخلاء المسؤولية الخاصة بك شفافة. ومن ثم، فإن إضافة إخلاء المسؤولية يمكّنك من البقاء متوافقًا.
- لوائح الصناعة: تتطلب الصناعات مثل الرعاية الصحية تضمين إخلاء المسؤولية في البريد الإلكتروني. قد يؤدي عدم الامتثال إلى غرامات وعقوبات باهظة.
- تحذير من الفيروسات والأمن: استخدم إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني لتحذير المستلمين للتحقق من المرفقات وعناوين URL بحثًا عن الفيروسات قبل تنزيلها. اذكر أيضًا أنك لست مسؤولاً عن أي ضرر تسببه البرامج الضارة.
- لا تكوين العقد: في المراحل الأولى من المفاوضات، أوضح أن الرسالة غير ملزمة. ويمنع الاتفاقيات التعاقدية المفترضة في المستقبل.
- حقوق الطبع والنشر والاستخدام: إن تضمين مصطلحات حقوق الطبع والنشر ذات الصلة في إخلاء المسؤولية الخاص بك يمكن أن يعالج مخاوف الانتحال. كما أنه يساعد على إيصال التزام مؤسستك باحترام حقوق الملكية الفكرية.
- العلاقة بين المحامي وموكله: التواصل عبر البريد الإلكتروني بين المحامين والموكلين هو أمر سري ومميز. يؤكد إشعار السرية عبر البريد الإلكتروني على هذا الامتياز مقدمًا. كما أنه ينبه الأطراف الثالثة إلى أن المحتوى حساس إذا استلموه عن طريق الخطأ.
10 إخلاءات شائعة للبريد الإلكتروني مع القوالب
في هذا القسم، سنستكشف عشرة نماذج مجانية يمكنك استخدامها. ومع ذلك، فمن المهم طلب التوجيه القانوني والتحقق من أن إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني الخاص بك يتوافق مع اللوائح المعمول بها في منطقتك.
إخلاء المسؤولية عن سرية البريد الإلكتروني
تؤكد صياغة إشعار السرية للبريد الإلكتروني على الطبيعة السرية للرسالة. يشير إخلاء المسؤولية إلى أن البريد الإلكتروني قد يحتوي على معلومات حساسة أو مميزة، لذا فهو مخصص فقط للمستلم المحدد.
يعد إخلاء المسؤولية عن سرية البريد الإلكتروني أمرًا شائعًا في الاتصالات المالية والقانونية والرعاية الصحية. ويتضمن تعليمات للاستلام غير الصحيح وحظر الاستخدام أو النشر غير المصرح به.
إليك مثال من معهد مالي:
النموذج رقم 1
إشعار سري:
يعتبر محتوى هذا البريد الإلكتروني، بما في ذلك أي مرفقات، سريًا ومتميزًا. إنه مخصص فقط للفرد أو الكيان المذكور أعلاه. لا يمكنك الكشف عن البريد الإلكتروني أو نسخه أو توزيعه أو استخدامه إذا لم تكن المستلم المناسب.
أرسل لنا بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إذا كنت تعتقد أن هذا البريد الإلكتروني خطأ حتى نتمكن من تحديث سجلاتنا. بعد ذلك، قم بحذف هذا البريد الإلكتروني مع أي نسخ احتياطية أو مكررة. شكرا لتعاونكم.
[اسم الشركة]
خطأ مهمل
يعد هذا النوع من إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني إجراءً قانونيًا لمنع المسؤولية القانونية المحتملة. إنه يُعلم المستلم بأن المرسل يحاول فقط تقديم المعلومات على حد علمه، ولكن نظرًا لأنهم ليسوا خبراء، فقد تحتوي رسالة البريد الإلكتروني على معلومات غير دقيقة أو أخطاء غير مقصودة.
النموذج رقم 2:
لقد بذلت [اسم الشركة] عناية معقولة لضمان دقة المعلومات المقدمة في هذه الرسالة الإلكترونية. ومع ذلك، لا يقدم المرسل أي تأكيدات حول اكتمال أو ملاءمة أو كفاية المعلومات المقدمة. ومن ثم، لا يوجد أي واجب رعاية ولا يقبل المرسل أي مسؤولية عن الإغفال أو التحريف الناتج عن الإهمال. ولذلك من المهم أن يمارس المتلقي حكمه أو يطلب المشورة المهنية المناسبة قبل التصرف بناءً على أي معلومات مقدمة.
إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني الناتج عن اللائحة العامة لحماية البيانات
اللائحة العامة لحماية البيانات هي لائحة شاملة لحماية البيانات في أوروبا. ولا تحتوي على قواعد لإخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني، ولكنها تفرض التزامات على معالجة البيانات.
لذلك، فإن إنشاء إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني الخاص باللائحة العامة لحماية البيانات يؤكد للعملاء أن بياناتهم آمنة معك. كما يمنحهم الحق في اختيار كيفية إدارة بياناتهم.
فيما يلي مثال على إخلاء المسؤولية المتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). ينص على أن العميل يوافق على تلقي رسائل البريد الإلكتروني من المنظمة ويوفر أيضًا فرصة لمراجعة تفضيلات البريد الإلكتروني.
النموذج رقم 3:
يخضع هذا البريد الإلكتروني للائحة العامة لحماية البيانات. لمعرفة كيفية استخدامنا للمعلومات الشخصية، يمكنك مراجعة سياسة الخصوصية الخاصة بنا هنا [أدخل الرابط].
إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني الخاص بنقل الفيروسات
إذا كان بريدك الإلكتروني يتضمن مرفقات وروابط، فيمكنك إرفاق إخلاء المسؤولية عن الفيروسات في البريد الإلكتروني. إنه يعلم المستلم أن شركتك لن تكون مسؤولة في حالة انتشار فيروس أو برامج ضارة عبر البريد الإلكتروني.
يتيح لك هذا النوع من إخلاء المسؤولية تذكير المستلمين باتخاذ الاحتياطات الأمنية. ويشمل ذلك استخدام برامج مكافحة الفيروسات وتحديثها بانتظام.
النموذج رقم 4:
اتخذ المرسل الاحتياطات المعقولة لمنع الفيروسات في هذا البريد الإلكتروني. ومع ذلك، لا تتحمل [شركتك] أي مسؤولية عن أي خسارة أو ضرر ناجم عن هذا البريد الإلكتروني. يرجى التحقق من وجود فيروسات قبل النقر على الروابط أو تنزيل المرفقات.
إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني الخاص بـ HIPAA
تفتقر الاتصالات عبر البريد الإلكتروني إلى التشفير، مما يجعل البيانات الحساسة عرضة للخطر أثناء النقل. يتطلب قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) السرية. وبالتالي، فإن إخلاء المسؤولية عن خصوصية البريد الإلكتروني ضروري.
يجب أن يُعلم إخلاء المسؤولية المستلمين بأن البريد الإلكتروني ليس آمنًا تمامًا. لذا، إذا كانوا يرغبون في الاستجابة باستخدام أي نوع من المعلومات الصحية المحمية، فإنهم يفعلون ذلك على مسؤوليتهم الخاصة.
النموذج رقم 5:
لا تضمن HIPAA سلامة اتصالات البريد الإلكتروني. لمشاركة المعلومات الصحية المحمية بشكل آمن، يرجى استخدام بوابة المرضى المتوافقة مع قانون HIPAA على [insert url]. اتصل بمكتبنا عبر الهاتف على [رقم الهاتف].
يرجى مراجعة ممارسات الخصوصية لدينا على [insert url] بشأن حماية المعلومات الصحية المحمية. اتصل بمسؤول الخصوصية لدينا على [البريد الإلكتروني/الهاتف] إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات. نحن نقدر مساعدتك في مساعدتنا في الحفاظ على خصوصية الرعاية الصحية وأمانها.
إلغاء الاشتراك في إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني
من خلال قانون CAN-SPAM لعام 2003، يمكن للعملاء منعك من إرسال رسائل تجارية. يجب أن توفر قوالب الرسائل الإخبارية أو حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني تعليمات واضحة لإلغاء الاشتراك. يمكّن هذا الارتباط المستلمين من إلغاء الاشتراك في تلقي رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية.
النموذج رقم 6:
لإلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني التسويقية المستقبلية من [الشركة]، يرجى النقر فوق رابط إلغاء الاشتراك أدناه.
[رابط إلغاء الاشتراك]
وبدلاً من ذلك، يمكنك إرسال طلبك بالبريد الإلكتروني إلى [البريد الإلكتروني للشركة] أو الاتصال بـ [رقم الهاتف].
إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني
هذا النوع من إخلاء المسؤولية يحد من مسؤوليتك في ظل ظروف معينة. فهو يحدد نطاق مسؤوليتك كمرسل. كما أنه يحدد توقعات المستلم بشأن كيفية استخدام محتوى بريدك الإلكتروني أو تفسيره.
يقر بيان المسؤولية النموذجي بأن شركتك ليست مسؤولة عن الأخطاء أو السهو في بريدك الإلكتروني. وقد يذكر أيضًا أن البريد الإلكتروني لا يشكل نصيحة قانونية أو مهنية.
النموذج رقم 7:
محتوى هذا البريد الإلكتروني هو لأغراض إعلامية فقط. وهو لا يشكل نصيحة مهنية. ولا تضمن [مؤسستك] دقتها أو اكتمالها أو توقيتها.
لا يتحمل مرسل هذا البريد الإلكتروني أي مسؤولية عن أي أخطاء أو سهو أو عدم دقة في المحتوى أو عن أي عواقب تنشأ عن استخدام المعلومات المقدمة أو الاعتماد عليها. أي إجراء يتم اتخاذه بناءً على محتوى هذه الرسالة الإلكترونية يكون على مسؤوليتك الخاصة.
إخلاء المسؤولية عن الإشعار البيئي عبر البريد الإلكتروني
إخلاء المسؤولية الأخرى يحميك من الغرامات والدعاوى القضائية. ومع ذلك، يُظهر الإشعار البيئي التزامك بالاستدامة. إنه يشجع المستلمين على تبني الاتصالات غير الورقية وطباعة رسائل البريد الإلكتروني فقط عند الضرورة.
النموذج رقم 8:
يرجى الاخذ بالاعتبار مصلحة البيئة قبل طباعة هذا البريد الالكتروني، يرجى مراعاة بيئتك قبل طباعة بالبريد الالكتروني. إذا كانت النسخة المطبوعة ضرورية، فتأكد من التخلص منها أو إعادة تدويرها بشكل مسؤول.
إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني للرأي
إذا أرسل الموظفون رسائل إخبارية نيابةً عنك، فيمكنك استخدام إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني الخاص بالرأي. إنه يفصل آراء المرسل عن آراء المنظمة. وبالتالي، قد لا تكون مؤسستك مسؤولة بناءً على محتوى البريد الإلكتروني.
النموذج رقم 9:
الآراء الواردة في هذا البريد الإلكتروني هي آراء المرسل. إنها لا تعكس الموقف أو الآراء الرسمية لـ [مؤسستك]. أي محتوى مقدم في هذا البريد الإلكتروني هو لأغراض إعلامية فقط. وبالتالي، لا تعتبرها نصيحة موثوقة أو موحدة.
إخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني التسويقي الآلي
من المهم الكشف عن أن حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائية. فهو يحد من مسؤوليتك عن أي حالات شاذة. قم أيضًا بتوفير تفاصيل دعم العملاء البشريين للمخاوف أو الأسئلة.
النموذج رقم 10:
تم إنشاء هذا البريد الإلكتروني تلقائيًا بواسطة نظام أتمتة التسويق [الخاص بشركتك]. رجاء، لا ترد ردا مباشرا على هذا البريد الالكتروني. يمكنك الاتصال بدعم العملاء على [عنوان البريد الإلكتروني] أو الاتصال بـ [رقم الهاتف].
لف
قد يبدو إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني بمثابة جزء آخر من المطبوعات الدقيقة. ومع ذلك، فهي تخدم أغراضًا مهمة، مثل السرية والأمن والمسؤولية. إن إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني ليس إلزاميًا، ولكنه يُظهر للمستلمين أنك تريد التخفيف من المخاطر. كما أنها تمنع إساءة استخدام المعلومات وتضع توقعات واضحة حول محتوى بريدك الإلكتروني.
استخدم أمثلة وقوالب إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني كنقطة بداية، وقم بمراجعتها بناءً على مدى ملاءمتها وسهولة قراءتها وقابلية تنفيذها.
مصدر من Omnisend
إخلاء المسؤولية: يتم توفير المعلومات المذكورة أعلاه بواسطة omnisend.com بشكل مستقل عن Alibaba.com. لا تقدم Alibaba.com أي تعهدات أو ضمانات فيما يتعلق بجودة وموثوقية البائع والمنتجات.
