Les propriétaires d’entreprise pensent souvent qu’une clause de non-responsabilité générique et universelle offre une protection suffisante. Cependant, cette approche trop simpliste donne souvent un faux sentiment de sécurité.
Les clauses de non-responsabilité personnalisées par courrier électronique doivent être soigneusement rédigées pour être les plus efficaces. Ils doivent s'aligner sur l'emplacement de votre entreprise, les réglementations du secteur et les risques spécifiques au secteur.
Les communications par courrier électronique ont des implications juridiques concernant la confidentialité, l'utilisation du contenu sous licence, les opinions, etc. Par conséquent, une clause de non-responsabilité inexacte peut devenir une responsabilité en cas de procès ou d’incidents liés aux données.
Comme vous pouvez le constater, une clause de non-responsabilité inefficace et générique par courrier électronique peut être contre-productive. Cependant, rédiger une clause de non-responsabilité réussie pour votre entreprise peut s’avérer difficile.
Pour vous aider à démarrer, nous discuterons de la nécessité d’un bon message de non-responsabilité. Nous fournirons également une liste de dix modèles gratuits pour vous guider lors de la rédaction de votre clause de non-responsabilité par courrier électronique.
Plongeons dedans.
Qu'est-ce qu'une clause de non-responsabilité par courrier électronique ?
Une clause de non-responsabilité par courrier électronique est une déclaration trouvée dans le pied de page d'un courrier électronique. Une clause de non-responsabilité par courrier électronique communique des informations sur le contenu et l'utilisation du courrier électronique, et décrit les termes et conditions d'envoi du courrier électronique.
Des clauses de non-responsabilité bien rédigées réduisent les risques pour l'expéditeur et le destinataire. L'expéditeur est protégé de toute responsabilité légale en cas d'erreurs. Il protège également l'expéditeur des conséquences inattendues résultant du contenu de l'e-mail.
D'autre part, les destinataires sont informés des attentes en matière de confidentialité et d'utilisation des données sensibles envoyées.
En conséquence, si le destinataire abuse du contenu de l’e-mail, vous êtes exempté de poursuites. Les clauses de non-responsabilité par courrier électronique varient, mais elles font souvent ce qui suit :
- Fournir des conseils pour les e-mails mal acheminés
- Établir la propriété des droits d'auteur du contenu
- Précisez que l’e-mail ne constitue pas un accord juridiquement contraignant.
- Informez le destinataire que les opinions exprimées dans l'e-mail sont celles de l'expéditeur et non de son employeur.
Les clauses de non-responsabilité par courrier électronique sont-elles légalement requises ?
Même si certaines zones ne nécessitent pas une clause de non-responsabilité par courrier électronique, il s'agit néanmoins d'une mesure de précaution. Les régions suivantes ont des lois spécifiques sur les clauses de non-responsabilité concernant les e-mails :
Europe
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les destinataires s'inscrivent spécifiquement à votre courrier électronique et puissent facilement se désinscrire. Vous pouvez inclure un lien de désabonnement dans votre avis de confidentialité par courrier électronique. Cela permet aux destinataires de se désinscrire de vos listes de diffusion ou de choisir le type de messages qu'ils reçoivent.
États-Unis
Aux États-Unis, plusieurs lois exigent l'inclusion d'une clause de non-responsabilité confidentielle par courrier électronique. Il s’agit notamment de la Federal Information Security Management Act, de la Texas Public Information Act et de la California Consumer Privacy Act.
Quand utiliser une clause de non-responsabilité par courrier électronique
Vous pouvez utiliser une clause de non-responsabilité par courrier électronique pour indiquer ce qu'un destinataire de courrier électronique est autorisé à faire avec le contenu. Cela peut également aborder d’autres questions, telles que la responsabilité de l’employeur et la vie privée. Nous avons mis en évidence certaines situations dans lesquelles vous pouvez utiliser les clauses de non-responsabilité par courrier électronique :
- Information confidentielle: Informez les destinataires des informations sensibles ou privées. Informez-les toujours en utilisant un e-mail de déclaration de confidentialité. Ceci est important lors du partage de données financières, d’informations juridiques ou de détails commerciaux exclusifs.
- Respect des lois sur la protection des données : Maintenir la transparence dans la collecte, le traitement et l’utilisation des données. Des réglementations telles que le RGPD et la FISMA exigent que vos clauses de non-responsabilité soient transparentes. Par conséquent, l’ajout d’une clause de non-responsabilité vous permet de rester conforme.
- Réglementations de l'industrie: Les secteurs tels que les soins de santé nécessitent l'inclusion de clauses de non-responsabilité par courrier électronique. Le non-respect peut entraîner de lourdes amendes et pénalités.
- Avertissement de virus et de sécurité: utilisez une clause de non-responsabilité par courrier électronique pour avertir les destinataires de vérifier la présence de virus dans les pièces jointes et les URL avant de les télécharger. Indiquez également que vous n'êtes pas responsable des dommages causés par un logiciel malveillant.
- Pas de formation de contrat: Dès les premiers stades des négociations, précisez que la communication n’est pas contraignante. Cela empêche des accords contractuels présumés à l’avenir.
- Droits d'auteur et utilisation : L'inclusion de terminologies pertinentes en matière de droit d'auteur dans votre clause de non-responsabilité peut résoudre les problèmes de plagiat. Cela permet également de communiquer l'engagement de votre organisation à respecter les droits de propriété intellectuelle.
- Relation avocat-client: La communication par courrier électronique entre avocats et clients est confidentielle et privilégiée. Un avis de confidentialité par courrier électronique affirme ce privilège dès le départ. Il avertit également les tiers que le contenu est sensible s'ils l'ont reçu par erreur.
10 clauses de non-responsabilité courantes par courrier électronique avec des modèles
Dans cette section, nous explorerons dix modèles gratuits que vous pouvez utiliser. Cependant, il est important de demander des conseils juridiques et de vérifier que votre clause de non-responsabilité est conforme aux réglementations en vigueur dans votre région.
Avertissement de confidentialité par courrier électronique
La rédaction d'un avis de confidentialité pour un courrier électronique met l'accent sur le caractère confidentiel du message. La clause de non-responsabilité signifie que l'e-mail peut contenir des informations sensibles ou privilégiées et qu'il est donc uniquement destiné au destinataire nommé.
Une clause de non-responsabilité par courrier électronique en matière de confidentialité est courante dans les communications financières, juridiques et de santé. Il comprend des instructions en cas de réception incorrecte et interdit toute utilisation ou diffusion non autorisée.
Voici un exemple provenant d'un institut financier :
Modèle # 1
Avis confidentiel :
Le contenu de cet e-mail, y compris les éventuelles pièces jointes, est confidentiel et privilégié. Il est uniquement destiné à la personne ou à l’entité nommée ci-dessus. Vous ne pouvez pas divulguer, copier, distribuer ou utiliser l'e-mail si vous n'êtes pas le bon destinataire.
Envoyez-nous un e-mail de suivi si vous pensez que cet e-mail est une erreur afin que nous puissions mettre à jour nos dossiers. Après cela, supprimez cet e-mail ainsi que toutes les sauvegardes ou doublons. Merci de votre collaboration.
[Nom de la compagnie]
Inexactitude négligente
Ce type de clause de non-responsabilité par courrier électronique constitue une précaution juridique visant à éviter toute responsabilité légale potentielle. Il informe le destinataire que l'expéditeur essaie uniquement de fournir des informations au meilleur de ses connaissances mais, comme il n'est pas un expert, l'e-mail peut éventuellement contenir des informations inexactes ou des erreurs involontaires.
Modèle n°2 :
[Nom de la société] a pris toutes les précautions nécessaires pour garantir l'exactitude des informations fournies dans cet e-mail. Cependant, l'expéditeur ne fait aucune déclaration quant à l'exhaustivité, à l'adéquation ou à l'adéquation des informations fournies. Par conséquent, aucune obligation de diligence n’est due et l’expéditeur décline toute responsabilité en cas d’omissions ou d’inexactitudes négligentes. Il est donc important que le destinataire exerce son jugement ou demande l'avis d'un professionnel approprié avant d'agir sur la base des informations fournies.
Avis de non-responsabilité par courrier électronique RGPD
Le règlement général sur la protection des données est un règlement complet sur la protection des données en Europe. Il ne contient pas de règles concernant les clauses de non-responsabilité par courrier électronique, mais il impose des obligations en matière de traitement des données.
Ainsi, la création d’une clause de non-responsabilité par courrier électronique RGPD garantit aux clients que leurs données sont en sécurité avec vous. Cela leur donne également le droit de choisir la manière dont vous gérez leurs données.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de clause de non-responsabilité conforme au RGPD. Il indique que le client consent à recevoir des courriels de l'organisation et offre également la possibilité de consulter ses préférences en matière de courrier électronique.
Modèle n°3 :
Cet email est soumis au Règlement Général sur la Protection des Données. Pour savoir comment nous utilisons les informations personnelles, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité ici [insérer le lien].
Avis de non-responsabilité par courrier électronique concernant la transmission de virus
Si votre e-mail comprend des pièces jointes et des liens, vous pouvez joindre une clause de non-responsabilité relative aux virus. Il informe le destinataire que votre entreprise ne sera pas responsable si un virus ou un malware se propage via l'e-mail.
Ce type de clause de non-responsabilité vous permet de rappeler aux destinataires de prendre des précautions de sécurité. Cela inclut l’utilisation d’un logiciel antivirus et sa mise à jour régulière.
Modèle n°4 :
L'expéditeur a pris des précautions raisonnables pour empêcher la présence de virus dans cet e-mail. Cependant, [votre entreprise] décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant de cet e-mail. Veuillez vérifier la présence de virus avant de cliquer sur des liens ou de télécharger des pièces jointes.
Avis de non-responsabilité par courrier électronique HIPAA
Les communications par courrier électronique ne sont pas cryptées, ce qui rend les données sensibles vulnérables lors du transit. La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) exige la confidentialité. Ainsi, une clause de non-responsabilité en matière de confidentialité par courrier électronique est nécessaire.
La clause de non-responsabilité doit informer les destinataires que l'e-mail n'est pas entièrement sécurisé. Ainsi, s’ils souhaitent répondre en utilisant tout type de PHI (informations de santé protégées), ils le font à leurs propres risques.
Modèle n°5 :
HIPAA ne garantit pas la sécurité des communications par courrier électronique. Pour partager des PHI en toute sécurité, veuillez utiliser notre portail patient conforme à la HIPAA à l'adresse [insérer l'url]. Contactez notre bureau par téléphone au [numéro de téléphone].
Veuillez consulter nos pratiques de confidentialité à l'adresse [insérer l'url] concernant la protection des informations de santé protégées. Contactez notre responsable de la confidentialité au [e-mail/téléphone] pour toute question ou préoccupation. Nous apprécions votre aide pour nous aider à maintenir la confidentialité et la sécurité des soins de santé.
Avis de non-responsabilité par e-mail de désabonnement
Grâce à la loi CAN-SPAM de 2003, les clients peuvent vous empêcher d'envoyer des messages commerciaux. Vos modèles de newsletter ou vos campagnes de marketing par e-mail doivent fournir des instructions claires pour vous désinscrire. Ce lien permet aux destinataires de refuser de recevoir de futurs e-mails.
Modèle # 6:
Pour vous désabonner des futurs e-mails marketing de [Entreprise], veuillez cliquer sur le lien de désabonnement ci-dessous.
[Lien de désabonnement]
Vous pouvez également envoyer votre demande par courrier électronique à [e-mail de l'entreprise] ou appeler [numéro de téléphone].
Avis de non-responsabilité par courrier électronique
Ce type de clause de non-responsabilité limite votre responsabilité dans certaines circonstances. Il définit l'étendue de votre responsabilité en tant qu'expéditeur. Il définit également les attentes du destinataire quant à la manière dont il utilise ou interprète le contenu de votre courrier électronique.
Une déclaration de responsabilité typique reconnaît que votre entreprise n'est pas responsable des erreurs ou omissions dans votre courrier électronique. Il peut également indiquer que l'e-mail ne constitue pas un conseil juridique ou professionnel.
Modèle # 7:
Le contenu de cet e-mail est uniquement à titre informatif. Cela ne constitue pas un conseil professionnel. [Votre organisation] ne garantit pas son exactitude, son exhaustivité ou son actualité.
L'expéditeur de cet e-mail n'assume aucune responsabilité pour toute erreur, omission ou inexactitude dans le contenu ou pour toute conséquence découlant de l'utilisation ou de la confiance accordée aux informations fournies. Toute action entreprise en fonction du contenu de cet e-mail est à vos propres risques.
Avis de non-responsabilité par courrier électronique concernant l'avis environnemental
D'autres clauses de non-responsabilité vous protègent des amendes et des poursuites. Cependant, une notice environnementale montre votre engagement en faveur du développement durable. Il encourage les destinataires à adopter la communication sans papier et à imprimer leurs e-mails uniquement lorsque cela est nécessaire.
Modèle # 8:
Pensez à l'environnement avant d'imprimer cet e-mail. Si une copie papier est nécessaire, veillez à une élimination ou un recyclage responsable.
Avis de non-responsabilité par courrier électronique
Si les employés envoient des newsletters en votre nom, vous pouvez utiliser une clause de non-responsabilité par courrier électronique. Il sépare les opinions de l’expéditeur de celles de l’organisation. Par conséquent, votre organisation ne peut être tenue responsable en fonction du contenu de l'e-mail.
Modèle # 9:
Les opinions exprimées dans cet email sont celles de l'expéditeur. Ils ne reflètent pas la position ou les opinions officielles de [Votre organisation]. Tout contenu fourni dans cet e-mail est uniquement à des fins d'information. Par conséquent, ne le considérez pas comme un conseil faisant autorité ou standardisé.
Avis de non-responsabilité par e-mail marketing automatisé
Il est important de divulguer que votre campagne de marketing par e-mail est automatisée. Cela limite votre responsabilité pour toute anomalie. Fournissez également les détails du support client humain en cas de préoccupations ou de questions.
Modèle # 10:
Cet e-mail a été généré automatiquement par le système d'automatisation du marketing de [votre entreprise]. Merci de ne pas répondre directement à ce courriel. Vous pouvez contacter le service client à [adresse e-mail] ou appeler [numéro de téléphone].
Conclure
Les clauses de non-responsabilité par courrier électronique peuvent sembler n’être qu’un autre morceau de petits caractères. Cependant, ils répondent à des objectifs importants, tels que la confidentialité, la sécurité et la responsabilité. Les clauses de non-responsabilité par courrier électronique ne sont pas obligatoires, mais elles indiquent aux destinataires que vous souhaitez atténuer les risques. Ils empêchent également l’utilisation abusive des informations et définissent des attentes claires concernant le contenu de vos e-mails.
Utilisez nos exemples et modèles de clauses de non-responsabilité par courrier électronique comme point de départ et examinez-les en fonction de leur pertinence, de leur lisibilité et de leur applicabilité.
Source à partir de Omnisend
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