Devenir un bon négociateur en matière d'approvisionnement ne consiste pas à remporter la victoire. Il s'agit de se connecter et de construire une relation qui crée une situation gagnant-gagnant. Si vous redoutez la négociation, ces conseils vous aideront à trouver le courage d'aborder le processus. Entrez dans la prochaine réunion avec les bonnes idées.
Table des matières
Phases du processus de négociation dans les achats
Les meilleures compétences pour une négociation réussie des contrats d'approvisionnement
Conclusion
Phases du processus de négociation dans les achats
Préparation
La préparation et la recherche sont essentielles dans le processus de négociation de l'approvisionnement. Ils fixent le rythme d'une négociation réussie, ils constituent donc une phase cruciale des négociations d'approvisionnement. Le processus commence par ce qui suit :
Fixation des objectifs de négociation
Vous devez définir des objectifs pour la négociation, et ils incluent :
- prix
- Modalités de paiement
- la qualité
- Livraison
- Le rapport qualité prix
– Coûts du cycle de vie du produit/service
– Services après-vente et facile
– Détermination de l’importance du produit ou service pour votre entreprise
La définition des objectifs vous aide à définir les aspects de l'achat que vous pouvez ou ne pouvez pas compromettre. Par conséquent, vous vous préparez mieux au résultat de la négociation au lieu de conclure aveuglément un accord avec le fournisseur.
Recherche sur le fournisseur
La préparation implique également de connaître le fournisseur avec qui vous faites affaire. Effectuez des recherches de base sur le fournisseur pour savoir quel pouvoir de négociation vous exercez sur lui. Par exemple, un fournisseur exerçant un quasi-monopole est difficile à faire bouger pendant la négociation car l'entreprise a déjà de nombreux clients. En revanche, un nouvel entrant dans le secteur de l'approvisionnement est prêt à impressionner et à vous attirer dans son entreprise, augmentant ainsi sa part de marché.
Développer une stratégie de négociation
Avec vos objectifs de négociation et vos informations fournisseurs, vous passez à l'étape suivante ; développer une stratégie. Armez-vous de la bonne approche pour fixer des objectifs clairs et identifier les marques d'acceptation ou de refus de l'accord lors des négociations.
Par exemple, définissez vos priorités concernant les prix, le calendrier de livraison et les spécifications des marchandises. Déterminez ce que vous recevrez en échange de la satisfaction de la demande de l'autre partie, comme payer le prix total pour une livraison rapide.
Une stratégie vous aide également à renforcer votre pouvoir de négociation. De cette façon, le fournisseur n'utilise pas sa force de négociation pour vous prendre au dépourvu lors de la négociation.
Sélection de votre équipe de négociation
Bien sûr, votre stratégie serait inutile si vous n'aviez pas les bonnes ressources pour l'articuler. Par conséquent, vous devez sélectionner une équipe de négociation compétente pour vous aider à négocier le bon accord avec les fournisseurs. Assurez-vous que les membres de l'équipe ont les compétences de négociation nécessaires et correspondent à l'ancienneté de l'équipe du fournisseur.
Évaluation d'autres fournisseurs
Ne limitez pas vos options et négociez avec un seul fournisseur. Une préparation adéquate à la négociation signifie que vous élargissez le champ d'application et que vous vous adressez à plusieurs fournisseurs pour trouver la meilleure offre.
Informez les fournisseurs des offres que vous avez reçues d'autres sources. Cette tactique de négociation permet d'inciter les vendeurs à vous proposer la meilleure offre pour augmenter leurs chances d'obtenir un contrat avec vous.
Un fournisseur avec de nombreux concurrents sera disposé à égaler ses offres ou à vous proposer une meilleure offre afin que vous les favorisiez pour un contrat. Supposons que vous vouliez acheter outils d'occasion; le fournisseur 1 négocie 20,000 5000 unités pour 2 4800 $ avec une livraison gratuite et rapide, et le fournisseur 2 propose le même nombre d'unités pour 250 XNUMX $. De plus, le fournisseur XNUMX vous facture XNUMX $ pour une livraison standard.
Armé de ces informations, vous pouvez négocier avec le fournisseur un et l'informer du devis inférieur du concurrent. Alternativement, vous pouvez informer le fournisseur 2 de la livraison accélérée gratuite de son concurrent. Laissez les deux fournisseurs vous faire une deuxième offre pour choisir la plus pratique pour votre entreprise.
Ouverture
Présentez une ouverture convaincante en communiquant de manière précise et positive les aspects de l'accord dont vous souhaitez discuter. Utilisez les informations que vous avez compilées lors de la préparation pour énoncer votre position et négocier. Une fois que les deux parties sont satisfaites des points de discussion, vous pouvez commencer le processus.
Cependant, vous devez définir un environnement propice pour que la négociation se déroule sans heurts dès la phase d'ouverture. Sinon, le processus s'arrêtera avant même d'avoir commencé. Par conséquent, il est crucial d'établir une relation avant la réunion.
Établissez un lien personnel avec la partie adverse avant de vous asseoir à la table des négociations. Vous pouvez organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner informel où vous discuterez de questions sans rapport avec la négociation à venir. Cela aide à créer une ambiance amicale pour que les pourparlers commencent.
Essais
La phase de test consiste à s'enquérir du meilleur prix du fournisseur pour les commandes groupées. Lorsque vous obtenez le prix, proposez la quantité exacte dont vous avez besoin avec une offre qui résonne avec les deux parties à la négociation. Soyez conscient de votre enchère afin que ni vous ni le vendeur ne subissiez de perte si vous concluez la transaction avec succès.
Cette phase consiste à poser des questions et à écouter activement les réponses de l'autre partie. Vous pouvez utiliser le silence comme tactique pour encourager le fournisseur à parler davantage ou vous donner suffisamment de temps pour réfléchir à l'offre.
Proposer
Dans cette phase, vous informez le fournisseur de ce que vous avez l'intention d'obtenir de la négociation. Le vendeur propose également leurs attentes de l'affaire. Construire un conviction solide implique d'être confiant et de faire avancer vos intérêts dans les pourparlers.
Si vous n'êtes pas sûr de votre proposition, vous pouvez demander une brève pause pour préparer de meilleurs arguments à partir de ce que vous avez appris lors des phases d'ouverture et de test. Vous pouvez modifier votre proposition ou recadrer la négociation avec la nouvelle compréhension que vous avez acquise au cours des phases initiales.
Persuadez l'autre partie en montrant ce qu'elle obtiendra de l'accord ou ce qu'elle risque de perdre si elle refuse votre offre. Il vous aide à construire une solide persuasion pour soutenir vos points de négociation.
Marchandage
La phase de négociation consiste à dire au fournisseur pourquoi vous êtes le meilleur client pour son entreprise. Un fournisseur serait tellement impressionné par votre bonne réputation parmi les autres fournisseurs qu'il voudrait travailler avec vous à long terme même si vous demandez une réduction de prix importante.
Vous pouvez utiliser la stratégie Good Guy/Bad Guy pour faire tourner la négociation en votre faveur. Les vendeurs utilisent cette stratégie pour laisser entendre que l'un des membres de leur équipe (le gentil) est d'accord avec votre offre. Cependant, un autre membre (le méchant) s'y oppose et demande une renégociation.
Vous pouvez vous sortir de ce cycle en demandant à être présent lorsque le "bon gars" présente votre cas au "méchant". Demandez à négocier avec l'autorité qui peut vous donner l'offre finale au lieu de faire des allers-retours avec le bon/méchant, désarmant la stratégie du fournisseur pour vous épuiser.
Ensuite, sachez négocier le prix avant d'accepter le marché. N'acceptez pas la première offre, faites une contre-offre et voyez comment le fournisseur la révise. Négociez pour une meilleure offre, par exemple, des remises sur le gros ou meilleur emballage. Éliminez les autres facteurs influençant les prix qui, selon vous, ne sont pas nécessaires pour que votre entreprise réduise le coût de la transaction.
De plus, lors de la négociation, assurez-vous que le fournisseur ne vous donne pas de fourchette de prix ; ils devraient vous donner le prix exact de la transaction. Ils peuvent proposer une fourchette de prix, mais vous facturer le côté le plus coûteux. Évitez cela en demandant jusqu'où ils sont prêts à descendre au début de la négociation des prix. Par conséquent, vous accélérez la négociation et êtes prêt à passer à l'étape de l'accord.
contrat
Cette phase implique que les deux parties à la négociation s'entendent sur les termes du marché et se mettent d'accord sur un accord d'approvisionnement spécifique.
Fermeture
La dernière étape du processus de négociation de l'approvisionnement consiste à conclure l'affaire avec un contrat écrit. Le contrat est établi et signé par les parties négociantes. Les questions décrites dans le document comprennent :
– Le prix, les conditions de paiement et la livraison des biens/services.
– Les droits de propriété du fournisseur sur les marchandises jusqu'à ce que vous les payiez intégralement.
– Les droits légaux de l'acheteur et la responsabilité contractuelle du fournisseur.
Essayez de signer un contrat d'approvisionnement qui protège vos intérêts et transfère la responsabilité au fournisseur. Rédigez une confirmation indiquant comment vous allez utiliser les produits du fournisseur et demandez-lui de faire de même, en confirmant si ce qu'il vous vend est adapté.
En outre, le contrat doit comporter des détails tels que les services après-vente, les remplacements de marchandises défectueuses, les pénalités pour non-respect des conditions de livraison et les mécanismes de résolution des litiges. Assurez-vous que le document décrit comment mettre fin à l'arrangement en cas d'insatisfaction de l'une ou l'autre des parties.
Les meilleures compétences pour une négociation réussie des contrats d'approvisionnement
Les éléments suivants sont compétences vitales dont vous avez besoin pour une négociation réussie d'un contrat d'approvisionnement :
Écoute active
Soyez un auditeur actif pour noter ce que dit l'autre partie à la table de négociation. Cela aide à identifier les problèmes que vous voudriez voir traités ou clarifiés. De plus, l'écoute vous permet de déterminer les points de votre marché que vous devez renforcer pour présenter des contre-offres valables. Par conséquent, les négociations ont plus de chances d'aboutir.
Patience
La patience est essentielle pour obtenir une bonne affaire lors des négociations d'approvisionnement. Le processus implique plusieurs offres et contre-offres. Par conséquent, il pourrait vous être avantageux d'attendre que le fournisseur vous présente celui qui vous convient le mieux.
Certains vendeurs se précipitent dans les négociations et souhaitent conclure l'affaire dès qu'ils font la première offre en pensant que c'est la meilleure. Vous ne devriez pas succomber à cette pression, mais négocier le prix le plus bas possible. Ou, si le prix reste constant, négociez des avantages supplémentaires tels que la livraison gratuite. Une fois satisfait des conditions, vous pouvez alors signer l'accord.
compétences de résolution de problèmes
Vous devez penser de manière créative et proposer des solutions viables à tout problème de négociation. Ces problèmes comprennent l'absence d'accord sur certains aspects que les deux parties n'ont pas en commun.
Un ami en effet
Au fur et à mesure que vous vous rapprochez de la finalisation de la négociation, soyez intentionnel en voulant maintenir la relation à long terme. Maintenez la relation en ajoutant de la valeur à votre relation de travail. Par exemple, donnez aux fournisseurs des conseils stratégiques pour les aider à accroître leur efficacité et à réduire leurs coûts. De cette façon, il y a de meilleures chances de conclure une bonne affaire.
Ne laissez aucun vendeur chevaucher vos émotions
Le conseil le plus important pour survivre à la table des négociations est d'éviter la manipulation des autres parties. Les vendeurs essaient souvent de vous manipuler en se mêlant de vos émotions pour qu'ils puissent prendre le dessus dans les négociations. Gardez le processus purement professionnel, mais vous pouvez le rendre amusant tout en garantissant une bonne affaire.
Conclusion
Vous n'avez pas besoin d'avoir une formation en approvisionnement pour exceller en négociation. Ces conseils vous aideront à aborder votre prochaine discussion d'achat comme un expert. Maîtrisez les sept étapes de la négociation des achats pour gagner du temps et de l'argent. Dans l'ensemble, ce guide vous permet de devenir un négociateur plus empathique lorsque s'approvisionner sur Alibaba.com.
