5 простых шагов для эффективного управления взаимоотношениями с поставщиками

Поставщики цепочек поставок составляют основу успешного бизнеса. Сбой в процессе управления взаимоотношениями с поставщиками может легко спровоцировать крах бизнеса, подобно тому, как сдвинутая карта в тщательно построенном карточном домике.

Надежная стратегия управления взаимоотношениями с поставщиками (VRM) дает множество преимуществ. Это позволяет разумно управлять затратами путем согласования выгодных условий и повышает уровень обслуживания, гарантируя соблюдение поставщиками установленных стандартов качества. Более того, развитие долгосрочного партнерства с поставщиками способствует созданию атмосферы взаимопонимания и поддержки, что положительно влияет на общую эффективность бизнеса.

Но как предприятия могут оценить истинную ценность своих партнерских отношений с поставщиками? Как они могут оценить, соответствуют ли результаты поставщика их ожиданиям, и какие шаги им следует предпринять, если это не так? Чтобы ответить на эти вопросы, в этом сообщении блога представлено упрощенное руководство из 5 шагов, целью которого является усовершенствование процесса управления взаимоотношениями с поставщиками.

Содержание
Определить и выбрать потенциальных поставщиков
Контролируйте и оценивайте производительность
Провести оценку рисков и разработать резервную стратегию
Создание централизованных точек связи
Планируйте стратегию выхода
Превратите поставщиков в партнеров для взаимовыгодных отношений

Определить и выбрать потенциальных поставщиков

Управление взаимоотношениями с поставщиками заключается в выборе партнеров, которые удовлетворяют потребности бизнеса и являются частью истории успеха. Первым шагом в этом процессе является выявление и выбор потенциальных поставщиков.

Продавцы образуют неотъемлемую часть цепочки поставок. Мы можем разделить их на две большие категории:

• Поставщики: Предприятия, которые предоставляют сырье, готовую продукцию или основные услуги для создания или доставки продукта.
• Логистические провайдеры: Организации, которые занимаются транспортировкой, хранением и распределением, выступая в роли моста, помогающего плавному переходу товаров от поставщиков к конечному потребителю.

Четкое различие между ними помогает оптимизировать общение и сотрудничество, которые являются основой любых долгосрочных отношений. Например, производители (поставщики) могут сотрудничать с компаниями для разработки новых интересных продуктов, а поставщики логистических услуг могут расширять свои услуги, оставаясь в курсе прогнозируемого спроса.

Итак, как компании находят идеальных поставщиков, соответствующих их бизнес-модели? Разобьем его на пять простых шагов:

1. Определить потребности бизнеса: Предприятия должны начать с описания конкретного продукта или услуги, которую им требуется от поставщика. Этот шаг формирует основу для всех остальных ожиданий относительно качества, обслуживания, времени, стоимости и т. д. Кроме того, важно учитывать необходимую частоту и объем. Компании ищут разовую услугу или это необходимая составляющая долгосрочного партнерства?
2. Проведение должной осмотрительности: Используйте возможности исследований. Анализируйте отраслевые отчеты, изучайте онлайн-обзоры и рейтинги и оценивайте их финансовую устойчивость. Получите целостное представление об их возможностях на основе прошлого опыта поставок востребованного продукта или услуги. Посещение объекта может обеспечить более детальный обзор их деятельности.
3. Разработать запрос предложений (RFP): Создайте подробный документ с изложением конкретных требований, ожидаемых уровней обслуживания, критериев выбора и сроков. Воронка этого RFP по отношению к поставщикам, прошедшим предварительный отбор. Этот шаг поможет собрать структурированные данные от каждого поставщика и создать равные условия для сравнения.
4. Оцените предложения и оцените их соответствие: Как только предложения поставщиков начнут поступать, наступит время оценки. Сопоставьте их с такими критериями, как затраты, обслуживание клиентов, возможности доставки и механизмы обеспечения качества. Личное собеседование может также позволить компаниям оценить свои способности решать проблемы.
5. Проверьте ссылки: Свяжитесь с предыдущими покупателями или партнерами поставщика. Извлечение информации об их опыте, уровне удовлетворенности и областях улучшения может дать ценную информацию. Прошлые результаты работы поставщика часто являются надежным предиктором будущего качества обслуживания.

Контролируйте и оценивайте производительность

После первоначального процесса выбора важно уделять время регулярному мониторингу и оценке работы поставщиков. Этот шаг заключается не в том, чтобы искать виноватых или указывать пальцем, а в том, чтобы привлечь поставщиков к ответственности за последовательное выполнение своих обещаний. В конце концов, ненадежный поставщик может привести к задержкам, непредвиденным расходам и навредить клиентам.

Крайне важно создать централизованную систему показателей или комплексную систему показателей. контрольный список оценки. Думайте об этом как о табеле успеваемости для поставщиков, дающем им действенную обратную связь и показывающем, в чем они преуспевают или нуждаются в улучшении.

Вот некоторые ключевые показатели эффективности (КПЭ), которые компании могут использовать, чтобы проверить, насколько хорошо работают их поставщики:

• Сроки доставки: Всегда ли поставщик доставляет товары вовремя? Поздние поставки могут нарушить рабочие графики и нарушить ценные обязательства клиентов.
• Точность заказа: Никто не любит ошибок, особенно когда они могут сорвать планы производства и продаж. Этот KPI проверяет, как часто поставщик поставляет заказанное количество и спецификации.
• Соответствие качеству: Насколько хорошо поставщик соблюдает согласованное качество продукции или услуг? Следите за тем, как часто товары возвращаются из-за проблем с качеством.
• Стабильность цен: Как говорится, «Изменения – единственная константа». Но одно место, где компании хотят избежать слишком большого количества переменных, — это цена на сырье. Изучите историю изменения цен поставщика, которая может указывать на проблемы, влияющие на стратегию ценообразования.

Помните: этот шаг заключается не только в оценке негативов; он также должен подчеркивать положительные стороны! Когда поставщики знают, что их услуги, исключительные действия и инновации будут признаны и оценены по достоинству, они, скорее всего, сделают все возможное. Это чувство преференциального отношения способствует крепким отношениям и превращает их в надежных партнеров.

Вот несколько практических идей, как вознаградить поставщиков за их тяжелую работу:

• Продление контракта: Предложение долгосрочных контрактов дает поставщикам ощущение стабильности и побуждает их поддерживать высокую производительность.
• Увеличение заказов: Если поставщик постоянно добивается успеха, почему бы не попросить более качественное обслуживание? Увеличение объема заказов является прямым выражением признательности и свидетельством первоклассного обслуживания.
• Общественное признание: Все любят быть в центре внимания. Подумайте о ежегодной церемонии награждения поставщиков или церемонии сертификации, чтобы отметить тех, кто стоит за цепочкой поставок. Это золотой билет для поставщиков, чтобы они могли похвастаться и переориентировать усилия для достижения большего количества побед!

Провести оценку рисков и разработать резервную стратегию

С ручкой в ​​одной руке и карточками показателей в другой пришло время внимательно изучить отчеты о производительности поставщиков. Эти системы показателей представляют собой не просто пресс-папье, а инструменты для оценки потенциальных рисков, связанных с каждым поставщиком. Эта критическая оценка поможет разделить поставщиков на три категории, основанные на риске:

• Поставщики высокого риска: Эти поставщики могут выглядеть пугающими грозовыми тучами на горизонте бизнеса. Они продемонстрировали несоответствия, возможно, из-за срыва сроков, проблем с качеством или других нарушений производительности.
• Поставщики среднего риска: Эти производители представляют пастельные оттенки в нашей цветовой палитре, смесь более светлых и темных оттенков. Обычно они оправдывают ожидания, но могут быть нечастые пятна или пропущенные штрихи.
• Поставщики с низким уровнем риска: Представьте себе идеальную чашку кофе. Как и наш любимый утренний напиток, эти продавцы с низким уровнем риска неизменно хороши. Они являются лучшими исполнителями, последовательно выполняют обещания, сохраняя при этом безупречную репутацию в области качества.

Теперь, когда компании обозначили риски каждой категории поставщиков, пришло время разработать стратегическую защиту. Представьте себе это как личный план игры, подробное руководство о том, что делать в случае реализации какого-либо риска. Вот пример наглядной таблицы, представляющей эффективный план для каждой категории риска:

Категория риска	Потенциальный риск	Стратегия смягчения последствий
Поставщики высокого риска	Неустойчивая работа, приводящая к перебоям в поставках	Установите в контрактах четкие условия, определяющие штрафы за некачественную работу; это защитит бизнес и будет стимулировать более высокую производительность поставщика. Также рассмотрите возможность инвестирования в страхование от сбоев в цепочке поставок.
Поставщики среднего риска	Периодические проблемы с поставками и периодические нарушения стандартов качества.	Создайте резервный план, предполагающий партнерство с альтернативными поставщиками, предлагающими аналогичные товары или услуги; это снижает зависимость от одного поставщика, обеспечивает непрерывные поставки и помогает поддерживать стандарты качества.
Поставщики с низким уровнем риска	Незначительные сбои в работе и небольшие изменения в графике поставок.	Поддерживайте открытые линии связи для немедленного решения проблем. Регулярно пересматривайте и пересматривайте условия контракта, чтобы обе стороны продолжали получать выгоду от отношений.

Создание централизованных точек связи

Эффективное общение — это основа любых крепких отношений. Эта истина ничем не отличается, когда речь идет о стратегиях управления взаимоотношениями с поставщиками. Важнейшим аспектом VRM является поддержание упрощенного и эффективного способа связи.

С этой целью предприятиям следует рассмотреть возможность создания центральной точки связи. Внедрение программного обеспечения для управления взаимоотношениями с поставщиками, такого как Привратник может существенно помочь бизнесу в создании «единого источника правды». Этот координационный центр становится основой всех жизненно важных коммуникаций, обмена соответствующими данными и деятельности с поставщиками.

При интеграции такого программного обеспечения предприятия потенциально могут получить несколько преимуществ:

• Оптимизируйте общение: Централизованная платформа обеспечивает единое место для всех взаимодействий. Информацией можно быстро и точно обмениваться между отделами закупок, что снижает вероятность недопонимания или пропуска важных сообщений. Эта функция особенно полезна при уведомлении поставщиков о прогнозируемых изменениях или о возникающих проблемах. Это гарантирует, что все поставщики получат информацию одновременно для последовательной и точной связи.
• Создайте двустороннюю систему обратной связи: Программное обеспечение портала поставщиков часто имеет встроенные механизмы для облегчения обратной связи и диалога. Эта двусторонняя система обратной связи позволяет поставщикам делиться своими идеями, предложениями или проблемами. Это поощряет участие поставщиков и улучшает процесс коммуникации и общие отношения с поставщиками.
• Повышайте видимость и прозрачность: Централизованный портал поставщиков предоставляет предприятиям и поставщикам полную информацию о транзакциях, поставках, запасах и других критически важных операциях. Такая видимость способствует прозрачности и гарантирует, что все стороны находятся на одной волне. Оно предоставляет поставщикам информацию, необходимую им для выполнения своих обязательств и постоянного улучшения своих услуг.
• Автоматизируйте рабочие процессы и уведомления: Программное обеспечение портала поставщиков часто включает автоматизированные рабочие процессы и уведомления. Эти системы имеют решающее значение для управления различными задачами, напоминания командам о продлении контрактов или информирования сторон об изменениях в соглашении. Автоматизация снижает риск человеческих ошибок и повышает эффективность работы.

Планируйте стратегию выхода

Даже самые лучшие отношения с поставщиками могут принять неожиданный поворот. Никто не вступает в партнерство, предвидя его конец, но умный бизнес знает, что важно быть готовым к любой возможности. Тщательно спланированная стратегия выхода может помочь предприятиям плавно разорвать связи с поставщиком, тогда как ее отсутствие может привести к хаотичной ситуации.

Хотя прощание может показаться пугающим, наличие хорошо продуманной стратегии выхода может дать компаниям душевное спокойствие, зная, что они готовы справиться с «а что, если», когда они возникнут. Итак, как должна выглядеть стратегия выхода? Давайте вместе распутаем этот узел:

Четкие положения о расторжении контрактов

В договоре должно быть четко указано, при каких условиях он может быть расторгнут. Это может быть связано с тем, что поставщик не соблюдает условия контракта или не обеспечивает хорошее обслуживание. Включение подробного положения о расторжении договора сведет к минимуму неопределенности и проложит путь к мирному расставанию, если что-то пойдет не так.

Обращение с конфиденциальной информацией

После прекращения деловых отношений крайне важно выяснить, как будет обрабатываться служебная или конфиденциальная информация. Компаниям необходим четко определенный процесс возврата или удаления данных или ограничения использования. Это гарантирует, что бизнес-данные и интеллектуальная собственность останутся в безопасности после разделения.

Выбор поставщика резервного копирования

Заранее определите альтернативных поставщиков цепочки поставок. Наличие «Плана Б» готовит организации к непредвиденным обстоятельствам, таким как необходимость быстрого прекращения существующих отношений с поставщиками. Этот шаг гарантирует, что предприятия сохранят свою динамику независимо от отношений с поставщиками.

управление запасами

Установите четкие стратегии для управление запасами в пути или во владении продавца после прекращения действия. Такой шаг поможет избежать ненужных потерь или путаницы на этапе выхода. И помните, конец одних отношений с поставщиками может стать началом других.

Превратите поставщиков в партнеров для взаимовыгодных отношений

В заключение, эффективное управление взаимоотношениями с поставщиками меняет традиционное представление о поставщиках как о просто поставщиках или поставщиках логистических услуг. Это поднимает их до роли стратегических партнеров, которые сотрудничают прямо на ранних этапах разработки продукта, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов. 

Используя возможности усовершенствованной коммуникации, постоянные обзоры производительности и обратную связь, признавая вклад поставщиков и согласовывая профили клиентов, компании могут превратить традиционные отношения с поставщиками во взаимовыгодное партнерство, способствуя устойчивому росту и обеспечивая успех электронной коммерции.

Все еще колеблетесь? Вот семь советов по разработке стратегическая стратегия управления поставщиками!