يشكل بائعو سلسلة التوريد العمود الفقري للشركات الناجحة. يمكن أن يؤدي الفشل في عملية إدارة علاقات البائعين بسهولة إلى التعجيل بانهيار الشركة، تمامًا مثل البطاقة غير المتوازية في بيت من الورق المبني بدقة.
توفر الإستراتيجية القوية لإدارة علاقات البائعين (VRM) العديد من الفوائد. فهو يسمح بإدارة التكاليف بحكمة من خلال التفاوض على الشروط المواتية ويعزز مستويات الخدمة، مما يضمن التزام البائعين بمعايير الجودة المنصوص عليها. علاوة على ذلك، فإن تعزيز الشراكات طويلة الأمد مع البائعين يؤدي إلى خلق بيئة من التفاهم والدعم المتبادل، مما يؤثر بشكل إيجابي على أداء الأعمال بشكل عام.
ولكن كيف يمكن للشركات التأكد من القيمة الحقيقية لشراكاتها مع البائعين؟ كيف يمكنهم تقييم ما إذا كانت تسليمات البائعين الخاصة بهم تتوافق مع توقعاتهم، وما الخطوات التي يجب عليهم اتخاذها إذا لم تكن كذلك؟ للإجابة على هذه الأسئلة، يكشف منشور المدونة هذا عن دليل مبسط مكون من 5 خطوات يهدف إلى رفع مستوى عملية إدارة علاقات البائعين.
جدول المحتويات
تحديد واختيار البائعين المحتملين
مراقبة وتقييم الأداء
إجراء تقييمات المخاطر وتطوير استراتيجية النسخ الاحتياطي
إنشاء نقاط اتصال مركزية
التخطيط لاستراتيجية الخروج
تحويل البائعين إلى شركاء لعلاقة مربحة للجانبين
تحديد واختيار البائعين المحتملين
تدور إدارة علاقات الموردين حول اختيار الشركاء الذين يلبون احتياجات العمل ويشكلون جزءًا من قصة النجاح. الخطوة الأولى في هذه العملية هي تحديد واختيار البائعين المحتملين.
يشكل البائعون عجلة مسننة متكاملة داخل سلسلة التوريد. يمكننا تصنيفهم إلى فئتين عريضتين:
- الموردون: الشركات التي توفر المواد الخام أو السلع تامة الصنع أو الخدمات الأساسية لإنشاء منتج أو تسليمه.
- مقدمو الخدمات اللوجستية: المنظمات التي تتولى النقل والتخزين والتوزيع، وتعمل كجسر يساعد على انتقال البضائع بسلاسة من الموردين إلى المستهلك النهائي.
يساعد التمييز الواضح بين الاثنين على تبسيط التواصل والتعاون، وهو العمود الفقري لأي علاقة طويلة الأمد. على سبيل المثال، يمكن للمصنعين (الموردين) الشراكة مع الشركات لتطوير منتجات جديدة مثيرة، في حين يمكن لمقدمي الخدمات اللوجستية تكثيف خدماتهم من خلال البقاء على اطلاع بالطلب المتوقع.
إذًا، كيف يمكن للشركات العثور على البائعين المثاليين الذين يتوافقون مع نموذج أعمالهم؟ دعونا نقسمها إلى خمس خطوات بسيطة:
- تحديد احتياجات العمل: يجب أن تبدأ الشركات بتحديد المنتج أو الخدمة المحددة التي تحتاجها من البائع. تشكل هذه الخطوة نواة لجميع التوقعات الأخرى المتعلقة بالجودة والخدمة والوقت والتكلفة وما إلى ذلك. ومن الضروري أيضًا مراعاة التكرار والحجم المطلوب. هل تبحث الشركات عن خدمة لمرة واحدة، أم أنها عنصر ضروري لشراكة طويلة الأمد؟
- إجراء العناية الواجبة: تسخير قوة البحث. قم بتحليل تقارير الصناعة، وراجع المراجعات والتقييمات عبر الإنترنت، وقم بتقييم استقرارها المالي. احصل على نظرة شاملة لقدراتهم بناءً على التجارب السابقة في توفير المنتج أو الخدمة المطلوبة. يمكن أن توفر زيارة الموقع معاينة قريبة لعملياتهم.
- تطوير طلب تقديم العروض (RFP): قم بصياغة وثيقة مفصلة تحدد المتطلبات المحددة ومستويات الخدمة المتوقعة ومعايير الاختيار والجداول الزمنية. قمع هذا طلب تقديم العروض تجاه البائعين الذين نجحوا في اجتياز الفحص الأولي. ستساعد هذه الخطوة في جمع البيانات المنظمة من كل بائع وتمكين فرص متكافئة لإجراء المقارنات.
- تقييم المقترحات وتقييم مدى ملاءمتها: بمجرد أن تبدأ مقترحات الموردين في الوصول، يحين وقت التقييم. قم بوزنها مقابل معايير مثل التكاليف، وخدمة العملاء، والقدرة على التسليم، وآليات ضمان الجودة. يمكن للمقابلة الشخصية أن تتيح للشركات قياس قدراتها على حل المشكلات.
- تحقق من المراجع: اتصل بالمشترين التجاريين السابقين أو شركاء البائع. يمكن أن يؤدي استخراج المعلومات حول تجاربهم ومستويات رضاهم ومجالات التحسين إلى تقديم رؤى قيمة. غالبًا ما يكون الأداء السابق للبائع مؤشرًا موثوقًا لجودة الخدمة المستقبلية.
مراقبة وتقييم الأداء
بعد عملية الاختيار الأولية، من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لمراقبة وتقييم أداء البائع بانتظام. لا تتعلق هذه الخطوة بممارسة لعبة إلقاء اللوم أو توجيه أصابع الاتهام، بل تتعلق بمحاسبة البائعين على الوفاء بوعودهم باستمرار. بعد كل شيء، يمكن أن يؤدي البائع غير الموثوق به إلى تأخيرات ونفقات غير متوقعة وإزعاج العملاء بطريقة خاطئة.
من الضروري إنشاء بطاقة أداء مركزية أو شاملة قائمة مراجعة التقييم. فكر في الأمر كبطاقة تقرير للبائعين، حيث تقدم لهم تعليقات قابلة للتنفيذ وتبين لهم أين يتفوقون أو يحتاجون إلى التحسين.
فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) التي يمكن للشركات استخدامها للتحقق من مدى جودة أداء البائعين:
- مواعيد التسليم: هل يقوم البائع بالتسليم في الوقت المحدد، في كل مرة؟ يمكن أن تؤدي عمليات التسليم المتأخرة إلى تعطيل جداول العمل وتعطيل التزامات العملاء القيمة.
- دقة الطلب: لا أحد يحب الأخطاء، خاصة عندما تؤدي إلى عرقلة خطط الإنتاج والمبيعات. يختبر مؤشر الأداء الرئيسي هذا عدد المرات التي يقوم فيها المورد بتسليم الكمية والمواصفات المطلوبة.
- الامتثال للجودة: ما مدى التزام البائع بجودة المنتج أو الخدمة المتفق عليها؟ تتبع عدد مرات إرجاع البضائع بسبب مشكلات الجودة.
- استقرار الأسعار: كما يقول المثل "التغيير هو الثابت الوحيد". ولكن هناك مكان واحد حيث ترغب الشركات في تجنب الكثير من المتغيرات وهو أسعار المواد الخام. افحص تاريخ المورد من تغيرات الأسعار، والذي قد يشير إلى مشكلات تؤثر على استراتيجية التسعير.
تذكر – هذه الخطوة لا تتعلق فقط بتقييم السلبيات؛ وينبغي أيضا تسليط الضوء على الإيجابيات! عندما يعرف البائعون أن خدماتهم، وإجراءاتهم الاستثنائية، وابتكاراتهم سيتم الاعتراف بها وتقديرها، فمن المرجح أن يبذلوا جهدًا إضافيًا. هذا الشعور بالمعاملة التفضيلية يعزز العلاقات القوية ويحولها إلى شركاء موثوقين.
فيما يلي بعض الأفكار العملية لمكافأة البائعين على عملهم الشاق:
- تمديدات العقد: إن تقديم عقود طويلة الأجل يمنح البائعين إحساسًا بالاستقرار ويشجعهم على الحفاظ على أدائهم العالي.
- زيادة الطلبات: إذا كان البائع يتفوق باستمرار، فلماذا لا نطلب المزيد من الخدمة الممتازة؟ إن زيادة حجم طلباتهم هو تعبير مباشر عن التقدير وشهادة على خدماتهم المتميزة.
- الاعتراف العلني: الجميع يحب قليلا من الأضواء. خذ بعين الاعتبار جائزة البائع السنوية أو حفل اعتماد للاحتفال بالأيادي التي تقف وراء سلسلة التوريد - وهي تذكرة ذهبية للبائعين للتباهي وإعادة تنظيم الجهود لتحقيق المزيد من الانتصارات!
إجراء تقييمات المخاطر وتطوير استراتيجية النسخ الاحتياطي
مع وجود قلم في يد وبطاقات الأداء في اليد الأخرى، حان الوقت للنظر بجدية في تقارير أداء البائعين. إن بطاقات الأداء هذه ليست مجرد أثقال ورقية، ولكنها أدوات لتقييم المخاطر المحتملة المرتبطة بكل بائع. سيساعد هذا التقييم النقدي في تصنيف البائعين إلى ثلاث فئات على أساس المخاطر:
- البائعون ذوو المخاطر العالية: قد يبدو هؤلاء البائعون وكأنهم غيوم عاصفة مخيفة في أفق العمل. لقد أظهروا تناقضات، ربما بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، أو مشكلات الجودة، أو أي شكل آخر من أشكال خلل الأداء.
- البائعون ذوو المخاطر المتوسطة: هؤلاء البائعون هم ظلال الباستيل في لوحة الألوان لدينا، وهم مزيج من الألوان الفاتحة والداكنة. عادة ما تلبي التوقعات، ولكن قد يكون هناك تلطخ أو ضربة غير متكررة.
- البائعين منخفضي المخاطر: تصور فنجان القهوة المثالي. تمامًا مثل مشروبنا الصباحي المفضل، فإن هؤلاء البائعين منخفضي المخاطر جيدون دائمًا. إنهم الأفضل أداءً، ويفيون بالوعود باستمرار مع الحفاظ على سمعة ممتازة من حيث الجودة.
الآن بعد أن قامت الشركات بتصنيف المخاطر التي تواجه كل فئة من فئات البائعين، فقد حان الوقت لصياغة دفاع استراتيجي. تصور هذا على أنه خطة لعب شخصية، وكتاب مفصل لما يجب فعله في حالة حدوث أي خطر. وفيما يلي مثال لجدول مرئي واضح يمثل خطة فعالة لكل فئة من فئات المخاطر:
| درجة الخطوره | مخاطر محتملة | استراتيجية التخفيف |
| البائعين ذوي المخاطر العالية | أداء غير منتظم يؤدي إلى انقطاع العرض | وضع شروط واضحة في العقود تحدد العقوبات المفروضة على الأداء دون المستوى؛ سيؤدي هذا إلى حماية الشركات وتحفيز الأداء الأفضل من البائع. ضع في اعتبارك أيضًا الاستثمار في التأمين ضد انقطاع سلسلة التوريد. |
| البائعين ذوي المخاطر المتوسطة | مشكلات العرض المتقطعة والأخطاء العرضية في معايير الجودة | إنشاء خطة احتياطية تتضمن شراكات مع موردين بديلين يقدمون سلعًا أو خدمات مماثلة؛ فهو يقلل من الاعتماد على بائع واحد، ويضمن العرض المستمر، ويساعد في الحفاظ على معايير الجودة. |
| البائعين منخفضي المخاطر | عوائق طفيفة في الأداء وتغيرات طفيفة في جدول العرض | حافظ على خطوط اتصال مفتوحة لحل المشكلة على الفور. قم بمراجعة شروط العقد وإعادة التفاوض بشأنها بانتظام لضمان استمرار كلا الطرفين في الاستفادة من العلاقة. |
إنشاء نقاط اتصال مركزية
التواصل الفعال هو شريان الحياة لأي علاقة قوية. هذه الحقيقة لا تختلف عندما يتعلق الأمر باستراتيجيات إدارة علاقات البائعين. أحد الجوانب الحاسمة في VRM هو الحفاظ على وضع اتصال مبسط وفعال.
ولتحقيق هذه الغاية، ينبغي للشركات أن تفكر في إنشاء نقطة اتصال مركزية. تنفيذ برامج إدارة علاقات البائعين مثل البواب يمكن أن يساعد الشركات بشكل كبير في إنشاء "مصدر واحد للحقيقة". تصبح نقطة الاتصال هذه هي الدعامة الأساسية لجميع الاتصالات الحيوية وتبادل البيانات ذات الصلة والأنشطة مع البائعين.
عند دمج مثل هذه البرامج، يمكن للشركات تحقيق العديد من الفوائد:
- تبسيط الاتصالات: توفر المنصة المركزية موقعًا واحدًا لجميع التفاعلات. يمكن مشاركة المعلومات بسرعة ودقة بين فرق المشتريات، مما يقلل من احتمالية سوء التواصل أو فقدان الرسائل المهمة. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عند إخطار البائعين بالتغييرات المتوقعة أو إعلامهم بالمشكلات الناشئة. فهو يضمن حصول جميع البائعين على المعلومات في وقت واحد من أجل التواصل المتسق والدقيق.
- إنشاء نظام تغذية راجعة ثنائي الاتجاه: غالبًا ما تشتمل برامج بوابة الموردين على آليات مدمجة لتسهيل التعليقات والحوار. يسمح نظام التعليقات ثنائي الاتجاه للبائعين بمشاركة رؤاهم أو اقتراحاتهم أو مخاوفهم. وهذا يشجع مشاركة البائعين ويحسن عملية الاتصال والعلاقة الشاملة مع البائعين.
- تعزيز الرؤية والشفافية: تمنح بوابة البائعين المركزية الشركات والبائعين رؤية كاملة للمعاملات وعمليات التسليم والمخزونات والعمليات الهامة الأخرى. تعمل هذه الرؤية على تعزيز الشفافية وتضمن أن جميع الأطراف على نفس الصفحة. فهو يزود البائعين بالمعلومات التي يحتاجونها للوفاء بالتزاماتهم وتحسين خدماتهم بشكل مستمر.
- أتمتة سير العمل والإخطارات: غالبًا ما يتميز برنامج بوابة المورد بسير عمل وإشعارات تلقائية. تعتبر هذه الأنظمة ضرورية لإدارة المهام المختلفة، أو تذكير الفرق بتجديد العقود، أو تحديث الأطراف بشأن تغييرات الاتفاقية. تعمل الأتمتة على تقليل مخاطر الأخطاء البشرية وزيادة الكفاءة التشغيلية.
التخطيط لاستراتيجية الخروج
حتى أفضل العلاقات مع الموردين يمكن أن تأخذ منعطفًا غير متوقع. لا أحد يدخل في شراكة وهو يتوقع نهايتها، لكن الشركات الذكية تعرف أنه من الضروري الاستعداد لكل الاحتمالات. يمكن لاستراتيجية الخروج المخططة بعناية أن تساعد الشركات على قطع علاقاتها مع البائع بسلاسة، في حين أن عدم وجود واحدة قد يؤدي إلى وضع فوضوي.
في حين أن قول الوداع قد يبدو أمرًا شاقًا، إلا أن وجود استراتيجية خروج محددة جيدًا يمكن أن يمنح الشركات راحة البال، مع العلم أنها مستعدة للتعامل مع "ماذا لو" عند ظهورها. إذن، كيف يجب أن تبدو استراتيجية الخروج؟ دعونا نفك هذه العقدة معًا:
توضيح شروط الإنهاء في العقود
يجب أن ينص العقد بوضوح على الشروط التي يمكن إلغاؤها. قد يكون هذا بسبب عدم اتباع البائع لشروط العقد أو عدم تقديم خدمة جيدة. سيؤدي تضمين شرط إنهاء مفصل إلى تقليل حالات عدم اليقين وتمهيد الطريق للانفصال الودي إذا لم تنجح الأمور.
التعامل مع المعلومات الخاصة
بمجرد انتهاء علاقة العمل، من المهم التأكد من كيفية التعامل مع المعلومات الخاصة أو السرية. تحتاج الشركات إلى عملية محددة جيدًا لإرجاع البيانات أو حذفها أو قيود الاستخدام. وهذا يضمن بقاء بيانات الأعمال والملكية الفكرية آمنة بعد الانفصال.
اختيار البائع الاحتياطي
تحديد البائعين البديلين لسلسلة التوريد في وقت مبكر. إن وجود "الخطة ب" الجاهزة يعمل على إعداد المؤسسات للظروف غير المتوقعة، مثل الحاجة إلى إنهاء علاقة البائع الحالية على الفور. وتضمن هذه الخطوة أن تحافظ الشركات على زخمها، بغض النظر عن علاقاتها مع الموردين.
ادارة المخزون
وضع استراتيجيات واضحة المعالم ل إدارة المخزون أثناء النقل أو في حيازة البائع عند إنهائه. ستساعد مثل هذه الخطوة في تجنب الخسائر أو الارتباك غير الضروري أثناء مرحلة الخروج. وتذكر أن نهاية علاقة أحد الموردين يمكن أن تكون بداية علاقة أخرى.
تحويل البائعين إلى شركاء لعلاقة مربحة للجانبين
في الختام، فإن الإدارة الفعالة لعلاقات البائعين تحول التصور التقليدي للبائعين من مجرد الموردين أو مقدمي الخدمات اللوجستية. إنه يرفعهم إلى دور الشركاء الاستراتيجيين الذين يتعاونون منذ المراحل الأولى لتطوير المنتج لتحسين تجربة العملاء.
ومن خلال نشر قوة الاتصالات المحسّنة، ومراجعات الأداء المستمرة والتعليقات، والاعتراف بمساهمات البائعين، والمواءمة مع ملفات تعريف العملاء، يمكن للشركات تحويل علاقات البائعين التقليدية إلى شراكات متبادلة المنفعة، مما يؤدي إلى تغذية النمو المستدام وضمان نجاح التجارة الإلكترونية.
لا تزال مترددة؟ فيما يلي سبع نصائح لتطوير أ استراتيجية إدارة الموردين الاستراتيجية!
هل تبحث عن حل لوجستي بأسعار تنافسية ورؤية كاملة ودعم عملاء يمكن الوصول إليه بسهولة؟ تفحص ال سوق Alibaba.com Logistics اليوم.
