هل تساءلت يومًا عن سبب استمرار المهمة التي يجب أن تستغرق بضع ساعات فقط في بعض الأحيان إلى الأبد؟ من المحتمل أن تستمر في تأجيله حتى اللحظة الأخيرة. لكن التسويف مثل هذا قد يعطل سير العمل والإنتاجية والإنتاجية.
لذا ، إذا كان هذا يبدو وكأنه موقف مألوف ، فاقرأ كيف يمكنك استخدام قانون باركنسون للتغلب على التسويف وإنجاز المزيد في وقت أقل.
جدول المحتويات
ما هو قانون باركنسون
3 طرق لاستخدام قانون باركنسون لزيادة الإنتاجية
الوجبات الرئيسية
ما هو قانون باركنسون
ينص قانون باركنسون على ذلك يمتد العمل لملء الوقت المخصص للانتهاء.
صاغ سيريل نورثكوت باركنسون هذا القانون لأول مرة في مقال نُشر في مجلة الإيكونوميست عام 1955. ومنذ ذلك الحين ، اكتسب قانون باركنسون شهرة واسعة.
دعنا نفكر في ما يعنيه هذا من الناحية العملية ونلقي نظرة على بعض الأمثلة:
معنى قانون باركنسون
إذا منحت نفسك وقتًا أطول من اللازم لإكمال مهمة ما ، فسوف تسحبها حتى الموعد النهائي المتوقع ، بغض النظر عما إذا كانت تؤثر على جودة المهمة أم لا. هذا البيان صحيح وقابل للتطبيق على الحياة بشكل عام وإنتاجية العمل بشكل خاص.
أمثلة على قانون باركنسون
للحصول على مثال سريع ، من المرجح أن يكمل الطلاب مهامهم قبل الموعد النهائي مباشرة. بالطبع ، قد تستغرق هذه المهمة يومًا واحدًا إذا وضعوا ظهورهم عليها ، ولكنها قد تستمر لمدة فصل دراسي كامل دون موعد نهائي محدد.
وبالمثل ، قد يستغرق مدير المشتريات في شركة البيع بالتجزئة وقتًا أطول بكثير من اللازم لشراء المواد للربع التالي. لماذا؟ من المحتمل أن يقضوا المزيد من الوقت في مناقشة مواصفات المنتج والمتطلبات الأخرى مع المبيعات والتسويق عندما يكون من الأفضل أن تكون المناقشة أسرع بكثير إذا أعطيت مهلة زمنية صارمة.
من كلا المثالين ، يمكن أن يكون هناك المزيد من الآثار التي تنشأ من هذا النهج. على سبيل المثال ، قد يفوت الطالب يومًا ما الموعد النهائي لأنهم أصبحوا مرتاحين لترك الأشياء حتى اللحظة الأخيرة. ويمكن أن تؤثر إجراءات مدير المشتريات على إنتاجية الفريق بشكل عام والإدارة التنظيمية.
هذا هو السبب وراء الحاجة إلى إدارة الوقت بشكل أفضل ليس فقط لتقليل مخاطر انتكاسات اللحظة الأخيرة ولكن أيضًا لزيادة الكفاءة العامة.
3 طرق لاستخدام قانون باركنسون لزيادة الإنتاجية
الآن بعد أن فهمت قانون باركنسون وعلاقته بالتسويف ، إليك ثلاثة قوانين لقانون باركنسون استراتيجيات الإدارة لإزالة حواجز الإنتاجية في عملك.
1. إنشاء المواعيد النهائية والتمسك بها
إنشاء المواعيد النهائية والالتزام بها يضبطك. بدلاً من انتظار الوقت المحدد لإكمال المهمة ، حدد موعدًا نهائيًا أكثر إحكامًا. هذا يضمن لك إنهاء المشروع أو المهمة في الوقت المحدد.
فيما يلي بعض النصائح حول تحديد موعد نهائي أكثر إحكامًا:
- اكتشف مقدار الوقت الذي يجب أن تستغرقه لإكمال المهمة.
- قم بإنشاء قائمة بالمهام ، وقم بتقسيمها وفقًا للوقت المحدد مسبقًا.
- الآن ، قم بخفض الوقت المخصص لكل مهمة إلى النصف لتعمل عكس الوقت.
- أخيرًا ، حاول أن تتغلب على هذا الحد الزمني الذي فرضته على نفسك دون التقليل من الجودة.
مع وضع هذه النقاط في الاعتبار ، دعنا نفكر في هذا المثال أدناه:
تخيل أنك تخطط للحصول على منتج جديد لمتجرك عبر الإنترنت في غضون أربعة أسابيع.
إذا كانت ثلاثة من الأسابيع الأربعة مخصصة لأبحاث السوق وحدها ، فقم بتقطيعها إلى أسبوعين. يمنحك هذا الموعد النهائي الصارم متسعًا من الوقت لإصلاح المشكلات غير المتوقعة عندما تتكشف ولا تزال تفي بتاريخ الإطلاق.
يعد تحديد مواعيد نهائية واقعية وضيقة أمرًا ضروريًا للتغلب على التسويف. يساعد إخضاع نفسك لإجراء البحث في غضون أسبوعين على التغلب على عقارب الساعة والبقاء في المقدمة. والضغط الذي يخلقه هذا يدفعك إلى عقلية تنافسية تدفعك للارتقاء إلى مستوى التحدي.
جرب الأساليب التالية لتحديد مواعيدك النهائية:
- تقنية بومودورو:
تعمل تقنية بومودورو على تعزيز قانون باركنسون لإدارة الوقت. إنه ينطوي على أخذ فترات راحة قصيرة أثناء العمل المركّز المحدود بوقت. الهدف هو زيادة الإنتاجية مع ضمان عدم تأثر جودة العمل.
تعمل تقنية بومودورو على مبدأ بسيط: خذ استراحة لمدة خمس دقائق لكل 25 دقيقة من جلسة العمل. وبالتالي ، بمجرد تعيين هذا الحد الزمني ، لا يمكنك أخذ استراحة أثناء العمل إلا بعد 25 دقيقة.
برو غيض: إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد موعد نهائي واقعي ، فاستخدم بومودون لفرض المواعيد النهائية وإكمال مهامك في الوقت المحدد.
- تقنية timeboxing:
تنشئ هذه التقنية وقتًا ثابتًا يجب عليك إكمال مهمة فيه. تعد تقنية timeboxing أمرًا بالغ الأهمية عند العمل في مشاريع مهمة ، مثل تغليف منتجاتك يدويًا أو تشغيل المخزون.
باستخدام هذه التقنية ، ستقوم بتقسيم مهمة واحدة كبيرة إلى مربعات زمنية (فترات زمنية) ، والتي يجب عليك إكمالها قبل الانتقال إلى مهمة جديدة.
لذلك إذا كان لديك مشروع يتطلب أربع ساعات لإكماله ، فيمكنك تقسيم مشروعك إلى ثلاثة مربعات زمنية ؛ المهمة أ ، والمهمة ب ، والمهمة ج. وفقًا لوزن كل مهمة ، يمكنك تعيين المهمة أ - ساعتان ، والمهمة ب - ساعة و 30 دقيقة ، والمهمة ج - 30 دقيقة.
يساعدك القيام بذلك على تحديد أولويات المهام بناءً على الأهمية والحجم والجهد.
تتمثل فائدة استخدام تقنية بومودورو ونظام تكملة الوقت في تجنب التسويف والإفراط في المهام وإنتاج أعمال منخفضة الجودة. إنها تساعدك على الاستمرار في التركيز ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، ولديك الوقت الكافي للعمل على أشياء أخرى ، وزيادة الإنتاجية في عملك.
2. استخدام أدوات تتبع الوقت
أدوات تتبع الوقت هي أدوات مفيدة في قياس الإنتاجية. يقومون بتقييم وتسجيل الوقت الذي يتم قضاؤه في أداء مهمة معينة ، بحيث يمكنك التأكد من مقدار الوقت الذي تتطلبه كل وظيفة.
استخدم أدوات تتبع الوقت البسيطة مثل أكت تايم و المسار الزمني لتسجيل الوقت ومحاربة الانحرافات أثناء العمل في المشاريع. تتيح لك هذه الأدوات تتبع تقدمك يدويًا أو تلقائيًا. إذا لم تكن متأكدًا من مقدار الوقت المتبقي لتحقيق المواعيد النهائية الخاصة بك ، فاضبط تذكير الأداة لتنبيهك من خلال إشعار أو بريد إلكتروني.
ستعلمك إدارة الوقت باستخدام أدوات تتبع الوقت بطرق أفضل لتخطيط وجدولة المواعيد النهائية للمهام المستقبلية ، وفي النهاية للتغلب على التأخير وزيادة إنتاجيتك.
3. القضاء على الانحرافات
يشجع التحقق من إشعارات الوسائط الاجتماعية وإشعارات الهاتف الأخرى في منتصف المهام على التسويف ويزيد من وقت إكمال مهامك.
للتخلص من مصادر التشتيت ، ضع هاتفك في وضع عدم الإزعاج. قم بإيقاف تشغيل جميع الإشعارات وتأكد من أن هاتفك الذكي بعيدًا عن مساحة العمل أو محطة العمل الخاصة بك. إذا كانت مصادر التشتيت هذه تأتي من مكان آخر ، فمن المهم تحديد الأشياء الأساسية التي تشتت انتباهك والقضاء عليها وفقًا لذلك.
الوجبات الرئيسية
يمكن لقانون باركنسون أن يزيد من إنتاجية العمل ، لا سيما من خلال إعطاء المهام حدودًا زمنية صارمة. من ناحية أخرى ، فإن تخصيص وقت أكثر من اللازم للمهام يمكن أن يؤدي إلى تأخير في إكمالها.
من الأساسي جدولة مواعيد نهائية فعالة لكل مهمة والالتزام بها. أيضًا ، استخدم أدوات تتبع الوقت لقياس التقدم. وعندما تكتشف انخفاضًا في الإنتاجية ، فقم بتقييم عوامل التشتيت والتخلص منها للحفاظ على تركيزك وإنجاز المزيد في وقت أقل.
إذا كنت مستعدًا لتحسين إدارة وقتك ، فاتبع هذه النصائح وسترى زيادة فورية في إنتاجية عملك.
