Los propietarios de empresas suelen creer que una exención de responsabilidad por correo electrónico genérica y única ofrece protección suficiente. Sin embargo, este enfoque demasiado simplista a menudo proporciona una falsa sensación de seguridad.
Las exenciones de responsabilidad personalizadas por correo electrónico deben elaborarse cuidadosamente para que sean las más efectivas. Deben alinearse con la ubicación de su empresa, las regulaciones de la industria y los riesgos específicos de la industria.
Las comunicaciones por correo electrónico tienen implicaciones legales con respecto a la confidencialidad, el uso de contenido con licencia, opiniones y más. Por lo tanto, un descargo de responsabilidad inexacto puede convertirse en una responsabilidad cuando se trata de una demanda o incidentes de datos.
Como puede ver, una exención de responsabilidad por correo electrónico ineficaz y genérica puede resultar contraproducente. Sin embargo, elaborar un descargo de responsabilidad exitoso para su empresa puede resultar un desafío.
Para ayudarle a empezar, analizaremos la necesidad de un buen mensaje de descargo de responsabilidad. También le proporcionaremos una lista de diez plantillas gratuitas para guiarle a la hora de elaborar su descargo de responsabilidad por correo electrónico.
Vamos a sumergirnos
¿Qué es un descargo de responsabilidad por correo electrónico?
Un descargo de responsabilidad por correo electrónico es una declaración que se encuentra en el pie de página del correo electrónico. Un descargo de responsabilidad por correo electrónico comunica información sobre el contenido y el uso del correo electrónico y describe los términos y condiciones para enviar el correo electrónico.
Las exenciones de responsabilidad por correo electrónico bien elaboradas reducen los riesgos tanto para el remitente como para el destinatario. El remitente está protegido de responsabilidad legal por cualquier error. También protege al remitente de consecuencias inesperadas derivadas del contenido del correo electrónico.
Por otro lado, se informa a los destinatarios sobre las expectativas en materia de privacidad y el uso de los datos sensibles que se envían.
Como resultado, si el destinatario hace un mal uso del contenido del correo electrónico, está exento de demandas. Las exenciones de responsabilidad por correo electrónico varían, pero a menudo hacen lo siguiente:
- Proporcionar orientación para correos electrónicos mal dirigidos
- Establecer la propiedad de los derechos de autor del contenido.
- Aclare que el correo electrónico no es un acuerdo legalmente vinculante.
- Notifique al destinatario que las opiniones expresadas en el correo electrónico son las del remitente y no las de su empleador.
¿Se exigen legalmente las exenciones de responsabilidad por correo electrónico?
Si bien es posible que algunas áreas no necesiten un descargo de responsabilidad por correo electrónico, sigue siendo una medida de precaución. Las siguientes regiones tienen leyes específicas de exención de responsabilidad legal sobre correo electrónico:
Europa
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) exige que los destinatarios opten específicamente por recibir su correo electrónico y puedan cancelar su suscripción fácilmente. Puede incluir un enlace para cancelar la suscripción en su aviso de confidencialidad por correo electrónico. Esto permite a los destinatarios optar por no participar en sus listas de correo electrónico o elegir el tipo de mensajes que reciben.
Estados Unidos
Varias leyes de EE. UU. exigen la inclusión de un descargo de responsabilidad confidencial en los correos electrónicos. Incluyen la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información, la Ley de Información Pública de Texas y la Ley de Privacidad del Consumidor de California.
Cuándo utilizar un descargo de responsabilidad por correo electrónico
Puede utilizar una exención de responsabilidad por correo electrónico para indicar qué está autorizado a hacer un destinatario de correo electrónico con el contenido. También puede abordar otras cuestiones, como la responsabilidad del empleador y la privacidad. Hemos destacado algunas situaciones en las que puede utilizar exenciones de responsabilidad por correo electrónico:
- Información confidencial: Notificar a los destinatarios sobre información confidencial o privada. Notifíqueles siempre mediante un correo electrónico de declaración de confidencialidad. Esto es importante al compartir datos financieros, información legal o detalles comerciales de propiedad exclusiva.
- Cumplimiento de las leyes de protección de datos: Mantener la transparencia en la recopilación, el procesamiento y el uso de datos. Regulaciones como el GDPR y FISMA exigen que sus exenciones de responsabilidad sean transparentes. Por lo tanto, agregar un descargo de responsabilidad le permite cumplir.
- Regulaciones de la industria: Industrias como la atención médica requieren la inclusión de exenciones de responsabilidad por correo electrónico. El incumplimiento puede dar lugar a fuertes multas y sanciones.
- Advertencia de virus y seguridad: utilice un descargo de responsabilidad por correo electrónico para advertir a los destinatarios que revisen los archivos adjuntos y las URL en busca de virus antes de descargarlos. Además, indique que no es responsable de ningún daño causado por software malicioso.
- Sin formación de contrato: En las primeras etapas de las negociaciones, indique que la comunicación no es vinculante. Impide acuerdos contractuales asumidos en el futuro.
- Derechos de autor y uso: Incluir terminologías de derechos de autor relevantes en su descargo de responsabilidad puede abordar los problemas de plagio. También ayuda a comunicar el compromiso de su organización de respetar los derechos de propiedad intelectual.
- Relación abogado-cliente: La comunicación por correo electrónico entre abogados y clientes es confidencial y privilegiada. Un aviso de confidencialidad por correo electrónico afirma este privilegio por adelantado. También alerta a terceros que el contenido es confidencial si lo recibieron por error.
10 descargos de responsabilidad comunes por correo electrónico con plantillas
En esta sección, exploraremos diez plantillas gratuitas que puede utilizar. Sin embargo, es importante buscar orientación legal y verificar que la exención de responsabilidad de su correo electrónico cumpla con las regulaciones de su región.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico de confidencialidad
La redacción de un aviso de confidencialidad para el correo electrónico enfatiza la naturaleza confidencial del mensaje. El descargo de responsabilidad significa que el correo electrónico puede contener información confidencial o privilegiada, por lo que solo está destinado al destinatario indicado.
Un descargo de responsabilidad de confidencialidad por correo electrónico es común en las comunicaciones financieras, legales y de atención médica. Incluye instrucciones para recepción incorrecta y prohibición de uso o difusión no autorizados.
A continuación se muestra un ejemplo de un instituto financiero:
Plantilla n. ° 1
Aviso confidencial:
El contenido de este correo electrónico, incluidos los archivos adjuntos, es confidencial y privilegiado. Está destinado únicamente a la persona o entidad mencionada anteriormente. No puede divulgar, copiar, distribuir ni utilizar el correo electrónico si no es el destinatario correcto.
Envíenos un correo electrónico de seguimiento si cree que este correo electrónico es un error para que podamos actualizar nuestros registros. Después de eso, elimine este correo electrónico junto con las copias de seguridad o duplicados. Gracias por su cooperación.
[Nombre de empresa]
Declaración errónea negligente
Este tipo de descargo de responsabilidad por correo electrónico es una precaución legal para evitar una posible responsabilidad legal. Informa al destinatario que el remitente solo intenta proporcionar información según su leal saber y entender pero, como no son expertos, es posible que el correo electrónico contenga información inexacta o errores involuntarios.
Plantilla #2:
[Nombre de la empresa] ha tomado las precauciones razonables para garantizar la exactitud de la información proporcionada en este correo electrónico. Sin embargo, el remitente no garantiza la integridad, idoneidad o adecuación de la información proporcionada. Por lo tanto, no se debe ningún deber de diligencia y el remitente no acepta ninguna responsabilidad por omisiones o declaraciones erróneas negligentes. Por lo tanto, es importante que el destinatario ejerza su criterio o busque asesoramiento profesional adecuado antes de actuar sobre la base de cualquier información proporcionada.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico del RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos es un reglamento integral de protección de datos en Europa. No contiene reglas para las exenciones de responsabilidad por correo electrónico, pero impone obligaciones sobre el manejo de datos.
Por lo tanto, crear un descargo de responsabilidad por correo electrónico conforme al RGPD garantiza a los clientes que sus datos están seguros con usted. También les da derecho a elegir cómo gestiona sus datos.
A continuación se muestra un ejemplo de descargo de responsabilidad que cumple con el RGPD. Indica que el cliente acepta recibir correos electrónicos de la organización y también brinda la oportunidad de revisar las preferencias de correo electrónico.
Plantilla #3:
Este correo electrónico está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos. Para saber cómo utilizamos la información personal, puede revisar nuestra política de privacidad aquí [insertar enlace].
Descargo de responsabilidad por correo electrónico sobre transmisión de virus
Si su correo electrónico incluye archivos adjuntos y enlaces, puede adjuntar un descargo de responsabilidad por correo electrónico sobre virus. Informa al destinatario que su empresa no será responsable si un virus o malware se propaga a través del correo electrónico.
Este tipo de descargo de responsabilidad le permite recordar a los destinatarios que tomen precauciones de seguridad. Incluye el uso de software antivirus y su actualización periódica.
Plantilla #4:
El remitente ha tomado precauciones razonables para evitar virus en este correo electrónico. Sin embargo, [su empresa] no acepta ninguna responsabilidad por pérdidas o daños derivados de este correo electrónico. Compruebe si hay virus antes de hacer clic en enlaces o descargar archivos adjuntos.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico de HIPAA
La comunicación por correo electrónico carece de cifrado, lo que hace que los datos confidenciales sean vulnerables en tránsito. La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA) exige confidencialidad. Por lo tanto, es necesaria una exención de responsabilidad sobre la privacidad del correo electrónico.
El descargo de responsabilidad debe informar a los destinatarios que el correo electrónico no es completamente seguro. Por lo tanto, si desean responder utilizando cualquier tipo de PHI (información de salud protegida), lo hacen bajo su propio riesgo.
Plantilla #5:
HIPAA no garantiza la seguridad de las comunicaciones por correo electrónico. Para compartir PHI de forma segura, utilice nuestro Portal para pacientes que cumple con HIPAA en [insertar URL]. Póngase en contacto con nuestra oficina por teléfono al [número de teléfono].
Revise nuestras Prácticas de Privacidad en [insertar URL] sobre cómo salvaguardar la información médica protegida. Comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad al [correo electrónico/teléfono] si tiene alguna pregunta o inquietud. Apreciamos su ayuda para ayudarnos a mantener la privacidad y seguridad de la atención médica.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico para cancelar la suscripción
A través de la Ley CAN-SPAM de 2003, los clientes pueden impedirle enviar mensajes comerciales. Las plantillas de sus boletines informativos o campañas de marketing por correo electrónico deben proporcionar instrucciones claras para darse de baja. Este enlace permite a los destinatarios optar por no recibir futuros correos electrónicos.
Plantilla n. ° 6:
Para cancelar la suscripción a futuros correos electrónicos de marketing de [Empresa], haga clic en el enlace para cancelar la suscripción que aparece a continuación.
[Enlace para cancelar suscripción]
Alternativamente, puede enviar su solicitud por correo electrónico a [correo electrónico de la empresa] o llamar al [número de teléfono].
Descargo de responsabilidad por correo electrónico
Este tipo de exención de responsabilidad limita su responsabilidad en determinadas circunstancias. Define el alcance de su responsabilidad como remitente. También establece las expectativas del destinatario sobre cómo usa o interpreta el contenido de su correo electrónico.
Una declaración de responsabilidad típica reconoce que su empresa no es responsable de los errores u omisiones en su correo electrónico. También puede indicar que el correo electrónico no constituye asesoramiento legal o profesional.
Plantilla n. ° 7:
El contenido de este correo electrónico es sólo para fines informativos. No constituye asesoramiento profesional. [Su organización] no garantiza su exactitud, integridad u puntualidad.
El remitente de este correo electrónico no asume ninguna responsabilidad por errores, omisiones o inexactitudes en el contenido ni por las consecuencias que surjan del uso o la confianza en la información proporcionada. Cualquier acción realizada en base al contenido de este correo electrónico es bajo su propio riesgo.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico con aviso medioambiental
Otras exenciones de responsabilidad lo protegen de multas y demandas. Sin embargo, un aviso medioambiental demuestra su compromiso con la sostenibilidad. Alienta a los destinatarios a adoptar la comunicación sin papel e imprimir correos electrónicos solo cuando sea necesario.
Plantilla n. ° 8:
Por favor considere el medio ambiente antes de imprimir este e-mail. Si es necesaria una copia impresa, asegúrese de eliminarla o reciclarla de manera responsable.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico de opinión
Si los empleados envían boletines en su nombre, puede utilizar un descargo de responsabilidad por correo electrónico de opinión. Separa las opiniones del remitente de las de la organización. Por lo tanto, es posible que su organización no sea responsable según el contenido del correo electrónico.
Plantilla n. ° 9:
Las opiniones expresadas en este correo electrónico son las del remitente. No reflejan la posición oficial ni las opiniones de [Su Organización]. Cualquier contenido proporcionado en este correo electrónico tiene fines informativos únicamente. Por lo tanto, no lo considere un consejo autorizado o estandarizado.
Descargo de responsabilidad por correo electrónico de marketing automatizado
Es importante revelar que su campaña de marketing por correo electrónico está automatizada. Limita su responsabilidad por cualquier anomalía. Además, proporcione detalles de atención al cliente humano en caso de inquietudes o preguntas.
Plantilla n. ° 10:
Este correo electrónico fue generado automáticamente por el sistema de automatización de marketing de [su empresa]. Por favor no responda directamente a este correo. Puede ponerse en contacto con Atención al cliente en [dirección de correo electrónico] o llamar al [número de teléfono].
Envolver
Las exenciones de responsabilidad por correo electrónico pueden parecer otra letra pequeña. Sin embargo, sirven para propósitos importantes, como la confidencialidad, la seguridad y la responsabilidad. Las renuncias de responsabilidad por correo electrónico no son obligatorias, pero muestran a los destinatarios que usted desea mitigar los riesgos. También evitan el uso indebido de la información y establecen expectativas claras en torno al contenido de su correo electrónico.
Utilice nuestros ejemplos y plantillas de exención de responsabilidad por correo electrónico como punto de partida y revíselos según su relevancia, legibilidad y aplicabilidad.
Fuente de Omnisend
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