Con frecuencia, operar un negocio exitoso puede resultar abrumador. La ausencia de un mecanismo adecuado de flexibilización de la gestión demuestra que esto es cierto. Por ejemplo, realizar varias tareas de forma independiente, como la gestión de suministros, la planificación de recursos de fabricación y los recursos humanos, puede resultar difícil y tedioso.
Debido a esto, el uso de sistemas ERP puede reducir los costos operativos en casi 23 por ciento de media. Dicho esto, este artículo definirá ERP, luego explicará cómo funciona y por qué las empresas deben adoptarlo.
Índice del contenido
¿Qué es ERP (Planificación de Recursos Empresariales)?
¿Cómo funciona un sistema ERP?
¿Por qué es importante el ERP para las empresas?
3 tipos de sistemas ERP
Tendencias de desarrollo de ERP
Punto inferior
¿Qué es ERP (Planificación de Recursos Empresariales)?
ERP es una plataforma unificada con una interfaz de usuario estándar de varias aplicaciones automatizadas integradas para mejorar los procesos de flujo de trabajo. Los procesos incluyen la recopilación de entradas de datos de departamentos como cuentas, adquisiciones, ventas, marketing, recursos humanos, fabricación, etc.
El sistema está centralizado, donde todos pueden acceder a la información de todos los departamentos. En términos simples, ERP combina personas, procesos y tecnología dentro de una empresa moderna.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Un ERP funciona utilizando un estándar definido de estructura de datos. También es compatible con otros módulos empresariales de su empresa y opera desde una base de datos. Más aún, permite el flujo de información donde los datos alimentados desde una estación están disponibles instantáneamente para que accedan los usuarios relevantes o autorizados.
Los datos son accesibles para quien los necesite y mantiene a todos en la misma página con respecto a la información. Por ejemplo, un garaje con varios puntos de venta que compra repuestos nombrará las pastillas de freno como "pastillas de freno delanteras". Cuando los datos se introducen en el ERP, los usuarios de otros puntos de venta pueden ver cuándo las pastillas de freno delanteras (13 pares) han sido requisadas, por ejemplo, por el taller E.
Los datos suelen estar en tiempo real en todos los departamentos o estaciones. Los gerentes pueden analizar el desempeño de cada departamento y sugerir cambios cuando sea necesario.
Mientras que la gestión de suministros puede correlacionar la cantidad de artículos adquiridos y los precios, el equipo de ventas puede confirmar el stock. El departamento de finanzas puede comparar la cantidad y el plan para liberar más fondos en función de las ventas y el inventario.
Una empresa experimenta una mayor comodidad cuando adquiere diferentes módulos para funciones comerciales específicas. Los módulos se pueden integrar para mejorar el flujo automático de datos a través del ERP.
Algunos de los módulos ERP comunes incluyen;
- Finanzas: Por lo general, la base de la mayoría de los ERP. Administra registros financieros como el seguimiento de cuentas por pagar y por cobrar, además de informes financieros.
- Obtención: Gestiona las compras de materias primas y productos terminados. También asegura que no haya sobrecompra o subcompra de productos o materiales.
- Gestión de recursos humanos: Las empresas usan el módulo para administrar los detalles informativos de su fuerza laboral y realizar un seguimiento de las revisiones de desempeño
¿Por qué es importante el ERP para las empresas?
Con respecto a la consolidación de datos y la mejora del flujo de trabajo mediante la integración de aplicaciones, ERP facilita el funcionamiento de una empresa. Se puede alimentar y acceder a toda la información en tiempo real, eliminando las idas y venidas. Los siguientes factores ilustran la importancia de ERP para las empresas.
Visibilidad y optimización del flujo de trabajo
El software ERP aumenta la transparencia dentro de los departamentos de la empresa. Todos los que tienen acceso al software están en la misma página porque la información es la misma.
El software también elimina la necesidad de solicitudes constantes de actualización por parte de la administración de primer nivel. Todo lo que necesitan hacer es iniciar sesión en el sistema y recuperar la información relevante.
Inteligencia de negocios y análisis de datos
Los ERP se desarrollan para sintetizar y analizar datos, una función que necesita ser ejecutada por un experto. El software puede analizar tendencias y ayudar a la empresa a mejorar el flujo de trabajo en el front y back office.
Al resaltar un descuido, ERP puede ofrecer soluciones a los cuellos de botella en un proceso de cadena de suministro. Por ejemplo, los artículos que deben adquirirse se quedan cortos en varias unidades, lo que provoca una disparidad en los precios.
Colaboración entre departamentos
Una fuerza laboral colaborativa es efectiva y logra mucho en poco tiempo. Un ERP promueve el intercambio de información en tiempo real con todos los que la necesitan. Los datos pueden incluir contratos, órdenes de compra, registros de recursos humanos y cualquier información relacionada con las actividades comerciales.
3 tipos de sistemas ERP
Los diferentes tipos de sistemas ERP dependerán de las necesidades de una empresa. Algunos pueden requerir que una empresa incurra en más costos, otros asequibles o accesibles.
ERP en las instalaciones
ERP en las instalaciones es donde el software está estacionado en el instalaciones de la empresa y es gestionado por personal de la empresa tras su posterior instalación por un experto informático. El acceso a las instalaciones garantiza la seguridad del sistema y es fácil supervisar las actividades. El ERP in situ requiere que la empresa tenga un departamento de TI para realizar un mantenimiento regular, lo cual es un costo.
ERP basado en la nube
Este sistema ERP es donde un tercero gestiona el servicio. La ventaja más significativa de esta configuración es que se puede acceder a la información mediante un navegador web en teléfonos inteligentes o tabletas desde cualquier punto, siempre que haya una conexión a Internet.
Las empresas que usan esta forma de ERP generalmente compran una licencia o se suscriben por períodos específicos. La empresa alquila los servidores a un tercero y su información se almacena en la nube como un único usuario de la infraestructura.
No se comparte con otras empresas y, a menudo, se lo denomina inquilino único. En la configuración, la empresa tiene más control del software con manos libres para personalizar, creando más trabajo para el negocio.
ERP híbrido
El sistema combina ERP local y en la nube para mayor comodidad. Una entidad puede optar por diseñar una implementación híbrida de dos niveles que mantenga el sistema local en la sede central y asigne sistemas en la nube a oficinas satélite o subsidiarias.
O bien, las soluciones en la nube pueden ser adecuadas para necesidades comerciales específicas. Si bien algunas demandas comerciales seleccionadas pueden funcionar bien con implementaciones locales. Independientemente, los dos sistemas deben estar conectados para mejorar el flujo de datos fluido.
Tendencias de desarrollo de ERP
Los ERP han recorrido un largo camino, y para hacerlos más relevantes, ciertas tendencias harán que los sistemas sean una necesidad. Incluyen;
- Internet de las cosas (IoT): IoT se refiere a la interconectividad de computadoras y otros dispositivos. IoT ofrece seguimiento de datos en tiempo real, gestión de activos, eficiencia y más. Necesita menos entrada manual, lo que reduce la necesidad de técnicos y los costos asociados.
- ERP móviles: Dado que cada vez más personas usan teléfonos inteligentes, tiene sentido que los ERP compatibles con dispositivos móviles sean el futuro. Hoy en día, los teléfonos inteligentes tienen grandes capacidades de procesamiento que pueden manejar los ERP, lo que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar con una buena conexión a Internet.
Por ejemplo, un gerente puede aprobar pagos usando sus teléfonos cuando está fuera de la oficina
- Inteligencia Artificial (AI): Con el advenimiento de tecnologías como Siri, Alexa, Spotify, Xfinity y más, es factible fusionar un software de comando de voz artificialmente inteligente con un ERP para ejecutar una función.
Punto inferior
ERP se ha convertido en una parte integral de las empresas modernas y de los negocios de nivel medio. Ha demostrado su eficacia en la racionalización de los procesos y la mejora de un entorno de trabajo más colaborativo con datos sistematizados y estandarizados.
Su atributo más exclusivo es la automatización de procesos al integrar aplicaciones para crear un entorno de trabajo centralizado. El entorno centralizado es una medida de reducción de costes para la empresa con garantía de flujo de trabajo y procedimientos óptimos.
