La magie, la chance et les émotions n’ont pas leur place dans l’approvisionnement. Sans négociations stratégiques, ils sont voués à l’échec.
Pour réussir, vous devez avoir un bon jugement commercial, une compréhension de la nature humaine, un instinct de fer, de l'intelligence, de la patience et une discipline inébranlable.
Une stratégie de négociation d’approvisionnement vous permettra de créer une situation gagnant-gagnant et d’entretenir une relation mutuellement bénéfique. Cependant, vous pouvez céder sous la pression sans un équilibre entre tact et flexibilité.
Cet article présente cinq questions situationnelles qui pourraient s'avérer problématiques, même pour les professionnels chevronnés des achats au détail. Vous apprendrez les tactiques nécessaires pour gérer de telles situations et conclure la transaction.
Nous avons également recueilli diverses informations et perspectives auprès des gestionnaires des opérations d'approvisionnement dans différents domaines. Allons-y.
Table des matières
Que faire lorsque les fournisseurs accusent des frais généraux plus élevés ?
N'est-il pas plus efficace d'enchérir que de négocier ?
Comment gérer les fournisseurs « à prendre ou à laisser » ?
Que se passe-t-il si les fournisseurs affirment que mes informations sur les coûts sont erronées ?
Que faire lorsque les distributeurs affirment qu'ils n'ont d'autre choix que de répercuter les augmentations des constructeurs ?
Foire aux questions (FAQ)
Conclusion
1. Que faire lorsque les fournisseurs accusent des frais généraux plus élevés ?
Des facteurs tels que l’augmentation des coûts de main-d’œuvre, de maintenance, de réparations ou l’inflation générale peuvent entraîner des frais généraux plus élevés. Mais pour aborder ces coûts du côté des fournisseurs, il faut comprendre pourquoi il y a une augmentation.
Cela peut être délicat. Plutôt qu'une attitude contradictoire, adoptez une approche collaborative pour comprendre leur point de vue tout en représentant les intérêts de votre entreprise. La clé est d’examiner en détail leurs coûts accrus afin de déterminer leur validité et de rechercher des solutions potentiellement gagnant-gagnant.
« Demandez aux fournisseurs des détails détaillés sur leurs frais généraux », explique Noël Griffith of Gemme d'approvisionnement. "Cela vous aide à évaluer si l'augmentation est justifiée ou s'il existe des domaines dans lesquels ils peuvent potentiellement optimiser leurs opérations pour réduire les coûts."
Les fournisseurs peuvent être en mesure de trouver des moyens de fournir des biens et des services plus efficacement, atténuant ainsi l’impact des frais généraux plus élevés.
Bien entendu, certains fournisseurs ne divulguent pas ces détails de coûts à leurs clients pour éviter d'expliquer pourquoi leurs frais généraux sont plus élevés. Dans ces cas-là, blâmer les frais généraux est généralement une ruse ; ils veulent que vous le preniez ou que vous le laissiez. Nous verrons dans un instant comment aborder de telles situations.
Par ailleurs, mettre fin à votre relation pourrait être une mauvaise idée si les augmentations sont hors du contrôle de votre fournisseur et justifiées.
Vous devez effectuer une analyse des coûts des fournisseurs pour savoir si vous devez vous retirer ou rester à la table des négociations.
Évaluer les conditions du marché. Pensez à revoir le prix de votre produit au cours des dernières années et à déterminer les questions suivantes lorsque vous analysez ces données :
- Le prix de votre fournisseur a-t-il déjà diminué ? La demande pour le produit a-t-elle été un facteur ?
- Que s'est-il passé dans l'économie mondiale lorsque le prix de votre fournisseur a augmenté ?
- La demande saisonnière a-t-elle affecté les prix à peu près au même moment chaque année ?
- Certaines pièces ou certains matériaux ont-ils été difficiles à acheter ?
Comparez également les nomenclatures antérieures pour les produits qui deviennent de plus en plus chers. Les nomenclatures sont la liste des ingrédients et des composants qui composent un produit.
Les examiner dans votre analyse des coûts révélera quel matériau spécifique est responsable de l’augmentation.
Ces questions vous fourniront un contexte sur l’évolution des prix au fil du temps, éclairant ainsi vos prochaines étapes.
2. L'offre n'est-elle pas plus efficace que la négociation ?
À un moment donné au cours de votre processus d’approvisionnement, vous devrez peut-être choisir entre des offres concurrentes et des négociations. Bien que les deux puissent être bénéfiques, l’évaluation de certaines circonstances peut vous aider à maximiser au maximum les atouts de chaque tactique.
Les enchères ont du sens si vous achetez des articles coûteux. Par exemple, si vous souhaitez acheter de grandes quantités d’acier laminé à froid auprès de distributeurs et garder vos options ouvertes, vous devez leur faire soumissionner pour votre entreprise.
N’oubliez pas que dans toute négociation, celui qui a le plus d’options a le plus de pouvoir. Ainsi, faire en sorte que les fournisseurs soumissionnent pour votre favoritisme vous permet de négocier en position de force.
Discutant de son expérience, Will Yang, responsable de la croissance et du marketing chez Instrument, explique : « J'ai déjà travaillé avec un client qui avait besoin d'acquérir des équipements spécialisés pour son usine de fabrication. Leurs recherches les ont amenés à identifier trois fournisseurs potentiels répondant à leurs exigences.
« Au cours du processus de négociation, ils ont stratégiquement dressé les fournisseurs les uns contre les autres, en soulignant les forces et les faiblesses de chaque proposition. Cela leur a permis de négocier de meilleurs prix et de meilleures conditions et de garantir qu'ils obtiendront le meilleur rapport qualité-prix pour leur investissement.
Lorsque les fournisseurs savent que vous disposez d’alternatives et que vous n’en dépendez pas uniquement, ils ressentent un sentiment d’urgence et seront plus disposés à offrir des concessions pour votre entreprise.
Vous pouvez également envisager de soumissionner s’il existe suffisamment de fournisseurs qualifiés pour ce produit et que vous êtes libre de toute contrainte de temps.
Pour commencer à enchérir, demandez à votre responsable des achats d'envoyer un Demande de devis (RFQ) formulaire aux fournisseurs intéressés à faire affaire avec votre organisation.
D’un autre côté, envisagez de négocier avec les fournisseurs dans les cas suivants :
- Lorsque vous avez besoin de plus de flexibilité et de personnalisation de vos produits.
- Lorsque vous pouvez estimer avec précision le coût de production du produit.
- Lorsque vous avez besoin des produits rapidement et que les délais ne sont pas très flexibles.
- Quand la qualité est aussi importante que le prix.
- Lorsqu'il y a une chance, les spécifications du produit peuvent changer à mesure que le contrat avance.
Les appels d'offres et les négociations ont leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, l’efficacité de chacun dépend des besoins et des objectifs de votre produit.
Si le coût est votre principale préoccupation, les enchères peuvent être efficaces. Mais si vous avez besoin de personnalisations de produits, il est préférable de négocier avec des fournisseurs qui connaissent vos préférences et capables d'y répondre.
3. Comment puis-je gérer les fournisseurs « à prendre ou à laisser » ?
Une situation à prendre ou à laisser dans les marchés publics se produit généralement lorsqu’une dynamique de pouvoir passe des acheteurs aux fournisseurs. Cela désavantage le détaillant, surtout s'il s'agit d'une petite entreprise qui traite avec un grand fournisseur qui pourrait également être son unique source.
Si vous êtes dans une situation aussi difficile, vous devez accepter deux choses :
- La balle est dans le camp du fournisseur ; ils peuvent se permettre de ne pas faire des affaires selon vos conditions.
- Il y a toujours une demande pour leurs produits.
La meilleure approche serait de gérer les négociations d’approvisionnement dans le cadre d’un processus collaboratif. Commencez par envisager d’autres moyens d’aider le fournisseur à réaliser de la valeur.
Le PDG et propriétaire de Dépôt de tapis du sud-ouest, Connor Butterworth, dit qu'il met un point d'honneur à déplacer la discussion de la simple tarification vers la valeur ajoutée, en se concentrant sur d'autres aspects de l'accord qui pourraient être ajustés.
« Celles-ci pourraient inclure les conditions de paiement, les délais de livraison ou le service après-vente », explique-t-il. « Il s'agit de créer un environnement gagnant-gagnant qui peut conduire à des relations à long terme plus efficaces. »
Parfois, vous pourriez être confronté à une offre à prendre ou à laisser d'un fournisseur lorsqu'il pense que les prix vont bientôt monter en flèche et que vous n'avez pas d'alternatives solides et moins chères.
Dans ce cas, faites-les à mi-chemin en signant un accord à plus long terme en échange de meilleurs prix. C'est précisément ce que Campbell Tourgis, vice-président exécutif et directeur de l'exploitation chez Wainbee, l'a fait pour conclure un partenariat à long terme avec l'un de ses fournisseurs.
Cette décision correspondait aux objectifs de son entreprise pour Campbell puisqu'il avait étudié leurs besoins et les tendances du marché. « Notre proposition montrait notre volume projeté sur la durée du contrat, ce qui les a rassurés sur notre engagement. Nous avons même suggéré d’ajouter des incitations basées sur la performance pour adoucir l’accord.
Cela dit, avoir une alternative solide comme plan de secours est dans votre intérêt si les choses ne se passent pas comme prévu. Cependant, ne vous contentez pas de reconnaître mentalement votre alternative ; étayer cette décision avec des données.
Combien facturent les autres fournisseurs pour le même produit ? Combien perdrez-vous ou gagnerez-vous si vous vous éloignez de cette négociation ? Plus vos chiffres sont forts, plus votre position sera forte.
Lors des négociations contractuelles, faites allusion à l’existence d’une alternative à votre fournisseur. Cela pourrait faire basculer la dynamique du pouvoir en votre faveur. Si vous trouvez quelque chose qui fera pencher la balance et que l’autre partie ne le sait pas, utilisez-le comme monnaie d’échange.
Par exemple, si vous souhaitez acheter des téléviseurs auprès de votre distributeur et que son principal rival propose des réductions ou des livraisons gratuites, parlez-en. Les rendre compétitifs pour votre entreprise devrait empêcher la réponse « à prendre ou à laisser ».
4. Que se passe-t-il si les fournisseurs affirment que mes informations sur les coûts sont erronées ?
« Lorsque les fournisseurs ne sont pas d'accord sur les informations relatives aux coûts lors des négociations d'approvisionnement, une solution simple consiste à leur demander de partager la ventilation de leurs coûts à des fins de comparaison », explique Peter Hoopis, qui dirige un plateforme de vente au détail pour les amateurs de pickleball.
Il s'agit d'un moyen stratégique et diplomatique d'éviter une rupture de discussion avec votre fournisseur. Tout d’abord, vérifiez vos informations pour vous assurer de leur exactitude. S’il y a des erreurs, reconnaissez-les et soyez ouvert sur vos corrections.
Mais si vous pensez avoir raison, rassemblez des données, des citations et d’autres documents pertinents qui étayent vos chiffres. Avoir des preuves tangibles renforce votre position pendant ces périodes.
Expliquez comment vous êtes arrivé à vos chiffres de coûts et fournissez tout contexte nécessaire pour clarifier votre cas. Cela encourage un dialogue ouvert et favorise la transparence et la compréhension entre les deux parties.
De plus, cette stratégie permet de découvrir les différences dans les hypothèses et conduit à des discussions productives sur l’alignement des estimations de coûts. Cela permet également aux fournisseurs d'expliquer plus clairement leur structure de prix, ce qui facilite la discussion sur la valeur et les coûts.
Si votre budget initial s'avère irréaliste lors des négociations, réévaluez votre négociation stratégie. Recherchez les domaines dans lesquels vous pouvez effectuer des ajustements sans compromettre vos exigences fondamentales.
Enfin, rappelez-vous que négociations d'approvisionnement sont un processus dynamique. Le maintien d’une approche coopérative et axée sur les solutions vous aidera à surmonter les défis et à maintenir les négociations sur la bonne voie.
5. Que faire lorsque les distributeurs disent qu'ils n'ont d'autre choix que de répercuter les augmentations des fabricants ?
Il n'est pas rare d'assister à des augmentations de prix dans le commerce de détail ; en fait, vous devez vous y attendre et en tenir compte. Cependant, vous pourriez avoir un problème si ces augmentations rongent vos marges bénéficiaires potentielles.
Dans ce cas, connaissez votre point de départ avant de vous lancer dans une négociation. Comprenez clairement le prix le plus bas ou les conditions les plus favorables que vous accepterez pour qu’un accord reste viable pour votre entreprise.
Cela vous donne une base solide pour négocier. Une fois votre point de fuite défini, vous pouvez maintenir votre position en toute confiance au lieu de faire des concessions inutiles sous la pression.
En discutant de son expérience en matière d'approvisionnement, Shawn Pile, fondateur et PDG de Poinçon Timmins, a déclaré : « Je m'assure que nous calculons notre prix minimum requis qui maintiendrait nos marges bénéficiaires attendues. » Utilisant ce niveau de prix comme North Star, il a négocié un contrat rentable pour les deux parties.
Alternativement, puisque vous en avez fait analyse de l'industrie et connaissez les prix des concurrents de votre fournisseur, il est peut-être temps de changer de fournisseur.
Toutefois, si vous entretenez une relation de longue date avec votre distributeur, travaillez avec lui pour explorer des stratégies de tarification alternatives et réduire les coûts de la chaîne d'approvisionnement.
Votre objectif principal est de réaliser des bénéfices, donc si vous ne trouvez pas d'alternative à la réduction des prix, répercutez l'augmentation sur les clients.
Foire aux questions (FAQ)
Vous avez encore des questions sur la façon de mener à bien les négociations sur les achats au détail ? Voici quelques réponses pour vous guider :
1. De quelles compétences ai-je besoin pour réussir une négociation d’approvisionnement ?
Les compétences dont vous avez besoin pour une négociation réussie sont :
Écoute active: Cela vous permet d'écouter attentivement et de lire le langage corporel pour trouver des indices que vous pouvez utiliser pour persuader votre fournisseur.
Contrôle émotionnel : Évitez de prendre une position contradictoire, qui pourrait exacerber la situation et attiser les émotions lors des négociations. Au lieu de cela, faites preuve de diplomatie et de tact pour garder vos émotions sous contrôle.
Communication verbale: Exprimez toujours votre cas et vos préoccupations clairement et franchement. Cela contribuera à éviter les malentendus au fur et à mesure que les négociations progressent.
Des talents pour la résolution des problèmes: Lorsqu'il existe des divergences d'opinions entre vous et votre fournisseur, votre capacité à penser de manière créative pour trouver des solutions vous sauvera la vie. négociations d'achat.
2. Comment négocier avec les fournisseurs sur Alibaba.com ?
L’élaboration d’une stratégie est vitale lorsqu’il s’agit de Fournisseurs Alibaba. La technique du « bon/méchant » est une stratégie bien connue utilisée par les commerciaux. Par exemple, ils reprochent à un décideur son incapacité à baisser les prix lors de la négociation.
Vous pouvez renverser la situation en insistant pour parler avec le décideur. Cela leur indique que vous ne voulez pas jouer à des jeux et que vous êtes déterminé à négocier un accord mutuellement avantageux.
De plus, lisez les petits caractères de votre contrat et clarifiez le prix total afin qu'ils ne vous surprennent pas avec des coûts cachés. N'hésitez pas à poser des questions et à demander des échantillons.
En vous armant de connaissances sur l’accord, vous renforcerez votre confiance, ce qui est essentiel dans toute négociation.
Conclusion
Les négociations d’approvisionnement doivent toujours être dans le meilleur intérêt de votre fournisseur et de vous-même. Les accords déséquilibrés échoueront, vous laissant sans produits pour vos opérations commerciales.
Recherchez si et pourquoi les prix augmentent et essayez de comprendre les justifications des coûts de vos fournisseurs. Cela vous permettra d’élaborer un plan pour faire face aux hausses de prix.
Ces conseils détaillés de négociation d’achat vous aideront à conclure des accords d’approvisionnement réussis sur Alibaba.com.
