ما هو تحليل عملية الأعمال وكيف تستخدمه؟

الوجبات السريعة الرئيسية

يساعد تحليل إجراءات العمل (BPA) الشركات على تحديد أوجه القصور في العمليات الداخلية

غالبًا ما تستخدم الشركات التي تطلق منتجًا جديدًا أو تخضع لإعادة هيكلة الشركة BPA

يمكن استخدام أبحاث الصناعة لتحديد مقاييس الأداء الرئيسية

تحليل عمليات الأعمال (BPA) عبارة عن منهجية تُستخدم لتحليل مجالات الأعمال المتعلقة بالعمليات وتحسين الكفاءة. على وجه التحديد ، تساعد BPA الشركات على فحص العمليات الداخلية لتحسين الإيرادات وخفض التكاليف. على الرغم من اختلاف تحليل الأعمال (BA) و BPA من حيث نطاق تحليلهما ، يتم تعيين BPA عادةً إما لمحللي الأعمال أو لمهندسي العمليات أو كليهما. غالبًا ما يقوم محللو الأعمال بتحليل السياق المحيط بالمشكلة وتقديم رؤى للبيانات ، بينما يشارك مهندسو العمليات بشكل مباشر في تنفيذ العمليات. ومع ذلك ، تتطلب BPA أكثر من مجرد محلل أعمال أو مهندس عمليات. لتغيير عملية الأعمال ، تحتاج الشركات أيضًا إلى إشراك الإدارة وتكنولوجيا المعلومات والمهنيين الآخرين. قبل أن نحلل BPA ، لنبدأ بالأساسيات.

ما هي العملية التجارية؟

عملية الأعمال هي مجموعة منظمة من الأنشطة التي تحول المدخلات إلى مخرجات ، ويمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية. يتم توثيق العمليات الرسمية واتباعها في معظم الأوقات. يتم استخدام العمليات غير الرسمية إما بسبب نقص الوثائق الرسمية أو بسبب الحاجة إلى الخروج عن العمليات الرسمية في ظروف غير عادية.

متى يجب على الشركات استخدام تحليل عمليات الأعمال؟

في أغلب الأحيان ، تستخدم الشركات BPA عند إطلاق تقنية جديدة أو عملية جديدة. قبل إطلاق التكنولوجيا الجديدة ، تحتاج إدارة المؤسسة إلى فهم أي أوجه قصور تسببها التقنية أو العملية القديمة. قد تشمل أوجه القصور هذه تأخيرات في الشحن أو ضعف دعم العملاء أو نسبة عالية من المنتجات المعيبة. من خلال إجراء تحليل التكلفة والعائد ، تكون الشركات قادرة على تحديد ما إذا كانت ستنفذ التكنولوجيا الجديدة أو التركيز على المجالات الأخرى التي قد تولد عائدًا أعلى على الاستثمار.

الشركات لديها تحول بشكل متزايد إلى BPA في السنوات الأخيرة، حيث أدى جائحة COVID-19 إلى زيادة الطلب على منتجات معينة وتقليل الحاجة إلى منتجات أخرى. كان لدى الشركات وقت محدود للتكيف مع بيئة التشغيل الجديدة ، مما جعل BPA أمرًا حاسمًا في مساعدة المؤسسات على تحويل تركيزها بشكل فعال. على سبيل المثال ، استخدمت العديد من المؤسسات BPA لتوسيع عروضها الرقمية. استخدمت شركات أخرى BPA لتعويض الآثار السلبية المرتبطة باضطرابات سلسلة التوريد. في الآونة الأخيرة ، أدت الضغوط التضخمية القوية وعدم اليقين الاقتصادي إلى قيام العديد من المنظمات باستخدام BPA للتحكم في التكاليف والقضاء على أوجه القصور.

غالبًا ما تلجأ المنظمات إلى BPA كجزء من أكبر تخطيط استراتيجي جهد. على سبيل المثال ، يمكن للمؤسسة استخدام BPA لفهم عملياتها الداخلية بشكل أفضل كخطوة واحدة نحو هدف أوسع.

ما هي فوائد تحليل إجراءات العمل؟

ربما يمكنك بالفعل أن ترى أن BPA مفيد في مجموعة من المواقف. فيما يلي بعض فوائد استخدام تحليل عمليات الأعمال:

• تحسين الكفأة: على سبيل المثال ، يمكن لـ BPA تقليل الوقت والموارد المطلوبة التنقيب عن المبيعات الإنتاجية، إعداد الموظفين ، تطوير المنتج أو إنشاء حملات تسويقية.
• خفض التكاليف: يمكن أن تقلل BPA تكاليف الموظفين عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه في المهام أو إزالة التكرار في العمليات. يمكن لـ BPA أيضًا إبراز التوفير في التكاليف للموارد والمواد.
• توضيح السياسات والحوكمة وتحسينها: على سبيل المثال ، يمكن أن تتحسن BPA نماذج إدارة المخاطر وتسليط الضوء على المواضع التي تحتاج فيها سياسات أمن تكنولوجيا المعلومات والأجهزة الحالية إلى التحسين.
• القضاء على الاختناقات أو تقليلها: يمكن أن تساعد BPA مؤسستك على تحسين الاتصالات وتنفيذ العمليات ، بحيث لا تؤدي إحدى المراحل ، مثل الموافقة ، إلى تراكم الأعمال المتراكمة.
• تحسين عمليات التبني: يمكن لـ BPA تسليط الضوء على النقاط المؤلمة في اعتماد تقنية أو عمليات جديدة وتوفير تحسينات لبرامج التدريب ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة معدلات التبني.
• تحسين إجراءات الإصدار أو النشر: نريد جميعًا أن تتم عمليات نشر الحملات وإصدارات المنتجات بسلاسة - يمكن لـ BPA العمل من خلال عدم الكفاءة في هذه العمليات ومساعدتك على وضع التحسينات في مكانها الصحيح.
• المساعدة في نوبات التركيز البؤري: يمكن أن تساعد BPA مؤسستك على التنافس في عالم رقمي متزايد. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعد BPA في تحسين العمليات اليومية لاستخدام تقنية معينة أو الانتقال إلى نماذج العمل عن بُعد أو تسهيل الانتقال إلى توفير المنتجات والخدمات عبر الإنترنت.
• تحسين ثقافة الشركة: تحسن العمليات المُحسَّنة تجارب الموظفين في مكان العمل.
• زيادة المشاركة: تحسين خدمة العملاء أو تفاعلات موقع الويب أو العمليات داخل المتجر تعزز سمعة مؤسستك ومشاركتها.

أصحاب المصلحة السعداء والموظفون السعداء والعملاء السعداء - أيام سعيدة!

الخطوات الرئيسية في تحليل عمليات الأعمال

إذن ، هذه هي الأساسيات. ما هي الخطوات المتبعة في BPA؟

1. تحديد الأهداف

الخطوة الأولى هي تحديد ما يجب تحقيقه. إجراء أ تحليل SWOT, تحليل المخاطر أو حتى رسمية تحليل تنافسي يمكن أن تساعدك في تحديد مجالات التحسين في مؤسستك. إلقاء نظرة فاحصة على أداء مؤسستك باستخدام النسب المالية يمكن أن تكون أيضًا نقطة انطلاق مفيدة. على المستوى الكلي ، قد يكون هدفك هو زيادة الإيرادات أو تقليل التكاليف ، ولكن ضع في اعتبارك أن BPA تركز على التحسينات المتعلقة بالعملية. هذا يعني أن هدفك يجب أن يركز على تحسين العملية بدلاً من تغيير الأعمال الكلي. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون هدف BPA هو تحسين كفاءة العمل. غالبًا ما يمكن أتمتة المهام شديدة التكرار ، مما يؤدي إلى وقت إنجاز أفضل وأخطاء أقل. في عملية المبيعات ، على سبيل المثال ، يمكن أتمتة عمليات المتابعة باستخدام برنامج تتبع المبيعات. في حالة عملية البيع ، قد يكون الهدف هو تقليل الوقت الذي يقضيه في كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ، أو لتحسين معدل الاستجابة ، أو كليهما. تتمثل إحدى طرق التأكد من أن الهدف محددًا جيدًا في استخدام نهج SMART ، والذي يمثل محددًا وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وملائمًا ومستندًا إلى الوقت.

2. تحديد العملية

بمجرد تحديد الهدف ، تحتاج إلى تحديد العملية التي تسبب عدم الكفاءة. في عملية المبيعات ، على سبيل المثال ، قد تتضمن المتابعة عدة خطوات ، مثل إنشاء نموذج لرسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ، وتعديل القالب بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها من العملاء ، وتدقيق البريد الإلكتروني ، وإرسال البريد الإلكتروني بعد خمس دقائق من محادثة.

عند تحديد العملية ، تأكد من أن نطاق العملية ليس واسع النطاق للغاية. يستخدم بعض خبراء العمليات المصطلح النهائي إلى نهاية لتحديد حدود العمليات الكبيرة والمهمة. يشتمل التصميم الشامل على جميع الأنشطة التي يجب أن تحدث للتوصل إلى مفهوم المنتج. تتمثل إحدى طرق تقسيم هذه العمليات بشكل أكبر في استخدام التسلسل الهرمي للعملية. يبدأ التسلسل الهرمي للعملية على مستوى المؤسسة بأكملها وينتقل نحو العمليات الأكثر دقة. الأداة الأكثر شيوعًا التي يستخدمها المحللون ومهندسو العمليات خلال هذه الخطوة هي SIPOC ، والتي تعني الموردين والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء. تساعد هذه الأداة في تلخيص مدخلات ومخرجات عملية واحدة أو أكثر في نموذج جدول.

3. تحليل العملية

لديك العديد من تقنيات تحليل عمليات الأعمال للاختيار من بينها ، اعتمادًا على الهدف المحدد. أسلوب التحليل الأكثر شيوعًا هو تحليل القيمة ، والذي يُظهر العناصر الرئيسية والثانوية للعملية بناءً على القيمة المضافة. القيمة هي نسبة الوظيفة إلى التكاليف. لذلك ، يمكن تغيير القيمة إما عن طريق تحسين الوظيفة أو تقليل التكاليف. عند إجراء تحليل القيمة ، يقوم المحللون عادةً بتجميع قائمة بالوظائف والتكاليف بترتيب تنازلي. غالبًا ما يتم تطبيق نسب التكلفة والفوائد على هذه القوائم لتقدير القيمة الصافية لكل نشاط.

بالعودة إلى مثال عملية متابعة المبيعات لدينا ، يمكن فرز الخطوات ذات القيمة الأعلى بالترتيب التالي: تعديل قالب المبيعات بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها من العميل ، وتدقيق البريد الإلكتروني ، وإرسال البريد الإلكتروني بعد خمس دقائق من المحادثة ، و بناء نموذج لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني. في هذا المثال ، يعد إنشاء نموذج متابعة هو أقل عنصر ذي قيمة مضافة لأنه يستهلك الكثير من الوقت ويتطلب دائمًا تعديلات كلما ظهرت معلومات جديدة.

تشمل تقنيات التحليل الشائعة الأخرى تحليل الفجوة ، الذي يقارن الأداء الفعلي بالأداء المحتمل ، وتحليل السبب الجذري ، والذي يهدف إلى تحديد سبب حدوث المشكلة في المقام الأول ، وإيجاد حل للسبب الجذري.

4. تحديد التحسينات

بعد تحليل العملية واكتشاف أوجه القصور ، فإن الخطوة التالية هي تحديد التحسينات اللازمة. غالبًا ما تركز التحسينات على جوانب مثل القضاء على الاختناقات أو تحسين العمليات عالية القيمة أو تحسين التفاعل مع العملاء. على سبيل المثال ، لزيادة قيمة إنشاء بريد إلكتروني للمتابعة ، يمكن لمندوب المبيعات استخدام أدوات خارجية تساعد في إنشاء رسائل بريد إلكتروني قابلة للتخصيص بشكل أسرع بناءً على شرائح العميل أو معلومات أخرى.

أثناء هذه الخطوة ، ستحتاج إلى التأكد من مراعاة أي عوامل خارجية محتملة. العوامل الخارجية هي تكاليف أو مزايا غير مباشرة ناتجة عن عملك وتؤثر على أطراف ثالثة ، والتي يمكن أن تشمل الأفراد أو المنظمات - أو حتى المجتمع ككل. على سبيل المثال ، قد تتسبب التحسينات في السرعة في تدهور جودة بعض المنتجات والخدمات ، وهي تكلفة يتحملها المستخدمون النهائيون أو المستهلكون. وبالمثل ، فإن أتمتة عمليات معينة قد تقضي على القدرة على تخصيص منتج أو خدمة ، مما يقلل الطلب على هذه المنتجات والخدمات. لذلك ، يجب على المحللين أيضًا إجراء تحليل شامل للتكلفة والعائد قبل تعديل أو إدخال عمليات جديدة.

5. تنفيذ العملية

غالبًا ما يشمل التنفيذ محترفين عبر أقسام مختلفة ، من الإدارة إلى المحللين ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات. ستحتاج إلى التأكد من أن فريق التنفيذ لديه موارد كافية لإجراء تغييرات فعالة. تبدأ التصحيحات عادةً على نطاق صغير ، تليها تغييرات عبر المهام المتصلة. على سبيل المثال ، لزيادة قيمة إنشاء نموذج لرسائل متابعة البريد الإلكتروني ، يمكن لقسم المبيعات تثبيت برنامج تابع لجهة خارجية يحلل جميع رسائل البريد الإلكتروني السابقة ويقدم اقتراحات باستخدام التحليلات التنبؤية.

6. مراقبة النتائج

الخطوة الأخيرة هي مراقبة المعايير والعمليات الجديدة والتحكم فيها. هل تؤدي العمليات الجديدة إلى مؤشرات أداء رئيسية أفضل؟ هل تسبب هذه العمليات أي عوامل خارجية؟ على سبيل المثال ، قد تقلل برامج الجهات الخارجية الوقت المطلوب لكتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، ولكنها قد تقلل أيضًا من معدل استجابة البريد الإلكتروني. بعبارة أخرى ، علينا التأكد من أننا نأخذ العوامل الخارجية في الاعتبار. علاوة على ذلك ، قد تظهر فرص تحسين إضافية خلال هذه المرحلة ، لذلك من المهم مراقبة العمليات الجديدة باستمرار بدلاً من اتباع نهج "المجموعة والنسيان".

دراسات حالة BPA

الآن بعد أن حللنا الأساسيات ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الواقعية لتحليل عمليات الأعمال.

يتعلق مثالنا الأول بالتراكم الذي قامت به شركة مستحضرات التجميل الفرنسية ، إيف روشيه، من ذوي الخبرة عند معالجة المرشحين الجدد. بعد أداء BPA ، لاحظ إيف روشيه أنهم كانوا يوظفون ضعف عدد المرشحين في موسم الذروة. لتقليل التراكم ، استثمرت الشركة في برنامج يقوم تلقائيًا بملء البيانات والتحقق منها تلقائيًا ، مما يقلل الوقت الذي يقضيه داخليًا في معالجة المرشحين الجدد.

هوارد بنك، وهو بنك مجتمعي مملوك محليًا ومقره منطقة بالتيمور الكبرى ، أراد تحسين خدمة العملاء وإنتاجية الموظفين. بعد إجراء تحليل إجراءات العمل ، أدرك البنك أن فتح حساب جديد يستغرق حوالي ساعة ونصف من العملاء الجدد ، مما يقلل من رضا العملاء ويزيد من التدريب المطلوب للموظفين الجدد. تمكن البنك من تقليل هذه الفترة بنسبة 75٪ باستخدام برنامج مالي جديد ، مما يمكن الموظفين من قضاء المزيد من الوقت مع العملاء الجدد وتحسين رضا العملاء.

كيف يمكن لأبحاث الصناعة أن تحسن BPA؟

بحوث الصناعة يسمح للشركات ب هي المعيار لقياس جدوي  أداءهم مقابل منافسيهم ومقاييس الصناعة. تشمل هذه المقاييس الإيرادات لكل مؤسسة ، والإيرادات لكل موظف ، ومصروفات الأجور والأرباح. علاوة على ذلك، تحليل الصناعة أداة رائعة لتتبع الاتجاهات العامة في إيرادات الصناعة. عادةً ما تتمتع الشركات التي تنمو بمعدل أسرع من أقرانها بميزة تنافسية مثل التسويق القوي أو العملاء المخلصين أو المنتجات المتميزة. في المقابل ، يمكن للشركات التي تنمو بمعدل أبطأ من متوسط ​​الصناعة استخدامها قياس القطاع كنقطة انطلاق لتحليل العمليات الداخلية التي تسبب عدم الكفاءة. يمنحك قياس أداء الشركة رؤية واضحة لمنافسيك ، بينما أبحاث الصناعة على مستوى الدولة يوفر طبقة إضافية من المعلومات للشركات التي تسعى إلى مقارنة أدائها بالصناعة الأوسع.

كانت أبحاث الصناعة مفيدة بشكل خاص بعد تفشي جائحة COVID-19 ، مما دفع العديد من الشركات إلى تعديل العمليات الداخلية بسبب تدابير التباعد الاجتماعي ، قيود سلسلة التوريد والبيئات التنظيمية المتزايدة. على سبيل المثال ، زادت الشركات في جميع أنحاء الولايات المتحدة من استثماراتها في العمليات عبر الإنترنت لتلبية احتياجات المستهلكين المتغيرة. من خلال الفهم الواضح للاتجاهات المستمرة ، تمكنت الشركات التي لديها إمكانية الوصول إلى بيانات الصناعة من اكتشاف العمليات ذات القيمة المضافة العالية بسهولة أكبر.

الأفكار النهائية

يساعد تحليل إجراءات الأعمال الشركات على تحسين عملياتها الداخلية لتقليل التكاليف في النهاية أو زيادة الإيرادات أو كليهما. عادةً ما يتضمن BPA محترفين من مختلف الأقسام يعملون معًا للتأكد من أن العملية الجديدة تتدفق بسلاسة عبر أبعاد مختلفة. بمجرد تفعيل عملية جديدة ، يقوم المحللون باستمرار بمراقبة أداء المعيار الجديد مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا. يمكن للشركات استخدام أبحاث الصناعة لتحقيق أقصى استفادة من BPA ، والاستفادة من المقاييس على مستوى الصناعة مثل الإيرادات لكل مؤسسة ونفقات الأجور.

مصدر من IBISWorld

إخلاء المسؤولية: يتم توفير المعلومات الموضحة أعلاه بواسطة IBISWorld بشكل مستقل عن Alibaba.com. لا تقدم Alibaba.com أي تعهدات وضمانات فيما يتعلق بجودة وموثوقية البائع والمنتجات.