Los proveedores de la cadena de suministro constituyen el eje de las empresas exitosas. Un fallo en el proceso de gestión de relaciones con los proveedores podría fácilmente precipitar la caída de una empresa, como una carta desalineada en un castillo de naipes meticulosamente construido.
Una estrategia sólida de gestión de relaciones con proveedores (VRM) aporta muchos beneficios. Permite una gestión prudente de costos mediante la negociación de términos favorables y mejora los niveles de servicio, garantizando que los proveedores cumplan con los estándares de calidad estipulados. Además, fomentar asociaciones a largo plazo con proveedores cultiva un ambiente de comprensión y apoyo mutuos, lo que impacta positivamente el desempeño comercial general.
Pero, ¿cómo pueden las empresas determinar el verdadero valor de sus asociaciones con proveedores? ¿Cómo pueden evaluar si los entregables de sus proveedores se alinean con sus expectativas y qué pasos deben tomar si no es así? Para responder a estas preguntas, esta publicación de blog revela una guía simplificada de cinco pasos que tiene como objetivo mejorar el proceso de gestión de relaciones con los proveedores.
Índice del contenido
Identificar y seleccionar proveedores potenciales.
Supervisar y evaluar el rendimiento
Realizar evaluaciones de riesgos y desarrollar una estrategia de respaldo.
Establecer puntos de comunicación centralizados.
Planifique una estrategia de salida
Transforme a los proveedores en socios para una relación beneficiosa para todos
Identificar y seleccionar proveedores potenciales.
La gestión de las relaciones con los proveedores consiste en seleccionar socios que satisfagan las necesidades del negocio y formen parte de la historia de éxito. El primer paso en este proceso es identificar y seleccionar proveedores potenciales.
Los proveedores forman una rueda dentada integral dentro de la cadena de suministro. Podemos clasificarlos en dos categorías amplias:
- Proveedores: Empresas que proporcionan materias primas, productos terminados o servicios esenciales para crear o entregar un producto.
- Proveedores de logística: Organizaciones que se encargan del transporte, el almacenamiento y la distribución, actuando como puente que ayuda a que los productos pasen sin problemas desde los proveedores hasta el consumidor final.
Una distinción clara entre ambos ayuda a agilizar la comunicación y la colaboración, la columna vertebral de cualquier relación a largo plazo. Por ejemplo, los fabricantes (proveedores) pueden asociarse con empresas para desarrollar nuevos productos interesantes, mientras que los proveedores de logística pueden mejorar sus servicios manteniéndose informados sobre la demanda prevista.
Entonces, ¿cómo encuentran las empresas los proveedores perfectos que se alineen con su modelo de negocio? Dividámoslo en cinco sencillos pasos:
- Identificar las necesidades del negocio: Las empresas deben comenzar describiendo el producto o servicio específico que requieren de un proveedor. Este paso forma el núcleo de todas las demás expectativas en torno a calidad, servicio, tiempo, costo, etc. Además, es fundamental considerar la frecuencia y el volumen necesarios. ¿Las empresas buscan un servicio único o es un ingrediente necesario para una asociación a largo plazo?
- Llevar a cabo la debida diligencia: Aprovechar el poder de la investigación. Analice informes de la industria, estudie minuciosamente reseñas y calificaciones en línea y evalúe su estabilidad financiera. Obtenga una visión holística de sus capacidades basada en experiencias pasadas en el suministro del producto o servicio buscado. Una visita al sitio puede proporcionar una vista previa de cerca de sus operaciones.
- Desarrollar una solicitud de propuesta (RFP): Elaborar un documento detallado que describa los requisitos específicos, los niveles de servicio previstos, los criterios de selección y los plazos. canalizar esto RFP hacia los proveedores que superaron la selección preliminar. Este paso ayudará a recopilar datos estructurados de cada proveedor y permitirá igualdad de condiciones para las comparaciones.
- Evaluar propuestas y evaluar su adecuación: Una vez que las propuestas de los proveedores comienzan a llegar, es hora de evaluarlas. Compárelos con criterios como costos, servicio al cliente, capacidad de entrega y mecanismos de garantía de calidad. Una entrevista en persona puede permitir aún más a las empresas evaluar su capacidad para resolver problemas.
- Comprobar referencias: Póngase en contacto con compradores comerciales anteriores o socios del proveedor. Extraer información sobre sus experiencias, niveles de satisfacción y áreas de mejora puede brindar información valiosa. El desempeño pasado de un proveedor es a menudo un predictor confiable de la calidad futura del servicio.
Supervisar y evaluar el rendimiento
Después del proceso de selección inicial, es importante tomarse el tiempo para monitorear y evaluar el desempeño de los proveedores con regularidad. Este paso no se trata de echar culpas o señalar con el dedo: se trata de responsabilizar a los proveedores por el cumplimiento consistente de sus promesas. Después de todo, un proveedor poco confiable puede provocar retrasos, gastos inesperados y perjudicar a los clientes.
Es esencial crear un cuadro de mando centralizado o un sistema integral lista de verificación de evaluación. Piense en ello como una boleta de calificaciones para los proveedores, brindándoles comentarios prácticos y mostrándoles en qué destacan o necesitan mejorar.
A continuación se muestran algunos indicadores clave de rendimiento (KPI ) que las empresas pueden utilizar para comprobar qué tan bien les está yendo a sus proveedores:
- plazos de entrega: ¿El proveedor entrega a tiempo siempre? Las entregas tardías pueden alterar los cronogramas comerciales y alterar los valiosos compromisos de los clientes.
- Precisión del pedido: A nadie le gustan los errores, especialmente cuando pueden descarrilar los planes de producción y ventas. Este KPI prueba la frecuencia con la que el proveedor entrega la cantidad y las especificaciones solicitadas.
- Cumplimiento de calidad: ¿Qué tan bien se adhiere el proveedor a la calidad del producto o servicio acordado? Lleve un registro de la frecuencia con la que se devuelven productos debido a problemas de calidad.
- Estabilidad de precios: Como dice el refrán, "El cambio es la única constante". Pero un aspecto donde las empresas quieren evitar demasiadas variables es el precio de sus materias primas. Examine el historial de cambios de precios del proveedor, que podría indicar problemas que afectan la estrategia de precios.
Recuerde: este paso no se trata sólo de evaluar los aspectos negativos; ¡También debería resaltar los aspectos positivos! Cuando los proveedores sepan que sus servicios, acciones excepcionales e innovaciones serán reconocidas y apreciadas, probablemente harán un esfuerzo adicional. Este sentido de trato preferencial fomenta relaciones sólidas y los transforma en socios confiables.
Aquí hay algunas ideas prácticas para recompensar a los proveedores por su arduo trabajo:
- Extensiones de contrato: Ofrecer contratos a más largo plazo brinda a los proveedores una sensación de estabilidad y los alienta a mantener su alto desempeño.
- Mayores pedidos: Si un proveedor sobresale constantemente, ¿por qué no pedir un servicio más excelente? Aumentar su volumen de pedidos es una expresión directa de agradecimiento y un testimonio de sus servicios de primer nivel.
- Reconocimiento público: A todo el mundo le encanta un poco de protagonismo. Considere la posibilidad de otorgar un premio anual a los proveedores o una ceremonia de certificación para celebrar a las manos detrás de la cadena de suministro: ¡un boleto dorado para que los proveedores presuman y realineen sus esfuerzos para lograr más victorias!
Realizar evaluaciones de riesgos y desarrollar una estrategia de respaldo.
Con un bolígrafo en una mano y cuadros de mando en la otra, es hora de examinar detenidamente los informes de desempeño de los proveedores. Estos cuadros de mando no son meros pisapapeles, sino herramientas para evaluar los riesgos potenciales vinculados a cada proveedor. Esta evaluación crítica ayudará a clasificar a los proveedores en tres categorías basadas en riesgos:
- Proveedores de alto riesgo: Estos proveedores pueden parecer enormes nubes de tormenta en el horizonte empresarial. Han mostrado inconsistencias, tal vez debido a plazos incumplidos, problemas de calidad u otra forma de problema de desempeño.
- Proveedores de riesgo medio: Estos vendedores son los tonos pastel de nuestra paleta de colores, una mezcla de tonos más claros y más oscuros. Por lo general, cumplen con las expectativas, pero es posible que haya una mancha poco frecuente o un trazo perdido.
- Proveedores de bajo riesgo: Imagínese la taza de café perfecta. Al igual que nuestra bebida matutina favorita, estos vendedores de bajo riesgo son siempre buenos. Son los de mejor desempeño y cumplen constantemente sus promesas mientras mantienen una reputación estelar de calidad.
Ahora que las empresas han etiquetado los riesgos de cada categoría de proveedores, es hora de redactar una defensa estratégica. Imagínese esto como un plan de juego personal, un manual detallado de qué hacer en caso de que se presente algún riesgo. A continuación se muestra un ejemplo de una tabla visual clara que representa un plan eficaz para cada categoría de riesgo:
| Categoría de riesgo | Riesgo potencial | Estrategia de mitigación |
| Proveedores de alto riesgo | Desempeño errático que conduce a la interrupción del suministro | Establecer términos claros en los contratos que describan las sanciones por desempeño deficiente; esto protegerá las empresas e incentivará un mejor desempeño por parte del proveedor. Además, considere invertir en un seguro contra interrupciones en la cadena de suministro. |
| Proveedores de riesgo medio | Problemas de suministro intermitentes y incumplimientos ocasionales de los estándares de calidad | Crear un plan de respaldo que implique asociaciones con proveedores alternativos que ofrezcan bienes o servicios similares; reduce la dependencia de un único proveedor, garantiza el suministro continuo y ayuda a mantener los estándares de calidad. |
| Proveedores de bajo riesgo | Problemas menores de rendimiento y variaciones leves en el programa de suministro | Mantenga líneas de comunicación abiertas para la resolución inmediata del problema. Revise y renegocie periódicamente los términos del contrato para garantizar que ambas partes sigan beneficiándose de la relación. |
Establecer puntos de comunicación centralizados.
La comunicación eficaz es el alma de cualquier relación sólida. Esta verdad no es diferente cuando se trata de estrategias de gestión de relaciones con proveedores. Un aspecto crucial de VRM es mantener un modo de comunicación ágil y eficiente.
Para ello, las empresas deberían considerar establecer un punto central de comunicación. Implementar software de gestión de relaciones con proveedores como Portero puede ayudar significativamente a las empresas a establecer una "única fuente de verdad". Este punto focal se convierte en el pilar de todas las comunicaciones vitales, el intercambio de datos relacionados y las actividades con los proveedores.
Al integrar dicho software, las empresas pueden obtener potencialmente varios beneficios:
- Agilizar la comunicación: Una plataforma centralizada proporciona una ubicación única para todas las interacciones. La información se puede compartir de forma rápida y precisa entre los equipos de adquisiciones, lo que reduce la probabilidad de falta de comunicación o de perder mensajes cruciales. Esta característica es particularmente beneficiosa cuando se notifica a los proveedores sobre cambios previsibles o se les informa sobre problemas emergentes. Garantiza que todos los proveedores reciban la información simultáneamente para una comunicación coherente y precisa.
- Establecer un sistema de retroalimentación bidireccional: El software del portal de proveedores a menudo tiene mecanismos integrados para facilitar la retroalimentación y el diálogo. Este sistema de retroalimentación bidireccional permite a los proveedores compartir sus ideas, sugerencias o inquietudes. Esto fomenta la participación de los proveedores y mejora el proceso de comunicación y la relación general con los proveedores.
- Promover la visibilidad y la transparencia: Un portal de proveedores centralizado otorga a las empresas y proveedores una visibilidad completa de las transacciones, entregas, inventarios y otras operaciones críticas. Esta visibilidad promueve la transparencia y garantiza que todas las partes estén en sintonía. Proporciona a los proveedores la información que necesitan para cumplir sus compromisos y mejorar continuamente sus servicios.
- Automatiza flujos de trabajo y notificaciones: El software del portal de proveedores a menudo presenta notificaciones y flujos de trabajo automatizados. Estos sistemas son cruciales para gestionar diversas tareas, recordar a los equipos sobre renovaciones de contratos o actualizar a las partes sobre cambios en los acuerdos. La automatización reduce el riesgo de error humano y aumenta la eficiencia operativa.
Planifique una estrategia de salida
Incluso las mejores relaciones con los proveedores pueden dar un giro inesperado. Nadie inicia una asociación anticipando su fin, pero las empresas inteligentes saben que es esencial prepararse para todas las posibilidades. Una estrategia de salida cuidadosamente planificada puede ayudar a las empresas a romper sin problemas los vínculos con un proveedor, mientras que la falta de uno podría conducir a una situación caótica.
Si bien decir adiós puede parecer desalentador, tener una estrategia de salida bien delineada puede dar a las empresas la tranquilidad de saber que están preparadas para manejar los "qué pasaría si" cuando surjan. Entonces, ¿cómo debería ser una estrategia de salida? Desenredemos este nudo juntos:
Cláusulas claras de rescisión en los contratos
El contrato debe indicar claramente en qué condiciones se puede cancelar. Esto podría deberse a que el proveedor no cumple con los términos del contrato o no brinda un buen servicio. Incluir una cláusula de rescisión detallada minimizará las incertidumbres y allanará el camino para una separación amistosa si las cosas no funcionan.
Manejo de información propietaria
Una vez que finaliza una relación comercial, es fundamental determinar cómo se manejará la información confidencial o de propiedad exclusiva. Las empresas necesitan un proceso bien definido para la devolución o eliminación de datos o restricciones de uso. Esto garantiza que los datos comerciales y la propiedad intelectual permanezcan seguros después de la separación.
Selección de proveedor de respaldo
Identifique proveedores alternativos de la cadena de suministro con anticipación. Tener listo un 'Plan B' prepara a las organizaciones para circunstancias imprevistas, como la necesidad de terminar rápidamente una relación con un proveedor existente. Esta medida garantiza que las empresas mantengan su impulso, independientemente de las relaciones con los proveedores.
La gestión del inventario
Establecer estrategias claras para gestión de inventario en tránsito o en posesión del vendedor al momento de su terminación. Esta medida ayudará a evitar pérdidas innecesarias o confusión durante la fase de salida. Y recuerde, el final de una relación con un proveedor puede ser el comienzo de otra.
Transforme a los proveedores en socios para una relación beneficiosa para todos
En conclusión, una gestión eficaz de las relaciones con los proveedores transforma la percepción convencional de que los proveedores dejan de ser meros proveedores o proveedores de logística. Los eleva al papel de socios estratégicos que colaboran desde las primeras etapas del desarrollo del producto para perfeccionar la experiencia del cliente.
Al desplegar el poder de una comunicación refinada, revisiones y comentarios de desempeño continuos, reconocer las contribuciones de los proveedores y alinearse con los perfiles de los clientes, las empresas pueden transformar las relaciones convencionales con los proveedores en asociaciones mutuamente beneficiosas, impulsando el crecimiento sostenible y garantizando el éxito del comercio electrónico.
¿Aún dudas? Aquí hay siete consejos para desarrollar una estrategia estratégica de gestión de proveedores!
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