La gestión del tiempo se filtra en cada parte de la vida, desde el trabajo y los planes hasta los pasatiempos y las relaciones. Puede parecer contradictorio tomarse un tiempo para aprender sobre la administración del tiempo, pero al igual que con tantas tareas, tomarse un tiempo al principio para planificar de manera efectiva reducirá el tiempo total invertido, mejorando su eficiencia.
Además, al aprender sobre diferentes técnicas de administración del tiempo y refinarlas y practicarlas, descubrirá que estas técnicas comienzan a filtrarse en muchas partes de su vida. Entonces, si está buscando salir adelante, siga leyendo para conocer algunas formas excelentes de administrar su agenda y aumentar su productividad.
Índice del contenido
¿Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante?
Poniéndonos serios: consejos y trucos para administrar el tiempo
Gestión del tiempo: los cimientos
Conclusión
¿Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante?
Administrar su tiempo de manera efectiva, o tener buenas habilidades de administración del tiempo, es clave en el éxito de cualquier proyecto. La gestión del tiempo del proyecto puede significar la diferencia entre tener una carrera exitosa y una vida hogareña feliz, o estar siempre atrasado, lo que conlleva una variedad de estrés adicional.
Afortunadamente, hay muchas formas en que una persona puede mejorar la gestión del tiempo. Estos incluyen habilidades básicas de gestión del tiempo, como escribir listas, usar herramientas de gestión del tiempo, como aplicaciones, o incluso emplear un asistente.
Poniéndonos serios: consejos y trucos para administrar el tiempo
Dado el valor de la gestión del tiempo para el trabajo y la vida, echemos un vistazo a las herramientas y estrategias de gestión del tiempo que pueden ayudar a mantenerse a la vanguardia.
1. Haz una lista de "cosas por hacer": el sistema de tarjetas de notas
Las listas pueden ser una forma muy clara y completa de estructurar su día y pueden ayudarlo a organizar y agrupar sus tareas para que pueda hacer más en menos tiempo. Además, pueden ayudarlo a apreciar cuánto hizo realmente.
Un sistema de listado recomendado para la planificación del tiempo es el sistema de tarjetas. Antes de acostarte, escribe de 3 a 5 cosas que pretendes hacer al día siguiente en una tarjeta de 3×5. Al día siguiente, trabaje para realizar esas tareas; si lo logra, entonces fue un día exitoso. La magia, sin embargo, es que durante ese mismo día debes escribir todo lo demás que hiciste ese día (solo cosas útiles) en el reverso de la tarjeta. Al final del día, mire la lista y el reverso de la tarjeta para ver cuánto hizo realmente ese día. Esto te ayudará a mantenerte motivado, ya que incluso si no completaste tu lista de "cosas por hacer", lograste muchas otras cosas.
2. Divídelo: el método del queso suizo
Después de escribir una lista, priorizar y agrupar las tareas y prepararse para comenzar, es posible que aún sienta la necesidad de posponer las cosas. A menudo, esto se debe a que una tarea parece demasiado grande para manejarla, lo que crea una necesidad de evitarla. Para evitar que esto suceda, divídalo en pequeñas tareas simples.
El método del queso suizo alienta a los trabajadores a ver una tarea como un bloque de queso, en el que comienzan a hacer agujeros al terminar las acciones rápidas y simples relacionadas con esa tarea. Antes de que te des cuenta, el queso estará lleno de agujeros (como un queso suizo) y la tarea estará completa.
3. Priorizar: la matriz de Eisenhower
Inventado por el presidente Eisenhower de los EE. UU., este gráfico de cuatro secciones permite a los trabajadores priorizar y distribuir su tiempo de manera inteligente. los Matriz Eisenhower proporciona cuatro categorías:
- Importante y urgente: las tareas aquí deben realizarse como una prioridad, pero es importante no agregar demasiadas tareas aquí ya que las otras categorías también necesitan tiempo.
- Urgente pero no importante: también conocida como la casilla "delegado", esta categoría es para aquellas tareas que son urgentes, como responder a los clientes, pero no importantes en el sentido de que pueden no ser tan productivas. Este tipo de tareas se pueden delegar, si esa es una posibilidad.
- No urgente pero importante: estas tareas pueden considerarse las más productivas, ya que puede tomarse el tiempo para hacerlas bien. Eso sí, no los dejes para el final pensando que no son urgentes, pues de lo contrario invadirán tu categoría de “importantes y urgentes”.
- No importante y no urgente: estas tareas deben enumerarse para ayudarlo a ver dónde no se está utilizando su tiempo de la manera más efectiva. Habrá algunas tareas necesarias que pueden no parecer tan importantes, como las sesiones de vinculación de equipos. Estos pueden programarse, sin embargo, uno debe asegurarse de que ocupen una porción más pequeña de su tiempo.
4. Pon límites de tiempo con descansos: La técnica Pomodoro
Una estrategia de gestión del tiempo relativamente simple que funciona bien para tareas tediosas, el Técnica Pomodoro consiste en trabajar en bloques de 25 a 30 min de trabajo ininterrumpido seguido de pausas breves de 2 a 3 min. Cada vez que se completa un bloque, se marca con una X en un cuaderno. Esta técnica no solo ayuda a las personas a concentrarse más, sino que también ayuda a calcular cuánto tiempo toman ciertas tareas.
5. Ayuda de IA: aplicaciones para bloquear las distracciones o bloquear el tiempo libre
Para aquellos que necesitan algunas aplicaciones útiles para ayudar a eliminar las distracciones y mejorar la gestión del tiempo, Sea Focused Pro, Self Controly Freedom son opciones que ayudan al deshabilitar su acceso a ciertas aplicaciones por un período de tiempo determinado. Para aquellos que buscan bloquear el tiempo, con alarmas y recordatorios, entonces Alternar pista y del Temporizador Pomodoro son buenas opciones. El uso de aplicaciones puede evitar que revise su teléfono con el pretexto de "solo ver" si alguien ha enviado un mensaje, o simplemente "verificar la hora".
6 No contestes enseguida
Se puede perder mucho tiempo si responde cada mensaje o correo electrónico a medida que llega. Responder continuamente a lo largo del día interrumpirá su flujo de trabajo, lo que significa que es más propenso a posponer las cosas y tendrá que volver al flujo de trabajo cada vez. Para evitar esto, programe dos o tres comprobaciones por lotes de sus correos electrónicos al día, agregando sus nuevas tareas a su lista o el reverso de su tarjeta si usa el sistema de tarjetas de notas.
7 Antes de las reuniones, determine los resultados deseados
Mantenga sus reuniones concisas y evite perder tiempo en reuniones innecesariamente largas estableciendo los resultados deseados antes de comenzar. Anótelos primero y luego márquelos a medida que avanza, y si siente que se está desviando del camino, consulte los resultados deseados nuevamente y traer la reunión de nuevo al tema.
8 Aprovecha al máximo los tiempos de espera
Puede parecer obvio, pero piensa en todos esos momentos que has pasado esperando. ¿No podrías aprovechar mejor ese tiempo? La próxima vez que esté esperando en la sala de espera de un médico o dentista, un tren, un amigo, un autobús y muchos otros casos, marque un par de cosas de su lista; esto podría incluso estar poniéndose al día. algo de lectura
Gestión del tiempo: los cimientos
Antes de pagar por aplicaciones de gestión del tiempo o gurús, es importante que primero intentes crear una estructura básica en tu día a día. Ninguna herramienta de administración del tiempo puede ayudarlo si no está durmiendo o comiendo adecuadamente. Por lo tanto, también vale la pena revisar algunos de los aspectos más fundamentales de la productividad y la gestión del tiempo:
1. El que madruga atrapa al gusano
Todo el mundo ha oído historias de cómo los directores ejecutivos sobrehumanos, como Elon Musk o Jeff Bezos, se levantan temprano. Esta narrativa es reflejada por muchas personas exitosas, siendo quizás el más notable el CEO de Apple, Tim Cook, que asciende a 3:45am todas las mañanas para hacer sus correos electrónicos y hacer ejercicio. No se desespere, ya que no hay necesidad de ser tan drástico, pero está claro que comenzar temprano es clave para el éxito. Levantarse antes que nadie significa que tiene más tiempo en un día, lo que permite un equilibrio saludable entre trabajo, ejercicio y tiempo de inactividad. Sin embargo, una nota clave es que levantarse temprano no debe significar sacrificar el sueño. una mente cansada es una mente lenta e improductiva. Entonces, levantarse temprano significa irse a dormir temprano.
2. No luches por la perfección, solo comienza ahora
El mayor desafío es comenzar, ya sea por falta de confianza, herramientas o motivación, pero todo este tiempo que se pasa esperando para comenzar es tiempo perdido.
El simple acto de empezar es lo que te preparará y hará fluir tu creatividad; una ética de trabajo y un plan perfecto no solo vendrán mientras te sientas en el sofá. El éxito solo se logra con trabajo duro y perseverancia, cosas que vienen con buenas habilidades y práctica de gestión del tiempo.
3. Haga ejercicio con frecuencia
El ejercicio ayuda a mantener una mente activa mientras la sangre se mantiene en movimiento por todo el cuerpo. Además, asegurarse de que su cuerpo esté un poco cansado le permite concentrar su energía mental sin sentirse tan inquieto, lo que lo ayuda a usar su tiempo de manera efectiva. Hacer ejercicio también lo ayuda a dormir mejor por la noche, que es la regla 101 de la gestión eficiente del tiempo.
4. Aprende a decir no
Decir “no” es una de las cosas más difíciles de hacer, pero el tiempo es precioso y debe priorizarse. No asuma un proyecto ni se comprometa con algo que no lo beneficiará a usted ni a su negocio si hay algo que podría estar haciendo en ese momento que lo beneficiaría más, y eso puede ser tiempo de inactividad. Decir no es clave para el éxito, no solo para la gestión del tiempo en el trabajo sino también para tu salud mental.
5. Haciendo tiempo para ti
La planificación del tiempo no se trata solo del trabajo. Mantener buenas habilidades de gestión del tiempo también se trata de mejorar la calidad de vida. Por esta razón, es importante programar tiempo para el crecimiento personal, como el tiempo para tus pasatiempos o el aprendizaje (y esto no tiene que estar relacionado con el trabajo). Además, programar un "tiempo no estructurado", dedicado a pensar o seguir sus instintos, puede ser una excelente manera de generar nuevas ideas. Programar al menos 2 a 4 horas para su crecimiento personal o simplemente como tiempo para no hacer nada es vital para su crecimiento personal y profesional.
Conclusión
La gestión del tiempo es vital para todos, trabajen o no. Estructurar su tiempo sabiamente y priorizar su carga de trabajo o tareas generales del día a día le ayudará a liberar más tiempo y aumentar la productividad. Ya sea que simplemente enumerar y priorizar sea suficiente para usted, o si las herramientas y las estrategias de administración del tiempo son más su vocación, encontrar buenas habilidades de administración del tiempo en el lugar de trabajo o en el hogar puede ser fácil (¡y divertido!), y lo ayudará a obtener más de cada día.
Consejos muy útiles