¿Alguna vez se preguntó por qué una tarea que solo debería tomar unas pocas horas a veces se prolonga para siempre? Lo más probable es que lo sigas posponiendo hasta el último minuto. Pero procrastinar así puede interrumpir su flujo de trabajo, productividad y resultados.
Entonces, si esto le parece una situación familiar, siga leyendo para saber cómo puede usar la Ley de Parkinson para vencer la procrastinación y hacer más en menos tiempo.
Tabla de contenidos.
¿Qué es la ley de Parkinson?
3 formas de usar la ley de Parkinson para aumentar la productividad
Puntos clave
¿Qué es la Ley de Parkinson?
La ley de Parkinson establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo asignado para su finalización.
Cyril Northcote Parkinson acuñó por primera vez esta ley en un ensayo publicado en The Economist en 1955. Desde entonces, la ley de Parkinson se ha ganado una gran reputación.
Consideremos lo que esto significa en términos más prácticos y veamos algunos ejemplos:
significado de la ley de parkinson
Si se da más tiempo del necesario para completar una tarea, la prolongará hasta la fecha límite prevista, independientemente de si afecta la calidad de la tarea. Esta afirmación es cierta y aplicable tanto a la vida en general como a la productividad empresarial en particular.
Ejemplos de la Ley de Parkinson
Para un ejemplo rápido, es probable que los estudiantes completen sus tareas justo antes de la fecha límite. Por supuesto, esta tarea podría llevarles un día si le dan la espalda, pero podría prolongarse durante todo un semestre sin una fecha límite concreta.
Del mismo modo, un gerente de compras de una empresa minorista puede tardar mucho más de lo necesario en adquirir materiales para el próximo trimestre. ¿Por qué? Es probable que pasen más tiempo discutiendo las especificaciones del producto y otros requisitos con ventas y marketing cuando, idealmente, la discusión podría ser mucho más rápida si se les da un límite de tiempo estricto.
A partir de ambos ejemplos, podría haber otras implicaciones que surjan de este enfoque. Por ejemplo, es posible que el estudiante algún día no cumpla con la fecha límite porque se ha sentido cómodo dejando las cosas para el último minuto. Y las acciones del gerente de adquisiciones podrían afectar la productividad general del equipo y la gestión organizacional.
Esta es la razón por la que se necesita una mejor gestión del tiempo no solo para reducir los riesgos de contratiempos de última hora, sino también para aumentar la eficiencia general.
3 formas de utilizar la ley de Parkinson para aumentar la productividad
Ahora que comprende la ley de Parkinson y su correlación con la procrastinación, aquí hay tres leyes de Parkinson. estrategias de manejo para eliminar las barreras de productividad en su negocio.
1. Cree y respete los plazos
Crear y ceñirse a los plazos te disciplina. En lugar de esperar el tiempo estipulado para completar una tarea, establezca un plazo más ajustado. Esto asegura que termine el proyecto o la tarea a tiempo.
Aquí hay algunos consejos para establecer un plazo más ajustado:
- Calcule cuánto tiempo debe tomar para completar una tarea.
- Cree una lista de tareas y divídalas según el tiempo predeterminado.
- Ahora, reduzca el tiempo asignado para cada tarea a la mitad para ejecutarla contrarreloj.
- Por último, esfuércese por superar este límite de tiempo autoimpuesto sin escatimar en calidad.
Con estos puntos en mente, consideremos este ejemplo a continuación:
Imagina que planeas obtener un nuevo producto para tu tienda en línea en cuatro semanas.
Si tres de las cuatro semanas son solo para investigación de mercado, redúzcalas a dos. Esta estricta fecha límite le brinda suficiente tiempo para solucionar problemas imprevistos a medida que se desarrollan y cumplir con su fecha de lanzamiento.
Establecer plazos realistas y ajustados es esencial para superar la procrastinación. Someterse a realizar la investigación dentro de dos semanas ayuda a vencer el reloj y mantenerse a la vanguardia. Y la presión que esto crea lo lleva a una mentalidad competitiva que lo impulsa a estar a la altura del desafío.
Pruebe las siguientes técnicas para crear sus fechas límite:
- La técnica Pomodoro:
La Técnica Pomodoro aprovecha la ley de gestión del tiempo de Parkinson. Implica tomar breves descansos durante un trabajo enfocado y de tiempo limitado. El objetivo es aumentar la productividad y garantizar que la calidad del trabajo no se vea afectada.
La Técnica Pomodoro funciona con un principio simple: toma un descanso de cinco minutos por cada sesión de trabajo de 25 minutos. Por lo tanto, una vez que establece este límite de tiempo, no puede tomar un descanso mientras trabaja hasta después de 25 minutos.
Pro tip: Si tiene dificultades para crear una fecha límite realista, use el PomoDoneApp para autoimponer plazos y completar sus tareas a tiempo.
- La técnica del timeboxing:
Esta técnica crea un tiempo fijo para el cual debe completar una tarea. La técnica de timeboxing es crucial cuando se trabaja en proyectos importantes, como empaquetar sus productos a mano o realizar un inventario.
Con esta técnica, dividirá una tarea grande en cajas de tiempo (intervalos), que debe completar antes de pasar a una nueva.
Entonces, si tiene un proyecto que requiere cuatro horas para completarse, puede dividir su proyecto en tres cuadros de tiempo; Tarea A, Tarea B y Tarea C. Según el peso de cada tarea, puede asignar la Tarea A: dos horas, la Tarea B: una hora y 30 minutos y la Tarea C: 30 minutos.
Hacer esto te ayuda a priorizar las tareas en función de la importancia, el tamaño y el esfuerzo.
El beneficio de usar la Técnica Pomodoro y el sistema de timeboxing es evitar la procrastinación, el exceso de tareas y la producción de trabajos de baja calidad. Lo ayudan a mantenerse enfocado, cumplir con los plazos y tener suficiente tiempo para trabajar en otras cosas, impulsando la productividad en su negocio.
2. Usa herramientas de seguimiento del tiempo
Las herramientas de seguimiento del tiempo son útiles para medir la productividad. Evalúan y registran el tiempo dedicado a realizar una tarea en particular, para que pueda determinar cuánto tiempo requiere cada trabajo.
Use herramientas simples de seguimiento de tiempo como tiempoacto y Línea de tiempo para registrar el tiempo y luchar contra las distracciones mientras trabaja en proyectos. Estas herramientas le permiten realizar un seguimiento manual o automático de su progreso. Si no está seguro de cuánto tiempo le queda para cumplir con los plazos, configure el recordatorio de la herramienta para que le avise a través de una notificación o un correo electrónico.
La gestión del tiempo con herramientas de seguimiento del tiempo le informará sobre mejores formas de planificar y programar sus plazos para tareas futuras y, finalmente, para superar los retrasos y aumentar su productividad.
3. Elimina las distracciones
Verificar las notificaciones de las redes sociales y otras notificaciones telefónicas en medio de las tareas fomenta la procrastinación y aumenta el tiempo de finalización de sus tareas.
Para eliminar las distracciones, activa el modo No molestar en tu teléfono. Desactive todas las notificaciones y asegúrese de que su teléfono inteligente esté lejos de su espacio de trabajo o estación de trabajo. Si estas distracciones vienen de otra parte, es importante identificar las cosas clave que te distraen y eliminarlas en consecuencia.
Puntos clave
La ley de Parkinson puede aumentar la productividad empresarial, especialmente al dar a las tareas límites de tiempo estrictos. Por otro lado, asignar más tiempo del necesario a las tareas puede provocar retrasos en su finalización.
Es clave programar plazos eficientes para cada tarea y cumplirlos. Además, use herramientas de seguimiento de tiempo para medir el progreso. Y cuando detecte una disminución en la productividad, evalúe y elimine las distracciones para mantenerse enfocado y hacer más en menos tiempo.
Si está listo para mejorar su administración del tiempo, siga estos consejos y verá un aumento instantáneo en la productividad de su negocio.
