Despacho de aduana Los procesos pueden ser significativamente ineficientes cuando se manejan manualmente. El procesamiento del gran volumen de papeleo necesario para cada envío puede resultar lento sin automatización.
Además, la entrada manual de datos para declaraciones de aduanas y documentos relacionados es propensa a errores. Incluso las imprecisiones menores pueden causar retrasos, ya que las autoridades aduaneras deberán verificar y corregir las discrepancias.
Además, sin seguimiento y notificaciones en tiempo real, mantenerse al día con las regulaciones aduaneras en constante cambio puede resultar abrumador y las empresas pueden reaccionar lentamente a las solicitudes de las autoridades aduaneras o a los problemas que surgen durante el proceso de despacho.
Equipado con características como almacenamiento en la nube, presentación electrónica, documentación digital, seguimiento y notificaciones en tiempo real y colaboración entre múltiples partes interesadas, el software aduanero como servicio (SaaS) puede agilizar significativamente todo el procedimiento de despacho y simplificar la complejidad de las operaciones de importación/exportación. .
¡Continúe leyendo para descubrir qué es exactamente el SaaS personalizado y cómo puede hacer que todo el proceso de importación/exportación sea muy sencillo!
Índice del contenido
1. ¿Qué es el SaaS aduanero?
2. Cinco formas en que el SaaS aduanero agiliza las operaciones de importación/exportación
3. Maximizar la eficiencia en el despacho de aduanas con soluciones SaaS
¿Qué es el SaaS aduanero?
Customs SaaS (software como servicio) es una solución basada en la nube que automatiza y agiliza todo el proceso de despacho de aduanas, incluida la presentación de declaraciones, el pago de derechos y la garantía del cumplimiento de los acuerdos y regulaciones comerciales.
Este tipo de software aduanero normalmente se ofrece mediante suscripción, se aloja de forma remota y se pone a disposición de los clientes a través de Internet. Como resultado, las empresas pueden gestionar las complejas tareas asociadas con la importación y exportación de productos simplemente a través de un navegador web, eliminando la necesidad de instalar o mantener cualquier hardware o software localmente.
Cinco formas en que el SaaS aduanero agiliza las operaciones de importación/exportación
El uso de software aduanero va más allá de la simple eliminación de tareas manuales. Implica gestionar clasificaciones, supervisar procesos de origen y realizar controles de cumplimiento, todo dentro de una única plataforma basada en web. A continuación se presentan cinco formas mediante las cuales las soluciones SaaS aduaneras pueden automatizar y agilizar los procesos de importación/exportación:
Gestión documental y entrada de datos automatizada.
Una ventaja importante de las soluciones SaaS es su capacidad de centralizar el almacenamiento de toda la documentación aduanera, haciéndola fácilmente accesible y actualizable. En lugar de buscar entre montones de documentos para localizar una declaración de exportación específica o Factura comercial, toda la documentación aduanera se almacena en un repositorio centralizado basado en la nube.
Empresas y agentes de aduanas Puede localizar rápidamente documentos utilizando funciones de búsqueda, que pueden filtrar por varios parámetros como fecha, número de envío o clientes. Además, cuando los documentos necesitan actualizaciones o correcciones, los cambios se pueden aplicar a varias entradas a la vez y en tiempo real, haciendo que las actualizaciones sean accesibles instantáneamente para todas las partes interesadas.
Además, el software de gestión aduanera puede completar y actualizar automáticamente formularios y trámites recurrentes. Por ejemplo, las compañías navieras pueden crear plantillas para entradas típicas para generar automáticamente nuevas declaraciones de aduana para envíos similares. Además, la mayoría de las soluciones SaaS aduaneras emplean tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para escanear documentos físicos y convertirlos a formato digital.
Actualizaciones en tiempo real sobre regulaciones comerciales y aranceles.
Las empresas involucradas en el comercio internacional ciertamente saben que comprender y cumplir las regulaciones aduaneras de todos los países con los que comercian puede resultar desalentador y consumir mucho tiempo.
Afortunadamente, la mayoría de las soluciones de software como servicio (SaaS) de cumplimiento aduanero mantienen bases de datos amplias que se actualizan continuamente con los últimos cambios en las regulaciones aduaneras locales y los acuerdos comerciales internacionales. Las empresas reciben notificaciones inmediatas sobre cualquier cambio relevante en las reglas o tasas arancelarias actuales que puedan afectar sus actividades de importación/exportación.
Además, las soluciones SaaS aduaneras calculan automáticamente el monto estimado de derechos e impuestos aduaneros pagaderos por las operaciones de importación/exportación en función de la información de las mercancías enviadas, como la clasificación, el valor y el origen del producto.
Dado que los cálculos se basan en los últimos acuerdos y tipos arancelarios, las empresas pueden evitar posibles pagos excesivos o insuficientes que podrían dar lugar a costes redundantes o sanciones. Además, cierto software para agentes de aduanas gestiona y automatiza diversos gastos aduaneros, incluidos los cargos de depósito aduanero, tarifas portuarias, costos de seguros y más.
Conectividad con autoridades aduaneras
Antes de la llegada de las aduanas electrónicas y los sistemas digitales, la presentación de trámites era un proceso tedioso, que a menudo implicaba largas esperas en colas en las oficinas de Aduanas o navegar a través de los servicios postales.
Lo peor es que una vez presentado el papeleo, rastrear el progreso de los documentos y su estado en el proceso también podría ser un desafío. Si posteriormente se detectaba un error u omisión, esto a menudo resultaba en tiempos de despacho más largos, multas aduaneras o incluso el rechazo de las mercancías.
Hoy en día, las soluciones SaaS aduaneras están conectadas directamente a los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) (o equivalentes) de las autoridades aduaneras en varios países alrededor del mundo, lo que facilita la gestión del cumplimiento del comercio internacional a través de una única interfaz.
Por ejemplo, las empresas que importan bienes a los Estados Unidos pueden emplear software SaaS de aduanas que proporciona un vínculo directo con la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los EE. UU. (CBP) a través de su entorno comercial automatizado (ACE).
Esta conectividad permite a las empresas enviar electrónicamente los datos de importación y exportación requeridos por la CBP y docenas de otros EE.UU. agencias gubernamentales asociadas. Además, las empresas pueden mantener una visibilidad constante del estado de los documentos de envío requeridos, los resúmenes de entrada y las liberaciones de carga.
Capacidades de flujo de trabajo colaborativo integradas
No se puede subestimar cuánto se mejora la eficiencia de las operaciones de importación/exportación y logística al tener una plataforma centralizada basada en la nube que permite actualizaciones en tiempo real, intercambio de documentos y comunicación.
Imagínese una situación en la que un expedidor en Alemania envía mercancías a un consignatario en Canadá. Un agente de aduanas en Canadá debe gestionar el despacho de aduanas. Un SaaS de aduanas proporciona una interfaz accesible web que permite al transportista alemán cargar los documentos de envío necesarios, como la factura comercial y lista de empaque.
Una vez cargado, se notifica inmediatamente al agente de aduanas canadiense y puede comenzar a trabajar en el proceso de declaración de aduanas. Pueden acceder a estos documentos para confirmar su cumplimiento de las regulaciones de importación canadienses, todo sin necesidad de comunicarse directamente con el transportista o esperar a que se intercambien correos electrónicos. De manera similar, se alerta al destinatario cuando las mercancías pasan por la aduana y están listas para ser recogidas.
Antes de preocuparse por la exposición de información y documentos confidenciales a terceros, tenga la seguridad de que las soluciones SaaS implementan controles de acceso basados en roles para proteger los datos. Por ejemplo, el agente de aduanas puede tener permiso para editar y presentar declaraciones de aduanas basadas en los documentos del transportista, pero no puede acceder a los acuerdos financieros del destinatario con el transportista.
Escalabilidad y accesibilidad basada en la nube
No podemos concluir esta publicación de blog sobre cómo el software SaaS aduanero mejora la eficiencia y precisión de los procesos de importación/exportación sin mencionar la característica definitoria de SaaS que lo distingue de otras soluciones de software aduanero: su accesibilidad basada en la nube. Esto permite el acceso remoto a datos sin esfuerzo desde cualquier parte del mundo.
Tomemos, por ejemplo, un agente de carga con un equipo de operaciones repartido por todo el mundo; Tendrán que mantener la coordinación entre los miembros del equipo en varias zonas horarias para garantizar operaciones continuas las 24 horas. Con el uso del software SaaS de aduanas, los miembros del equipo pueden acceder a la misma información, actualizar los estados de los envíos y gestionar las declaraciones de aduanas desde cualquier lugar.
Además del acceso remoto, las soluciones SaaS también utilizan recursos elásticos en la nube que pueden ampliarse o reducirse fácilmente según la demanda. Considere una empresa de comercio electrónico que se especialice en productos de temporada; podría ver fluctuaciones sustanciales en el volumen de ventas a lo largo del año. Durante los meses más lentos, sus operaciones de importación/exportación podrían ser mínimas.
Sin embargo, a medida que se acerca la temporada navideña, podría haber un aumento significativo en la importación de materias primas y la exportación de productos terminados. Una solución SaaS aduanera puede reducirse durante estos períodos más tranquilos para ahorrar costos y luego ampliarse rápidamente durante los meses pico para gestionar el aumento de las declaraciones aduaneras, la gestión de derechos y los controles de cumplimiento sin necesidad de actualizaciones de infraestructura física.
Maximice la eficiencia en el despacho de aduanas con soluciones SaaS
En última instancia, la adopción de soluciones SaaS aduaneras para gestionar el despacho de aduanas y las operaciones de importación/exportación conducirá a tiempos de despacho más cortos, costos operativos reducidos, mejor cumplimiento de datos y procesos sin papel.
Para comenzar, una simple búsqueda en la web permitirá a las empresas encontrar una amplia gama de soluciones SaaS personalizadas como MIC, CargoWisey CANOPUS. Estas soluciones varían desde soluciones asequibles, que ofrecen funciones básicas como gestión de documentos, capacidades de archivo y seguimiento sencillo de envíos, hasta soluciones más sofisticadas y conectadas globalmente que proporcionan una automatización completa de los procesos aduaneros.
Grandes empresas de logística y cadena de suministro, como agentes de carga y proveedores de logística externos (3PL), podría incluso emplear una herramienta de software como el Acelerador SaaS en la nube de Alibaba desarrollar e implementar sus propias aplicaciones SaaS personalizadas, escalables y seguras.
Para saber más sobre la automatización de los trámites aduaneros, eche un vistazo a cómo son ahora las soluciones de software aduanero. integrando inteligencia artificial ¡Para agilizar todo el flujo de trabajo del despacho de aduanas!
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