« Un e-mail de rappel d'événement n'est pas nécessaire si vos participants sont déjà inscrits. » C'est un mythe que nous entendons souvent de la part des spécialistes du marketing, qui pensent que les rappels gêneront les inscrits.
En réalité, les rappels d’événements sont extrêmement importants pour garantir une fréquentation maximale. Après s'être inscrits, certaines personnes peuvent oublier l'événement. Des rappels en temps opportun seraient appréciés.
Comment créer un e-mail de rappel d'événement convaincant ? Quel logiciel d'automatisation de courrier électronique propose les meilleurs modèles de courrier électronique prédéfinis ?
Dans ce guide rapide, nous explorerons 10 modèles de rappel d'événement que vous pouvez immédiatement mettre en œuvre dans votre prochaine campagne. Nous analyserons également des exemples de grandes marques pour mieux comprendre comment obtenir des résultats optimaux.
Accédez aux rubriques :
● Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel d'événement ?
● Pourquoi envoyer des e-mails de rappel d'événement ?
● Comment rédiger un e-mail de rappel d'événement
● 5 modèles d'e-mails de rappel d'événements pour 2024
● 5 excellents exemples d'e-mails de rappel d'événements
● Conclusion
Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel d'événement ?
Comme son nom l'indique, un e-mail de rappel d'événement est un e-mail envoyé par les organisateurs ou les hôtes d'un événement. Ils sont envoyés à un individu ou à un groupe peu avant l'événement pour lui rappeler que celui-ci a lieu.
Vous pouvez envoyer des rappels par e-mail pour tout type d'événement, qu'il soit en personne, virtuel ou hybride. Ils peuvent être envoyés jusqu'à avant l'événement, et les expéditeurs augmentent souvent la fréquence à mesure que le grand jour se rapproche.
Un message de rappel d'événement doit contenir des détails essentiels sur l'événement, notamment :
- Le nom de l'événement
- La date, l'heure et le lieu de l'événement
- Le code vestimentaire de l'événement (surtout s'il se déroule en personne)
- Quoi apporter (ou ne pas apporter)
Lorsque vous informez les inscrits d'un événement virtuel, incluez des informations supplémentaires telles que des ressources et des liens utiles. C'est également une bonne pratique d'ajouter un lien d'inscription pour ceux qui souhaitent s'inscrire au dernier moment.
Pourquoi envoyer des e-mails de rappel d'événement ?
Les rappels d'événements jouent un rôle important dans le marketing événementiel. Voici plusieurs raisons pour lesquelles l’envoi d’un e-mail de rappel est une excellente idée pour un événement réussi :
- Transmettre des informations importantes: Besoin d'apporter des modifications ou d'ajouter des informations de dernière minute sur l'événement ? Faites-le dans l’e-mail de rappel.
- Réduisez les non-présentations: Les inscrits peuvent planifier d'assister à votre événement mais l'oublier. Un e-mail de rappel les invite à établir des priorités et à y assister.
- Augmenter le ROI: L'envoi de rappels d'invitation peut impacter directement votre ROI. Ils encouragent davantage de personnes à assister et à participer à des activités génératrices de revenus.
- Encouragez les inscriptions de dernière minute: Un message de rappel opportun encourage les participants à partager l'information avec leurs amis et leur famille. Cela peut vous aider à obtenir des inscriptions de dernière minute.
Comment rédiger un e-mail de rappel d'événement
L'envoi d'un e-mail de rappel d'événement en temps opportun et bien conçu encourage les personnes déjà inscrites à y assister.
Voici comment rédiger un e-mail de rappel pour un événement :
1. Créez une ligne d'objet captivante
La ligne d’objet de votre e-mail est un élément crucial de votre message de rappel d’événement. Il donne le ton à ce qui sera contenu dans le corps de votre e-mail.
La ligne d'objet de votre e-mail doit attirer instantanément l'attention de votre public. Il doit exprimer clairement l'objectif du rappel et inciter à l'action souhaitée.
Votre ligne d'objet doit être brève afin qu'elle ne soit pas coupée par le client de messagerie du destinataire. Vous pouvez également le personnaliser avec le nom de votre destinataire et éviter d'utiliser des mots trop commerciaux ou insistants.
Voici quelques exemples de lignes d'objet efficaces pour vos rappels d'invitation :
- N'oubliez pas de marquer votre calendrier pour le [Date]
- Dernier rappel : la réduction pour inscription anticipée se termine aujourd'hui
- Rappel : Êtes-vous prêt pour [Nom de l'événement] ?
Utilisez le générateur de lignes d'objet IA gratuit d'Omnisend pour créer des lignes d'objet convaincantes et accrocheuses qui augmenteront vos taux d'ouverture et l'engagement des utilisateurs.
2. Incluez tous les détails clés de l'événement
Un rappel d'invitation par e-mail encourage les inscrits à assister à l'événement. C’est aussi un moyen de partager des informations pertinentes.
L'inclusion des détails clés de l'événement donne de la clarté aux destinataires, améliore l'engagement et les encourage à agir.
Assurez-vous de mettre en évidence ces détails dès le départ :
- La date, l'heure et le lieu de l'événement
- Instructions, telles que les procédures d'enregistrement
- L'ordre du jour et le programme de l'événement, y compris les conférenciers, les sessions ou les activités
Terminez votre e-mail par un appel à l'action. Encouragez les personnes interrogées à prendre les mesures nécessaires, comme confirmer leur présence ou mettre à jour leur RSVP.
3. Utiliser la voix active
Lorsque vous rédigez vos rappels d'événements, utilisez toujours une voix active. Ce style d'écriture rend vos e-mails plus faciles à comprendre et améliore la fluidité de vos phrases.
Une voix active vous permet de communiquer directement avec votre audience. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour rédiger votre e-mail de rappel d'événement en voix active :
- Personnalisez votre message. Utilisez des pronoms à la deuxième personne comme « vous » et « votre »
- Gardez des phrases courtes et directes
- Utilisez des verbes actifs plutôt que passifs pour encourager l’action
4. Créez un sentiment d'urgence
Votre email de rappel pour l’événement oblige-t-il vos abonnés à agir ? Il doit le faire.
C’est l’un des moyens les plus rapides d’amener vos répondants à assister à votre événement. Lorsque les abonnés ressentent un sentiment d’urgence, ils sont plus susceptibles de prendre des décisions rapidement.
Vous pouvez créer un sentiment d'urgence dans vos rappels d'événements en :
- Fixer un délai pour la réponse du participant
- Y compris un compte à rebours
- Utiliser un langage urgent tel que « ne manquez pas ça » ou « agissez maintenant »
5. Incluez une note « Merci »
Il n'y a aucun inconvénient à exprimer sa gratitude à ceux qui s'inscrivent à votre événement. Il favorise une excellente relation avec les participants, renforçant ainsi la confiance et la fidélité des clients, ce qui peut vous aider à organiser un événement commercial réussi.
Incluez une note de « remerciement » dans votre message de rappel d'événement. Ce simple geste montre :
- Vous êtes intéressé par la satisfaction de vos accompagnateurs
- Vous vous souciez de leur expérience
- Vous souhaitez établir une connexion positive avec eux
Connexe:
25 modèles et exemples d'e-mails de remerciement pour le commerce électronique
5 modèles d'e-mails de rappel d'événements pour 2024
Ces cinq modèles d'e-mails de rappel d'événement engageront vos répondants et amélioreront vos efforts de communication.
Modèle n°1. E-mail de rappel d'événement général
Cet e-mail de rappel d'événement est clair, courtois et va droit au but. Il invite vos répondants à marquer leur calendrier et à assister à votre événement.
Voici un exemple d'e-mail de rappel d'événement général :
Ligne d'objet: Rappel : Rejoignez-nous pour [Nom de l'événement] demain !
Cher [nom]
Juste un petit rappel que nous avons un événement à venir le [date] à [heure]. L'événement aura lieu à [lieu].
Venez préparé et prêt à apprendre des meilleurs leaders [de l’industrie].
Pour en savoir plus sur [nom de l'événement], visitez notre site Web à l'adresse [lien].
Nous avons hâte de vous voir!
Meilleures salutations,
[Votre Nom]
Modèle n°2. E-mail de rappel d'événement en ligne
Incluez un bref aperçu du programme ou de l'ordre du jour de votre événement, mettant en évidence les principaux conférenciers, sessions et activités.
Voici un exemple:
Sujet: Événement à venir – Rappel
Hey [Nom]
Un rappel amical que [nom de l'événement] n'est que dans quelques jours.
Nous avons sélectionné certains des meilleurs dirigeants [de l'industrie] qui partageront des conseils incontournables, et vous ne voulez pas les manquer.
Voici un aperçu de notre agenda :
Quand : [date et heure]
Où : En ligne.
Qui : experts [de l'industrie] [#1], [#2] et [#3]
N'oubliez pas de marquer vos calendriers et de nous contacter si vous avez des questions.
Au plaisir de vous avoir.
[Votre Nom]
Modèle n°3. E-mail de rappel du webinaire
Incluez des instructions sur la façon d’accéder au webinaire. Incluez le logiciel, la plateforme de webinaire et les informations de connexion.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail de rappel d'événement de webinaire :
Sujet: Rappel pour [événement webinaire]
Cher [nom]
Merci de vous être inscrit à [titre du webinaire]. Juste pour vous rappeler que le webinaire devrait commencer le [date] à [heure].
Nous sommes très heureux de vous accueillir ! Voici un bref aperçu de nos conférenciers invités :
[Orateur n°1]
[Orateur n°2]
Pour accéder au webinaire, cliquez simplement sur le lien ci-dessous et entrez le mot de passe : [mot de passe]
[lien]
À plus tard,
[Votre Nom]
Modèle n°4. E-mail de confirmation du lieu
La ligne d'objet d'un e-mail de confirmation de lieu doit indiquer qu'il inclut le lieu. Assurez-vous ensuite de fournir des détails complets sur le lieu dans l'e-mail.
Voici un exemple d'e-mail de confirmation de lieu :
Ligne d'objet: Confirmation du lieu pour [Nom de l'événement]
Hey [Nom]
Merci de vous être inscrit à [nom de l'événement].
Je vous écris pour vous informer que [nom de l'événement] aura lieu à [heure] et [date]. Nous organiserons l'événement à [lieu de l'événement].
Trouvez le lieu ici [saisir les directions], ou cliquez sur le lien ci-dessous pour voir l'emplacement sur Google Maps.
[Lien vers Google Maps]
J'espère te voir là-bas!
[Votre Nom]
Modèle n°5. E-mail de rappel de la date de l'événement
Pour cet e-mail de rappel, indiquez clairement toute action que vos participants doivent entreprendre, comme confirmer leur présence ou effectuer une réservation pour l'événement.
Voici un exemple d'e-mail de rappel de date d'événement :
Ligne d'objet: Attention! Il reste [X] jours
Bonjour [Nom]
Pouvez-vous croire qu'il ne reste que [x nombre de jours] avant [Nom de l'événement] ?
Nous sommes très heureux de vous avoir à bord. L'événement commencera à [heure].
Si vous n'avez pas encore effectué de réservation, veuillez le faire avant le [date limite] pour nous aider à planifier adéquatement.
A bientôt,
[Votre Nom]
5 excellents exemples d'e-mails de rappel d'événements
Explorez ces cinq excellents exemples d'e-mails de rappel d'événements que des sites Web et des marques populaires ont déjà envoyés à leurs abonnés.
1. pomme
Dans cet exemple, Apple montre les éléments essentiels d'un bon email de rappel. Il informe les participants à quoi s'attendre et fournit également des informations sur la manière de réseauter avec des experts et d'autres développeurs.
Le choix des couleurs et la simplicité de la police font écho à l'identité de la marque Apple. Le simple bouton CTA invite les lecteurs à explorer davantage les offres de la marque.
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Le calendrier des événements marketing 2024 : les dates clés pour booster les ventes et l'engagement
2. Les essentiels du chimpanzé
Les événements physiques peuvent ne pas nécessiter de rappels quelques heures avant l'événement, car les participants sont probablement sur place.
En revanche, il est essentiel d'envoyer de tels rappels pour les événements en ligne. Dans cet exemple, Chimp Essentials a envoyé un simple e-mail de rappel d'événement une heure avant le webinaire.
La marque a opté pour des graphismes simples et un contenu minimal. Cependant, le bouton CTA dynamique capte sans effort l'attention des lecteurs.
3. La richesse des Kiwis
Kiwi Wealth a envoyé un e-mail de rappel informatif pour informer les clients de son webinaire. Pour garantir sa pertinence, il a envoyé l'e-mail un jour avant l'événement.
L'e-mail est bien structuré et présente toutes les informations nécessaires dont les participants ont besoin, y compris un aperçu des principaux intervenants pour susciter la curiosité. La copie comprend également des instructions sur la façon de rejoindre le webinaire.
La copie va encore plus loin dans le marketing par e-mail en partageant des liens vers ses pages de réseaux sociaux.
4. Labyrinthe
Dans ce message de rappel d'événement, Maze utilise le compte à rebours dans la technique du courrier électronique pour créer une urgence et un FOMO. Grâce à cela, les abonnés peuvent s'inscrire à l'événement avant la date limite.
Les couleurs vives, le ton festif et la mise en page réfléchie de la marque guident le lecteur vers le bouton « S'inscrire gratuitement ». Tout cela rend le message plus efficace. Maze a soigneusement inclus deux CTA pour stimuler les inscriptions aux événements.
5. Netflix
Voici un exemple d'e-mail de rappel d'événement de Netflix. La copie de l'e-mail comprenait des informations sur la réservation et l'événement.
Intégrer un code QR est une stratégie intelligente. Il permet aux utilisateurs d'accéder instantanément aux informations et aux directions. Pendant ce temps, le choix des couleurs et le design sont liés à Stranger Things tout en évoquant un sentiment de mystère et d'excitation.
Le CTA informe également les abonnés qu’ils peuvent encore réserver plus de places.
Emballer
Les avantages de l’envoi d’e-mails de rappel d’événement à vos inscrits sont nombreux. Ils rappellent aux inscrits d'assister à l'événement, mais ils contribuent également à promouvoir la marque.
Pour vous aider à démarrer, inspirez-vous des différents modèles et exemples d'e-mails de rappel d'événement présentés dans cet article. Ces modèles d'e-mails peuvent aider vos événements commerciaux à atteindre un public plus large et plus engagé.
Source à partir de Omnisend
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