Les fournisseurs de la chaîne d’approvisionnement constituent le pilier des entreprises prospères. Un échec dans le processus de gestion des relations avec les fournisseurs pourrait facilement précipiter la chute d'une entreprise, un peu comme une carte mal alignée dans un château de cartes méticuleusement construit.
Une solide stratégie de gestion de la relation fournisseur (VRM) présente de nombreux avantages. Il permet une gestion prudente des coûts grâce à la négociation de conditions favorables et améliore les niveaux de service, garantissant que les fournisseurs respectent les normes de qualité stipulées. De plus, la promotion de partenariats à long terme avec les fournisseurs favorise un environnement de compréhension et de soutien mutuels, ce qui a un impact positif sur les performances globales de l'entreprise.
Mais comment les entreprises peuvent-elles déterminer la véritable valeur de leurs partenariats avec les fournisseurs ? Comment peuvent-ils évaluer si les livrables de leur fournisseur correspondent à leurs attentes, et quelles mesures doivent-ils prendre si ce n'est pas le cas ? Pour répondre à ces questions, cet article de blog révèle un guide simplifié en 5 étapes qui vise à élever le processus de gestion de la relation fournisseur.
Table des matières
Identifier et sélectionner des fournisseurs potentiels
Surveiller et évaluer les performances
Effectuer des évaluations des risques et élaborer une stratégie de sauvegarde
Établir des points de communication centralisés
Planifier une stratégie de sortie
Transformez les fournisseurs en partenaires pour une relation gagnant-gagnant
Identifier et sélectionner des fournisseurs potentiels
La gestion des relations avec les fournisseurs consiste à sélectionner des partenaires qui répondent aux besoins de l'entreprise et qui font partie de la réussite. La première étape de ce processus consiste à identifier et à sélectionner des fournisseurs potentiels.
Les fournisseurs forment une roue dentée à part entière au sein de la chaîne d’approvisionnement. Nous pouvons les regrouper en deux grandes catégories :
- Fournisseurs: Entreprises qui fournissent des matières premières, des produits finis ou des services essentiels pour créer ou livrer un produit.
- Prestataires logistiques: organisations qui gèrent le transport, le stockage et la distribution, agissant comme un pont qui facilite la transition en douceur des marchandises des fournisseurs au consommateur final.
Une distinction claire entre les deux permet de rationaliser la communication et la collaboration, l’épine dorsale de toute relation à long terme. Par exemple, les fabricants (fournisseurs) peuvent s’associer à des entreprises pour développer de nouveaux produits intéressants, tandis que les prestataires logistiques peuvent intensifier leurs services en restant informés de la demande prévue.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles trouver les fournisseurs parfaits qui correspondent à leur modèle économique ? Décomposons-le en cinq étapes simples :
- Identifier les besoins de l'entreprise: Les entreprises doivent commencer par décrire le produit ou le service spécifique dont elles ont besoin d'un fournisseur. Cette étape constitue le noyau de toutes les autres attentes en matière de qualité, de service, de délai, de coût, etc. Il est également essentiel de considérer la fréquence et le volume nécessaires. Les entreprises recherchent-elles un service ponctuel ou s’agit-il d’un ingrédient nécessaire à un partenariat à long terme ?
- Faire preuve de diligence raisonnable: Exploitez le pouvoir de la recherche. Analysez les rapports de l'industrie, examinez les avis et les notes en ligne et évaluez leur stabilité financière. Obtenez une vue globale de leurs capacités, basée sur leurs expériences passées en matière de fourniture du produit ou du service recherché. Une visite sur place peut fournir un aperçu de près de leurs opérations.
- Élaborer une demande de proposition (RFP): Rédigez un document détaillé décrivant les exigences spécifiques, les niveaux de service prévus, les critères de sélection et les délais. Entonnoir ceci DP envers les vendeurs qui ont réussi la sélection préliminaire. Cette étape aidera à collecter des données structurées auprès de chaque fournisseur et permettra des règles du jeu équitables pour les comparaisons.
- Évaluer les propositions et déterminer leur adéquation: Une fois que les propositions des fournisseurs commencent à arriver, il est temps de les évaluer. Comparez-les à des critères tels que les coûts, le service client, la capacité de livraison et les mécanismes d'assurance qualité. Un entretien en personne peut en outre permettre aux entreprises d'évaluer leurs capacités à résoudre des problèmes.
- Vérifier les références: Contactez les acheteurs commerciaux antérieurs ou les partenaires du vendeur. L'extraction d'informations sur leurs expériences, leurs niveaux de satisfaction et les domaines d'amélioration peut fournir des informations précieuses. Les performances passées d'un fournisseur sont souvent un indicateur fiable de la qualité future du service.
Surveiller et évaluer les performances
Après le processus de sélection initial, il est important de prendre le temps de surveiller et d'évaluer régulièrement les performances des fournisseurs. Cette étape ne consiste pas à rejeter le blâme ou à pointer du doigt, mais à demander aux fournisseurs de tenir leurs promesses de manière cohérente. Après tout, un fournisseur peu fiable peut entraîner des retards, des dépenses imprévues et nuire aux clients.
Il est essentiel de créer un tableau de bord centralisé ou un tableau de bord complet liste de contrôle d'évaluation. Considérez-le comme un bulletin de notes pour les fournisseurs, leur donnant des commentaires concrets et leur montrant où ils excellent ou ont besoin d'être améliorés.
Voici quelques indicateurs de performance clés (KPI) que les entreprises peuvent utiliser pour vérifier les performances de leurs fournisseurs :
- Délais de livraison: Le fournisseur livre-t-il à temps, à chaque fois ? Les livraisons tardives peuvent perturber les calendriers commerciaux et perturber les engagements précieux des clients.
- Exactitude de la commande: Personne n’aime les erreurs, surtout lorsqu’elles peuvent faire dérailler les plans de production et de vente. Ce KPI teste la fréquence à laquelle le fournisseur livre la quantité commandée et les spécifications.
- Conformité qualité: Dans quelle mesure le fournisseur respecte-t-il la qualité convenue du produit ou du service ? Gardez une trace de la fréquence à laquelle les marchandises sont retournées en raison de problèmes de qualité.
- Stabilité des prix: Comme le dit le proverbe, « le changement est la seule constante ». Mais les entreprises souhaitent éviter trop de variables dans le prix de leurs matières premières. Examinez l'historique des changements de prix du fournisseur, ce qui pourrait signaler des problèmes affectant la stratégie de tarification.
N'oubliez pas : cette étape ne consiste pas seulement à évaluer les points négatifs ; il faut aussi mettre en avant les points positifs ! Lorsque les fournisseurs sauront que leurs services, leurs actions exceptionnelles et leurs innovations seront reconnues et appréciées, ils feront probablement un effort supplémentaire. Ce sentiment de traitement préférentiel favorise des relations solides et les transforme en partenaires de confiance.
Voici quelques idées pratiques pour récompenser les fournisseurs pour leur travail acharné :
- Prolongations de contrat: Proposer des contrats à plus long terme donne aux fournisseurs un sentiment de stabilité et les encourage à maintenir leurs performances élevées.
- Augmentation des commandes: Si un fournisseur excelle constamment, pourquoi ne pas demander un service encore plus excellent ? L’augmentation de leur volume de commandes est une expression directe d’appréciation et un témoignage de leurs services de premier ordre.
- Reconnaissance publique: Tout le monde aime être sous les projecteurs. Envisagez une cérémonie annuelle de récompense des fournisseurs ou une cérémonie de certification pour célébrer les mains derrière la chaîne d'approvisionnement : un ticket en or pour que les fournisseurs puissent se montrer et réaligner leurs efforts pour décrocher davantage de victoires !
Effectuer des évaluations des risques et élaborer une stratégie de sauvegarde
Avec un stylo dans une main et des tableaux de bord dans l'autre, il est temps d'examiner attentivement les rapports de performance des fournisseurs. Ces tableaux de bord ne sont pas de simples presse-papiers mais des outils d'évaluation des risques potentiels liés à chaque fournisseur. Cette évaluation critique aidera à classer les fournisseurs en trois catégories basées sur les risques :
- Fournisseurs à haut risque : Ces fournisseurs peuvent apparaître comme de redoutables nuages d’orage à l’horizon des affaires. Ils ont montré des incohérences, peut-être en raison de délais non respectés, de problèmes de qualité ou d'une autre forme de problème de performance.
- Fournisseurs à risque moyen : Ces vendeurs sont les nuances pastel de notre palette de couleurs, un mélange de teintes plus claires et plus foncées. Ils répondent généralement aux attentes, mais il peut y avoir de rares taches ou des accidents vasculaires cérébraux manqués.
- Fournisseurs à faible risque : Imaginez la tasse de café parfaite. Tout comme notre boisson matinale préférée, ces vendeurs à faible risque sont toujours bons. Ce sont les plus performants, qui tiennent constamment leurs promesses tout en conservant une excellente réputation de qualité.
Maintenant que les entreprises ont identifié les risques de chaque catégorie de fournisseurs, il est temps d'élaborer une défense stratégique. Imaginez cela comme un plan de match personnel, un manuel détaillé de ce qu'il faut faire si un risque se concrétise. Voici un exemple de tableau visuel clair qui représente un plan efficace pour chaque catégorie de risque :
| Catégorie de risque | Risque potentiel | Stratégie d'atténuation |
| Fournisseurs à haut risque | Des performances irrégulières entraînant une rupture d’approvisionnement | Définir des conditions claires dans les contrats décrivant les pénalités en cas de performances médiocres ; cela protégera les entreprises et encouragera de meilleures performances de la part du fournisseur. Pensez également à investir dans une assurance contre les perturbations de la chaîne d’approvisionnement. |
| Fournisseurs à risque moyen | Problèmes d’approvisionnement intermittents et manquements occasionnels aux normes de qualité | Créer un plan de secours impliquant des partenariats avec des fournisseurs alternatifs proposant des biens ou des services similaires ; cela réduit la dépendance à l'égard d'un seul fournisseur, garantit un approvisionnement continu et aide à maintenir les normes de qualité. |
| Fournisseurs à faible risque | Problèmes de performance mineurs et légères variations dans le calendrier d’approvisionnement | Gardez les lignes de communication ouvertes pour une résolution immédiate des problèmes. Revoyez et renégociez régulièrement les termes du contrat pour garantir que les deux parties continuent de bénéficier de la relation. |
Établir des points de communication centralisés
Une communication efficace est l’élément vital de toute relation solide. Cette vérité n’est pas différente lorsqu’il s’agit de stratégies de gestion des relations avec les fournisseurs. Un aspect crucial de VRM est de maintenir un mode de communication rationalisé et efficace.
À cette fin, les entreprises devraient envisager d’établir un point central de communication. Implémentation d'un logiciel de gestion de la relation fournisseur comme Gatekeeper peut considérablement aider les entreprises à établir une « source unique de vérité ». Ce point focal devient le pilier de toutes les communications vitales, des échanges de données associés et des activités avec les fournisseurs.
En intégrant un tel logiciel, les entreprises peuvent potentiellement bénéficier de plusieurs avantages :
- Communication simplifiée : Une plateforme centralisée fournit un emplacement unique pour toutes les interactions. Les informations peuvent être partagées rapidement et avec précision entre les équipes d'approvisionnement, réduisant ainsi le risque de problèmes de communication ou de messages cruciaux manquants. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour informer les fournisseurs de changements prévisibles ou pour les informer de problèmes émergents. Il garantit que tous les fournisseurs reçoivent les informations simultanément pour une communication cohérente et précise.
- Établir un système de rétroaction bidirectionnel : Les logiciels de portail des fournisseurs disposent souvent de mécanismes intégrés pour faciliter les commentaires et le dialogue. Ce système de rétroaction bidirectionnelle permet aux fournisseurs de partager leurs idées, suggestions ou préoccupations. Cela encourage la participation des fournisseurs et améliore le processus de communication et la relation globale avec les fournisseurs.
- Promouvoir la visibilité et la transparence : Un portail fournisseur centralisé offre aux entreprises et aux fournisseurs une visibilité complète sur les transactions, les livraisons, les stocks et autres opérations critiques. Cette visibilité favorise la transparence et garantit que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde. Il donne aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin pour remplir leurs engagements et améliorer continuellement leurs services.
- Automatisez les flux de travail et les notifications : Le logiciel de portail des fournisseurs propose souvent des flux de travail et des notifications automatisés. Ces systèmes sont cruciaux pour gérer diverses tâches, rappeler aux équipes les renouvellements de contrat ou informer les parties des modifications d'accord. L'automatisation réduit le risque d'erreur humaine et augmente l'efficacité opérationnelle.
Planifier une stratégie de sortie
Même les meilleures relations avec les fournisseurs peuvent prendre une tournure inattendue. Personne ne s'engage dans un partenariat en anticipant sa fin, mais les entreprises intelligentes savent qu'il est essentiel de se préparer à toutes les éventualités. Une stratégie de sortie soigneusement planifiée peut aider les entreprises à rompre en douceur les liens avec un fournisseur, alors que l’absence de stratégie de sortie pourrait conduire à une situation chaotique.
Même si dire au revoir peut sembler intimidant, avoir une stratégie de sortie bien définie peut donner aux entreprises une tranquillité d'esprit, sachant qu'elles sont prêtes à faire face aux « et si » lorsqu'elles se présentent. Alors, à quoi devrait ressembler une stratégie de sortie ? Dénouons ensemble ce nœud :
Clauses de résiliation claires dans les contrats
Le contrat doit clairement indiquer dans quelles conditions il peut être annulé. Cela pourrait être dû au fait que le fournisseur ne respecte pas les termes du contrat ou ne fournit pas un bon service. L'inclusion d'une clause de résiliation détaillée minimisera les incertitudes et ouvrira la voie à une séparation à l'amiable si les choses ne fonctionnent pas.
Gestion des informations exclusives
Une fois la relation commerciale terminée, il est crucial de déterminer comment les informations exclusives ou confidentielles seront traitées. Les entreprises ont besoin d'un processus bien défini pour le retour ou la suppression des données ou les restrictions d'utilisation. Cela garantit que les données commerciales et la propriété intellectuelle restent sécurisées après la séparation.
Sélection du fournisseur de sauvegarde
Identifiez à l’avance les fournisseurs alternatifs de la chaîne d’approvisionnement. Avoir un « Plan B » préparé prépare les organisations à des circonstances imprévues, telles que la nécessité de mettre rapidement fin à une relation avec un fournisseur existant. Cette décision garantit que les entreprises maintiennent leur dynamique, quelles que soient les relations avec les fournisseurs.
Gestion de l'inventaire
Définir des stratégies claires pour gérer l'inventaire en transit ou en possession du vendeur à la résiliation. Une telle démarche contribuera à éviter des pertes inutiles ou une confusion pendant la phase de sortie. Et n’oubliez pas que la fin d’une relation avec un fournisseur peut être le début d’une autre.
Transformez les fournisseurs en partenaires pour une relation gagnant-gagnant
En conclusion, une gestion efficace des relations avec les fournisseurs transforme la perception conventionnelle des fournisseurs qui ne sont plus simplement des fournisseurs ou des prestataires logistiques. Cela les élève au rang de partenaires stratégiques qui collaborent dès les premières étapes du développement du produit pour affiner l’expérience client.
En déployant la puissance d'une communication raffinée, d'évaluations et de commentaires continus des performances, en reconnaissant les contributions des fournisseurs et en s'alignant sur les profils des clients, les entreprises peuvent transformer les relations conventionnelles avec les fournisseurs en partenariats mutuellement bénéfiques, alimentant une croissance durable et assurant le succès du commerce électronique.
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