Pemilik bisnis sering kali percaya bahwa penafian email yang umum dan universal menawarkan perlindungan yang memadai. Namun, pendekatan yang terlalu sederhana ini sering kali memberikan rasa aman yang salah.
Penafian email yang disesuaikan harus dibuat dengan cermat agar menjadi paling efektif. Risiko tersebut harus selaras dengan lokasi bisnis Anda, peraturan industri, dan risiko spesifik industri.
Komunikasi email memiliki implikasi hukum terkait kerahasiaan, penggunaan konten berlisensi, opini, dan banyak lagi. Oleh karena itu, penafian yang tidak akurat dapat menjadi tanggung jawab saat menangani tuntutan hukum atau insiden data.
Seperti yang Anda lihat, penafian email yang tidak efektif dan umum dapat menjadi kontraproduktif. Namun, menyusun penafian yang berhasil untuk bisnis Anda dapat menjadi sebuah tantangan.
Untuk membantu Anda memulai, kami akan membahas perlunya pesan penafian yang baik. Kami juga akan memberikan daftar sepuluh templat gratis untuk memandu Anda saat menyusun penafian email Anda.
Mari kita selami.
Apa itu penafian email?
Penafian email adalah pernyataan yang terdapat di footer email. Penafian email menyampaikan informasi tentang konten dan penggunaan email, serta menguraikan syarat dan ketentuan pengiriman email.
Penafian email yang dibuat dengan baik mengurangi risiko bagi pengirim dan penerima. Pengirim dilindungi dari tanggung jawab hukum atas kesalahan apa pun. Ini juga melindungi pengirim dari konsekuensi tak terduga yang diakibatkan oleh konten email.
Di sisi lain, penerima diberi informasi tentang ekspektasi terkait privasi dan penggunaan data sensitif yang dikirim.
Akibatnya, jika penerima menyalahgunakan konten email, Anda dibebaskan dari tuntutan hukum. Penafian email bervariasi tetapi sering kali melakukan hal berikut:
- Memberikan panduan untuk email yang salah arah
- Tetapkan kepemilikan hak cipta konten
- Klarifikasi bahwa email tersebut bukan perjanjian yang mengikat secara hukum.
- Beri tahu penerima bahwa pandangan yang diungkapkan dalam email adalah milik pengirim dan bukan perusahaannya.
Apakah penafian email diwajibkan secara hukum?
Meskipun beberapa wilayah mungkin tidak memerlukan penafian email, hal ini tetap merupakan tindakan pencegahan. Wilayah berikut memiliki undang-undang penafian hukum email yang spesifik:
Eropa
Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) mengamanatkan bahwa penerima secara khusus memilih untuk menerima email Anda, dan dapat dengan mudah memilih untuk tidak ikut serta. Anda dapat menyertakan tautan berhenti berlangganan dalam pemberitahuan kerahasiaan email Anda. Hal ini memungkinkan penerima untuk memilih keluar dari daftar email Anda atau memilih jenis pesan yang mereka terima.
Amerika Serikat
Beberapa undang-undang di AS mengamanatkan pencantuman penyangkalan email rahasia. Undang-undang tersebut mencakup Undang-Undang Manajemen Keamanan Informasi Federal, Undang-Undang Informasi Publik Texas, dan Undang-Undang Privasi Konsumen California.
Kapan menggunakan penafian email
Anda dapat menggunakan penafian email untuk menyatakan apa yang boleh dilakukan oleh penerima email terhadap konten tersebut. Hal ini juga dapat mengatasi masalah lain, seperti tanggung jawab pemberi kerja dan privasi. Kami telah menyoroti beberapa situasi ketika Anda dapat menggunakan penafian email:
- Informasi rahasia: Memberi tahu penerima informasi sensitif atau pribadi. Selalu beri tahu mereka menggunakan email pernyataan kerahasiaan. Hal ini penting ketika berbagi data keuangan, informasi hukum, atau rincian bisnis kepemilikan.
- Kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data: Menjaga transparansi dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan data. Peraturan seperti GDPR dan FISMA mengamanatkan bahwa penafian Anda bersifat transparan. Oleh karena itu, menambahkan penafian memungkinkan Anda untuk tetap patuh.
- Peraturan industri: Industri seperti layanan kesehatan memerlukan pencantuman penyangkalan email. Kegagalan untuk mematuhi dapat mengakibatkan denda dan penalti yang berat.
- Peringatan virus dan keamanan: Gunakan penafian email untuk memperingatkan penerima agar memeriksa lampiran dan URL dari virus sebelum mengunduhnya. Selain itu, nyatakan bahwa Anda tidak bertanggung jawab atas segala kerusakan yang disebabkan oleh perangkat lunak berbahaya.
- Tidak ada pembentukan kontrak: Pada tahap awal negosiasi, uraikan bahwa komunikasinya tidak mengikat. Ini mencegah asumsi perjanjian kontrak di masa depan.
- Hak cipta dan penggunaan: Menyertakan terminologi hak cipta yang relevan dalam penafian Anda dapat mengatasi masalah plagiarisme. Hal ini juga membantu mengomunikasikan komitmen organisasi Anda untuk menghormati hak kekayaan intelektual.
- Hubungan pengacara-klien: Komunikasi email antara pengacara dan klien bersifat rahasia dan istimewa. Pemberitahuan kerahasiaan email menegaskan hak istimewa ini di awal. Ini juga memperingatkan pihak ketiga bahwa konten tersebut sensitif jika mereka menerimanya karena kesalahan.
10 penafian email umum dengan templat
Di bagian ini, kita akan menjelajahi sepuluh templat gratis yang dapat Anda gunakan. Namun, penting untuk mencari panduan hukum dan memverifikasi bahwa penafian email Anda mematuhi peraturan di wilayah Anda.
Penafian email kerahasiaan
Menyusun pemberitahuan kerahasiaan untuk email menekankan sifat rahasia pesan tersebut. Penafian ini menandakan bahwa email tersebut mungkin berisi informasi sensitif atau istimewa sehingga hanya ditujukan untuk penerima yang disebutkan namanya.
Penafian kerahasiaan email biasa terjadi dalam komunikasi keuangan, hukum, dan perawatan kesehatan. Ini mencakup instruksi untuk penerimaan yang salah dan larangan penggunaan atau penyebaran yang tidak sah.
Berikut ini contoh dari lembaga keuangan:
Templat #1
Pemberitahuan rahasia:
Isi email ini, termasuk lampirannya, bersifat rahasia dan merupakan hak istimewa. Ini hanya ditujukan untuk individu atau entitas yang disebutkan di atas. Anda tidak boleh mengungkapkan, menyalin, mendistribusikan, atau menggunakan email jika Anda bukan penerima yang tepat.
Kirimkan email tindak lanjut kepada kami jika Anda yakin email ini adalah kesalahan sehingga kami dapat memperbarui catatan kami. Setelah itu, hapus email ini beserta cadangan atau duplikatnya. Terima kasih atas kerja sama anda.
[Nama Perusahaan]
Salah saji yang lalai
Penafian email jenis ini merupakan tindakan pencegahan hukum untuk mencegah potensi tanggung jawab hukum. Ini memberi tahu penerima bahwa pengirim hanya mencoba memberikan informasi sejauh pengetahuan mereka, tetapi karena mereka bukan ahlinya, email tersebut mungkin berisi informasi yang tidak akurat atau kesalahan yang tidak disengaja.
Templat #2:
[Nama Perusahaan] telah melakukan upaya yang wajar untuk memastikan keakuratan informasi yang diberikan dalam email ini. Namun, pengirim tidak membuat pernyataan apa pun tentang kelengkapan, kesesuaian, atau kecukupan informasi yang diberikan. Oleh karena itu, tidak ada kewajiban kehati-hatian yang harus dibayar dan pengirim tidak menerima tanggung jawab apa pun atas kelalaian atau kesalahan penyajian yang lalai. Oleh karena itu, penting bagi penerima untuk menggunakan pertimbangannya atau mencari nasihat profesional yang tepat sebelum bertindak berdasarkan informasi apa pun yang diberikan.
Penafian email GDPR
Peraturan Perlindungan Data Umum adalah peraturan perlindungan data yang komprehensif di Eropa. Ini tidak memuat aturan penafian email, namun memberlakukan kewajiban pada penanganan data.
Jadi, membuat penafian email GDPR meyakinkan pelanggan bahwa data mereka aman bersama Anda. Hal ini juga memberi mereka hak untuk memilih cara Anda mengelola datanya.
Di bawah ini adalah contoh penafian yang mematuhi GDPR. Ini menyatakan bahwa klien menyetujui untuk menerima email dari organisasi dan juga memberikan kesempatan untuk meninjau preferensi email.
Templat #3:
Email ini tunduk pada Peraturan Perlindungan Data Umum. Untuk mengetahui cara kami menggunakan informasi pribadi, Anda dapat meninjau kebijakan privasi kami di sini [masukkan tautan].
Penafian email penularan virus
Jika email Anda menyertakan lampiran dan tautan, Anda dapat melampirkan penafian email virus. Ini memberi tahu penerima bahwa perusahaan Anda tidak bertanggung jawab jika virus atau malware menyebar melalui email.
Jenis penafian ini memungkinkan Anda mengingatkan penerima untuk mengambil tindakan pencegahan keamanan. Ini termasuk menggunakan perangkat lunak antivirus dan memperbaruinya secara berkala.
Templat #4:
Pengirim telah mengambil tindakan pencegahan yang wajar untuk mencegah virus dalam email ini. Namun, [perusahaan Anda] tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan akibat email ini. Harap periksa virus sebelum mengeklik tautan atau mengunduh lampiran.
Penafian email HIPAA
Komunikasi email tidak memiliki enkripsi, sehingga membuat data sensitif rentan saat transit. Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) menuntut kerahasiaan. Oleh karena itu, penafian privasi email diperlukan.
Penafian harus memberi tahu penerima bahwa email tersebut tidak sepenuhnya aman. Jadi, jika mereka ingin merespons dengan menggunakan PHI (informasi kesehatan yang dilindungi) apa pun, mereka menanggung risikonya sendiri.
Templat #5:
HIPAA tidak menjamin keamanan komunikasi email. Untuk membagikan PHI dengan aman, silakan gunakan Portal Pasien kami yang sesuai dengan HIPAA di [masukkan url]. Hubungi kantor kami melalui telepon di [nomor telepon].
Harap tinjau Praktik Privasi kami di [masukkan url] tentang menjaga informasi kesehatan yang dilindungi. Hubungi Petugas Privasi kami di [email/telepon] jika ada pertanyaan atau masalah apa pun. Kami menghargai bantuan Anda dalam membantu kami menjaga privasi dan keamanan layanan kesehatan.
Penafian email berhenti berlangganan
Melalui Undang-Undang CAN-SPAM tahun 2003, pelanggan dapat menghentikan Anda mengirimkan pesan komersial. Templat buletin atau kampanye pemasaran email Anda harus memberikan instruksi yang jelas untuk berhenti berlangganan. Tautan ini memungkinkan penerima untuk memilih tidak menerima email di masa mendatang.
Templat #6:
Untuk berhenti berlangganan email pemasaran berikutnya dari [Perusahaan], silakan klik tautan berhenti berlangganan di bawah.
[Tautan Berhenti Berlangganan]
Alternatifnya, Anda dapat mengirimkan permintaan Anda melalui email ke [email perusahaan] atau menghubungi [nomor telepon].
Penafian email tanggung jawab
Jenis penafian ini membatasi tanggung jawab Anda dalam keadaan tertentu. Ini mendefinisikan ruang lingkup tanggung jawab Anda sebagai pengirim. Ini juga menetapkan ekspektasi penerima tentang cara mereka menggunakan atau menafsirkan konten email Anda.
Pernyataan pertanggungjawaban umum menyatakan bahwa perusahaan Anda tidak bertanggung jawab atas kesalahan atau kelalaian dalam email Anda. Mungkin juga dinyatakan bahwa email tersebut bukan merupakan nasihat hukum atau profesional.
Templat #7:
Isi email ini hanya untuk tujuan informasi saja. Ini bukan merupakan nasihat profesional. [Organisasi Anda] tidak menjamin keakuratan, kelengkapan, atau ketepatan waktunya.
Pengirim email ini tidak bertanggung jawab atas kesalahan, kelalaian, atau ketidakakuratan konten atau konsekuensi apa pun yang timbul dari penggunaan atau ketergantungan pada informasi yang diberikan. Segala tindakan yang diambil berdasarkan isi email ini adalah risiko Anda sendiri.
Penafian email pemberitahuan lingkungan hidup
Penafian lainnya melindungi Anda dari denda dan tuntutan hukum. Namun, pemberitahuan lingkungan menunjukkan komitmen Anda terhadap keberlanjutan. Hal ini mendorong penerima untuk melakukan komunikasi tanpa kertas dan mencetak email hanya jika diperlukan.
Templat #8:
Silakan mempertimbangkan lingkungan sebelum mencetak e-mail. Jika salinan cetak diperlukan, pastikan pembuangan atau daur ulang secara bertanggung jawab.
Penafian email opini
Jika karyawan mengirimkan buletin atas nama Anda, Anda dapat menggunakan penafian email opini. Ini memisahkan pandangan pengirim dari pandangan organisasi. Oleh karena itu, organisasi Anda mungkin tidak bertanggung jawab berdasarkan konten email.
Templat #9:
Pendapat yang diungkapkan dalam email ini adalah pendapat pengirimnya. Hal tersebut tidak mencerminkan posisi atau opini resmi [Organisasi Anda]. Konten apa pun yang disediakan dalam email ini hanya untuk tujuan informasi. Oleh karena itu, jangan menganggapnya sebagai nasihat yang berwibawa atau terstandarisasi.
Penafian email pemasaran otomatis
Penting untuk diungkapkan bahwa kampanye pemasaran email Anda dilakukan secara otomatis. Ini membatasi tanggung jawab Anda atas anomali apa pun. Juga, berikan detail dukungan pelanggan manusia untuk masalah atau pertanyaan.
Templat #10:
Email ini dibuat secara otomatis oleh sistem otomasi pemasaran [Perusahaan Anda]. Mohon jangan langsung membalas email ini. Anda dapat menghubungi Dukungan Pelanggan di [alamat email] atau menghubungi [nomor telepon].
Bungkus
Penafian email mungkin tampak seperti cetakan kecil lainnya. Namun, mereka memiliki tujuan penting, seperti kerahasiaan, keamanan, dan tanggung jawab. Penafian email tidak wajib, namun menunjukkan kepada penerima bahwa Anda ingin mengurangi risiko. Mereka juga mencegah penyalahgunaan informasi dan menetapkan ekspektasi yang jelas seputar konten email Anda.
Gunakan contoh dan templat penafian email kami sebagai titik awal, dan tinjau berdasarkan relevansi, keterbacaan, dan keberlakuan.
Sumber dari Omnisend
Penafian: Informasi yang diuraikan di atas disediakan oleh omnisend.com secara independen dari Alibaba.com. Alibaba.com tidak membuat pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk.
