Menjadi negosiator pengadaan yang sukses bukanlah tentang mendapatkan kemenangan. Ini tentang menghubungkan dan membangun hubungan yang menciptakan situasi win-win. Jika Anda takut bernegosiasi, kiat-kiat ini akan membantu Anda menemukan keberanian untuk mendekati prosesnya. Masuki rapat berikutnya dengan ide yang tepat.
Daftar Isi
Tahapan proses negosiasi dalam pengadaan
Keterampilan terbaik untuk negosiasi kontrak pengadaan yang berhasil
Kesimpulan
Tahapan proses negosiasi dalam pengadaan
Persiapan
Persiapan dan penelitian sangat penting dalam proses negosiasi pengadaan. Mereka menentukan langkah untuk negosiasi yang sukses, jadi ini adalah fase penting dalam pembicaraan pengadaan. Prosesnya dimulai dengan yang berikut:
Menetapkan tujuan negosiasi
Anda harus menetapkan tujuan untuk negosiasi, dan itu termasuk:
- Harga
- Syarat pembayaran
- Kualitas
- Pengiriman
– Nilai untuk uang
– Biaya seumur hidup produk/jasa
– Layanan purna jual dan pemeliharaan
– Penentuan pentingnya produk atau layanan untuk bisnis Anda
Menetapkan tujuan membantu Anda memetakan aspek pembelian yang dapat atau tidak dapat Anda kompromikan. Oleh karena itu, Anda mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk hasil negosiasi alih-alih secara membabi buta membuat kesepakatan dengan pemasok.
Meneliti tentang pemasok
Persiapan juga memerlukan mengetahui pemasok dengan siapa Anda berurusan. Lakukan penelitian dasar tentang pemasok untuk mengetahui seberapa besar daya tawar yang Anda miliki terhadap mereka. Misalnya, pemasok yang hampir memonopoli sulit mengalah selama negosiasi karena bisnis tersebut sudah memiliki banyak pelanggan. Sebaliknya, pendatang baru dalam bisnis pasokan bersedia membuat Anda terkesan dan tertarik pada usaha mereka, sehingga meningkatkan pangsa pasar mereka.
Mengembangkan strategi negosiasi
Dengan tujuan negosiasi dan informasi pemasok Anda, Anda melanjutkan ke langkah berikutnya; mengembangkan strategi. Bekali diri Anda dengan pendekatan yang tepat untuk menetapkan tujuan yang jelas dan mengidentifikasi tanda-tanda menerima atau menolak kesepakatan selama negosiasi.
Misalnya, tentukan prioritas Anda terkait harga, jadwal pengiriman, dan spesifikasi barang. Tentukan apa yang akan Anda terima sebagai imbalan untuk memenuhi permintaan pihak lain, seperti membayar harga penuh untuk pengiriman cepat.
Sebuah strategi juga membantu Anda memperkuat daya tawar Anda. Dengan cara ini, pemasok tidak menggunakan kekuatan negosiasi mereka untuk menangkap basah Anda saat tawar-menawar.
Memilih tim negosiasi Anda
Tentu saja, strategi Anda akan sia-sia jika Anda tidak memiliki sumber daya yang tepat untuk mengartikulasikannya. Oleh karena itu, Anda harus memilih tim negosiasi yang kompeten untuk membantu Anda menawar kesepakatan yang tepat dengan pemasok. Pastikan anggota tim memiliki keterampilan negosiasi yang diperlukan dan cocok dengan senioritas tim pemasok.
Menilai pemasok lain
Jangan membatasi pilihan Anda dan bernegosiasi hanya dengan satu pemasok. Persiapan yang memadai untuk negosiasi berarti Anda memperluas cakupan dan menjangkau banyak pemasok untuk menemukan penawaran terbaik.
Beri tahu pemasok tentang penawaran yang Anda terima dari sumber lain. Taktik negosiasi ini membantu menarik penjual untuk memberi Anda penawaran terbaik untuk meningkatkan peluang mereka mendapatkan kontrak dengan Anda.
Pemasok dengan banyak pesaing akan bersedia untuk mencocokkan penawaran mereka atau memberi Anda kesepakatan yang lebih baik sehingga Anda mendukung mereka untuk mendapatkan kontrak. Misalkan Anda ingin membeli perkakas bekas; pemasok 1 menegosiasikan 20,000 unit seharga $5000 dengan pengiriman gratis dan cepat, dan pemasok 2 menawarkan jumlah unit yang sama seharga $4800. Juga, pemasok 2 menagih Anda $250 untuk pengiriman standar.
Berbekal informasi ini, Anda dapat bernegosiasi dengan pemasok dan memberi tahu mereka tentang penawaran harga yang lebih rendah dari pesaing. Alternatifnya, Anda dapat memberi tahu pemasok 2 tentang pengiriman cepat gratis pesaing mereka. Biarkan kedua pemasok memberi Anda penawaran kedua untuk memilih yang paling praktis untuk bisnis Anda.
Pembukaan
Sajikan pembukaan yang menarik dengan mengomunikasikan secara tepat dan positif aspek kesepakatan yang ingin Anda diskusikan. Gunakan informasi yang Anda kumpulkan saat bersiap untuk menyatakan pendirian dan negosiasi Anda. Setelah kedua belah pihak puas dengan poin diskusi, Anda dapat memulai prosesnya.
Namun, Anda harus mengatur lingkungan yang kondusif agar negosiasi berjalan lancar dari tahap pembukaan. Jika tidak, proses akan macet bahkan sebelum dimulai. Oleh karena itu, sangat penting untuk membangun hubungan sebelum pertemuan.
Jalin hubungan pribadi dengan pihak lawan sebelum duduk di meja perundingan. Anda dapat mengatur pertemuan sarapan atau makan siang informal di mana Anda membahas hal-hal yang tidak terkait dengan negosiasi yang akan datang. Ini membantu mengatur suasana hati yang bersahabat untuk memulai pembicaraan.
pengujian
Fase pengujian melibatkan menanyakan tentang harga terbaik pemasok untuk pesanan massal. Saat Anda mendapatkan harga, usulkan jumlah persis yang Anda butuhkan dengan penawaran yang selaras dengan kedua pihak yang bernegosiasi. Berhati-hatilah dengan penawaran Anda sehingga baik Anda maupun penjual tidak mengalami kerugian jika Anda berhasil menutup transaksi.
Fase ini melibatkan mengajukan pertanyaan dan secara aktif mendengarkan tanggapan pihak lain. Anda dapat menggunakan diam sebagai taktik untuk mendorong pemasok berbicara lebih banyak atau memberi Anda cukup waktu untuk memikirkan tawaran tersebut.
Melamar
Pada fase ini, Anda memberi tahu pemasok tentang apa yang ingin Anda capai dari negosiasi. Penjual juga mengusulkan ekspektasi mereka terhadap kesepakatan tersebut. Membangun sebuah persuasi yang kuat melibatkan menjadi percaya diri dan memajukan minat Anda dalam pembicaraan.
Jika Anda tidak yakin dengan proposal Anda, Anda dapat meminta istirahat sejenak untuk menyiapkan poin argumen yang lebih baik dari apa yang Anda pelajari di tahap pembukaan dan pengujian. Anda dapat mengubah proposal Anda atau membingkai ulang negosiasi dengan pemahaman baru yang Anda peroleh selama fase awal.
Bujuk pihak lain dengan menunjukkan apa yang akan mereka dapatkan dari kesepakatan atau apa yang berisiko hilang jika mereka menolak tawaran Anda. Ini membantu Anda membangun persuasi yang kuat untuk mendukung poin negosiasi Anda.
Tawar
Fase tawar-menawar melibatkan memberi tahu pemasok mengapa Anda adalah pelanggan terbaik untuk bisnis mereka. Pemasok akan sangat terkesan dengan reputasi positif Anda di antara pemasok lain sehingga mereka ingin bekerja sama dengan Anda dalam jangka panjang meskipun Anda meminta potongan harga yang signifikan.
Anda dapat menggunakan strategi Orang Baik/Orang Jahat untuk memutar tawar-menawar sesuai keinginan Anda. Tenaga penjualan menggunakan strategi ini untuk menyiratkan bahwa salah satu anggota tim mereka (orang baik) setuju dengan tawaran Anda. Namun, anggota lain (orang jahat) menentangnya dan meminta negosiasi ulang.
Anda dapat keluar dari siklus ini dengan meminta untuk hadir saat "orang baik" menyampaikan kasus Anda kepada "orang jahat". Mintalah untuk bernegosiasi dengan otoritas yang dapat memberi Anda tawaran terakhir alih-alih bolak-balik dengan orang baik / jahat, melucuti strategi pemasok untuk membuat Anda lelah.
Kemudian, ketahui cara menegosiasikan harga sebelum menerima kesepakatan. Jangan setuju dengan penawaran pertama, buat penawaran balasan, dan lihat bagaimana pemasok merevisinya. Tawar-menawar untuk penawaran yang lebih baik, misalnya, diskon besar-besaran atau kemasan yang lebih baik. Hilangkan faktor lain yang memengaruhi harga yang menurut Anda tidak perlu bagi bisnis Anda untuk menurunkan biaya transaksi.
Selain itu, saat menawar, pastikan pemasok tidak memberi Anda kisaran harga; mereka harus memberi Anda harga pasti dari kesepakatan itu. Mereka mungkin menawarkan kisaran harga tetapi membebankan biaya yang lebih mahal. Hindari ini dengan menanyakan seberapa rendah mereka bersedia pergi pada awal negosiasi harga. Karenanya, Anda mempercepat negosiasi dan siap untuk beralih ke tahap kesepakatan.
Persetujuan
Fase ini melibatkan kedua belah pihak dalam negosiasi untuk menyetujui persyaratan tawar-menawar dan menyelesaikan pengaturan pengadaan tertentu.
Penutupan
Langkah terakhir dalam proses negosiasi pengadaan adalah menutup kesepakatan dengan kontrak tertulis. Kontrak dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang bernegosiasi. Hal-hal yang digariskan dalam dokumen tersebut antara lain:
– Harga, syarat pembayaran, dan pengiriman barang/jasa.
– Hak kepemilikan pemasok atas barang sampai Anda membayarnya sepenuhnya.
– Hak hukum pembeli dan tanggung jawab kontraktual pemasok.
Bertujuan untuk menandatangani kontrak pengadaan yang melindungi kepentingan Anda dan mengalihkan tanggung jawab kepada pemasok. Tulis konfirmasi yang menyiratkan bagaimana Anda akan menggunakan produk pemasok dan minta mereka melakukan hal yang sama, mengonfirmasi apakah yang mereka jual cocok untuk Anda.
Selain itu, kontrak harus menampilkan perincian seperti layanan purna jual, penggantian barang yang rusak, hukuman karena gagal memenuhi persyaratan pengiriman, dan mekanisme penyelesaian sengketa. Pastikan bahwa dokumen tersebut menguraikan cara keluar dari pengaturan jika ada ketidakpuasan dari salah satu pihak.
Keterampilan terbaik untuk negosiasi kontrak pengadaan yang berhasil
Berikut ini adalah keterampilan vital yang Anda butuhkan untuk negosiasi kontrak pengadaan yang sukses:
Mendengarkan aktif
Jadilah pendengar yang aktif untuk mencatat apa yang dikatakan pihak lain di meja perundingan. Ini membantu mengidentifikasi masalah yang ingin Anda tangani atau klarifikasi. Selain itu, mendengarkan memungkinkan Anda menentukan poin dalam tawar-menawar yang perlu Anda perkuat untuk menyajikan penawaran balik yang valid. Oleh karena itu, negosiasi lebih mungkin berhasil.
Kesabaran
Kesabaran adalah kunci untuk mendapatkan kesepakatan yang baik selama negosiasi pengadaan. Prosesnya melibatkan beberapa penawaran dan penawaran balasan. Oleh karena itu mungkin menguntungkan Anda jika Anda menunggu sampai pemasok menyajikan yang paling cocok untuk Anda.
Beberapa penjual terburu-buru dalam negosiasi dan ingin menutup kesepakatan segera setelah mereka membuat penawaran pertama dengan alasan bahwa itu adalah yang terbaik. Anda tidak boleh menyerah pada tekanan ini, tetapi tawarlah harga serendah mungkin. Atau, jika harganya tetap konstan, negosiasikan untuk keuntungan tambahan seperti pengiriman gratis. Setelah puas dengan persyaratannya, Anda kemudian dapat menandatangani kesepakatan.
Keterampilan pemecahan masalah
Anda harus berpikir kreatif dan memberikan solusi yang layak untuk setiap masalah negosiasi. Masalah seperti itu termasuk kegagalan untuk menyepakati aspek-aspek tertentu yang tidak dimiliki oleh kedua belah pihak.
Benar-benar seorang teman
Saat Anda semakin dekat untuk menyelesaikan negosiasi, niatkan untuk mempertahankan hubungan jangka panjang. Pertahankan hubungan dengan menambahkan nilai pada hubungan kerja Anda. Misalnya, berikan saran strategis kepada pemasok untuk membantu mereka meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Dengan cara ini, ada peluang yang lebih baik untuk menutup transaksi yang bagus.
Jangan biarkan penjual menunggangi emosi Anda
Tip terpenting untuk bertahan di meja perundingan adalah menghindari manipulasi dari pihak lain. Tenaga penjualan sering kali mencoba memanipulasi Anda dengan mencampuri emosi Anda sehingga mereka dapat unggul dalam negosiasi. Pertahankan prosesnya tetap profesional, tetapi Anda dapat membuatnya menyenangkan dan tetap mendapatkan penawaran yang bagus.
Kesimpulan
Anda tidak memerlukan latar belakang pengadaan untuk menjadi ahli dalam negosiasi. Kiat-kiat ini akan membantu Anda memasuki diskusi pembelian berikutnya seperti seorang ahli. Kuasai tujuh tahap negosiasi pengadaan untuk menghemat waktu dan uang. Secara keseluruhan, panduan ini memungkinkan Anda menjadi negosiator yang lebih berempati sumber di Alibaba.com.
