O gerenciamento do tempo se infiltra em todas as partes da vida, do trabalho e dos planos aos hobbies e relacionamentos. Pode parecer contra-intuitivo reservar um tempo para aprender sobre gerenciamento de tempo, mas, assim como em tantas tarefas, reservar um tempo no início para planejar com eficiência reduzirá o tempo total gasto, melhorando sua eficiência.
Além disso, ao aprender sobre as diferentes técnicas de gerenciamento de tempo e refiná-las e praticá-las, você descobrirá que essas técnicas começam a se infiltrar em muitas partes de sua vida. Portanto, se você deseja avançar, continue lendo para conhecer algumas ótimas maneiras de gerenciar sua agenda e aumentar sua produtividade.
Conteúdo
O que é gerenciamento de tempo e por que é importante?
Levando a sério: dicas e hacks de gerenciamento de tempo
Gestão do tempo: os fundamentos
Conclusão
O que é gerenciamento de tempo e por que é importante?
Gerenciar seu tempo de forma eficaz, ou ter boas habilidades de gerenciamento de tempo, é chave no sucesso de qualquer projeto. O gerenciamento do tempo do projeto pode significar a diferença entre ter uma carreira de sucesso e uma vida familiar feliz, ou estar sempre atrás do que vem com uma série de estresse adicional.
Felizmente, existem muitas maneiras pelas quais um indivíduo pode melhorar o gerenciamento do tempo. Isso inclui habilidades básicas de gerenciamento de tempo, como escrever listas, usar ferramentas de gerenciamento de tempo, como aplicativos ou até mesmo empregar um assistente.
Levando a sério: dicas e hacks de gerenciamento de tempo
Dado o valor do gerenciamento do tempo para o trabalho e para a vida, vamos dar uma olhada nas ferramentas e estratégias de gerenciamento do tempo que podem ajudar alguém a se manter à frente.
1. Faça uma lista de “A Fazer”: O sistema de notecard
As listas podem ser uma maneira muito clara e abrangente de estruturar seu dia e podem ajudá-lo a organizar e agrupar suas tarefas para que você possa fazer mais em menos tempo. Além disso, eles podem ajudá-lo a apreciar o quanto você realmente fez.
Um sistema de listagem recomendado para planejamento de tempos é o sistema de notas. Antes de ir para a cama, anote 3-5 coisas que você pretende fazer no dia seguinte em um cartão 3×5. No dia seguinte, trabalhe para realizar essas tarefas – se você conseguir, então foi um dia de sucesso. A mágica, no entanto, é que durante esse mesmo dia você deve escrever tudo o que você fez naquele dia (apenas coisas úteis) no verso do cartão. No final do dia, olhe a lista e o verso do cartão para ver o quanto você realmente fez naquele dia. Isso o ajudará a se manter motivado, pois mesmo que você não tenha completado sua lista de “a fazer”, você realizou muitas outras coisas.
2. Divida: O método do queijo suíço
Depois de escrever uma lista, priorizar e agrupar as tarefas e se preparar para começar, você ainda pode sentir vontade de procrastinar. Isso geralmente ocorre porque uma tarefa parece grande demais para ser realizada, criando um desejo de evitá-la. Para impedir que isso aconteça, divida-o em pequenas tarefas simples.
A Método do queijo suíço incentiva os trabalhadores a olhar para uma tarefa como um bloco de queijo, no qual eles começam a fazer buracos ao terminar as ações rápidas e simples relacionadas a essa tarefa. Antes que você perceba, o queijo estará cheio de buracos (como um queijo suíço) e a tarefa será concluída.
3. Priorize: A Matriz Eisenhower
Inventado pelo presidente Eisenhower dos EUA, este gráfico de quatro seções permite que os trabalhadores priorizem e aloquem seu tempo com sabedoria. o Matriz de Eisenhower fornece quatro categorias:
- Importante e urgente: As tarefas aqui devem ser feitas com prioridade, mas é importante não adicionar muitas tarefas aqui, pois as outras categorias também precisam de tempo.
- Urgente, mas não importante: Também conhecido como caixa “delegado”, esta categoria é para aquelas tarefas que são urgentes, como responder a clientes, mas não são importantes no sentido de que podem não ser tão produtivas. Esses tipos de tarefas podem ser delegadas, se isso for uma possibilidade.
- Não urgentes, mas importantes: essas tarefas podem ser consideradas as mais produtivas, pois você pode dedicar um tempo para executá-las corretamente. No entanto, não os deixe para o final pensando que não são urgentes, caso contrário, eles invadirão sua categoria “importante e urgente”.
- Não é importante e não é urgente: Essas tarefas devem ser listadas para ajudá-lo a ver onde seu tempo não está sendo usado da maneira mais eficaz. Haverá algumas tarefas necessárias que podem não parecer tão importantes, como sessões de união da equipe. Estes podem ser agendados, no entanto, deve-se garantir que eles ocupem uma parte menor do tempo.
4. Estabeleça limites de tempo com pausas: A técnica Pomodoro
Uma estratégia de gerenciamento de tempo relativamente simples que funciona bem para tarefas tediosas, o Técnica Pomodoro consiste em trabalhar em blocos de 25 a 30 min para trabalho ininterrupto seguido de pausas curtas de 2 a 3 min. Cada vez que um bloco é concluído, ele é marcado com um X em um caderno. Essa técnica não apenas ajuda os indivíduos a se concentrarem mais, mas também ajuda a descobrir quanto tempo certas tarefas levam.
5. Ajuda de IA: aplicativos para bloquear distrações ou bloquear o tempo de folga
Para aqueles que precisam de alguns aplicativos úteis para ajudar a desligar as distrações e, assim, melhorar o gerenciamento do tempo, Seja Focalizado Pro, Self Control e Freedom são opções que ajudam desabilitando seu acesso a determinados aplicativos por um determinado período de tempo. Para aqueles que procuram bloquear o tempo, com alarmes e lembretes, então Alternar faixa e os votos de Cronômetro Pomodoro são boas opções. O uso de aplicativos pode impedir que você verifique seu telefone sob o pretexto de “apenas ver” se alguém enviou uma mensagem ou simplesmente “verificar a hora”.
6 Não responda imediatamente
Muito tempo pode ser perdido se você responder a todas as mensagens ou e-mails que chegam. Responder continuamente ao longo do dia interromperá seu fluxo de trabalho, o que significa que você estará mais propenso à procrastinação e terá que voltar ao fluxo de trabalho a cada vez. Para evitar isso, agende duas ou três verificações em lote para seus e-mails por dia, adicionando suas novas tarefas à sua lista ou no verso do seu cartão, se estiver usando o sistema de notecard.
7 Antes das reuniões, determine os resultados desejados
Mantenha suas reuniões concisas e evite perder tempo com reuniões longas e desnecessárias, estabelecendo os resultados desejados antes de entrar. Anote-os primeiro e, em seguida, marque-os à medida que avança e, se sentir que está se desviando do caminho, consulte os resultados desejados novamente e trazer a reunião de volta ao tópico.
8 Aproveite ao máximo os tempos de espera
Pode parecer óbvio, mas pense em todas as vezes que você passou esperando – você não poderia fazer melhor uso desse tempo? Da próxima vez que você estiver esperando na sala de espera de um médico ou dentista, por um trem, por um amigo, em um ônibus e tantos outros casos, marque algumas coisas da sua lista – isso pode até estar atualizando alguma leitura.
Gestão do tempo: os fundamentos
Antes de pagar por aplicativos de gerenciamento de tempo ou gurus, é importante primeiro tentar criar alguma estrutura básica no seu dia a dia. Nenhuma ferramenta de gerenciamento de tempo pode ajudar se você não estiver dormindo ou comendo adequadamente. Portanto, também vale a pena revisar alguns dos aspectos mais fundamentais de produtividade e gerenciamento de tempo:
1. O madrugador pega o verme
Todo mundo já ouviu histórias de como CEOs sobre-humanos, como Elon Musk ou Jeff Bezos, acordam cedo. Essa narrativa é espelhada por muitos indivíduos bem-sucedidos, sendo o mais notável talvez o CEO da Apple, Tim Cook, que sobe em 3:45am todas as manhãs para fazer seus e-mails e malhar. Não se desespere, pois não há necessidade de ser tão drástico, mas é claro que começar cedo é a chave para o sucesso. Levantar-se antes de qualquer outra pessoa significa que você tem mais tempo em um dia, permitindo um equilíbrio saudável entre trabalho, exercícios e tempo de inatividade. Uma observação importante, no entanto, é que acordar cedo não deve significar sacrificar o sono – uma mente cansada é uma mente lenta e improdutiva. Então, acordar cedo significa ir dormir cedo.
2. Não lute pela perfeição, apenas comece agora
O maior desafio é começar, seja por falta de confiança, ferramentas ou motivação – mas todo esse tempo gasto esperando para começar é tempo perdido.
O simples ato de começar é o que irá prepará-lo e fazer sua criatividade fluir; uma ética de trabalho e um plano perfeito não virão apenas enquanto você se senta no sofá. O sucesso só é alcançado com trabalho duro e perseverança – coisas que vêm com boas habilidades e prática de gerenciamento de tempo.
3. Exercite-se com frequência
O exercício ajuda a manter uma mente ativa, pois o sangue é mantido em movimento pelo corpo. Além disso, garantir que seu corpo esteja um pouco cansado permite que você concentre sua energia mental sem se sentir tão inquieto – ajudando assim a usar seu tempo de forma eficaz. O exercício também ajuda a ter uma melhor noite de sono, que é a regra 101 da gestão eficiente do tempo.
4. Aprenda a dizer não
Dizer “não” é uma das coisas mais difíceis de se fazer, mas o tempo é precioso e deve ser priorizado. Não assuma um projeto ou comprometa-se com algo que não beneficiará você ou sua empresa se houver algo que você poderia estar fazendo naquele momento que o beneficiaria mais - e isso pode ser um tempo de inatividade. Dizer não é a chave para o sucesso, não apenas para a gestão do tempo no trabalho, mas também para a sua saúde mental.
5. Arranjando tempo para você
O planejamento do tempo não é tudo sobre o trabalho. Manter boas habilidades de gerenciamento de tempo também é melhorar a qualidade de vida. Por esse motivo, é importante agendar um tempo para o autocrescimento, como tempo para seus hobbies ou aprendizado (e isso não precisa estar relacionado ao trabalho). Além disso, agendar “tempo não estruturado”, dedicado a pensar ou seguir seus instintos, pode ser uma ótima maneira de ter novas ideias. Agendar pelo menos 2-4 horas para o seu auto-crescimento ou simplesmente como tempo para não fazer nada é vital para o seu crescimento pessoal e profissional.
Conclusão
A gestão do tempo é vital para todos, trabalhando ou não. Estruturar seu tempo com sabedoria e priorizar sua carga de trabalho ou tarefas gerais do dia-a-dia ajudará a liberar mais tempo para você e aumentar a produtividade. Se simples listagem e priorização são suficientes para você, ou se ferramentas de gerenciamento de tempo e estratégias de gerenciamento de tempo são mais sua vocação, encontrar boas habilidades de gerenciamento de tempo no local de trabalho ou em casa pode ser fácil (e divertido!) mais de cada dia.
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