Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi une tâche qui ne devrait prendre que quelques heures s'éternise parfois ? Il y a de fortes chances que vous le remettiez à la dernière minute. Mais procrastiner comme ça peut perturber votre flux de travail, votre productivité et votre sortie.
Donc, si cela ressemble à une situation familière, lisez la suite pour savoir comment vous pouvez utiliser la loi de Parkinson pour vaincre la procrastination et en faire plus en moins de temps.
Table des matières
Qu'est-ce que la loi de Parkinson
3 façons d'utiliser la loi de Parkinson pour augmenter la productivité
Points clés
Qu'est-ce que la loi de Parkinson
La loi de Parkinson stipule que le travail s'étend pour remplir le temps imparti pour l'achèvement.
Cyril Northcote Parkinson a inventé cette loi pour la première fois dans un essai publié dans The Economist en 1955. Depuis lors, la loi de Parkinson a acquis une large réputation.
Considérons ce que cela signifie en termes plus pratiques et regardons quelques exemples :
Signification de la loi de Parkinson
Si vous vous donnez plus de temps que nécessaire pour terminer une tâche, vous la traînerez jusqu'à l'échéance prévue, que cela ait ou non un impact sur la qualité de la tâche. Cette affirmation est vraie et applicable à la fois à la vie en général et à la productivité des entreprises en particulier.
Exemples de la loi de Parkinson
Pour un exemple rapide, les étudiants sont susceptibles de terminer leurs devoirs juste avant la date limite. Bien sûr, ce devoir pourrait leur prendre une journée s'ils y tournaient le dos, mais cela pourrait s'éterniser pendant un semestre entier sans échéance concrète.
De même, un responsable des achats d'une entreprise de vente au détail peut prendre beaucoup plus de temps que nécessaire pour s'approvisionner en matériaux pour le trimestre suivant. Pourquoi? Ils passeront probablement plus de temps à discuter des spécifications du produit et d'autres exigences avec les ventes et le marketing alors qu'idéalement, la discussion pourrait être beaucoup plus rapide si un délai strict leur était accordé.
À partir des deux exemples, il pourrait y avoir d'autres implications qui découlent de cette approche. Par exemple, l'étudiant pourrait un jour manquer la date limite parce qu'il s'est habitué à laisser les choses à la dernière minute. Et les actions du responsable des achats pourraient affecter la productivité globale de l'équipe et la gestion de l'organisation.
C'est pourquoi une meilleure gestion du temps est nécessaire non seulement pour réduire les risques d'échecs de dernière minute mais aussi pour augmenter l'efficacité globale.
3 façons d'utiliser la loi de Parkinson pour augmenter la productivité
Maintenant que vous comprenez la loi de Parkinson et sa corrélation avec la procrastination, voici trois temps de la loi de Parkinson stratégies de gestion pour éliminer les barrières de productivité dans votre entreprise.
1. Créer et respecter les délais
Créer et respecter les délais vous discipline. Au lieu d'attendre le temps stipulé pour terminer une tâche, fixez un délai plus serré. Cela garantit que vous terminez le projet ou la tâche à temps.
Voici quelques conseils pour fixer un délai plus serré :
- Calculez combien de temps cela devrait prendre pour accomplir une tâche.
- Créez une liste de tâches et divisez-les en fonction du temps prédéterminé.
- Maintenant, réduisez de moitié le temps alloué à chaque tâche pour courir contre la montre.
- Enfin, efforcez-vous de dépasser ce délai que vous vous êtes imposé sans lésiner sur la qualité.
Avec ces points à l'esprit, considérons cet exemple ci-dessous :
Imaginez que vous prévoyiez de vous procurer un nouveau produit pour votre boutique en ligne dans quatre semaines.
Si trois semaines sur quatre sont consacrées à la seule étude de marché, réduisez-la à deux. Ce délai strict vous donne amplement le temps de résoudre les problèmes imprévus au fur et à mesure qu'ils se déroulent tout en respectant votre date de lancement.
Fixer des délais réalistes et serrés est essentiel pour surmonter la procrastination. Se soumettre à la réalisation de la recherche dans les deux semaines aide à battre le temps et à garder une longueur d'avance. Et la pression que cela crée vous plonge dans un état d'esprit compétitif qui vous pousse à relever le défi.
Essayez les techniques suivantes pour créer vos échéances :
- La technique Pomodoro :
La technique Pomodoro s'appuie sur la loi de gestion du temps de Parkinson. Cela implique de prendre de courtes pauses pendant un travail concentré et limité dans le temps. L'objectif est d'augmenter la productivité tout en s'assurant que la qualité du travail n'est pas affectée.
La Technique Pomodoro fonctionne sur un principe simple : faire une pause de cinq minutes pour chaque séance de travail de 25 minutes. Ainsi, une fois que vous avez défini ce délai, vous ne pouvez pas faire de pause pendant le travail avant 25 minutes.
Conseil professionnel: Si vous avez du mal à créer un délai réaliste, utilisez le PomoDoneApp pour vous imposer des délais et terminer vos tâches à temps.
- La technique du timebox :
Cette technique crée un temps fixe pour lequel vous devez accomplir une tâche. La technique du timeboxing est cruciale lorsque vous travaillez sur des projets importants, comme emballer vos produits à la main ou gérer un inventaire.
Avec cette technique, vous diviserez une grande tâche en périodes (intervalles), que vous devez terminer avant de passer à une nouvelle.
Donc, si vous avez un projet qui nécessite quatre heures, vous pouvez diviser votre projet en trois plages horaires ; Tâche A, Tâche B et Tâche C. En fonction du poids de chaque tâche, vous pouvez affecter la tâche A — deux heures, la tâche B — une heure et 30 minutes et la tâche C — 30 minutes.
Cela vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance, de leur taille et de leurs efforts.
L'avantage d'utiliser la technique Pomodoro et le système de timeboxing est d'éviter la procrastination, l'exagération des tâches et la production d'un travail de mauvaise qualité. Ils vous aident à rester concentré, à respecter les délais et à avoir suffisamment de temps pour travailler sur d'autres choses, ce qui stimule la productivité de votre entreprise.
2. Utilisez des outils de suivi du temps
Les outils de suivi du temps sont des outils utiles pour mesurer la productivité. Ils évaluent et enregistrent le temps passé à effectuer une tâche particulière, afin que vous puissiez déterminer combien de temps chaque travail nécessite.
Utilisez des outils simples de suivi du temps comme agirTIME ainsi que Chronologie pour enregistrer le temps et lutter contre les distractions tout en travaillant sur des projets. Ces outils vous permettent de suivre manuellement ou automatiquement vos progrès. Si vous ne savez pas combien de temps il vous reste pour respecter vos échéances, configurez le rappel de l'outil pour vous alerter par le biais d'une notification ou d'un e-mail.
La gestion du temps avec des outils de suivi du temps vous informera de meilleures façons de planifier et de programmer vos échéances pour les tâches futures et, éventuellement, de surmonter les retards et d'augmenter votre productivité.
3. Éliminez les distractions
Vérifier les notifications des réseaux sociaux et autres notifications téléphoniques au milieu des tâches encourage la procrastination et augmente le temps d'exécution de vos tâches.
Pour éliminer les distractions, mettez votre téléphone en mode Ne pas déranger. Désactivez toutes les notifications et assurez-vous que votre smartphone est éloigné de votre espace de travail ou de votre poste de travail. Si ces distractions viennent d'ailleurs, il est important d'identifier les éléments clés qui vous distraient et de les éliminer en conséquence.
Points clés
La loi de Parkinson peut augmenter la productivité des entreprises, notamment en imposant des délais stricts aux tâches. D'autre part, allouer plus de temps que nécessaire aux tâches peut entraîner des retards dans leur réalisation.
Il est essentiel de planifier des délais efficaces pour chaque tâche et de s'y tenir. Utilisez également des outils de suivi du temps pour mesurer les progrès. Et lorsque vous constatez une baisse de productivité, évaluez et éliminez les distractions pour rester concentré et faire plus en moins de temps.
Si vous êtes prêt à améliorer votre gestion du temps, suivez ces conseils et vous constaterez une augmentation instantanée de la productivité de votre entreprise.
