Expertise Douanière les processus peuvent être considérablement inefficaces lorsqu’ils sont gérés manuellement. Le traitement du grand volume de paperasse requis pour chaque expédition peut être lent sans automatisation.
De plus, la saisie manuelle des données pour les déclarations en douane et les documents associés est sujette à des erreurs. Même des inexactitudes mineures peuvent entraîner des retards puisque les autorités douanières devront vérifier et corriger les écarts.
De plus, sans suivi ni notifications en temps réel, il peut être difficile de suivre l'évolution constante des réglementations douanières, et les entreprises peuvent réagir lentement aux demandes des autorités douanières ou aux problèmes qui surviennent pendant le processus de dédouanement.
Doté de fonctionnalités telles que le stockage dans le cloud, le dépôt électronique, la documentation numérique, le suivi et les notifications en temps réel et la collaboration multipartite, le logiciel douanier en tant que service (SaaS) peut rationaliser considérablement l'ensemble de la procédure de dédouanement et simplifier la complexité des opérations d'importation/exportation. .
Continuez à lire pour découvrir ce qu'est exactement le SaaS douanier et comment il peut simplifier l'ensemble du processus d'import/export !
Table des matières
1. Qu'est-ce que le SaaS douanier ?
2. 5 façons dont le SaaS douanier rationalise les opérations d'importation/exportation
3. Maximisez l'efficacité du dédouanement avec les solutions SaaS
Qu’est-ce que le SaaS douanier ?
Customs SaaS (Software as a Service) est une solution basée sur le cloud qui automatise et rationalise l'ensemble du processus de dédouanement, y compris le dépôt des déclarations, le paiement des droits et la garantie du respect des accords et réglementations commerciales.
Ce type de logiciel douanier est généralement proposé sur abonnement, hébergé à distance et rendu accessible aux clients via Internet. En conséquence, les entreprises peuvent gérer les tâches complexes associées à l’importation et à l’exportation de marchandises simplement via un navigateur Web, éliminant ainsi le besoin d’installer ou de maintenir du matériel ou des logiciels localement.
5 façons dont le SaaS douanier rationalise les opérations d’import/export
L’utilisation d’un logiciel douanier va au-delà de la simple suppression des tâches manuelles. Cela implique de gérer les classifications, de superviser les processus d’origine et d’effectuer des contrôles de conformité, le tout au sein d’une seule plateforme Web. Vous trouverez ci-dessous cinq manières par lesquelles les solutions SaaS douanières peuvent automatiser et rationaliser les processus d'importation/exportation :
Gestion documentaire et saisie automatisée des données
Un avantage significatif des solutions SaaS est leur capacité à centraliser le stockage de tous les documents douaniers, les rendant facilement accessibles et mises à jour. Au lieu de fouiller dans des piles de documents pour localiser une déclaration d'exportation spécifique ou facture commerciale, tous les documents douaniers sont stockés dans un référentiel centralisé basé sur le cloud.
Entreprises et les courtiers en douane peut localiser rapidement des documents à l'aide de fonctions de recherche, qui peuvent filtrer selon divers paramètres tels que la date, le numéro d'expédition ou les clients. De plus, lorsque des documents nécessitent des mises à jour ou des corrections, les modifications peuvent être appliquées à plusieurs entrées à la fois et en temps réel, rendant les mises à jour instantanément accessibles à toutes les parties prenantes.
De plus, un logiciel de gestion douanière peut remplir et mettre à jour automatiquement les formulaires et les documents récurrents. Par exemple, les compagnies maritimes peuvent créer des modèles pour les entrées typiques afin de générer automatiquement de nouvelles déclarations en douane pour des expéditions similaires. De plus, la plupart des solutions SaaS douanières utilisent des technologies OCR (Optical Character Recognition) pour numériser des documents physiques et les convertir au format numérique.
Mises à jour en temps réel sur les réglementations commerciales et les tarifs
Les entreprises engagées dans le commerce international savent certainement que comprendre et respecter les réglementations douanières de tous les pays avec lesquels elles font du commerce peut être une tâche ardue et fastidieuse.
Heureusement, la plupart des solutions SaaS (Software-as-a-Service) de conformité douanière maintiennent de vastes bases de données qui sont continuellement mises à jour avec les dernières modifications des réglementations douanières locales et des accords commerciaux internationaux. Les entreprises reçoivent des notifications immédiates sur tout changement pertinent dans les règles ou taux de droits de douane actuels qui pourraient affecter leurs activités d'importation/exportation.
De plus, les solutions SaaS douanières calculent automatiquement le montant estimé des droits de douane et taxes à payer pour les opérations d'import/export en fonction des informations sur les marchandises expédiées, telles que la classification, la valeur et l'origine du produit.
Étant donné que les calculs sont basés sur les derniers taux tarifaires et accords, les entreprises peuvent éviter d’éventuels trop-payés ou sous-paiements qui pourraient entraîner des coûts ou des pénalités redondants. De plus, certains logiciels destinés aux courtiers en douane gèrent et automatisent diverses dépenses douanières, notamment les frais d'entrepôt douanier, les frais de port, les frais d'assurance, etc.
Connectivité avec les autorités douanières
Avant l’avènement de la douane électronique et des systèmes numériques, la soumission des documents était un processus fastidieux, impliquant souvent de longues files d’attente dans les bureaux de douane ou dans les services postaux.
Ce qui est pire, c'est qu'une fois les documents soumis, le suivi de la progression des documents et de leur statut dans le processus peut également s'avérer difficile. Si une erreur ou une omission était détectée par la suite, cela entraînait souvent des délais de dédouanement plus longs, des amendes douanières ou même le rejet des marchandises.
Aujourd'hui, les solutions SaaS douanières sont directement connectées aux systèmes d'échange de données informatisées (EDI) (ou équivalents) des autorités douanières de plusieurs pays du monde, ce qui facilite la gestion de la conformité du commerce international via une interface unique.
À titre d'exemple, les entreprises important des marchandises aux États-Unis peuvent utiliser un logiciel SaaS des douanes qui fournit un lien direct avec les douanes et la protection des frontières des États-Unis (CBP) via son Environnement Commercial Automatisé (AS).
Cette connectivité permet aux entreprises de soumettre électroniquement les données d'importation et d'exportation requises par le CBP et des dizaines d'autres organismes américains. agences gouvernementales partenaires. De plus, les entreprises peuvent maintenir une visibilité constante sur l’état des documents d’expédition requis, des résumés d’entrée et des libérations de marchandises.
Capacités de flux de travail collaboratif intégrées
On ne saurait sous-estimer à quel point l’efficacité des opérations d’importation/exportation et de logistique est améliorée grâce à une plate-forme centralisée basée sur le cloud qui permet des mises à jour, le partage de documents et la communication en temps réel.
Imaginez simplement une situation dans laquelle un expéditeur en Allemagne envoie des marchandises à un destinataire au Canada. Un courtier en douane au Canada doit gérer le dédouanement. Un SaaS douanier fournit une interface accessible sur le Web qui permet à l'expéditeur allemand de télécharger les documents d'expédition nécessaires, tels que la facture commerciale et liste de colisage.
Une fois téléchargé, le courtier en douane canadien est immédiatement informé et peut commencer à travailler sur le processus de déclaration en douane. Ils peuvent accéder à ces documents pour confirmer leur conformité à la réglementation canadienne en matière d'importation, le tout sans avoir besoin de contacter directement l'expéditeur ou d'attendre l'échange de courriels. De même, le destinataire est alerté lorsque les marchandises sont dédouanées et sont prêtes à être récupérées.
Avant de vous soucier de l'exposition d'informations et de documents sensibles à des tiers, soyez assuré que les solutions SaaS mettent en œuvre des contrôles d'accès basés sur les rôles pour sécuriser les données. Par exemple, le courtier en douane peut avoir l'autorisation de modifier et de soumettre des déclarations en douane basées sur les documents de l'expéditeur, mais ne peut pas accéder aux arrangements financiers du destinataire avec l'expéditeur.
Évolutivité et accessibilité basée sur le cloud
Nous ne pouvons pas conclure cet article de blog sur la façon dont le logiciel SaaS des douanes améliore l'efficacité et la précision des processus d'importation/exportation sans mentionner la caractéristique déterminante du SaaS qui le distingue des autres solutions logicielles douanières : son accessibilité basée sur le cloud. Cela permet un accès facile aux données à distance depuis n’importe où dans le monde.
Prenons, par exemple, un transitaire doté d’une équipe opérationnelle répartie dans le monde entier ; ils devront maintenir la coordination entre les membres de l'équipe dans différents fuseaux horaires pour garantir des opérations continues 24 heures sur XNUMX. Grâce à l'utilisation d'un logiciel SaaS douanier, les membres de l'équipe peuvent accéder aux mêmes informations, mettre à jour les statuts des expéditions et gérer les déclarations en douane où qu'ils soient.
Outre l'accès à distance, les solutions SaaS utilisent également des ressources cloud élastiques qui peuvent facilement être augmentées ou réduites en fonction de la demande. Prenons l’exemple d’une entreprise de commerce électronique spécialisée dans les produits saisonniers ; il pourrait y avoir des fluctuations substantielles du volume des ventes tout au long de l’année. Pendant les mois les plus lents, ses opérations d’import/export pourraient être minimes.
Cependant, à l’approche des fêtes de fin d’année, il pourrait y avoir une augmentation significative des importations de matières premières et des exportations de produits finis. Une solution SaaS douanière peut être réduite pendant ces périodes plus calmes pour réduire les coûts, puis évoluer rapidement pendant les mois de pointe pour gérer l'augmentation des déclarations en douane, de la gestion des droits et des contrôles de conformité sans nécessiter de mise à niveau de l'infrastructure physique.
Maximisez l’efficacité du dédouanement avec les solutions SaaS
En fin de compte, l'adoption de solutions douanières SaaS pour gérer les opérations de dédouanement et d'import/export entraînera des délais de dédouanement plus courts, une réduction des coûts opérationnels, une meilleure conformité des données et des processus sans papier.
Pour commencer, une simple recherche sur le Web permettra aux entreprises de trouver une large gamme de solutions SaaS personnalisées telles que MIC, CargoWiseet la CANOPE. Ces solutions varient de solutions abordables, offrant des fonctionnalités de base telles que la gestion des documents, les capacités de classement et le suivi simple des expéditions, à des solutions plus sophistiquées et connectées à l'échelle mondiale qui permettent une automatisation complète des processus douaniers.
Les grandes entreprises de logistique et de chaîne d'approvisionnement, telles que transitaires et des prestataires logistiques tiers (3PL), pourrait même utiliser un outil logiciel comme le Accélérateur SaaS Alibaba Cloud pour développer et déployer leurs propres applications SaaS douanières évolutives et sécurisées.
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