Ada kepercayaan umum bahwa daftar periksa kepatuhan SMS hanya menjadi perhatian perusahaan besar.
Namun, kenyataannya justru berbeda. Kepatuhan adalah aspek penting bagi bisnis segala ukuran. Ini termasuk usaha kecil dan menengah (UKM).
Mengabaikan kepatuhan dapat mengakibatkan dampak hukum dan keuangan yang serius.
Panduan ini mengeksplorasi peran daftar periksa kepatuhan dalam meningkatkan strategi komunikasi SMS. Pada akhirnya, Anda akan mempelajari cara memastikan kepatuhan pesan teks sekaligus membangun kepercayaan pelanggan.
Mari kita mulai!
Daftar Isi
Dapatkan persetujuan dari pelanggan untuk menerima pesan SMS
Jelaskan komunikasi apa yang dipilih pelanggan Anda
Berikan syarat dan ketentuan yang jelas
Amankan data dan privasi pengguna
Memahami lanskap regulasi
Pertimbangkan bahwa Anda tidak dapat menyertakan konten terkait SHAFT dalam pesan Anda
Berikan opsi untuk tidak menerima pesan Anda
Pertimbangkan zona waktu penerima Anda
Gunakan kode pendek khusus atau kode panjang
Hindari mengirim pesan yang tidak diminta
Memberikan akses mudah untuk bantuan dan dukungan
Bungkus
Dapatkan persetujuan dari pelanggan untuk menerima pesan SMS
Sebelum membuat pesan teks massal untuk kampanye Anda, akui satu kenyataan mendasar: persetujuan yang tepat adalah yang terpenting.
Mendapatkan izin eksplisit dari penerima adalah salah satu dari beberapa persyaratan hukum SMS. Ini juga merupakan praktik terbaik yang membantu Anda membangun kepercayaan dan loyalitas audiens Anda.
Dengan meminta izin, Anda menunjukkan rasa hormat terhadap preferensi pengguna. Anda juga menghindari mengirim spam kepada mereka dengan pesan yang tidak diinginkan.
Anda bisa mendapatkan dua jenis persetujuan utama dari pelanggan Anda: persetujuan tunggal dan persetujuan ganda.
- Keikutsertaan tunggal: Melibatkan pengguna yang memberikan nomor teleponnya tanpa konfirmasi lebih lanjut.
- Pilihan ganda: Mengharuskan pengguna untuk mengonfirmasi langganan mereka melalui pesan konfirmasi.
Keikutsertaan tunggal mungkin tampak sebagai pilihan yang lebih mudah. Namun pilihan ganda memberikan catatan persetujuan yang lebih kuat karena mengonfirmasi minat tulus pelanggan. Misalnya saja, mereka tidak bisa dilanggani secara tidak sengaja oleh orang lain.
Persetujuan harus jelas—pengguna harus tahu untuk apa mereka mendaftar.
Oleh karena itu, selalu pertahankan catatan keikutsertaan yang terdokumentasi dengan baik. Hal ini dapat menjadi jalur penyelamat jika ada pertanyaan mengenai peraturan. Pantau stempel waktu, sumber langganan, dan syarat dan ketentuan yang menyertainya.
Jelaskan komunikasi apa yang dipilih pelanggan Anda
Aspek penting dari daftar periksa kepatuhan SMS adalah dengan jelas menyatakan apa yang dipilih orang tersebut.
Pelanggan memilih untuk menerima pesan SMS Anda untuk jenis komunikasi tertentu. Ini bisa berkisar dari konfirmasi pesanan hingga pembaruan pengiriman. Bisa juga untuk promosi eksklusif dan buletin mingguan.
Gunakan perangkat lunak pemasaran SMS khusus untuk mengelola dan menyesuaikan beragam aliran komunikasi ini secara efisien. Alat-alat ini memberdayakan Anda untuk:
- Segmentasikan audiens Anda
- Sesuaikan pesan dengan preferensi mereka
- Pastikan pengalaman keikutsertaan yang lancar
Jika klien memilih untuk menerima pesan konfirmasi pesanan, itulah satu-satunya pesan yang dapat Anda kirim. Jangan mengirim pesan promosi atau buletin kecuali mereka setuju untuk menerimanya.
Demikian pula, klien mungkin mendaftar untuk mendapatkan penawaran khusus atau pembaruan produk. Jika ya, selaraskan pesan Anda dengan harapan mereka.
Detail yang tampaknya kecil ini menjadikan pesan keikutsertaan awal sebagai titik kontak yang penting. Di sini, saat pelanggan memberikan persetujuannya, Anda mengatur panggung untuk komunikasi.
Tepatnya, sampaikan sifat pesan Anda dengan tepat. Selain itu, berikan pelanggan Anda cara untuk mengubah preferensi mereka kapan saja.
Berikan syarat dan ketentuan yang jelas
Daftar periksa kepatuhan SMS Anda tidak akan selesai tanpa syarat dan ketentuan yang jelas.
Transparansi adalah landasan pemasaran pesan teks yang etis. Setiap penerima harus mendapat informasi lengkap tentang apa yang mereka daftarkan, termasuk:
- Jenis komunikasi apa yang mereka pilih
- Siapa yang mengirim pesan
- Bagaimana mereka dapat menghubungi Anda jika memiliki pertanyaan atau permasalahan
Sertakan tautan ke halaman syarat dan ketentuan terperinci. Di halaman ini, berikan informasi yang relevan, seperti:
- Seberapa sering Anda mengirim pesan
- Berapa biayanya
- Bagaimana Anda akan melindungi data dan privasi pelanggan
Jangan sembunyikan syarat dan ketentuan SMS Anda dalam cetakan kecil. Sebaliknya, buatlah mereka mudah diakses. Gunakan bahasa sederhana yang dapat dimengerti oleh penerima.
Transparansi tentang syarat dan ketentuan Anda dapat membangun keterlibatan, kepercayaan, dan kredibilitas. Ini juga akan membantu Anda menghindari masalah atau keluhan hukum apa pun.
Gunakan kesempatan ini untuk menunjukkan identitas merek dan proposisi nilai Anda. Anda dapat menyoroti bagaimana perangkat lunak pemasaran email dan SMS Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan dan mengatasi masalah mereka.
Amankan data dan privasi pengguna
Pengguna yang memilih untuk menerima komunikasi SMS Anda mempercayakan informasi pribadi mereka kepada Anda.
Anda diwajibkan secara hukum untuk menyimpan dan melindungi data ini dengan aman. Untuk membantu Anda dalam hal ini, Anda dapat melihat beberapa aplikasi pemasaran SMS Shopify terbaik. Ini menawarkan fitur keamanan dan alat kepatuhan.
Gunakan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk mencegah akses tidak sah, pelanggaran, dan kebocoran data. Pelanggaran data dapat:
- Merusak reputasi Anda
- Mengikis kepercayaan pelanggan
- Mengekspos Anda pada tanggung jawab hukum
Berikut beberapa praktik terbaik untuk mengamankan data dan privasi pengguna:
1. Menyimpan dan melindungi data pengguna yang dikumpulkan selama proses keikutsertaan dengan aman.
Gunakan mekanisme enkripsi, otentikasi, dan kontrol akses. Hal ini mencegah akses tidak sah atau pengungkapan informasi sensitif.
2. Mematuhi undang-undang perlindungan data yang relevan.
Waspadai undang-undang seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) di Uni Eropa. Undang-undang perlindungan data ini mewajibkan standar ketat dalam menangani data pribadi.
3. Jangan pernah membagikan atau menjual data pengguna kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis.
Melakukan hal itu melanggar privasi dan kepercayaan pelanggan Anda. Hal ini juga dapat melanggar syarat dan ketentuan penyedia layanan SMS Anda.
Jika Anda perlu berbagi data dengan pihak ketiga, pastikan mereka memiliki langkah-langkah keamanan yang memadai. Selain itu, periksa apakah mereka mengikuti peraturan yang sama dengan Anda.
Memahami lanskap regulasi
Tiap wilayah mempunyai undang-undang dan peraturan berbeda yang mengatur kepatuhan pengiriman pesan teks. Contohnya:
- Di Amerika – Ada Undang-Undang Perlindungan Konsumen Telepon (TCPA). Hal ini mengharuskan bisnis untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari pelanggan sebelum mengirim SMS.
- Di UE – Ada Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Undang-undang ini mengamanatkan bisnis untuk memiliki dasar yang sah dalam memproses data pribadi. Ini termasuk persetujuan, kontrak, atau kepentingan yang sah.
- Di kanada – Ada Perundang-undangan Anti-Spam Kanada (CASL). Undang-undang ini melarang pelaku bisnis mengirimkan pesan elektronik komersial tanpa persetujuan penerimanya.
Lanskap peraturan yang dinamis menuntut kewaspadaan terus-menerus. Oleh karena itu, selalu mengikuti perkembangan peraturan dan praktik terbaik industri sangatlah penting.
Kegagalan untuk mengikuti peraturan ini dapat menimbulkan konsekuensi yang buruk bagi bisnis Anda. Anda mungkin menghadapi denda besar, tuntutan hukum, dan kerusakan reputasi.
Pertimbangkan bahwa Anda tidak dapat menyertakan konten terkait SHAFT dalam pesan Anda
Hindari mengirimkan pesan yang berisi konten terkait SHAFT.
SHAFT adalah singkatan dari Sex, Hate, Alcohol, Firearms, dan Tobacco. Kebanyakan operator dan regulator membatasi kategori konten ini.
Oleh karena itu, mengirim pesan dengan konten terkait SHAFT dapat mengakibatkan pemblokiran atau pemfilteran. Pesan Anda juga bisa ditandai sebagai spam.
Jadi, selalu pastikan pesan Anda sesuai, penuh hormat, dan relevan dengan audiens Anda.
Untuk menghindari pengiriman konten terkait SHAFT, ikuti praktik terbaik berikut:
- Tinjau isi pesan Anda dengan cermat sebelum mengirimkannya. Pastikan tidak mengandung kata, gambar, link, atau emoji vulgar yang bermasalah. Tidak boleh menyinggung, kasar, tidak senonoh, atau diskriminatif.
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang menyampaikan pesan Anda tanpa ambiguitas atau berlebihan. Hindari penggunaan bahasa gaul, jargon, singkatan, atau akronim yang dapat disalahpahami atau disalahartikan.
- Perhatikan konteks dan nada pesan Anda. Pertimbangkan bagaimana segmen audiens yang berbeda dapat memahami pesan Anda. Hindari penggunaan humor, sarkasme, ironi, atau berlebihan yang dapat membuat orang salah paham.
Berikan opsi untuk tidak menerima pesan Anda
Pertahankan undang-undang kepercayaan dan kepatuhan SMS dengan memberikan opsi yang jelas untuk tidak menerima pesan SMS Anda.
Selalu sertakan kata kunci STOP dalam kampanye SMS Anda. Selain itu, hormati preferensi penerima dengan memenuhi setiap permintaan untuk segera berhenti berlangganan. Kemudian, kirimkan pesan konfirmasi yang menyetujui permintaan mereka.
Selain itu, perbarui catatan Anda. Hal ini memastikan Anda tidak mengirimkan pesan apa pun lagi kepada pelanggan tersebut kecuali mereka ikut serta lagi.
Menghargai pilihan dan preferensi pelanggan menunjukkan bahwa Anda menghargai hubungan mereka. Anda juga menunjukkan bahwa Anda tidak ingin mengirim spam kepada mereka dengan pesan yang tidak relevan atau berlebihan.
Dengan cara ini, Anda mengoptimalkan komunikasi SMS Anda. Anda juga meningkatkan peluang Anda untuk melibatkan klien dengan penawaran yang relevan dan tepat waktu.
Pertimbangkan zona waktu penerima Anda
Pengaturan waktu dapat membuat perbedaan besar dalam efektivitas komunikasi SMS Anda.
Jangan mengganggu atau mengganggu pelanggan Anda dengan mengirimi mereka pesan pada jam yang tidak tepat. Ini termasuk larut malam atau dini hari. Melakukan hal itu akan mengurangi tingkat keterlibatan Anda.
Sebaliknya, usahakan untuk mengirim pesan dalam rentang waktu pukul 9 hingga 9 waktu setempat penerima Anda. Pemilihan waktu ini menghasilkan keseimbangan antara keterlibatan dan intrusi. Ini memastikan pesan Anda lebih mungkin diterima dengan baik.
Apa cara terbaik untuk mencapai hal ini?
Segmentasikan audiens Anda berdasarkan lokasi mereka dan jadwalkan pesan teks Anda sesuai dengan itu. Gunakan alat seperti Omnisend untuk mengotomatiskan proses ini. Dengan cara ini, Anda menyampaikan pesan Anda pada waktu yang optimal untuk setiap pelanggan.
Pengaturan waktu yang tepat dapat menghasilkan tingkat keterbukaan, keterlibatan, dan pada akhirnya, tingkat konversi yang lebih tinggi. Hal ini juga selaras dengan pedoman kepatuhan pemasaran SMS dan preferensi pengguna.
Gunakan kode pendek khusus atau kode panjang
Kode pendek dan panjang adalah nomor telepon unik yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima pesan SMS.
Kode pendek adalah nomor lima atau enam digit yang dapat mengirim pesan bervolume tinggi dengan cepat. Kode panjang adalah nomor hingga 10 digit yang dapat mengirim pesan bervolume rendah dengan kecepatan rata-rata.
Kode panjang berfungsi sebagai pilihan yang sangat baik untuk pesan transaksional. Mereka memberikan sentuhan pribadi untuk konfirmasi pesanan, pembaruan pengiriman, dan dukungan pelanggan.
Perbedaan lain antara kode-kode ini adalah banyak bisnis yang dapat berbagi kode pendek. Sementara itu, kode panjang hanya berlaku untuk satu bisnis.
Namun, menggunakan kode pendek atau kode panjang khusus dapat membantu Anda menghindari kebingungan. Kode khusus juga memberikan identitas berbeda untuk merek Anda. Hal ini memperkuat pengakuan dan meningkatkan kepercayaan dan keterlibatan.
Hindari mengirim pesan yang tidak diminta
Sebagai bagian dari daftar periksa kepatuhan SMS Anda, hindari mengirim pesan yang tidak diminta.
Dapatkan persetujuan tertulis dari penerima. Baru setelah itu Anda harus mengirimi mereka pesan SMS untuk tujuan pemasaran. Hal ini memastikan bahwa komunikasi Anda relevan, diantisipasi, dan selaras dengan preferensi pengguna. Informasikan dengan jelas kepada penerima tentang:
- Identitas pengirim dan tujuan pesan
- Frekuensi dan isi pesan
- Biaya yang mungkin berlaku untuk menerima pesan
- Hak untuk mencabut persetujuan kapan saja
- Metode untuk menyisih dari pesan
Anda juga ingin menahan godaan untuk membeli atau menggunakan daftar pihak ketiga. Daftar ini sering kali tidak dapat diandalkan, ketinggalan jaman, atau palsu. Orang-orang di dalamnya belum memberikan persetujuan yang tepat atau eksplisit.
Mengandalkan daftar tanpa persetujuan yang jelas berisiko menimbulkan dampak hukum. Ini juga melemahkan kualitas komunikasi Anda.
Memberikan akses mudah untuk bantuan dan dukungan
Pastikan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan memberikan akses mudah ke bantuan dan dukungan.
Saat mengirim pesan kepada pelanggan Anda, sertakan instruksi yang jelas tentang cara menghubungi Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan nomor telepon, tautan situs web, atau opsi chatbot di akhir pesan Anda.
Dengan cara ini, pelanggan Anda dapat dengan cepat menghubungi Anda jika mereka:
- Butuh informasi lebih
- Mempunyai masalah
- Ingin memberikan masukan
Tanggapi segera setiap pertanyaan atau masalah yang diajukan pelanggan Anda melalui SMS. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kebutuhan mereka dan menghargai pendapat mereka.
Respons yang cepat menyelesaikan masalah sekaligus memperkuat keandalan komunikasi Anda.
Dengan memberikan akses mudah ke bantuan dan dukungan, Anda meningkatkan pengalaman pelanggan Anda. Anda juga membangun kepercayaan dengan komunikasi SMS Anda.
Bungkus
Komunikasi SMS adalah cara ampuh untuk terhubung dengan pelanggan Anda. Ini juga dapat membantu mendorong konversi.
Namun, ini hadir dengan aturan dan regulasi SMS khusus. Ikuti ini, dan Anda pasti akan terhindar dari masalah hukum dan menjaga reputasi Anda.
Menerapkan daftar periksa kepatuhan SMS ini adalah cara yang tepat. Ini akan membantu Anda membuka jalan bagi upaya pemasaran SMS yang sukses dan patuh.
Sumber dari Omnisend
Penafian: Informasi yang disebutkan di atas disediakan oleh Omnisend secara independen dari Alibaba.com. Alibaba.com tidak memberikan pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk.
