Punti chiave
La scrittura aziendale efficace è segmentata, diretta e accessibile. Aiuterà i lettori a risparmiare tempo e assorbire i messaggi chiave del tuo lavoro
L'utilizzo di una fonte attendibile per i tuoi dati migliorerà la credibilità della scrittura e delle presentazioni della tua attività
Diversi stili di scrittura aziendale possono essere utilizzati per ogni tipo di risultato, aiutandoti ad affrontare una varietà di progetti, dall'analisi del settore agli articoli di opinione
Che cos'è la scrittura aziendale?
La scrittura aziendale è un metodo di comunicazione utilizzato per educare e informare clienti, colleghi e altri pubblici professionali in un formato scritto. La scrittura aziendale tende ad essere diretta, ben organizzata e segmentata per facilitare la lettura. Una forte scrittura aziendale fa risparmiare tempo ai lettori e li rende più propensi a conservare i messaggi principali del tuo lavoro. Ad esempio, quando si utilizza la scrittura aziendale nell'analisi del settore, i dati e gli approfondimenti devono affrontare un'abbondanza di caratteristiche del settore nel modo più conciso possibile.
Perché la scrittura commerciale è importante?
La migliore scrittura aziendale comunica con successo il tuo messaggio. Puoi migliorare le tue capacità di scrittura aziendale attraverso corsi e feedback tra pari e supportare queste abilità utilizzando modelli di scrittura aziendale per diversi tipi di risultati scritti. Padroneggiare l'arte della scrittura in modo conciso e chiaro può metterti davanti alla concorrenza, semplificare le comunicazioni interne ed esterne e aiutarti a distinguerti dai capi dipartimento.
Con l'aumento degli accordi di lavoro a distanza, è più importante che mai essere in grado di comunicare chiaramente per iscritto le proprie idee, decisioni o punti di vista. È qui che la scrittura aziendale efficace è fondamentale. Ci abbiamo pensato molto in IBISWorld e ci stiamo preparando a lanciare un nuovo stile di scrittura per comunicare meglio con i nostri clienti. Quindi, cos'è la scrittura aziendale e come lo fai bene? Rimaniamo bloccati.
Cosa vuole il tuo pubblico?
Fin dall'inizio, i tuoi lettori vogliono sapere perché dovrebbero continuare a leggere. Vogliono soluzioni che muovano l'ago. Per fare questo, devi mantenere la tua scrittura diretta per aggiungere valore a clienti e colleghi, aiutandoli a capire perché il tuo le idee – e la ricerca che le supporta – hanno un posto nel business. Per esempio, scrivere un piano aziendale per un prestito richiede di presentare il proprio caso in modo chiaro e professionale, facendo riferimento a prove a sostegno.
I pezzi ben eseguiti hanno l'ulteriore vantaggio di essere una fonte affidabile di registrazione. Questo perché la migliore scrittura è logicamente segmentata e concisa, evitando il disordine. Di conseguenza, i lettori trovano questi pezzi facili da navigare e possono trovare con sicurezza i punti chiave.
In che modo gli scrittori possono trarne vantaggio?
Dal punto di vista di uno scrittore, una scrittura aziendale efficace ti aiuterà a comunicare le tue idee ed istruirà gli altri a prendere decisioni chiare e rapide. Sviluppare una solida reputazione comunicando chiaramente attraverso la tua scrittura ti aiuta a guadagnare rispetto sul posto di lavoro e può fornire nuove opportunità.
Inoltre, analisi del settore dovrebbe essere utilizzato per supportare la scrittura aziendale con fonti di dati credibili e pertinenti, per dimostrare accuratezza e autorità. La scrittura con riferimenti credibili ha anche una maggiore capacità di influenzare le decisioni aziendali a valle.
Quando e perché dovresti usare gli stili di scrittura aziendale?
Informativo
Dovresti utilizzare la scrittura aziendale informativa per fornire ai lettori informazioni dettagliate, dando priorità alla chiarezza e all'efficienza del documento. La scrittura aziendale informativa tende a presentare fatti su un argomento da una prospettiva neutra.
Una forte scrittura aziendale informativa aiuta i lettori a navigare e comprendere le informazioni più importanti sull'argomento. È importante formattare un pezzo del genere in modo logico per aiutare a trasmettere informazioni chiave sui dati. I pezzi informativi più preziosi spesso si aprono con una sezione riassuntiva che copre i punti chiave della comunicazione, quindi diventano più specifici in sezioni dettagliate più avanti nel pezzo.
Diamo un'occhiata all'analisi del settore come esempio. Un riassunto chiaro e conciso è utile per presentare in anticipo informazioni di alto livello. Tuttavia, questo non significa che dovresti tralasciare i dati o saltare le immersioni profonde. Personalizzare la tua analisi del settore per riflettere le esigenze del tuo pubblico assicura che il tuo lettore conservi il tuo messaggio e possa incorporarlo nel proprio lavoro con fiducia.
Chiedetevi: Cosa vogliono sapere i tuoi lettori? Come puoi aggiungere valore con la tua scrittura aziendale? Forse il tuo lettore vuole una prospettiva esperta su un'analisi specifica. In alternativa, potrebbero desiderare un hub informativo, un pezzo che tocchi tutte le informazioni generali che circondano un argomento.
Esempi di scrittura commerciale informativa:
- Analisi del settore
- Resoconti finanziari
- Revisioni trimestrali
- White paper
- Documenti per conferenze
- Notizie economiche e copertura di eventi attuali
- Ordine del giorno delle riunioni
- Rapporti di ricerca di settore
- Centro informazioni
Persuasivo
A volte, devi convincere il tuo lettore della tua premessa. La scrittura aziendale persuasiva ti supporta nel presentare il tuo caso, sia che si tratti dei tuoi clienti, dei tuoi colleghi o dei tuoi investitori. Questo stile richiede una forte conoscenza del pubblico, poiché devi convincerlo ad essere aperto ad accettare la tua proposta.
Inoltre, la tua persuasiva scrittura aziendale è resa più forte da dati accurati e imparziali presentati durante il tuo lavoro. Ad esempio, controlla questo articolo di MacroBusiness che utilizza IBISWorld per supportare le sue affermazioni.
Quando si opera da un modello di scrittura aziendale persuasivo, è necessario incorporare appelli autorevoli, emotivi e logici. Ad esempio, i team di sviluppo prodotto nel settore della produzione di bevande analcoliche devono farlo utilizzare la ricerca del settore per aggiornarsi dimensionamento del mercato. Questo processo rafforzerà la loro comprensione delle preferenze dei consumatori e di come presentare gli argomenti più convincenti a supermercati e negozi di alimentari. Le presentazioni migliori presentano una base fattuale, incorporano una fonte attendibile e affrontano una soluzione per ciò che il lettore desidera o teme.
Chiedetevi: Cosa distingue la tua premessa? Potrebbe essere una nuova idea o un prodotto che si occupa specificamente delle mutevoli tendenze del tuo ambiente dinamico. In alternativa, potrebbe essere una strategia collaudata utilizzata dai tuoi concorrenti che può essere adattata per soddisfare la tua attività e soddisfare le esigenze del tuo lettore.
Esempi di scrittura aziendale persuasiva:
- Contenuti di marketing
- Contenuti di vendita
- Copia del prodotto
- Proposte di concessione
- Proposte commerciali
- Comunicati stampa
- Newsletter esterne
- Articoli di opinione
Instructional
Hai mai seguito una ricetta mentre cucinavi e ti sei trovato confuso sull'ordine delle attività o su come eseguire un determinato passaggio? Se è così, hai incontrato la scrittura didattica che potrebbe richiedere un po' di lavoro in più e saprai quanto sia importante la chiarezza quando si stabiliscono le istruzioni che un lettore deve seguire.
Lo stile di scrittura aziendale didattico viene utilizzato quando si desidera indirizzare il lettore a completare un'attività. La migliore scrittura aziendale didattica può stabilire il marchio della tua azienda come affidabile e credibile. Dovresti fornire istruzioni chiare e concise; idealmente, il lettore non dovrebbe richiedere un contesto aggiuntivo per completare con successo l'attività. La scrittura didattica include spesso elenchi numerati ed esempi visivi di avanzamento graduale e può includere collegamenti ad altro materiale di supporto. Puoi anche aiutare il tuo lettore segnalando preventivamente i problemi che potrebbero incontrare e fornendo soluzioni.
Chiedetevi: Come vuoi che il tuo lettore utilizzi le informazioni che fornisci? Come puoi guidarli al meglio? Ad esempio, potresti scrivere linee guida rigorose da seguire, come nei manuali dell'utente. Potresti anche fornire istruzioni flessibili da utilizzare solo come punto di riferimento, come si può trovare in un webinar.
Esempi di scrittura aziendale didattica:
- Webinars
- Guide
- Manuali utente
- Memorandum
- Comunicazioni servizio clienti
- Programmi di allenamento
transazionale
Conosciuto anche come scrittura aziendale conversazionale, dovresti utilizzare questo stile di comunicazione con i colleghi, a tutti i livelli dirigenziali e occasionalmente per operazioni aziendali esterne.
Questo stile di scrittura aziendale tende ad essere il più comune, rendendolo probabilmente il più importante da padroneggiare. La scrittura commerciale transazionale è flessibile e può essere utilizzata in diversi scenari, ad esempio per trasmettere buone e cattive notizie o finalizzare un accordo.
Il tono della scrittura commerciale transazionale varia e dovrai adattarlo in base al contesto della comunicazione. Ad esempio, le tue e-mail ai tuoi colleghi possono probabilmente essere piuttosto casuali. Tuttavia, dovresti assumere un tono più formale per tutto ciò che stai inviando a un lettore esterno o dove il documento potrebbe essere referenziato in seguito, come un accordo o un contratto. Può sembrare eccessivamente formale, ma è importante che la registrazione di queste transazioni lasci il meno possibile all'interpretazione.
Chiedetevi: Quanto spesso fai supposizioni professionali basate sulla comunicazione di altri? Che impressione dà al lettore questo scritto? Le prime impressioni delle comunicazioni e-mail possono durare a lungo. È importante sottolineare che le lettere di proposta commerciale dall'aspetto poco professionale possono ridurre drasticamente le tue possibilità di concludere accordi commerciali.
Esempi di scrittura commerciale transazionale:
- Lettere di licenziamento e dimissioni
- Lettere di offerte di lavoro
- Lettere di proposte commerciali
- Fatture
- ricevute
- Documenti di pagamento
- Contratti
Come produrre una buona scrittura aziendale
- Decidi lo stile di scrittura aziendale necessario. (Qual è il tuo obiettivo?)
- Identifica le informazioni chiave di cui il tuo pubblico ha bisogno. (Chi, cosa, quando e dove?)
- Delineare e affrontare i punti chiave e fornire prove appropriate.
- Modifica e perfeziona la tua scrittura per renderla più precisa.
- Rivedi costantemente il tuo processo di scrittura aziendale, rendilo più efficiente. (Ad esempio, creare modelli per i diversi stili).
Abilità di scrittura commerciale
Affinare le tue capacità di scrittura aziendale per incorporare un'analisi di settore credibile può migliorare la comunicazione ed evitare domande o revisioni che fanno perdere tempo.
Migliorare la tua scrittura aziendale richiede pratica e più di alcuni suggerimenti e trucchi.
Alcune delle nozioni di base da tenere a mente:
- Scrivi dal punto di vista di un lettore. Chiediti cosa vorresti leggere e parti da lì.
- Crea modelli di scrittura e raccogli esempi da leader di pensiero e altre fonti affidabili.
- Identifica le parole "problematiche" o "scoraggiate" che possono minare i tuoi obiettivi di scrittura, quindi compilale in una lista di controllo a cui tutti gli scrittori possono fare riferimento e aggiungerle.
- Essere in grado di fare facilmente riferimento a una lista di controllo di parole scoraggiate o problematiche contribuirà a garantire che la tua lingua sia coinvolgente e adatta al tuo pubblico.
- Nonostante l'importanza della concisione, non sacrificare la qualità per la brevità. Fornire prove sufficienti a sostegno delle tue proposte ti aiuterà a guidare verso un risultato, non a sminuirlo.
Conclusioni
La scrittura professionale è importante per una varietà di situazioni aziendali; lo facciamo tutti i giorni. Per i migliori risultati, concentrati sulla scrittura con chiarezza informata da una forte analisi. Usa questi suggerimenti per la scrittura aziendale per migliorare la tua scrittura, per semplificarti il processo e aumentare il valore del tuo lavoro per i tuoi lettori.
Fonte da IBISWorld
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