主要な取り組み
ビジネス プロセス分析 (BPA) は、企業が内部業務の非効率性を特定するのに役立ちます
新製品の発売や企業再編を行う企業では、多くの場合 BPA が使用されます。
業界調査を使用して主要なパフォーマンス指標を特定できる
ビジネス プロセス分析 (BPA) は、ビジネスのプロセス関連領域を分析し、効率を向上させるために使用される方法論です。 具体的には、BPA は、企業が内部プロセスを調査して収益を向上させ、コストを削減するのに役立ちます。 ビジネス分析 (BA) と BPA は分析範囲の点で異なりますが、BPA は通常、ビジネス アナリストかプロセス アーキテクト、あるいはその両方に割り当てられます。 ビジネス アナリストは多くの場合、問題を取り巻くコンテキストを分析してデータに関する洞察を提供しますが、プロセス アーキテクトはプロセスの実装に直接関与します。 ただし、BPA には、単なるビジネス アナリストやプロセス アーキテクト以上の人材が必要です。 ビジネスプロセスを変えるには、企業は経営陣、IT、その他の専門家と協力する必要もあります。 BPA について詳しく説明する前に、基本から始めましょう。
ビジネスプロセスとは？
ビジネス プロセスは、入力を出力に変換する組織化されたアクティビティのグループであり、公式または非公式の場合があります。 正式なプロセスは文書化され、ほとんどの場合に従っています。 非公式プロセスは、正式な文書が不足しているため、または異常な状況で正式なプロセスから逸脱する必要があるために使用されます。
企業はどのような場合にビジネス プロセス分析を使用する必要がありますか?
ほとんどの場合、企業は新しいテクノロジーや新しいプロセスを立ち上げるときに BPA を使用します。 新しいテクノロジーを導入する前に、企業の経営者は古いテクノロジーやプロセスが引き起こす非効率性を理解する必要があります。 これらの非効率性には、出荷の遅延、不十分な顧客サポート、または製品の欠陥率の高さが含まれる場合があります。 費用対効果の分析を行うことで、企業は新しいテクノロジーを導入するか、より高い投資収益率を生み出す可能性のある他の分野に注力するかを決定できます。
企業は、 近年BPAへの関心が高まっています, 新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、特定の製品の需要が高まり、他の製品の必要性が減少したためです。 企業が新しい運用環境に適応する時間は限られていたため、組織が効果的に重点を移すのを支援するために BPA が重要になりました。 たとえば、多くの組織はデジタル オファリングを拡張するために BPA を使用しています。 他の企業は、サプライチェーンの混乱に伴う悪影響を相殺するために BPA を使用しました。 最近では、強いインフレ圧力と経済的不確実性により、多くの組織が BPA を利用してコストを管理し、非効率性を排除するようになりました。
組織は多くの場合、より大規模な計画の一環として BPA に頼ることになります。 戦略的計画 努力。 たとえば、組織は BPA を使用して、より広範な目標に向けた XNUMX つのステップとして内部プロセスをより深く理解できます。
ビジネスプロセス分析の利点は何ですか?
おそらく、BPA がさまざまな状況で役立つことはすでにおわかりでしょう。 ビジネス プロセス分析を使用する利点の一部を次に示します。
- 効率の向上： たとえば、BPA を使用すると、次の作業に必要な時間とリソースを削減できます。 生産的な販売見込み、従業員の新人研修、 製品開発 またはマーケティング キャンペーンの作成。
- コストを削減： BPA は、タスクに費やす時間を短縮したり、プロセスの冗長性を排除したりすることで、人件費を削減できます。 BPA は、リソースと材料のコスト削減も強調できます。
- ポリシーとガバナンスを明確にし、改善します。 たとえば、BPA は症状を改善します。 リスク管理 現在の IT およびデバイスのセキュリティ ポリシーに改善が必要な箇所を強調します。
- ボトルネックを排除または軽減します。 BPA は、承認などの XNUMX つの段階でバックログが発生しないように、組織のコミュニケーションとプロセスの実行を最適化するのに役立ちます。
- 導入プロセスを最適化します。 BPA は、新しいテクノロジーやプロセスを導入する際の問題点を強調し、トレーニング プログラムを改善し、最終的に導入率を高めることができます。
- リリースまたは展開手順を改善します。 誰もがキャンペーンの展開と製品リリースがスムーズに実行されることを望んでいます。BPA はこれらのプロセスの非効率性に対処し、改善を実施するのを支援します。
- 焦点の切り替えを支援します: BPA は、デジタル化が進む世界で組織が競争できるよう支援します。 たとえば、BPA は、特定のテクノロジーの使用、リモート作業モデルへの移行、オンラインでの製品やサービスの提供へのスムーズな移行など、日常のプロセスの最適化を支援します。
- 企業文化の改善: 最適化されたプロセスにより、職場での従業員エクスペリエンスが向上します。
- エンゲージメントを高める: 顧客サービス、Web サイトでのやり取り、店内プロセスの向上により、組織の評判とエンゲージメントが強化されます。
幸せなステークホルダー、幸せな従業員、幸せな顧客 - 幸せな日々!
ビジネスプロセス分析の主要なステップ
それが基本です。 BPA にはどのような手順が必要ですか?
1. 目標を決める
最初のステップは、何を達成する必要があるかを決定することです。 を実施する SWOT分析, リスク分析 あるいは正式な 競争分析 組織内で改善すべき領域を特定するのに役立ちます。 を使用して組織のパフォーマンスを詳しく調べます。 財務比率 出発点としても役立ちます。 マクロ レベルでは、目標は収益の増加またはコストの削減かもしれませんが、BPA はプロセス関連の改善に焦点を当てていることに留意してください。 これは、目標がマクロなビジネスの変化ではなく、プロセスの改善に焦点を当てなければならないことを意味します。 たとえば、BPA の目標は労働効率の向上である可能性があります。 反復性の高いタスクは自動化できることが多く、完了時間が短縮され、エラーが少なくなります。 たとえば、販売プロセスでは、販売追跡ソフトウェアを使用してフォローアップを自動化できます。 営業プロセスの場合、目標は、フォローアップ メールの作成に費やす時間を削減すること、応答率を向上させること、またはその両方である可能性があります。 目標が明確に定義されていることを確認する XNUMX つの方法は、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間ベースのことを表す SMART アプローチを使用することです。
2. プロセスを定義する
目標が決まったら、非効率を引き起こすプロセスを定義する必要があります。 たとえば、営業プロセスでは、フォローアップには、フォローアップ メールのテンプレートの作成、クライアントから得た情報に基づいたテンプレートの調整、メールの校正、フォローアップの XNUMX 分後のメールの送信など、いくつかの手順が含まれる場合があります。会話。
プロセスを定義するときは、プロセスの範囲があまり広範ではないことを確認してください。 一部のプロセス専門家はこの用語を使用します 端から端まで 大規模で重要なプロセスの境界を定義します。 エンドツーエンドの設計には、製品コンセプトを思いつくために必要なすべてのアクティビティが組み込まれています。 これらのプロセスをさらに細分化する XNUMX つの方法は、プロセス階層を使用することです。 プロセス階層は組織全体のレベルから始まり、最も詳細なプロセスに向かって進みます。 このステップでアナリストとプロセスアーキテクトが使用する最も一般的なツールは SIPOC です。これは、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客の略です。 このツールは、XNUMX つ以上のプロセスの入力と出力を表形式で要約するのに役立ちます。
3. プロセスを分析する
定義された目標に応じて、いくつかのビジネス プロセス分析手法から選択できます。 最も一般的な分析手法は、付加価値に基づいてプロセスの主要素と副要素を示す価値分析です。 価値とは機能とコストの比率です。 したがって、機能を向上させるか、コストを削減するかによって価値を変えることができます。 価値分析を実行するとき、アナリストは通常、機能とコストのリストを降順に編集します。 費用対効果の比率は、各活動の正味価値を見積もるためにこのようなリストに適用されることがよくあります。
営業フォローアップ プロセスの例に戻ると、最も価値の高いステップは、クライアントから取得した情報に基づいて営業テンプレートを調整する、電子メールを校正する、会話の XNUMX 分後に電子メールを送信する、そしてフォローアップ メールのテンプレートを作成します。 この例では、フォローアップ テンプレートの構築に多くの時間がかかり、新しい情報が発生するたびに常に調整が必要となるため、付加価値が最も低い要素となります。
その他の一般的な分析手法には、実際のパフォーマンスと潜在的なパフォーマンスを比較するギャップ分析や、そもそも問題が発生する理由を特定し、根本原因の解決策を見つけることを目的とした根本原因分析などがあります。
4. 機能強化を特定する
プロセスが分析され、非効率が検出されたら、次のステップは、必要な強化が何かを検討することです。 多くの場合、改善はボトルネックの解消、高価値のプロセスの最適化、顧客とのやり取りの改善などの側面に焦点を当てています。 たとえば、フォローアップ電子メールを作成する価値を高めるために、営業担当者は、顧客セグメントやその他の情報に基づいてカスタマイズ可能な電子メールをより迅速に作成できる外部ツールを使用できる可能性があります。
このステップでは、潜在的な外部性を必ず考慮する必要があります。 外部性とは、ビジネスによって引き起こされる間接的なコストまたは便益であり、個人や組織、さらには社会全体を含む第三者に影響を及ぼします。 たとえば、速度の向上により、特定の製品やサービスの品質が低下する可能性があり、これは下流のユーザーや消費者にとってコストとなります。 同様に、特定のプロセスを自動化すると、製品やサービスをカスタマイズする機能がなくなり、これらの製品やサービスの需要が減少する可能性があります。 したがって、アナリストは、新しいプロセスを調整または導入する前に、徹底的な費用対効果分析も行う必要があります。
5. プロセスを実装する
導入には、経営陣からアナリスト、IT 専門家まで、さまざまな部門の専門家が関与することがよくあります。 効果的な変更を加えるために実装チームに十分なリソースがあることを確認する必要があります。 通常、修正は小規模から始まり、その後、関連するタスク全体に変更が続きます。 たとえば、フォローアップ メールのテンプレートを構築する価値を高めるために、営業部門は過去のすべてのメールを分析し、予測分析を使用して提案を行うサードパーティ ソフトウェアをインストールできます。
6. 結果を監視する
最後のステップは、新しい標準とプロセスを監視および制御することです。 新しいプロセスはより良い KPI をもたらしますか? これらのプロセスは何らかの外部性を引き起こすのでしょうか? たとえば、サードパーティ ソフトウェアを使用すると、フォローアップ メールの作成に必要な時間が短縮される可能性がありますが、メールの応答率も低下する可能性があります。 言い換えれば、外部性を確実に考慮する必要があります。 さらに、この段階では追加の改善の機会が生じる可能性があるため、「設定したら忘れる」アプローチを取るのではなく、新しいプロセスを常に監視することが重要です。
BPA のケーススタディ
基本を理解したので、ビジネス プロセス分析の実例をいくつか見てみましょう。
最初の例は、フランスの化粧品会社の未処理の案件に関連しています。 イヴロシェ、新しい候補者を処理するときに経験しました。 BPA を実施した後、Yves Rocher は、ピークシーズンには XNUMX 倍の候補者を採用していることに気づきました。 バックログを削減するために、同社はデータを自動入力および自動検証するソフトウェアに投資し、新しい候補者の処理に社内で費やす時間を削減しました。
ハワード銀行ボルチモア都市圏に拠点を置く地元密着のコミュニティ銀行である同社は、顧客サービスと従業員の生産性を向上させたいと考えていました。 ビジネス プロセス分析を行った結果、同銀行は、新規顧客が新規口座を開設するのに約 75 時間半かかり、顧客満足度が低下し、新入社員に必要なトレーニングが増加していることに気付きました。 この銀行は、新しい財務ソフトウェアを使用することでこの時間を XNUMX% 削減することができ、従業員が新しい顧客とより多くの時間を過ごせるようになり、顧客の満足度が向上しました。
業界研究はどのようにして BPA を改善できるでしょうか?
業界調査 企業ができるようにする ベンチマーク 競合他社や業界の指標に対する自社のパフォーマンス。 これらの指標には、施設ごとの収益、従業員ごとの収益、人件費、利益が含まれます。 さらに、 業界分析 は、業界収益の全体的な傾向を追跡するための優れたツールです。 同業他社よりも速いペースで成長する企業は、通常、強力なマーケティング、忠実な顧客、差別化された製品などの競争上の優位性を持っています。 対照的に、業界平均よりも成長速度が遅い企業は、 セグメントベンチマーク 非効率を引き起こす内部プロセスを分析するための出発点として使用できます。 企業のベンチマークにより、競合他社を明確に把握できます。 州レベルの業界調査 は、自社のパフォーマンスをより広範な業界と比較しようとしている企業に、追加の情報レイヤーを提供します。
業界調査は、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミック発生後、特に役に立ちました。パンデミックにより、多くの企業が社会的距離の確保により社内プロセスを調整することになりました。 サプライチェーンの制約 そして規制環境の強化。 たとえば、米国中の企業は、変化する消費者のニーズに対応するためにオンライン事業への投資を増やしています。 現在進行中のトレンドを明確に理解することで、業界データにアクセスできる企業は、付加価値の高いプロセスをより簡単に検出できるようになりました。
最終的な考え
ビジネス プロセス分析は、企業が内部プロセスを最適化し、最終的にコストの削減、収益の増加、またはその両方を実現するのに役立ちます。 BPA には通常、さまざまな部門の専門家が参加し、新しいプロセスがさまざまな側面にわたってスムーズに流れるように協力します。 新しいプロセスが制定されると、アナリストは以前に確立された KPI に対して新しい標準のパフォーマンスを継続的に監視します。 企業は業界調査を利用して、事業所ごとの収益や人件費などの業界レベルの指標を活用して、BPA を最大限に活用できます。
ソースから IBISWorld
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