5 etapas fáceis para um gerenciamento eficaz de relacionamento com fornecedores

Os fornecedores da cadeia de suprimentos constituem a base dos negócios de sucesso. Uma falha no processo de gerenciamento de relacionamento com fornecedores pode facilmente precipitar a queda de uma empresa, da mesma forma que um cartão desalinhado em um castelo de cartas meticulosamente construído.

Uma estratégia robusta de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (VRM) traz muitos benefícios. Permite uma gestão prudente de custos através da negociação de condições favoráveis ​​e melhora os níveis de serviço, garantindo que os fornecedores cumpram os padrões de qualidade estipulados. Além disso, a promoção de parcerias de longo prazo com fornecedores cultiva um ambiente de compreensão e apoio mútuos, impactando positivamente o desempenho geral dos negócios.

Mas como podem as empresas determinar o verdadeiro valor das suas parcerias com fornecedores? Como eles podem avaliar se as entregas de seus fornecedores estão alinhadas com suas expectativas e que medidas devem tomar se não o fizerem? Para responder a essas perguntas, esta postagem do blog revela um guia simplificado de 5 etapas que visa elevar o processo de gerenciamento de relacionamento com fornecedores.

Conteúdo
Identifique e selecione fornecedores potenciais
Monitore e avalie o desempenho
Conduza avaliações de risco e desenvolva uma estratégia de backup
Estabeleça pontos centralizados de comunicação
Planeje uma estratégia de saída
Transforme fornecedores em parceiros para um relacionamento ganha-ganha

Identifique e selecione fornecedores potenciais

A gestão de relacionamento com fornecedores trata da seleção de parceiros que atendam às necessidades do negócio e façam parte da história de sucesso. A primeira etapa neste processo é identificar e selecionar fornecedores potenciais.

Os fornecedores formam uma roda dentada integral na cadeia de abastecimento. Podemos classificá-los em duas grandes categorias:

• Fornecedores: Empresas que fornecem matérias-primas, produtos acabados ou serviços essenciais para criar ou entregar um produto.
• Provedores de logística: Organizações que lidam com transporte, armazenamento e distribuição, atuando como a ponte que ajuda a transição suave dos produtos dos fornecedores até o consumidor final.

Uma distinção clara entre os dois ajuda a agilizar a comunicação e a colaboração, a espinha dorsal de qualquer relacionamento de longo prazo. Por exemplo, os fabricantes (fornecedores) podem estabelecer parcerias com empresas para desenvolver novos produtos interessantes, enquanto os fornecedores de logística podem aumentar os seus serviços mantendo-se informados sobre a procura prevista.

Então, como as empresas encontram os fornecedores perfeitos que se alinham ao seu modelo de negócios? Vamos dividir isso em cinco etapas simples:

1. Identifique as necessidades de negócios: as empresas devem começar descrevendo o produto ou serviço específico que exigem de um fornecedor. Esta etapa forma o núcleo de todas as outras expectativas em torno de qualidade, serviço, tempo, custo, etc. Além disso, é essencial considerar a frequência e o volume necessários. As empresas procuram um serviço único ou é um ingrediente necessário para uma parceria de longo prazo?
2. Realizar due diligence: Aproveite o poder da pesquisa. Analise relatórios do setor, analise análises e classificações on-line e avalie sua estabilidade financeira. Obtenha uma visão holística de suas capacidades com base em experiências anteriores no fornecimento do produto ou serviço procurado. Uma visita ao local pode fornecer uma visualização detalhada de suas operações.
3. Desenvolver uma solicitação de proposta (RFP): Elabore um documento detalhado descrevendo os requisitos específicos, os níveis de serviço previstos, os critérios de seleção e os prazos. Canalize isso RFP para os fornecedores que passaram pela triagem preliminar. Esta etapa ajudará a coletar dados estruturados de cada fornecedor e permitirá condições equitativas para comparações.
4. Avalie propostas e avalie a adequação: Assim que as propostas dos fornecedores começarem a chegar, é hora de avaliação. Compare-os com critérios como custos, atendimento ao cliente, capacidade de entrega e mecanismos de garantia de qualidade. Uma entrevista pessoal pode permitir que as empresas avaliem ainda mais suas habilidades de resolução de problemas.
5. Verificar referências: Entre em contato com compradores comerciais anteriores ou parceiros do fornecedor. Extrair informações sobre suas experiências, níveis de satisfação e áreas de melhoria pode fornecer insights valiosos. O desempenho passado de um fornecedor costuma ser um indicador confiável da qualidade futura do serviço.

Monitore e avalie o desempenho

Após o processo de seleção inicial, é importante reservar um tempo para monitorar e avaliar regularmente o desempenho do fornecedor. Esta etapa não se trata de jogar um jogo de culpa ou apontar o dedo – trata-se de responsabilizar os fornecedores pelo cumprimento de suas promessas de forma consistente. Afinal, um fornecedor não confiável pode causar atrasos, despesas inesperadas e incomodar os clientes.

É essencial criar um scorecard centralizado ou um relatório abrangente lista de verificação de avaliação. Pense nisso como um boletim para os fornecedores, dando-lhes feedback prático e mostrando onde eles se destacam ou precisam de melhorias.

Aqui estão alguns indicadores-chave de desempenho (KPIs) que as empresas podem usar para verificar o desempenho de seus fornecedores:

• Prazos de entrega: O fornecedor entrega no prazo, sempre? Entregas atrasadas podem atrapalhar os cronogramas de negócios e comprometer compromissos valiosos com os clientes.
• Precisão do pedido: Ninguém gosta de erros, especialmente quando podem inviabilizar os planos de produção e vendas. Este KPI testa a frequência com que o fornecedor entrega a quantidade e as especificações solicitadas.
• Conformidade de qualidade: Quão bem o fornecedor adere à qualidade acordada do produto ou serviço? Acompanhe a frequência com que as mercadorias são devolvidas devido a problemas de qualidade.
• Estabilidade de preços: Como diz o ditado: “A mudança é a única constante”. Mas um ponto em que as empresas querem evitar demasiadas variáveis ​​é no preço das suas matérias-primas. Examine o histórico de alterações de preços do fornecedor, o que pode sinalizar problemas que afetam a estratégia de preços.

Lembre-se: esta etapa não trata apenas de avaliar os aspectos negativos; também deve destacar os aspectos positivos! Quando os fornecedores conhecem seus serviços, ações excepcionais e inovações serão reconhecidas e apreciadas, eles provavelmente farão um esforço extra. Este sentimento de tratamento preferencial promove relacionamentos fortes e os transforma em parceiros de confiança.

Aqui estão algumas idéias práticas para recompensar os fornecedores por seu trabalho árduo:

• Extensões de contrato: Oferecer contratos de longo prazo dá aos fornecedores uma sensação de estabilidade e os incentiva a manter seu alto desempenho.
• Aumento de pedidos: Se um fornecedor se destaca consistentemente, por que não pedir um serviço mais excelente? Aumentar o volume de pedidos é uma expressão direta de apreço e uma prova dos seus serviços de alto nível.
• Reconhecimento público: Todo mundo adora um pouco de destaque. Considere uma cerimônia anual de premiação ou certificação de fornecedores para celebrar as mãos por trás da cadeia de suprimentos – um bilhete dourado para os fornecedores se exibirem e realinharem esforços para conquistar mais vitórias!

Conduza avaliações de risco e desenvolva uma estratégia de backup

Com uma caneta em uma mão e scorecards na outra, é hora de analisar atentamente os relatórios de desempenho dos fornecedores. Esses scorecards não são meros pesos de papel, mas ferramentas para avaliar riscos potenciais associados a cada fornecedor. Esta avaliação crítica ajudará a categorizar os fornecedores em três categorias baseadas em risco:

• Fornecedores de alto risco: Esses fornecedores podem parecer nuvens de tempestade assustadoras no horizonte dos negócios. Eles apresentaram inconsistências, talvez devido a prazos não cumpridos, problemas de qualidade ou outra forma de falha no desempenho.
• Fornecedores de médio risco: Esses fornecedores são os tons pastéis da nossa paleta de cores, uma mistura de tons mais claros e mais escuros. Eles geralmente atendem às expectativas, mas pode haver uma mancha pouco frequente ou um traço perdido.
• Fornecedores de baixo risco: Imagine a xícara de café perfeita. Assim como nossa bebida matinal favorita, esses fornecedores de baixo risco são consistentemente bons. Eles têm o melhor desempenho, cumprindo consistentemente as promessas e mantendo uma excelente reputação de qualidade.

Agora que as empresas rotularam os riscos de cada categoria de fornecedores, é hora de elaborar uma defesa estratégica. Imagine isso como um plano de jogo pessoal, um manual detalhado do que fazer caso algum risco se concretize. Aqui está um exemplo de uma tabela visual clara que representa um plano eficaz para cada categoria de risco:

Categoria de risco	Risco potencial	Estratégia de mitigação
Fornecedores de alto risco	Desempenho errático levando à interrupção do fornecimento	Definir termos claros nos contratos descrevendo penalidades para desempenho abaixo da média; isso protegerá os negócios e incentivará um melhor desempenho do fornecedor. Além disso, considere investir em seguro contra interrupção da cadeia de abastecimento.
Fornecedores de médio risco	Problemas de fornecimento intermitente e falhas ocasionais nos padrões de qualidade	Criar um plano de backup que implique parcerias com fornecedores alternativos que ofereçam bens ou serviços semelhantes; reduz a dependência de um único fornecedor, garante o fornecimento contínuo e ajuda a manter os padrões de qualidade.
Fornecedores de baixo risco	Pequenos soluços de desempenho e leves variações no cronograma de fornecimento	Mantenha linhas de comunicação abertas para resolução imediata de problemas. Revise e renegocie regularmente os termos do contrato para garantir que ambas as partes continuem a se beneficiar do relacionamento.

Estabeleça pontos centralizados de comunicação

A comunicação eficaz é a força vital de qualquer relacionamento forte. Essa verdade não é diferente quando se trata de estratégias de gerenciamento de relacionamento com fornecedores. Um aspecto crucial do VRM é manter um modo de comunicação simplificado e eficiente.

Para este fim, as empresas devem considerar o estabelecimento de um ponto central de comunicação. Implementação de software de gerenciamento de relacionamento com fornecedores, como Porteiro pode ajudar significativamente as empresas a estabelecer uma “fonte única de verdade”. Esse ponto focal se torna o pilar de todas as comunicações vitais, troca de dados relacionados e atividades com fornecedores.

Ao integrar esse software, as empresas podem obter vários benefícios:

• Simplifique a comunicação: Uma plataforma centralizada fornece um local único para todas as interações. As informações podem ser compartilhadas com rapidez e precisão entre as equipes de compras, reduzindo a probabilidade de falhas de comunicação ou perda de mensagens cruciais. Esse recurso é particularmente benéfico ao notificar os fornecedores sobre mudanças previsíveis ou informá-los sobre problemas emergentes. Ele garante que todos os fornecedores recebam as informações simultaneamente para uma comunicação consistente e precisa.
• Estabeleça um sistema de feedback bidirecional: O software de portal de fornecedores geralmente possui mecanismos integrados para facilitar o feedback e o diálogo. Este sistema de feedback bidirecional permite que os fornecedores compartilhem seus insights, sugestões ou preocupações. Isso incentiva a participação do fornecedor e melhora o processo de comunicação e o relacionamento geral com o fornecedor.
• Promova visibilidade e transparência: Um portal de fornecedores centralizado concede às empresas e fornecedores visibilidade completa sobre transações, entregas, estoques e outras operações críticas. Essa visibilidade promove a transparência e garante que todas as partes estejam na mesma página. Ele capacita os fornecedores com as informações de que precisam para cumprir seus compromissos e melhorar continuamente seus serviços.
• Automatize fluxos de trabalho e notificações: O software de portal de fornecedores geralmente apresenta fluxos de trabalho e notificações automatizados. Esses sistemas são cruciais para gerenciar diversas tarefas, lembrando as equipes sobre renovações de contratos ou atualizando as partes sobre alterações de acordos. A automação reduz o risco de erro humano e aumenta a eficiência operacional.

Planeje uma estratégia de saída

Mesmo os melhores relacionamentos com fornecedores podem tomar um rumo inesperado. Ninguém entra numa parceria antecipando o seu fim, mas as empresas inteligentes sabem que é essencial preparar-se para todas as possibilidades. Uma estratégia de saída cuidadosamente planejada pode ajudar as empresas a romper suavemente os laços com um fornecedor, ao passo que a falta de um fornecedor pode levar a uma situação caótica.

Embora dizer adeus possa parecer assustador, ter uma estratégia de saída bem delineada pode dar tranquilidade às empresas, sabendo que estão preparadas para lidar com os “e se” quando surgirem. Então, como deveria ser uma estratégia de saída? Vamos desembaraçar esse nó juntos:

Cláusulas de rescisão claras nos contratos

O contrato deve indicar claramente em que condições pode ser cancelado. Isso pode ser devido ao fornecedor não seguir os termos do contrato ou não fornecer um bom serviço. Incluir uma cláusula de rescisão detalhada minimizará as incertezas e abrirá caminho para uma separação amigável se as coisas não derem certo.

Tratamento de informações proprietárias

Depois que um relacionamento comercial termina, é crucial verificar como as informações proprietárias ou confidenciais serão tratadas. As empresas precisam de um processo bem definido para devolução ou exclusão de dados ou restrições de uso. Isso garante que os dados comerciais e a propriedade intelectual permaneçam seguros após a separação.

Seleção de fornecedor de backup

Identifique fornecedores alternativos da cadeia de suprimentos com antecedência. Ter um “Plano B” pronto prepara as organizações para circunstâncias imprevistas, como a necessidade de encerrar imediatamente um relacionamento existente com um fornecedor. Esta medida garante que as empresas mantenham a sua dinâmica, independentemente das relações com os fornecedores.

Gestão de inventário

Defina estratégias claras para gerenciamento de estoque em trânsito ou na posse do vendedor após a rescisão. Tal medida ajudará a evitar perdas ou confusões desnecessárias durante a fase de saída. E lembre-se: o fim de um relacionamento com um fornecedor pode ser o início de outro.

Transforme fornecedores em parceiros para um relacionamento ganha-ganha

Concluindo, uma gestão eficaz do relacionamento com fornecedores transforma a percepção convencional dos fornecedores de meros fornecedores ou prestadores de serviços logísticos. Isso os eleva ao papel de parceiros estratégicos que colaboram desde os estágios iniciais do desenvolvimento do produto para aprimorar a experiência do cliente. 

Ao implementar o poder da comunicação refinada, das avaliações contínuas de desempenho e do feedback, do reconhecimento das contribuições dos fornecedores e do alinhamento com os perfis dos clientes, as empresas podem transformar as relações convencionais com os fornecedores em parcerias mutuamente benéficas, alimentando o crescimento sustentável e garantindo o sucesso do comércio eletrónico.

Ainda hesitando? Aqui estão sete dicas para desenvolver um estratégia estratégica de gestão de fornecedores!