Основные выводы
Эффективное деловое письмо сегментировано, прямо и доступно. Это поможет читателям сэкономить время и усвоить ключевые сообщения вашей работы.
Использование авторитетного источника ваших данных повысит доверие к вашим деловым письмам и презентациям.
Для каждого типа результатов можно использовать разные стили делового письма, что поможет вам справиться с различными проектами, от отраслевого анализа до авторских статей.
Что такое деловая переписка?
Деловое письмо — это метод общения, используемый для обучения и информирования клиентов, коллег и других профессиональных аудиторий в письменной форме. Деловое письмо, как правило, прямолинейно, хорошо структурировано и сегментировано для облегчения чтения. Грамотное деловое письмо экономит время читателей и повышает вероятность того, что они усвоят основные идеи вашей работы. Например, при использовании бизнес-письма в отраслевом анализе данные и идеи должны максимально точно отражать множество отраслевых характеристик.
Почему деловое письмо важно?
Лучшее деловое письмо успешно передает ваше сообщение. Вы можете улучшить свои навыки делового письма с помощью курсов и отзывов коллег, а также поддерживать эти навыки, используя шаблоны делового письма для различных типов письменных материалов. Овладение искусством краткого и четкого письма поможет вам опередить конкурентов, упростить внутреннюю и внешнюю коммуникацию и поможет вам выделиться среди руководителей отделов.
С ростом числа случаев удаленной работы как никогда важно иметь возможность четко излагать свои идеи, решения или точку зрения в письменной форме. Здесь ключевое значение имеет эффективное деловое письмо. Мы много думали об этом в IBISWorld и готовимся запустить новый стиль письма, чтобы лучше общаться с нашими клиентами. Итак, что такое деловое письмо и как вам это удается? Давай застрянем.
Чего хочет ваша аудитория?
С самого начала ваши читатели хотят знать, почему они должны продолжать читать. Они хотят решений, которые двигают иглу. Для этого вы должны писать прямо, чтобы повысить ценность для клиентов и коллег, помогая им понять, почему надежная идеи — и поддерживающие их исследования — имеют место в бизнесе. Например, написание бизнес-плана для получения кредита требует, чтобы вы изложили свое дело четко и профессионально, ссылаясь при этом на подтверждающие доказательства.
Дополнительным преимуществом хорошо выполненных произведений является то, что они являются надежным источником записей. Это потому, что лучший текст логически сегментирован и лаконичен, избегая беспорядка. В результате читатели находят эти фрагменты простыми для навигации и могут уверенно находить ключевые моменты.
Чем могут быть полезны писатели?
С точки зрения писателя, эффективное деловое письмо поможет вам донести свои идеи и научит других принимать четкие и быстрые решения. Создание прочной репутации путем четкого общения в письменной форме поможет вам заслужить уважение на рабочем месте и может открыть новые возможности.
Кроме того, отраслевой анализ следует использовать для поддержки деловой переписки с надежными, релевантными источниками данных, чтобы продемонстрировать точность и авторитетность. Письмо, на которое ссылаются заслуживающие доверия, также обладает большей способностью влиять на последующие бизнес-решения.
Когда и почему следует использовать стиль делового письма?
Информационный
Вы должны использовать информационное деловое письмо, чтобы предоставить читателям понимание, отдавая приоритет ясности и эффективности документа. Информационное деловое письмо имеет тенденцию представлять факты по теме с нейтральной точки зрения.
Сильный информационный деловой текст помогает читателям ориентироваться и понимать наиболее важную информацию по теме. Важно отформатировать такую часть логически, чтобы помочь передать ключевую информацию о данных. Наиболее ценные информационные фрагменты часто начинаются с итогового раздела, охватывающего ключевые моменты коммуникации, а затем становятся более конкретными в подробных разделах позже.
В качестве примера рассмотрим отраслевой анализ. Четкое, краткое резюме полезно для представления информации высокого уровня заранее. Однако это не означает, что вы должны пропустить данные или пропустить глубокие погружения. Адаптация вашего отраслевого анализа с учетом потребностей вашей аудитории гарантирует, что ваш читатель запомнит ваше сообщение и сможет с уверенностью включить его в свою работу.
Спросите себя: Что хотят знать ваши читатели? Как вы можете повысить ценность своего делового письма? Возможно, вашему читателю нужен экспертный взгляд на конкретный анализ. В качестве альтернативы им может понадобиться информационный центр, часть, которая затрагивает всю общую информацию по теме.
Примеры информационного делового письма:
- Отраслевой анализ
- Финансовые отчеты
- Ежеквартальные обзоры
- Важная информация
- Материалы конференции
- Деловые новости и освещение текущих событий
- Повестки дня встреч
- Отчеты об отраслевых исследованиях
- Информационный центр
убедительный
Иногда вам нужно убедить читателя в своей предпосылке. Убедительное деловое письмо поддерживает вас в отстаивании своих интересов, будь то ваши клиенты, коллеги или инвесторы. Этот стиль требует глубокого знания аудитории, так как вам нужно убедить их быть открытыми для принятия вашего предложения.
Кроме того, убедительность вашего делового письма усиливается за счет точных и непредвзятых данных, представленных на протяжении всей вашей работы. В качестве примера ознакомьтесь эта статья от MacroBusiness который использует IBISWorld для поддержки своих требований.
При работе с убедительным шаблоном делового письма вам необходимо включить авторитетные, эмоциональные и логические призывы. Например, командам разработчиков продукции в сфере производства безалкогольных напитков необходимо: использовать отраслевые исследования набрать скорость размер рынка. Этот процесс укрепит их понимание потребительских предпочтений и того, как представить наиболее убедительные аргументы супермаркетам и продуктовым магазинам. Лучшие предложения представляют собой фактическую основу, включают авторитетный источник и предлагают решение того, чего хочет или опасается читатель.
Спросите себя: Что отличает ваше помещение? Это может быть новая идея или продукт, специально предназначенный для меняющихся тенденций вашей динамичной среды. В качестве альтернативы это может быть проверенная стратегия, используемая вашими конкурентами, которую можно адаптировать для вашего бизнеса и удовлетворения потребностей ваших читателей.
Примеры убедительного делового письма:
- Маркетинговый контент
- Содержание продаж
- Копия продукта
- Грантовые предложения
- Деловые предложения
- Пресс-релизы
- Внешние информационные бюллетени
- Авторские статьи
Учебный
Вы когда-нибудь следовали рецепту во время приготовления пищи и запутались в порядке выполнения задач или в том, как выполнить определенный шаг? Если да, то вы сталкивались с написанием инструкций, которые требуют немного дополнительной работы, и вы будете знать, насколько важна ясность при составлении инструкций для читателя.
Учебный стиль делового письма используется, когда вы хотите, чтобы ваш читатель выполнил задание. Лучшее учебное деловое письмо может сделать бренд вашего бизнеса надежным и заслуживающим доверия. Вы должны предоставить четкие и краткие инструкции; в идеале читателю не должен требоваться дополнительный контекст для успешного выполнения задачи. Написание инструкций часто включает пронумерованные списки и наглядные примеры пошагового прогресса, а также может включать ссылки на другие вспомогательные материалы. Вы также можете помочь своим читателям, заблаговременно отметив проблемы, с которыми они могут столкнуться, и предоставив решения.
Спросите себя: Как вы хотите, чтобы ваш читатель использовал предоставленную вами информацию? Как лучше всего вы можете направлять их? Например, вы можете написать для них строгие правила, которым они должны следовать, например, в руководствах пользователя. Вы также можете предоставить гибкие инструкции, которые будут использоваться только в качестве ориентира, как это можно найти на вебинаре.
Примеры учебных бизнес-письмов:
- Вебинары
- Гиды
- Руководства пользователя
- Меморандумы
- Связь со службой поддержки клиентов
- программы профессиональной подготовки
Транзакционные
Этот стиль общения, также известный как разговорное деловое письмо, следует использовать с коллегами на разных уровнях управления, а иногда и для внешних деловых операций.
Этот стиль делового письма, как правило, является наиболее распространенным, что делает его, пожалуй, наиболее важным для освоения. Транзакционное деловое письмо является гибким и может использоваться в нескольких сценариях, например, для сообщения хороших и плохих новостей или для окончательного заключения соглашения.
Тон транзакционного делового письма может быть разным, и вам нужно будет скорректировать его в зависимости от контекста общения. Например, ваши электронные письма коллегам, вероятно, могут быть довольно случайными. Тем не менее, вы должны использовать более формальный тон для всего, что вы отправляете внешнему читателю, или когда на документ могут ссылаться в дальнейшем, например, соглашение или контракт. Это может показаться слишком формальным, но важно, чтобы записи об этих транзакциях оставляли как можно меньше места для интерпретации.
Спросите себя: Как часто вы делаете профессиональные предположения, основанные на общении с другими? Какое впечатление производит это произведение на читателя? Первые впечатления от общения по электронной почте могут быть продолжительными. Важно отметить, что непрофессионально выглядящие письма с деловыми предложениями могут резко снизить ваши шансы на заключение деловых соглашений.
Примеры транзакционного делового письма:
- Эл. адрес
- Заявления об увольнении и увольнении
- Письма с предложением работы
- Письма с деловыми предложениями
- Счета
- денежные поступления
- Оформить документы
- Контракты
Как написать хороший деловой текст
- Определите необходимый стиль делового письма. (Какова ваша цель?)
- Определите ключевую информацию, которая нужна вашей аудитории. (кто, что, когда и где?)
- Обозначьте и рассмотрите ключевые моменты и предоставьте соответствующие доказательства.
- Отредактируйте и усовершенствуйте свой текст, чтобы сделать его более точным.
- Постоянно пересматривайте процесс написания делового письма, делайте его более эффективным. (Например, создавать шаблоны для разных стилей).
Навыки деловой переписки
Оттачивая свои навыки делового письма, включая достоверный отраслевой анализ, вы можете улучшить общение и избежать траты времени на запросы или исправления.
Улучшение вашего делового письма требует практики и более чем нескольких советов и приемов.
Некоторые из основ, о которых следует помнить:
- Пишите с точки зрения читателя. Спросите себя, что бы вы хотели прочитать, и начните с этого.
- Создавайте шаблоны письма и собирайте примеры от лидеров мнений и других авторитетных источников.
- Определите «проблемные» или «разочаровывающие» слова, которые могут подорвать ваши писательские цели, а затем соберите их в контрольный список, чтобы все писатели могли сослаться на него и дополнить.
- Возможность легко сослаться на контрольный список обескураживающих или проблемных слов поможет убедиться, что ваш язык интересен и подходит вашей аудитории.
- Несмотря на важность краткости, не жертвуйте качеством ради краткости. Предоставление достаточных доказательств в поддержку ваших предложений поможет вам приблизиться к результату, а не отвлечь его.
Заключение
Профессиональное письмо важно для различных деловых ситуаций; мы делаем это каждый день. Для достижения наилучших результатов сосредоточьтесь на написании с ясностью, основанной на тщательном анализе. Используйте эти советы по деловому письму, чтобы улучшить свое письмо, упростить процесс и повысить ценность своей работы для читателей.
Источник из IBISWorld
Отказ от ответственности: изложенная выше информация предоставлена IBISWorld независимо от Alibaba.com. Alibaba.com не делает заявлений и не дает гарантий в отношении качества и надежности продавца и продукции.
