İşletme sahipleri genellikle genel, herkese uyan tek bir e-posta sorumluluk reddi beyanının yeterli koruma sağladığına inanır. Ancak bu aşırı basit yaklaşım çoğu zaman yanlış bir güvenlik duygusu sağlar.
Özelleştirilmiş e-posta sorumluluk reddi beyanlarının en etkili olması için dikkatli bir şekilde hazırlanması gerekir. Bunlar iş konumunuza, sektör düzenlemelerine ve sektöre özgü risklere uygun olmalıdır.
E-posta iletişimlerinin gizlilik, lisanslı içerik kullanımı, görüşler ve daha fazlasıyla ilgili yasal sonuçları vardır. Bu nedenle, hatalı bir sorumluluk reddi, bir dava veya veri olaylarıyla uğraşırken sorumluluk haline gelebilir.
Gördüğünüz gibi, etkisiz ve genel bir e-posta sorumluluk reddi beyanı ters etki yaratabilir. Ancak işletmeniz için başarılı bir sorumluluk reddi beyanı hazırlamak zor olabilir.
Başlamanıza yardımcı olmak için iyi bir sorumluluk reddi mesajının gerekliliğini tartışacağız. Ayrıca, e-posta sorumluluk reddi beyanınızı hazırlarken size yol gösterecek on ücretsiz şablondan oluşan bir liste de sunacağız.
Haydi içeri girelim.
E-posta sorumluluk reddi beyanı nedir?
E-posta sorumluluk reddi beyanı, e-posta altbilgisinde bulunan bir bildirimdir. Bir e-posta sorumluluk reddi beyanı, e-postanın içeriği ve kullanımı hakkındaki bilgileri iletir ve e-postanın gönderilmesine ilişkin hüküm ve koşulların ana hatlarını çizer.
İyi hazırlanmış e-posta sorumluluk reddi beyanları hem gönderen hem de alıcı için riskleri azaltır. Gönderen, herhangi bir hatadan dolayı yasal sorumluluktan korunur. Ayrıca göndereni e-posta içeriğinden kaynaklanan beklenmeyen sonuçlardan da korur.
Öte yandan alıcılar, gizlilik ve gönderilen hassas verilerin kullanımına ilişkin beklentiler konusunda bilgilendirilir.
Sonuç olarak, alıcı e-posta içeriğini kötüye kullanırsa davalardan muaf olursunuz. E-posta sorumluluk reddi beyanları farklılık gösterebilir ancak genellikle aşağıdakileri yaparlar:
- Yanlış yönlendirilen e-postalar için rehberlik sağlayın
- İçeriğin telif hakkının sahipliğini belirleyin
- E-postanın yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma olmadığını açıklayın.
- Alıcıya, e-postada ifade edilen görüşlerin işverenine değil, gönderene ait olduğunu bildirin.
E-posta sorumluluk reddi beyanları yasal olarak gerekli midir?
Bazı bölgelerde e-postayla sorumluluk reddi beyanına ihtiyaç duyulmasa da bu yine de bir ihtiyati tedbirdir. Aşağıdaki bölgelerde belirli e-posta yasal sorumluluk reddi yasaları vardır:
AVRUPA
Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), alıcıların e-postanıza özel olarak katılmasını ve kolayca bu seçeneğin dışına çıkabilmesini zorunlu kılar. E-posta gizlilik bildiriminize bir abonelikten çıkma bağlantısı ekleyebilirsiniz. Bu, alıcıların e-posta listelerinizden çıkmalarına veya aldıkları mesajların türünü seçmelerine olanak tanır.
USA
ABD'deki bazı yasalar, gizli bir e-posta sorumluluk reddi beyanının eklenmesini zorunlu kılmaktadır. Bunlar arasında Federal Bilgi Güvenliği Yönetimi Yasası, Teksas Kamu Bilgi Yasası ve Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası yer almaktadır.
E-posta sorumluluk reddi beyanı ne zaman kullanılmalı?
Bir e-posta alıcısının içerikle ne yapmaya yetkili olduğunu belirtmek için bir e-posta sorumluluk reddi beyanı kullanabilirsiniz. Ayrıca işveren sorumluluğu ve mahremiyet gibi diğer konuları da ele alabilir. E-posta sorumluluk reddi beyanlarını kullanabileceğiniz bazı durumları vurguladık:
- Kesin bilgi: Alıcıları hassas veya özel bilgiler konusunda bilgilendirin. Onları her zaman bir gizlilik bildirimi e-postası kullanarak bilgilendirin. Finansal verileri, yasal bilgileri veya özel iş ayrıntılarını paylaşırken bu önemlidir.
- Veri koruma yasalarına uygunluk: Veri toplama, işleme ve kullanımda şeffaflığı koruyun. GDPR ve FISMA gibi düzenlemeler, sorumluluk reddi beyanlarınızın şeffaf olmasını zorunlu kılar. Bu nedenle, bir sorumluluk reddi beyanı eklemek uyumlu kalmanızı sağlar.
- Endüstri düzenlemeleri: Sağlık hizmetleri gibi sektörler, e-posta sorumluluk reddi beyanlarının eklenmesini gerektirir. Buna uyulmaması ağır para cezaları ve cezalarla sonuçlanabilir.
- Virüs ve güvenlik uyarısı: Alıcıları, ekleri ve URL'leri indirmeden önce virüs olup olmadığını kontrol etmeleri konusunda uyarmak için bir e-posta sorumluluk reddi beyanı kullanın. Ayrıca, kötü amaçlı yazılımların neden olduğu zararlardan sorumlu olmadığınızı da belirtin.
- Sözleşme oluşumu yok: Müzakerelerin ilk aşamalarında iletişimin bağlayıcı olmadığını belirtin. Gelecekte sözleşmeye dayalı varsayılan anlaşmaları engeller.
- Telif hakkı ve kullanım: Sorumluluk reddi beyanınıza ilgili telif hakkı terminolojilerini dahil etmek intihal endişelerini giderebilir. Ayrıca kuruluşunuzun fikri mülkiyet haklarına saygı gösterme taahhüdünün iletilmesine de yardımcı olur.
- Avukat-müvekkil ilişkisi: Avukatlar ve müvekkiller arasındaki e-posta iletişimi gizli ve ayrıcalıklıdır. Bir e-posta gizlilik bildirimi bu ayrıcalığı önceden belirtir. Ayrıca üçüncü tarafları, içeriğin yanlışlıkla alınması durumunda hassas olduğu konusunda uyarır.
Şablonlu 10 yaygın e-posta sorumluluk reddi beyanı
Bu bölümde kullanabileceğiniz on ücretsiz şablonu inceleyeceğiz. Ancak yasal yardım almanız ve e-posta sorumluluk reddi beyanınızın bölgenizdeki düzenlemelere uygun olduğunu doğrulamanız önemlidir.
Gizlilik e-postası sorumluluk reddi beyanı
E-posta için bir gizlilik bildirimi taslağı hazırlamak, mesajın gizli niteliğini vurgular. Sorumluluk reddi beyanı, e-postanın hassas veya ayrıcalıklı bilgiler içerebileceğini, dolayısıyla yalnızca belirtilen alıcıya yönelik olduğunu belirtir.
Gizlilik e-postası sorumluluk reddi beyanı finansal, hukuki ve sağlık iletişimlerinde yaygındır. Yanlış alıma ve izinsiz kullanımın veya dağıtımın yasaklanmasına ilişkin talimatlar içerir.
İşte bir finans kurumundan bir örnek:
Şablon #1
Gizli bildirim:
Bu e-postanın içeriği, ekleri de dahil olmak üzere gizli ve ayrıcalıklıdır. Yalnızca yukarıda adı geçen kişi veya kuruluşa yöneliktir. Doğru alıcı değilseniz e-postayı açıklayamaz, kopyalayamaz, dağıtamaz veya kullanamazsınız.
Bu e-postanın bir hata olduğunu düşünüyorsanız bize bir takip e-postası gönderin, böylece kayıtlarımızı güncelleyebiliriz. Bundan sonra, bu e-postayı yedekleri veya kopyalarıyla birlikte silin. İş birliğin için teşekkürler.
[Şirket Adı]
İhmalkar yanlışlık
Bu tür e-posta sorumluluk reddi beyanı, olası yasal sorumluluğu önlemek için alınan yasal bir önlemdir. Alıcıya, gönderenin yalnızca bilgisi dahilinde bilgi sağlamaya çalıştığı ancak uzman olmadıkları için e-postanın muhtemelen yanlış bilgiler veya kasıtsız hatalar içerebileceği konusunda bilgi verir.
Şablon #2:
[Şirket Adı] bu e-postada sağlanan bilgilerin doğruluğunu sağlamak için makul özeni göstermiştir. Ancak gönderen, sağlanan bilgilerin eksiksizliği, uygunluğu veya yeterliliği konusunda herhangi bir beyanda bulunmaz. Bu nedenle herhangi bir özen yükümlülüğü yoktur ve gönderen, ihmaller veya ihmalden kaynaklanan yanlış beyanlar nedeniyle herhangi bir sorumluluk kabul etmez. Bu nedenle, alıcının sağlanan herhangi bir bilgiye göre hareket etmeden önce muhakeme yapması veya uygun profesyonel tavsiye alması önemlidir.
GDPR e-posta sorumluluk reddi beyanı
Genel Veri Koruma Yönetmeliği, Avrupa'da kapsamlı bir veri koruma düzenlemesidir. E-posta sorumluluk reddi beyanlarına ilişkin kurallar içermez, ancak veri işleme konusunda yükümlülükler getirir.
Bu nedenle, bir GDPR e-posta sorumluluk reddi beyanı oluşturmak, müşterilere verilerinin sizinle güvende olduğunu garanti eder. Ayrıca onlara verilerini nasıl yöneteceğinizi seçme hakkı da verir.
Aşağıda GDPR uyumlu bir sorumluluk reddi beyanının bir örneği bulunmaktadır. Müşterinin kuruluştan e-posta almayı kabul ettiğini belirtir ve ayrıca e-posta tercihlerini gözden geçirme fırsatı sunar.
Şablon #3:
Bu e-posta Genel Veri Koruma Yönetmeliğine tabidir. Kişisel bilgileri nasıl kullandığımızı öğrenmek için gizlilik politikamızı buradan inceleyebilirsiniz [bağlantıyı ekleyin].
Virüs bulaşması e-postası sorumluluk reddi beyanı
E-postanız ekler ve bağlantılar içeriyorsa, bir virüs e-postası sorumluluk reddi beyanı ekleyebilirsiniz. Alıcıya, e-posta yoluyla bir virüs veya kötü amaçlı yazılımın yayılması durumunda şirketinizin sorumlu olmayacağını bildirir.
Bu sorumluluk reddi beyanı, alıcılara güvenlik önlemleri almalarını hatırlatmanıza olanak tanır. Antivirüs yazılımı kullanmayı ve düzenli olarak güncellemeyi içerir.
Şablon #4:
Gönderen, bu e-postadaki virüsleri önlemek için makul önlemleri almıştır. Ancak [şirketiniz] bu e-postadan kaynaklanan kayıp veya hasarlarla ilgili hiçbir sorumluluk kabul etmez. Bağlantılara tıklamadan veya ekleri indirmeden önce lütfen virüs olup olmadığını kontrol edin.
HIPAA e-posta sorumluluk reddi beyanı
E-posta iletişiminde şifreleme yoktur, bu da hassas verileri aktarım sırasında savunmasız hale getirir. Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) gizlilik gerektirir. Bu nedenle, bir e-posta gizlilik sorumluluk reddi beyanı gereklidir.
Sorumluluk reddi beyanı, alıcılara e-postanın tamamen güvenli olmadığını bildirmelidir. Dolayısıyla herhangi bir tür PHI (korunan sağlık bilgisi) kullanarak yanıt vermek isterlerse, bunu riski kendilerine ait olmak üzere yaparlar.
Şablon #5:
HIPAA, e-posta iletişimlerinin güvenliğini garanti etmez. PHI'yi güvenli bir şekilde paylaşmak için lütfen [url'yi girin] adresindeki HIPAA uyumlu Hasta Portalımızı kullanın. Ofisimize [telefon numarası] numaralı telefondan ulaşın.
Lütfen, korunan sağlık bilgilerinin korunmasına ilişkin [url'yi girin] adresindeki Gizlilik Uygulamalarımızı inceleyin. Sorularınız veya endişeleriniz için [e-posta/telefon] adresinden Gizlilik Görevlimizle iletişime geçin. Sağlık hizmetlerinin mahremiyetini ve güvenliğini korumamıza yardımcı olma konusundaki yardımınız için teşekkür ederiz.
Abonelikten çıkma e-postası sorumluluk reddi beyanı
2003 CAN-SPAM Yasası sayesinde müşteriler ticari ileti göndermenizi engelleyebilir. Bülten şablonlarınız veya e-posta pazarlama kampanyalarınız, abonelikten çıkma konusunda net talimatlar sağlamalıdır. Bu bağlantı, alıcıların gelecekteki e-postaları almamayı seçmesine olanak tanır.
Şablon #6:
Gelecekte [Şirket] tarafından gönderilecek pazarlama e-postalarının aboneliğinden çıkmak için lütfen aşağıdaki abonelikten çıkma bağlantısını tıklayın.
[Aboneliği İptal Etme Bağlantısı]
Alternatif olarak, talebinizi [şirket e-postası] adresine e-postayla gönderebilir veya [telefon numarası] numaralı telefonu arayabilirsiniz.
Sorumluluk e-postası sorumluluk reddi beyanı
Bu sorumluluk reddi beyanı belirli koşullar altında sorumluluğunuzu sınırlar. Gönderen olarak sorumluluğunuzun kapsamını tanımlar. Ayrıca alıcının e-posta içeriğinizi nasıl kullandığına veya yorumladığına ilişkin beklentilerini de belirler.
Tipik bir sorumluluk beyanı, şirketinizin e-postanızdaki hata veya eksikliklerden sorumlu olmadığını kabul eder. Ayrıca e-postanın yasal veya profesyonel tavsiye niteliğinde olmadığı da belirtilebilir.
Şablon #7:
Bu e-postanın içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Profesyonel tavsiye niteliğinde değildir. [Kuruluşunuz] doğruluğunu, eksiksizliğini veya güncelliğini garanti etmez.
Bu e-postayı gönderen, içerikteki herhangi bir hata, eksiklik veya yanlışlıktan veya sağlanan bilgilerin kullanımından veya bu bilgilere güvenilmesinden kaynaklanan sonuçlardan dolayı hiçbir sorumluluk kabul etmez. Bu e-postanın içeriğine dayalı olarak gerçekleştirilen her türlü işlemin riski size aittir.
Çevre bildirimi e-postası sorumluluk reddi beyanı
Diğer sorumluluk reddi beyanları sizi para cezalarından ve davalardan korur. Ancak çevre bildirimi sürdürülebilirliğe olan bağlılığınızı gösterir. Alıcıları kağıtsız iletişimi benimsemeye ve e-postaları yalnızca gerektiğinde yazdırmaya teşvik eder.
Şablon #8:
Lütfen bu e-postayı yazdırmadan önce çevreyi düşünün. Basılı kopya gerekliyse, sorumlu bir şekilde imha edilmesini veya geri dönüştürülmesini sağlayın.
Görüş e-postası sorumluluk reddi beyanı
Çalışanlar sizin adınıza haber bültenleri gönderirse, görüş e-postası sorumluluk reddi beyanı kullanabilirsiniz. Gönderenin görüşlerini kuruluşun görüşlerinden ayırır. Bu nedenle kuruluşunuz e-posta içeriğinden sorumlu olmayabilir.
Şablon #9:
Bu e-postada ifade edilen görüşler gönderene aittir. Bunlar [Kuruluşunuzun] resmi konumunu veya görüşlerini yansıtmaz. Bu e-postada sağlanan her türlü içerik yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Bu nedenle, bunu yetkili veya standartlaştırılmış tavsiye olarak değerlendirmeyin.
Otomatik pazarlama e-postası sorumluluk reddi beyanı
E-posta pazarlama kampanyanızın otomatik olduğunu açıklamanız önemlidir. Herhangi bir anormalliğe ilişkin sorumluluğunuzu sınırlar. Ayrıca endişeleriniz veya sorularınız için gerçek müşteri desteği ayrıntılarını da sağlayın.
Şablon #10:
Bu e-posta, [Şirketinizin] pazarlama otomasyon sistemi tarafından otomatik olarak oluşturulmuştur. Lütfen bu e-postayı doğrudan yanıtlamayın. [e-posta adresi] adresinden Müşteri Desteği ile iletişime geçebilir veya [telefon numarası]'nı arayabilirsiniz.
Sarmak
E-posta sorumluluk reddi beyanları başka bir ince baskı parçası gibi görünebilir. Ancak gizlilik, güvenlik ve sorumluluk gibi önemli amaçlara hizmet ederler. E-posta sorumluluk reddi beyanları zorunlu değildir ancak alıcılara riskleri azaltmak istediğinizi gösterir. Ayrıca bilgilerin kötüye kullanılmasını önler ve e-posta içeriğinize ilişkin net beklentiler belirler.
E-posta sorumluluk reddi beyanı örneklerimizi ve şablonlarımızı başlangıç noktası olarak kullanın ve bunları uygunluk, okunabilirlik ve uygulanabilirlik açısından inceleyin.
Kaynaktan Omnisend
Yasal Uyarı: Yukarıda belirtilen bilgiler omnisend.com tarafından Alibaba.com'dan bağımsız olarak sağlanmaktadır. Alibaba.com, satıcının ve ürünlerin kalitesi ve güvenilirliği konusunda hiçbir beyan ve garanti vermez.
