7 Kesalahan Umum Pengadaan Global yang Harus Anda Hindari

Sumber global adalah strategi manajemen rantai pasokan yang memungkinkan perusahaan mendapatkan akses ke sumber daya, barang, dan layanan dari vendor di seluruh dunia. Berbeda dengan pengadaan dalam negeri, yang mirip dengan berbelanja di toko lokal, pengadaan global memberikan paspor bagi bisnis untuk memasuki pasar global.

Berikut adalah beberapa manfaat dari sumber global:

• Pengurangan biaya: Dengan pengadaan global, perusahaan dapat membeli bahan atau jasa dengan biaya lebih rendah dari negara-negara dengan tingkat tenaga kerja yang rendah, kondisi ekonomi yang baik, atau sumber daya yang berlimpah.
• Keanekaragaman sumber daya: Pengadaan global memperluas jangkauan sumber daya yang tersedia, termasuk bahan mentah atau produk yang tidak ditemukan secara lokal. Misalnya, pembuat coklat di AS mungkin mendapatkan kakao langsung dari Ekuador atau Ghana untuk memastikan kualitas tertinggi.
• Keunggulan kompetitif: Beroperasi di pasar yang lebih luas juga dapat menghasilkan keunggulan kompetitif seperti penawaran produk yang unik, proses bisnis yang lebih baik, atau posisi pasar yang lebih baik.

Namun, meski memiliki banyak manfaat, pengadaan global dapat menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan yang tidak berhati-hati dalam melakukan pendekatan. Baca terus untuk mengetahui tujuh kesalahan umum yang dilakukan bisnis saat pertama kali mulai membeli dari pasar global—dan cara menghindarinya!

Daftar Isi
Evaluasi pemasok tidak memadai
Mengabaikan peraturan asing
Kurangnya kejelasan kontrak
Dengan asumsi bahwa pemasok menanggung semua biaya
Ketergantungan jangka panjang tanpa cadangan
Menghindari kunjungan di tempat
Tidak memiliki strategi keluar
Pentingnya pemikiran strategis ketika melakukan pengadaan secara global

1. Evaluasi pemasok yang tidak memadai

Salah satu kesalahan umum yang dilakukan banyak perusahaan ketika melakukan pengadaan dari pasar internasional adalah evaluasi yang tidak memadai terhadap pemasok potensial. Pengawasan ini dapat menyebabkan berbagai masalah, termasuk produk berkualitas rendah, keterlambatan pengiriman, komunikasi yang buruk, dan kerugian finansial. 

Untuk menghindari hambatan dan tantangan ini, dunia usaha harus menerapkan praktik terbaik berikut ketika memilih pemasok potensial:

• Kembangkan proses evaluasi menyeluruh: Membuat yang komprehensif daftar periksa evaluasi pemasok sangat penting dalam menilai kelayakan kemitraan potensial. Daftar periksa ini harus mencakup kriteria untuk mengevaluasi pemasok, memasukkan indikator kinerja utama (KPI) seperti kualitas, waktu pengiriman, biaya, dan komunikasi.
• Lakukan uji tuntas: Investigasi menyeluruh terhadap calon pemasok sangat penting. Hal ini termasuk memverifikasi sertifikasi bisnis, meninjau catatan keuangan, dan mencari umpan balik dari perusahaan/pelanggan lain di industri tersebut. Penelitian ini membantu dunia usaha mengambil keputusan yang tepat dan mencegah potensi gangguan rantai pasokan.
• Minta sampel dan lakukan audit kualitas: Meminta sampel produk sebelum melakukan kontrak jangka panjang memastikan pemasok dapat memenuhi harapan yang disepakati. Audit kualitas yang rutin akan menjaga standar yang tinggi dan memfasilitasi identifikasi awal terhadap potensi masalah.
• Evaluasi kapasitas dan skalabilitas: Mempertimbangkan kemampuan pemasok untuk memproduksi jumlah yang dibutuhkan tepat waktu, bahkan selama periode permintaan puncak, memberikan wawasan mengenai keandalan pemasok. Selain itu, menilai apakah pemasok dapat meningkatkan produksi untuk memenuhi kebutuhan di masa depan sangatlah penting untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang.

2. Mengabaikan peraturan luar negeri

Saat mengadopsi strategi pengadaan global, dunia usaha mendapatkan bahan mentah dan tenaga kerja terampil dari luar negeri. Namun, mengabaikan peraturan bea cukai, undang-undang ketenagakerjaan, dan standar lingkungan hidup di negara asal pemasok dapat mengakibatkan komplikasi hukum, denda, penundaan pengiriman, atau bahkan larangan total terhadap barang impor. 

Misalnya, bahan mentah tertentu dari Tiongkok dikenakan pembatasan ekspor yang ketat, dan tarif tambahan ketika diimpor ke Amerika Serikat. Contoh nyata dari hal ini adalah perusahaan elektronik AS yang mengambil logam tanah jarang dari Tiongkok untuk memproduksi komponen ponsel pintar. 

Tidak menyadari pembatasan ekspor yang ketat oleh Tiongkok dan tarif AS yang menghukum terkait logam-logam ini, perusahaan mungkin menghadapi beberapa tantangan, seperti penundaan pengiriman yang lama karena penundaan pengiriman di bea cukai, dan biaya pendaratan yang jauh lebih tinggi akibat tarif. Dengan tetap mendapatkan informasi, berkolaborasi dengan pakar impor/ekspor, dan memantau perubahan peraturan internasional, dunia usaha dapat berhasil menavigasi kompleksitas pengadaan global.

3. Kurangnya kejelasan kontrak

Dalam dunia perdagangan internasional yang kompleks, aspek penting namun terkadang diabaikan dalam prosedur pengadaan adalah kejelasan kontrak. Kontrak yang tidak jelas atau tidak tepat dapat menyebabkan kesalahpahaman dan konflik, menyebabkan gangguan signifikan pada rantai pasokan dan berdampak buruk pada hubungan di sepanjang lini.

Bayangkan sebuah perusahaan furnitur Perancis yang terlibat dalam kontrak pengadaan kayu mahoni bersertifikat dan bersumber dari Brasil dengan pemasok asal Brasil. Namun, kontrak tersebut tidak jelas dalam mendefinisikan standar keberlanjutan spesifik dan sanksi jika tidak mematuhinya.

Ketika pemasok mengirimkan kayu mahoni yang dipanen dari sumber yang tidak bersertifikat, perusahaan furnitur harus membayar mahal. Hal ini mengundang kritik publik dan berpotensi terkena sanksi dari badan pengawas, sehingga mengakibatkan pelanggaran etika keberlanjutan yang dapat merusak reputasi perusahaan.

Untuk menghindari permasalahan yang merugikan dan merugikan reputasi tersebut, dunia usaha harus membuat kontrak yang jelas, terperinci, dan komprehensif. Kontrak ini harus secara eksplisit merinci ekspektasi pengadaan barang atau jasa, jadwal pengiriman, standar kualitas, sanksi atas ketidakpatuhan, dan syarat pembayaran. Selain itu, proses yang jelas untuk menyelesaikan perselisihan harus disertakan.

4. Dengan asumsi bahwa pemasok menanggung seluruh biaya

Banyak pembeli bisnis pemula berasumsi bahwa pemasok menanggung semua biaya terkait, sehingga memungkinkan mereka menurunkan biaya. Mereka membayar barangnya, dan semuanya tampak tertata dengan baik. Mereka berharap bahwa biaya transportasi, asuransi, dan bahkan bea masuk yang (terkadang) berat akan dikelola dengan lancar oleh pemasok mereka. 

Tanpa mereka sadari, badai pengeluaran tersembunyi menanti di depan mata, siap menguras margin keuntungan mereka. Untungnya, Incoterms hadir untuk menyelamatkan situasi ini! Ini Ketentuan Komersial Internasional mengatur pihak mana yang mengurus pengangkutan, asuransi, dan pajak serta pada tahap apa risiko kiriman dialihkan dari satu pihak ke pihak lain.

Bagi bisnis, memahami istilah-istilah ini bukanlah suatu kemewahan tetapi suatu keharusan! Bayangkan sebuah butik pakaian cantik di New York yang mengimpor karya desainer glamor dari Italia. Pemasok menawarkan harga di bawah EXW (ex Works), yang berarti tanggung jawab mereka berakhir segera setelah pakaian tersebut dikeluarkan dari pabriknya.

Karena mendapatkan keuntungan yang diharapkan, butik tersebut setuju — hanya untuk menghadapi kenyataan pahit. Mereka sekarang bertanggung jawab atas biaya pengambilan pakaian dari pabrik Italia, mengirimkannya melintasi Atlantik, melewati bea cukai AS, dan akhirnya mengangkutnya ke butik mereka di Manhattan. Memahami dan menggunakan Incoterms seperti EXW, FOB, CIF, dan lainnya dapat menghemat (atau mempersiapkan) pengecer dari biaya tak terduga ini.

5. Ketergantungan jangka panjang tanpa cadangan

Kesalahan pengadaan global lainnya yang umum terjadi adalah terlalu bergantung pada satu pemasok. Dengan lebih sedikit negosiasi, lebih sedikit dokumen, dan kualitas produk yang konsisten, hal ini mungkin tampak seperti mimpi yang menjadi kenyataan. Namun, ketergantungan jangka panjang tanpa rencana cadangan dapat menciptakan kerentanan yang serius.

Ambil contoh, pengecer mainan Eropa yang membeli rangkaian mainan mewah tertentu dari produsen Cina. Misalkan kiriman dalam jumlah besar diterima dengan cacat produksi dalam beberapa batch, sehingga mainan tersebut tidak layak untuk dijual. Jika ini adalah satu-satunya pemasok mereka, toko mungkin akan kosong, dan pelanggan akan kecewa, tepat sebelum liburan tiba.

Untuk memitigasi risiko ini, strategi pengadaan global yang kuat sangatlah penting. Salah satu pendekatan tersebut adalah dengan mendiversifikasi basis pemasok, yang melibatkan banyak pemasok dari berbagai lokasi geografis. Perusahaan dapat mengkategorikan pemasok ke dalam tingkatan berbeda berdasarkan faktor-faktor seperti riwayat kinerja, biaya, kualitas, dan keandalan:

1. Pemasok utama adalah tujuan untuk operasi normal. Mereka biasanya dapat diandalkan, menawarkan harga yang kompetitif, dan dapat memenuhi kebutuhan volume.
2. Pemasok sekunder adalah cadangan ke pemasok utama. Mereka mampu meningkatkan produksi bila diperlukan dan diposisikan untuk menggantikan posisi utama jika terjadi kesalahan.
3. Pemasok tersier dapat berfungsi sebagai cadangan darurat. Harga, kualitas, atau waktu tunggu mereka mungkin tidak sekompetitif pemasok primer atau sekunder, namun mereka masih dapat memenuhi kebutuhan bisnis dalam keadaan darurat.

6. Menghindari kunjungan lapangan

Kemajuan digital telah menyederhanakan komunikasi dan proses dalam pengadaan global, menyebabkan bisnis sangat bergantung pada interaksi virtual untuk memahami operasi pemasok mereka. Namun interaksi digital ini hanya memberikan gambaran yang belum lengkap. Hal ini serupa dengan melihat suatu produk melalui etalase toko—kita dapat melihat apa yang ditampilkan namun kehilangan detail pentingnya.

Di sisi lain, kunjungan lapangan memberikan wawasan mendalam mengenai area-area yang tidak dapat ditiru oleh platform digital. Misalkan sebuah perusahaan elektronik Eropa membeli kapasitor dari pemasok Cina. Interaksi mereka, yang terutama dilakukan secara online, telah membuat perusahaan percaya bahwa pemasok merekalah yang memproduksi produk-produk tersebut. 

Namun, kunjungan lapangan menunjukkan skenario yang berbeda—pemasok adalah pedagang, bukan produsen. Pabrikan sebenarnya adalah entitas lain yang berbasis di lokasi berbeda dengan standar kendali mutu yang kurang ketat. Apakah ini berarti dunia usaha harus menghindari pengadaan dari negara-negara yang sulit melakukan kunjungan langsung? Sama sekali tidak. 

Untungnya, inovasi digital seperti Virtual Reality Alibaba.com (VR) ruang pamer menjembatani kesenjangan tersebut. Ruang pamer digital ini memungkinkan pemasok untuk menampilkan produk mereka dalam lingkungan virtual 360 derajat yang terperinci. Ini sangat mirip dengan pengalaman berbelanja di dalam toko, hampir menghapus batasan geografis.

Check out Ruang pamer VR dari pemasok kemasan plastik, misalnya. Pelaku bisnis dapat memperoleh pemahaman awal tentang produk melalui tur pabrik yang dipandu AI. Mereka dapat melihat mesin pencetakan berkecepatan tinggi yang digunakan dalam produksi, dan mengamati pengoperasiannya dalam video.

7. Tidak mempunyai strategi keluar

Hubungan bisnis apa pun, termasuk hubungan dengan pemasok, terkadang berjalan berbeda dari yang diharapkan. Faktor-faktor seperti kesalahpahaman, kondisi pasar yang bergejolak, atau ketidakselarasan budaya dapat mengharuskan diakhirinya hubungan ini. 

Dalam kasus seperti ini, tanpa strategi keluar yang disusun secara hati-hati, proses penghentian kontrak pengadaan global bisa menjadi sangat rumit. Dampaknya bisa memakan waktu, mahal, dan berpotensi merusak reputasi bisnis.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dipertimbangkan oleh bisnis untuk mengembangkan strategi keluar yang efektif:

1. Analisis kontrak saat ini: Audit persyaratan kontrak yang ada dengan cermat. Perhatikan baik-baik klausul tentang pemutusan kontrak. Misalnya, pemberitahuan 60 hari untuk penghentian mungkin diperlukan sesuai kontrak.
2. Tentukan tujuan yang jelas: Catat hasil tepat yang diinginkan dari strategi keluar. Hal ini dapat berkisar dari meminimalkan downtime dan memitigasi risiko hukum hingga mengendalikan implikasi finansial.
3. Libatkan pemasok baru: Memiliki pemasok cadangan yang andal merupakan bagian integral untuk meminimalkan gangguan dalam rantai pasokan. Mulailah hubungan dengan melakukan pemesanan yang jauh lebih kecil dari ukuran batch biasa – sekitar sepersepuluh. Setelah pemasok berulang kali berhasil memenuhi pesanan ini, dan kepercayaan diri tumbuh, secara bertahap tingkatkan ukuran pesanan.
4. Kembangkan rencana transisi: Hal ini dapat mencakup transfer pengetahuan kepemilikan atau penyediaan sumber daya penting kepada pemasok baru untuk memastikan kelangsungan operasional. Misalnya, jika pemasok saat ini menyediakan suku cadang kendaraan yang disesuaikan, rencana transisi mungkin memerlukan pembagian desain, spesifikasi, atau bahkan metodologi pemasangan khusus dengan pemasok baru.

Pentingnya pemikiran strategis ketika melakukan pengadaan secara global

Tujuh kesalahan ini menggarisbawahi pentingnya menjaga ketekunan dan pemikiran strategis sambil mengembangkan strategi pengadaan global. Dengan melihat lebih dari sekadar daya tarik harga terendah dari pemasok asing yang menggiurkan, dunia usaha dapat mengarahkan diri mereka pada jalur menuju kesuksesan jangka panjang.

Ingin tahu bagaimana cara memulai pengadaan global yang strategis? Lihat ini Templat 7 langkah untuk mempelajari cara menemukan pemasok yang tepat, menegosiasikan harga terbaik, dan mengelola rantai pasokan dengan lebih baik dari sebelumnya!