Inventaris adalah tulang punggung organisasi mana pun. Ini adalah sumber kehidupan yang membuat perusahaan tetap berjalan, dan perlu dikelola dengan hati-hati dan presisi. Mempertahankan tingkat inventaris yang memadai dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan bisnis apa pun.
Sayangnya, 46% bisnis kecil dan menengah (UKM) tidak melacak inventaris atau menggunakan metode manual. Hal ini dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti ketidakmampuan untuk memenuhi pesanan tepat waktu, kehilangan penjualan karena kehabisan stok, dan arus kas yang terbuang akibat kelebihan persediaan.
Dengan mengurangi kehabisan stok dan kelebihan stok melalui manajemen inventaris yang efektif, bisnis dapat menurunkan biaya inventaris sebanyak mungkin 10%. Tetapi bagaimana tepatnya bisnis mencapai tingkat efisiensi ini dalam mengelola inventaris mereka? Dan teknik manajemen inventaris mana yang sempurna?
Teruslah membaca untuk mempelajari peran manajemen inventaris dalam rantai pasokan, dan cara membuat sistem manajemen inventaris yang efektif menggunakan strategi yang telah dicoba dan terbukti!
Daftar Isi
Apa manajemen persediaan dalam rantai pasokan?
Apa saja jenis persediaan dalam manajemen rantai pasokan?
6 metode untuk manajemen persediaan yang efektif
Bagaimana cara mengembangkan sistem manajemen inventaris yang efektif?
Manfaatkan Alibaba Cloud untuk mengotomatiskan manajemen inventaris
Apa manajemen persediaan dalam rantai pasokan?
Manajemen inventaris adalah aspek inti dari manajemen rantai pasokan yang berhubungan dengan menjaga keseimbangan stok yang tepat dalam bisnis. Pada intinya, ini adalah proses sistematis perencanaan dan pengendalian pemesanan, produksi, dan penyimpanan barang yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis, mulai dari bahan mentah hingga barang jadi.
Manajemen inventaris memungkinkan bisnis untuk memastikan semua suku cadang dan komponen tersedia dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat, mencegah skenario overstocking atau understocking. Dengan mengurangi kelebihan stok, bisnis menghilangkan biaya yang tidak perlu dan membebaskan sumber daya yang jika tidak terikat di gudang.
Persediaan strategis dan perencanaan logistik memungkinkan bisnis mengantisipasi periode permintaan tinggi, meminimalkan kebutuhan untuk memproduksi berlebihan atau pesanan terburu-buru melalui proses produksi. Selain itu, menghindari kelangkaan dengan memantau tingkat persediaan secara hati-hati berarti tidak perlu bersusah payah untuk menemukan produk di saat-saat terakhir, sehingga aliran barang lancar.
Apa saja jenis persediaan dalam manajemen rantai pasokan?
Dalam manajemen rantai pasokan, memahami berbagai jenis inventaris sangat penting untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang efektif. Ada empat kategori utama persediaan yang sangat penting untuk bisnis manufaktur: bahan mentah, barang setengah jadi, barang jadi, dan item MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan operasi).
Bahan baku
Bahan baku merupakan komponen pertama dalam proses produksi, yang bersumber dari pemasok dan digunakan sebagai input untuk membuat produk jadi. Bahan-bahan ini tidak dijual langsung ke pelanggan. Misalnya, toko kue mungkin membeli tepung, gula, dan telur sebagai bahan mentah yang dibutuhkan untuk membuat kue mereka.
Pekerjaan dalam proses
Persediaan barang dalam proses merupakan bagian yang telah diproduksi tetapi belum selesai. Item ini mungkin menunggu pengemasan, pelabelan, atau pemrosesan tambahan sebelum siap untuk dijual. Contohnya adalah produk di jalur perakitan, seperti sepeda rakitan sebagian atau telepon pintar yang menunggu pemasangan layar.
Barang jadi
Barang jadi mencakup produk akhir yang siap untuk dijual. Mereka mungkin dijual langsung ke pelanggan, atau mungkin dikirim ke pihak lain untuk diproses lebih lanjut sebelum dijual. Toko pakaian, misalnya, akan memiliki barang jadi seperti kemeja, celana, dan jaket yang dipajang rapi di rak untuk dibeli pelanggan.
barang MRO
Item MRO meliputi suku cadang, peralatan, dan peralatan yang diperlukan untuk operasi, pemeliharaan, dan perbaikan mesin dan proses. Mulai dari komponen kecil seperti sekrup dan baut hingga bahan habis pakai seperti tinta printer dan perlengkapan kantor lainnya, seperti pulpen dan penjepit kertas. Misalnya, perusahaan percetakan akan membutuhkan kartrij tinta, kertas, dan berbagai komponen pengganti untuk mesin mereka guna memastikan kelancaran pengoperasian.
6 metode untuk manajemen persediaan yang efektif
Manajemen inventaris bisa sangat menyebalkan—memakan waktu, membosankan, dan membingungkan bahkan bagi manajer yang paling berpengalaman sekalipun. Tetapi dengan teknik dan strategi yang tepat, sebenarnya jauh lebih sederhana dari yang Anda kira. Berikut adalah enam umum teknik manajemen persediaan yang dapat membantu bisnis melacak inventaris mereka:
Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO)
Grafik Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO) metode manajemen inventaris beroperasi berdasarkan prinsip bahwa barang yang diterima terlebih dahulu harus dijual/digunakan terlebih dahulu, memastikan perputaran stok yang sistematis dan efisien. Pendekatan ini tidak hanya membantu menjaga kualitas produk tetapi juga berkontribusi untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pembusukan. Selain itu, metode FIFO memberikan catatan stok yang akurat, yang pada gilirannya menyederhanakan pelacakan inventaris dan proses evaluasi.
Contoh praktis penerapan metode FIFO terlihat di kedai kopi yang menjual kue-kue segar. Dengan menempatkan kue-kue yang dipanggang pada hari sebelumnya di bagian depan etalase, kedai kopi mendorong pelanggan untuk membelinya terlebih dahulu. Akibatnya, toko memaksimalkan kesegaran, mengurangi pemborosan karena makanan yang sudah basi atau kadaluwarsa, dan mengelola inventarisnya secara efisien untuk menjaga kualitas dan daya tarik penawarannya.
Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO)
Grafik Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO) metode bekerja secara terbalik ke FIFO konsep, menetapkan bahwa barang yang paling baru diterima harus dijual terlebih dahulu. Pendekatan ini membantu bisnis mengurangi biaya yang terkait dengan rotasi, penyimpanan, dan penanganan inventaris, terutama untuk barang yang tidak mudah rusak dan terlihat identik. LIFO sangat menguntungkan ketika berurusan dengan barang-barang yang memiliki biaya penyimpanan tinggi atau berukuran besar, membuatnya sulit untuk sering dipindahkan.
Menggunakan metode LIFO menyediakan bisnis dengan cara untuk mengatasi inflasi harga pokok, karena mengasumsikan unit terbaru, dan mungkin lebih mahal, dijual terlebih dahulu. Contoh praktis dari hal ini dapat dilihat di tempat penebangan kayu. Karena pengiriman kayu baru biasanya ditumpuk di atas yang lama, pekerja mengambil bagian paling atas terlebih dahulu untuk pelanggan, sehingga mengikuti metode LIFO.
Tepat Waktu (JIT)
Grafik Tepat waktu (JIT) metode manajemen inventaris, pertama kali diperkenalkan oleh Toyota Motor Corporation, menekankan menjaga tingkat stok minimal dan memesan barang tepat saat dibutuhkan. Pendekatan ini bergantung pada perkiraan permintaan yang akurat dan kemitraan rantai pasokan yang terkoordinasi dengan baik, yang memungkinkan bisnis mengurangi biaya penyimpanan, pengangkutan, dan keusangan yang terkait dengan kelebihan stok.
Contoh utama implementasi JIT dapat dilihat di perusahaan manufaktur otomotif. Misalnya, jalur perakitan dapat menerima komponen penting seperti mesin, transmisi, atau sistem pengereman tepat sebelum dipasang pada kendaraan. Pendekatan ini mengurangi kebutuhan akan penyimpanan di lokasi yang ekstensif, meminimalkan biaya pengangkutan, dan memastikan rantai pasokan yang lebih lancar dan lebih responsif.
Analisis ABC
Analisis ABC adalah teknik manajemen inventaris yang mengklasifikasikan item inventaris menjadi tiga kategori berdasarkan nilai dan kepentingannya: item A bernilai tinggi, item B bernilai sedang, dan item C bernilai rendah.
Metode kategorisasi ini mengikuti prinsip Pareto, atau aturan 80/20, yang menunjukkan bahwa 20% item dapat mencapai sekitar 80% dari nilai inventaris. Tujuannya adalah untuk membantu bisnis memfokuskan lebih banyak sumber daya pada barang yang paling berharga (item A) sekaligus mengurangi pengeluaran yang tidak perlu untuk barang bernilai rendah (item C).
Untuk mengilustrasikan metode ini, pertimbangkan toko buku yang menjual berbagai macam produk. Barang bernilai tinggi, seperti buku edisi terbatas dan bahan belajar yang mahal, dapat dikategorikan sebagai 'A' item dan diberikan prioritas untuk penempatan dan penyetokan ulang.
Sementara itu, novel laris dengan harga sedang bisa menjadi 'B' item dan item bernilai lebih rendah seperti alat tulis dan bookmark termasuk dalam kategori 'C'. Dengan pendekatan ini, toko buku dapat mengelola inventarisnya dengan lebih baik, mengoptimalkan ruang raknya, dan meningkatkan profitabilitas.
Perencanaan Kebutuhan Bahan (MRP)
Perencanaan Kebutuhan Bahan (MRP) adalah metode manajemen persediaan yang menggunakan bill of material (BOM) untuk menentukan jumlah yang tepat dari setiap komponen yang dibutuhkan berdasarkan perkiraan penjualan dan perkiraan waktu produksi.
BOM mencantumkan semua komponen yang diperlukan untuk produk jadi, memungkinkan sistem MRP untuk memecah produk, mengidentifikasi bahan baku yang dibutuhkan, dan mendistribusikannya sesuai kebutuhan. MRP mengelola materi ini, melacaknya dari penerimaan hingga pengiriman dan sepanjang siklus hidupnya.
Menerapkan MRP memungkinkan koordinasi produksi, pembelian, dan jadwal pengiriman yang lebih baik, menghasilkan tingkat stok dan biaya penyimpanan yang diminimalkan. Ini juga memberikan pendekatan terstruktur untuk perencanaan, meminimalkan kehabisan stok, dan mengurangi waktu tunggu.
Sebagai contoh, pertimbangkan produsen elektronik yang memproduksi smartphone. Sistem MRP akan memperhitungkan banyak komponen yang dibutuhkan, seperti microchip, prosesor, dan casing. Berdasarkan perkiraan penjualan dan tujuan produksi, sistem menentukan jumlah dan waktu yang diperlukan untuk setiap item dan menginformasikan departemen terkait untuk pengadaan atau pembuatan komponen yang sesuai.
Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ)
Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ) adalah teknik manajemen persediaan yang menentukan jumlah barang yang optimal untuk dipesan dari pemasok untuk meminimalkan total biaya yang terkait dengan pemesanan dan penyimpanan persediaan. Metode ini mengasumsikan permintaan yang stabil untuk produk tetapi, dalam dunia nyata yang tidak dapat diprediksi dan berfluktuasi, dapat disesuaikan.
Model EOQ berupaya untuk menyeimbangkan biaya pemesanan yang terlalu sering (yang meningkatkan biaya pemesanan) dan pemesanan yang terlalu banyak (meningkatkan biaya penyimpanan), dengan tujuan mencapai keseimbangan yang paling hemat biaya di antara keduanya.
Misalnya, bayangkan sebuah toko ritel memesan sebaris kaos dari pemasok. Dengan menggunakan model EOQ, toko dapat menghitung jumlah pesanan optimal yang meminimalkan biaya kumulatif terkait pemesanan, pengiriman, dan penyimpanan. Katakanlah, misalnya, mereka menentukan bahwa EOQ mereka adalah 500 unit. Ini berarti bahwa kapan pun mereka perlu mengisi ulang lini kaos khusus ini, idealnya mereka harus memesan 500 unit sekaligus untuk mencapai total biaya terendah.
Bagaimana cara mengembangkan sistem manajemen inventaris yang efektif?
Sistem manajemen inventaris yang baik dapat menjadi pembeda antara bisnis yang berkembang pesat dan bisnis yang terganggu oleh kehabisan stok, kelebihan stok, dan kelebihan inventaris. Untuk mempermudah, berikut adalah proses 4 langkah yang akan membantu bisnis menciptakan sistem manajemen inventaris yang efektif untuk operasi gudang mereka:
Evaluasi status inventaris Anda
Langkah pertama dalam mengembangkan sistem manajemen inventaris yang efektif membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang status inventaris saat ini. Evaluasi ini bukanlah penghitungan item yang sederhana, melainkan analisis mendalam yang mempertimbangkan jenis inventaris, jumlah setiap item, data penjualan, kondisi penyimpanan, dan efisiensi proses pengiriman dan penerimaan.
Berikut adalah perincian sederhana tentang cara mengevaluasi status inventaris:
Katalog inventaris
Pertama dan terpenting, identifikasi dan buat daftar setiap jenis inventaris dalam bisnis. Ini dapat berkisar dari:
- Bahan baku
- Barang dalam proses
- Produk jadi
- persediaan MRO
Menentukan tingkat persediaan
Selanjutnya, hitung jumlah yang tepat dari setiap jenis persediaan. Dengan demikian, bisnis akan meletakkan angka aktual terhadap setiap kategori inventaris.
Analisis penjualan dan permintaan
Sekarang saatnya menganalisis data penjualan dan memproyeksikan permintaan di masa depan. Sedikit pekerjaan detektif ini akan membantu bisnis memprediksi produk mana yang cenderung diminati dan mana yang mungkin mandek.
Mengevaluasi proses pengiriman dan penerimaan
Terakhir, evaluasi proses pengiriman dan penerimaan. Apakah ada area yang sering terjadi keterlambatan? Apakah Anda melihat adanya inefisiensi yang dapat diperbaiki?
Pilih metode manajemen inventaris
Setelah mengevaluasi status inventaris secara komprehensif, langkah selanjutnya adalah menentukan metode manajemen inventaris yang tepat untuk diterapkan. Tabel di bawah mengilustrasikan skenario bisnis yang ideal untuk berbagai teknik manajemen inventaris:
| Metode manajemen persediaan | Kasus penggunaan bisnis |
| FIFO (Masuk Pertama, Keluar Pertama) | Cocok untuk bisnis yang berurusan dengan barang yang mudah rusak |
| LIFO (Masuk Terakhir, Keluar Pertama) | Cocok untuk barang yang tidak cepat usang |
| JIT (Tepat Waktu) | Optimal ketika permintaan dapat diprediksi dan bisnis ingin menghemat biaya penyimpanan |
| Analisis ABC | Ideal untuk bisnis dengan berbagai item dengan nilai yang bervariasi |
| MRP (Perencanaan Kebutuhan Bahan) | Terbaik untuk bisnis dengan manajemen produksi yang kompleks |
| EOQ (Jumlah Pesanan Ekonomi) | Berfungsi paling baik untuk bisnis yang ingin menemukan keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan |
Cara lain untuk menentukan strategi terbaik untuk manajemen persediaan adalah melalui KPI logistik. Tabel di bawah mencocokkan berbagai indikator kinerja utama dan jenis metode inventaris yang sesuai untuk perbandingan yang lebih mudah:
| KPI inventaris | Penjelasan | Metode manajemen persediaan |
| Perputaran persediaan | Perputaran yang tinggi berarti penjualan yang sering dan operasi inventaris yang efektif | FIFO (Masuk Pertama, Keluar Pertama), LIFO (Masuk Terakhir, Keluar Pertama) |
| Pemanfaatan gudang | Pemanfaatan yang tinggi berarti penggunaan ruang yang efisien | JIT (Just-In-Time), analisis ABC |
| Memesan waktu siklus | Waktu siklus pendek berarti pemenuhan pesanan cepat | MRP (Perencanaan Kebutuhan Material), EOQ (Economic Order Quantity) |
Menerapkan perangkat lunak manajemen gudang (WMS)
Setelah menilai status inventaris secara menyeluruh dan menentukan metode manajemen inventaris yang paling sesuai, sekarang saatnya memperkenalkan teknologi yang akan menghubungkan dan merampingkan semua aspek pelacakan inventaris dengan mulus.
Perangkat lunak manajemen gudang (WMS) adalah aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk mengoptimalkan fungsionalitas gudang dan manajemen pusat distribusi. Ini membantu bisnis dalam mengendalikan dan mengelola operasi gudang sejak barang atau bahan memasuki gudang sampai mereka pindah.
Tinjau dan perbaiki secara teratur
Manajemen inventaris bukanlah formula set-and-forget; itu adalah proses yang konstan. Analisis persediaan reguler melibatkan serangkaian pertanyaan terkait yang membantu menilai efisiensi dan efektivitas sistem manajemen persediaan saat ini. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:
- Apakah Anda memenuhi tujuan perputaran inventaris Anda?
- Seberapa sering Anda menghadapi situasi kehabisan stok?
- Apakah ruang gudang dioptimalkan?
- Berapa banyak yang Anda keluarkan untuk biaya penyimpanan?
- Apakah ada item dalam stok yang usang atau rusak?
Ingat, tujuannya di sini bukan untuk mencapai kesempurnaan dalam satu sapuan tetapi terlibat dalam perbaikan bertahap yang berkelanjutan.
Manfaatkan Alibaba Cloud untuk mengotomatiskan manajemen inventaris
Kebutuhan akan pelacakan inventaris waktu nyata, akurasi lokasi, dan pengisian ulang otomatis menjadi lebih penting dari sebelumnya, terutama untuk bisnis dengan gudang multi-lokasi. Dengan Alibaba Cloud solusi, sekarang mungkin untuk mendefinisikan kembali cara manajemen inventaris ditangani.
Misalnya, Layanan Komputasi Elastis (ECS) memungkinkan bisnis menyesuaikan sistem manajemen gudang mereka dengan lancar untuk memenuhi kebutuhan yang terus meningkat, didukung oleh kemampuan komputasi performa tinggi dan CPU Intel terbaru.
Selain itu, Layanan Basis Data Relasional yang dikelola sepenuhnya oleh Alibaba Cloud (RDS) tidak hanya membantu bisnis dalam membangun basis data inventaris yang sangat terorganisir, tetapi juga memastikan bahwa basis data tersebut mudah diakses.
Dan untuk bisnis yang melihat tindakan prediktif, Data Lake Analytics tanpa server dan berkinerja tinggi dari Alibaba Cloud (DLA) layanan menyediakan pembangkit tenaga pemrosesan data. DLA dapat digunakan untuk perkiraan penjualan dan permintaan, memprediksi arus masuk dan keluar inventaris, dan mengoptimalkan tingkat inventaris dengan memproses data terstruktur, semi-terstruktur, dan tidak terstruktur dalam jumlah besar.
Last but not least, Blockchain sebagai Layanan Alibaba Cloud (Baas) memastikan transparansi ujung ke ujung dalam melacak item inventaris dari asalnya ke tujuan. Dengan menggunakan BaaS, bisnis mendapatkan kepercayaan bahwa tidak ada pesanan duplikat yang dibuat sebelum barang mencapai rak gudang.
Seperti yang telah kita lihat, banyak tantangan manajemen inventaris, tetapi solusinya terletak pada sistem otomasi cerdas dan pergudangan yang dioptimalkan. Dari pelacakan inventaris yang lebih baik hingga penanganan pengiriman yang halus, inilah semua yang perlu Anda ketahui sistem manajemen gudang!
Mencari solusi logistik dengan harga kompetitif, visibilitas penuh, dan dukungan pelanggan yang mudah diakses? Lihat Pasar Logistik Alibaba.com hari ini.
