Manajemen waktu merembes ke setiap bagian kehidupan, mulai dari pekerjaan dan rencana hingga hobi dan hubungan. Mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk meluangkan waktu untuk belajar tentang manajemen waktu, tetapi seperti halnya banyak tugas, meluangkan waktu di awal untuk merencanakan secara efektif akan mengurangi keseluruhan waktu yang dihabiskan, sehingga meningkatkan efisiensi Anda.
Selain itu, dengan mempelajari berbagai teknik manajemen waktu dan menyempurnakan serta mempraktikkannya, Anda akan menemukan bahwa teknik ini mulai meresap ke dalam banyak bagian kehidupan Anda. Jadi, jika Anda ingin maju, bacalah beberapa cara hebat untuk mengatur jadwal dan meningkatkan produktivitas Anda.
Daftar Isi
Apa itu manajemen waktu dan mengapa itu penting?
Menjadi serius: Kiat dan peretasan manajemen waktu
Manajemen waktu: Fondasi
Kesimpulan
Apa itu manajemen waktu dan mengapa itu penting?
Mengelola waktu Anda secara efektif, atau memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik, adalah kunci dalam keberhasilan setiap proyek. Manajemen waktu proyek dapat berarti perbedaan antara memiliki karier yang sukses dan kehidupan rumah tangga yang bahagia, atau selalu berada di belakang yang disertai dengan serangkaian stres tambahan.
Untungnya, ada banyak cara seseorang dapat meningkatkan manajemen waktu. Ini termasuk keterampilan manajemen waktu dasar, seperti menulis daftar, menggunakan alat manajemen waktu, seperti aplikasi, atau bahkan mempekerjakan seorang asisten.
Menjadi serius: Kiat dan peretasan manajemen waktu
Mengingat nilai manajemen waktu untuk pekerjaan dan kehidupan, mari kita lihat alat dan strategi manajemen waktu yang dapat membantu seseorang untuk tetap unggul.
1. Buat daftar “To Do”: Sistem kartu catatan
Daftar dapat menjadi cara yang sangat jelas dan komprehensif untuk menyusun hari Anda dan dapat membantu Anda mengatur dan mengelompokkan tugas sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, mereka dapat membantu Anda menghargai seberapa banyak yang telah Anda lakukan.
Salah satu sistem pencatatan yang direkomendasikan untuk perencanaan waktu adalah sistem kartu catatan. Sebelum tidur, tuliskan 3-5 hal yang ingin Anda selesaikan keesokan harinya di kartu berukuran 3x5. Hari berikutnya, bekerjalah untuk menyelesaikan tugas-tugas itu — jika Anda mengelolanya, maka itu adalah hari yang sukses. Namun, keajaibannya adalah bahwa pada hari yang sama Anda harus menulis semua hal lain yang Anda lakukan hari itu (hal-hal yang berguna saja) di bagian belakang kartu. Di penghujung hari, lihat daftar dan bagian belakang kartu untuk melihat seberapa banyak yang sebenarnya Anda lakukan hari itu. Ini akan membantu Anda tetap termotivasi, bahkan jika Anda tidak menyelesaikan daftar “To Do” Anda, Anda menyelesaikan banyak hal lainnya.
2. Hancurkan: Metode keju Swiss
Setelah menulis daftar, memprioritaskan dan mengelompokkan tugas bersama, dan bersiap untuk memulai, Anda mungkin masih merasa ingin menunda-nunda. Hal ini sering terjadi karena suatu tugas tampaknya terlalu besar untuk ditangani, sehingga menimbulkan dorongan untuk menghindarinya. Untuk menghentikan hal ini terjadi, pecahkan menjadi tugas-tugas kecil yang sederhana.
Grafik Metode keju Swiss mendorong pekerja untuk melihat tugas sebagai balok keju, yang mulai mereka lubangi dengan menyelesaikan tindakan cepat dan sederhana yang terkait dengan tugas itu. Sebelum Anda menyadarinya, keju akan penuh dengan lubang (seperti keju Swiss) dan tugas akan selesai.
3. Prioritaskan: Matriks Eisenhower
Diciptakan oleh Presiden Eisenhower dari AS, grafik empat bagian ini memungkinkan pekerja memprioritaskan dan mengalokasikan waktu mereka dengan bijak. Itu Matriks Eisenhower menyediakan empat kategori:
- Penting dan mendesak: Tugas di sini harus dilakukan sebagai prioritas, tetapi penting untuk tidak menambahkan terlalu banyak tugas di sini karena kategori lain juga membutuhkan waktu.
- Mendesak tetapi tidak penting: Juga dikenal sebagai kotak "delegasi", kategori ini adalah untuk tugas-tugas yang mendesak, seperti membalas klien, tetapi tidak penting dalam arti bahwa tugas tersebut mungkin tidak terlalu produktif. Jenis tugas ini dapat didelegasikan, jika memungkinkan.
- Tidak mendesak tetapi penting: Tugas-tugas ini dapat dianggap paling produktif, karena Anda dapat meluangkan waktu untuk melakukannya dengan benar. Namun, jangan biarkan mereka sampai berpikir terakhir bahwa mereka tidak mendesak, karena jika tidak mereka akan menyerang kategori "penting dan mendesak" Anda.
- Tidak penting dan tidak mendesak: Tugas-tugas ini harus dicantumkan untuk membantu Anda melihat di mana waktu Anda tidak digunakan dengan cara yang paling efektif. Akan ada beberapa tugas penting yang mungkin tidak begitu penting, seperti sesi ikatan tim. Ini dapat dijadwalkan, namun, seseorang harus memastikan bahwa mereka mengambil sebagian kecil dari waktu seseorang.
4. Tetapkan batas waktu dengan istirahat: Teknik Pomodoro
Sebuah strategi manajemen waktu yang relatif sederhana yang bekerja dengan baik untuk tugas-tugas yang membosankan Teknik pomodoro terdiri dari bekerja dalam blok 25 hingga 30 menit untuk pekerjaan tanpa gangguan diikuti dengan istirahat singkat 2 hingga 3 menit. Setiap kali satu blok selesai, itu ditandai dengan X di buku catatan. Teknik ini tidak hanya membantu individu menjadi lebih fokus, tetapi juga membantu menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk tugas tertentu.
5. Bantuan AI: Aplikasi untuk memblokir gangguan atau memblokir waktu istirahat
Bagi mereka yang membutuhkan beberapa aplikasi bermanfaat untuk membantu mematikan gangguan dan meningkatkan manajemen waktu, Jadilah Fokus Pro, Kontrol diri, dan Kebebasan adalah opsi yang membantu dengan menonaktifkan akses Anda ke aplikasi tertentu untuk jangka waktu tertentu. Bagi mereka yang ingin memblokir waktu, dengan alarm dan pengingat Alihkan Trek dan Timer Pomodoro adalah pilihan yang baik. Menggunakan aplikasi dapat menghentikan Anda memeriksa ponsel Anda dengan dalih "hanya melihat" jika seseorang mengirim pesan, atau sekadar "memeriksa waktu".
6 Jangan langsung menjawab
Banyak waktu yang bisa hilang jika Anda menjawab setiap pesan atau email yang masuk. Menjawab terus menerus sepanjang hari akan mengganggu alur kerja Anda, artinya Anda lebih rentan terhadap penundaan dan Anda harus kembali ke alur kerja setiap saat. Untuk menghindari hal ini, jadwalkan dua atau tiga pemeriksaan batch untuk email Anda sehari, tambahkan tugas baru Anda ke daftar Anda, atau bagian belakang kartu Anda jika menggunakan sistem kartu catatan.
7 Sebelum rapat, tentukan hasil yang Anda inginkan
Buat rapat Anda singkat dan hindari kehilangan waktu untuk rapat panjang yang tidak perlu dengan menetapkan hasil yang Anda inginkan sebelum masuk. Catat terlebih dahulu lalu centang saat Anda melakukannya, dan jika Anda merasa menyimpang dari jalur, konsultasikan hasil yang diinginkan itu lagi dan membawa pertemuan kembali ke topik.
8 Manfaatkan waktu tunggu sebaik-baiknya
Ini mungkin tampak jelas, tetapi pikirkan semua waktu yang Anda habiskan untuk menunggu - tidak bisakah Anda memanfaatkan waktu itu dengan lebih baik? Lain kali Anda menunggu di ruang tunggu dokter atau dokter gigi, untuk kereta api, untuk teman, di bus, dan banyak contoh lainnya, tandai beberapa hal dari daftar Anda — ini bahkan bisa saja mengikuti beberapa bacaan.
Manajemen waktu: Fondasi
Sebelum membayar untuk aplikasi atau guru manajemen waktu, penting untuk terlebih dahulu mencoba membuat beberapa struktur dasar dalam kehidupan sehari-hari Anda. Tidak ada alat manajemen waktu yang dapat membantu jika Anda tidak tidur atau makan dengan benar. Jadi ada baiknya juga meninjau beberapa aspek produktivitas dan manajemen waktu yang lebih mendasar:
1. Burung awal menangkap cacing
Setiap orang pernah mendengar cerita tentang bagaimana CEO manusia super, seperti Elon Musk atau Jeff Bezos, semuanya bangun pagi. Narasi ini dicerminkan oleh banyak orang sukses, dengan yang paling menonjol mungkin adalah CEO Apple Tim Cook, yang naik daun 3:45am setiap pagi untuk mengerjakan email dan berolahraga. Jangan putus asa, karena tidak perlu terlalu drastis, tetapi jelas bahwa memulai lebih awal adalah kunci kesuksesan. Bangkit sebelum orang lain berarti Anda memiliki lebih banyak waktu dalam sehari, memungkinkan keseimbangan yang sehat antara pekerjaan, olahraga, dan waktu istirahat. Namun, catatan utamanya adalah bahwa bangun pagi tidak harus berarti mengorbankan tidur — pikiran yang lelah adalah pikiran yang lamban dan tidak produktif. Jadi, bangun pagi berarti tidur lebih awal.
2. Jangan berjuang untuk kesempurnaan, mulailah sekarang
Tantangan terbesar adalah memulai, entah karena kurangnya kepercayaan diri, alat, atau motivasi — tetapi selama ini menghabiskan waktu menunggu untuk memulai adalah waktu yang terbuang percuma.
Tindakan sederhana untuk memulai adalah apa yang akan mempersiapkan Anda dan membuat kreativitas Anda mengalir; etos kerja dan rencana yang sempurna tidak akan datang begitu saja saat Anda duduk di sofa. Sukses hanya dicapai dengan kerja keras dan ketekunan — hal-hal yang datang dengan keterampilan dan latihan manajemen waktu yang baik.
3. Sering-seringlah berolahraga
Olahraga membantu menjaga pikiran tetap aktif karena darah terus bergerak ke seluruh tubuh. Selain itu, memastikan tubuh Anda sedikit lelah memungkinkan Anda untuk memfokuskan energi mental Anda tanpa merasa gelisah — sehingga membantu Anda menggunakan waktu secara efektif. Berolahraga juga membantu Anda tidur lebih nyenyak, yang merupakan aturan 101 dari manajemen waktu yang efisien.
4. Belajarlah untuk mengatakan tidak
Mengatakan "tidak" adalah salah satu hal tersulit untuk dilakukan, tetapi waktu sangat berharga dan harus diprioritaskan. Jangan mengambil proyek atau membuat komitmen pada sesuatu yang tidak akan menguntungkan Anda atau bisnis Anda jika ada sesuatu yang dapat Anda lakukan saat itu yang akan lebih menguntungkan Anda — dan itu bisa menjadi waktu henti. Mengatakan tidak adalah kunci kesuksesan, tidak hanya untuk manajemen waktu di tempat kerja tetapi juga untuk kesehatan mental Anda.
5. Meluangkan waktu untuk Anda
Perencanaan waktu tidak semua tentang pekerjaan. Mempertahankan keterampilan manajemen waktu yang baik juga tentang meningkatkan kualitas hidup. Untuk alasan ini, penting untuk menjadwalkan waktu untuk pengembangan diri, seperti waktu untuk hobi atau belajar Anda (dan ini tidak harus terkait dengan pekerjaan). Selain itu, menjadwalkan "waktu tidak terstruktur", yang didedikasikan untuk berpikir atau mengikuti insting Anda bisa menjadi cara yang bagus untuk menghasilkan ide-ide baru. Menjadwalkan setidaknya 2-4 jam untuk pertumbuhan diri Anda atau hanya sebagai waktu untuk tidak melakukan apa-apa sangat penting untuk pertumbuhan pribadi dan karier Anda.
Kesimpulan
Manajemen waktu sangat penting bagi semua orang, baik bekerja atau tidak. Menyusun waktu Anda dengan bijak dan memprioritaskan beban kerja atau tugas umum sehari-hari akan membantu Anda meluangkan lebih banyak waktu dan meningkatkan produktivitas. Apakah daftar sederhana dan memprioritaskan sudah cukup untuk Anda, atau jika alat manajemen waktu dan strategi manajemen waktu lebih merupakan panggilan Anda, menemukan keterampilan manajemen waktu yang baik di tempat kerja atau di rumah dapat menjadi mudah (dan menyenangkan!), dan akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari setiap hari.
Tips yang sangat membantu