Diventare un negoziatore di appalti di successo non significa ottenere la vittoria. Si tratta di connettere e costruire una relazione che crei una situazione vantaggiosa per tutti. Se temi la negoziazione, questi suggerimenti ti aiuteranno a trovare il coraggio di affrontare il processo. Partecipa alla prossima riunione con le idee giuste.
Sommario
Fasi del processo negoziale negli appalti
Massime competenze per la negoziazione di contratti di appalto di successo
Conclusione
Fasi del processo negoziale negli appalti
PREPARAZIONE
La preparazione e la ricerca sono fondamentali nel processo di negoziazione degli appalti. Stabiliscono il ritmo per una negoziazione di successo, quindi sono una fase cruciale nei colloqui sugli appalti. Il processo inizia con quanto segue:
Fissazione degli obiettivi di negoziazione
È necessario fissare obiettivi per la negoziazione e includono:
- Prezzo
- Termini di pagamento
- Qualità
- Consegna
– Rapporto qualità prezzo
– Costi di vita del prodotto/servizio
– Servizi post-vendita e manutenzione
– Determinazione dell'importanza del prodotto o del servizio per la tua attività
L'impostazione degli obiettivi ti aiuta a mappare gli aspetti dell'acquisto che puoi o non puoi scendere a compromessi. Pertanto, ti prepari meglio per l'esito della negoziazione invece di concludere ciecamente un accordo con il fornitore.
Ricerca sul fornitore
La preparazione comporta anche la conoscenza del fornitore con cui si ha a che fare. Conduci una ricerca di base sul fornitore per sapere quanto potere contrattuale eserciti su di loro. Ad esempio, un fornitore che gestisce un quasi monopolio è difficile da spostare durante la negoziazione perché l'azienda ha già molti clienti. Al contrario, un nuovo concorrente nel settore delle forniture è disposto a impressionarti e attirarti nella sua impresa, aumentando la sua quota di mercato.
Sviluppo di una strategia di negoziazione
Con i tuoi obiettivi di negoziazione e le informazioni sui fornitori, passi alla fase successiva; sviluppare una strategia. Armati dell'approccio giusto per stabilire obiettivi chiari e identificare i segni dell'accettazione o del rifiuto dell'accordo durante le trattative.
Ad esempio, definisci le tue priorità in merito a prezzi, tempi di consegna e specifiche delle merci. Determina cosa riceverai in cambio per soddisfare la richiesta dell'altra parte, come pagare il prezzo intero per la consegna rapida.
Una strategia ti aiuta anche a rafforzare il tuo potere contrattuale. In questo modo, il fornitore non usa le sue forze negoziali per coglierti impreparato durante la contrattazione.
Selezione del team di negoziazione
Ovviamente, la tua strategia sarebbe inutile se non hai le risorse giuste per articolarla. Pertanto, è necessario selezionare un team di negoziazione competente per aiutarti a contrattare per il giusto accordo con i fornitori. Assicurarsi che i membri del team abbiano le necessarie capacità di negoziazione e corrispondano all'anzianità del team del fornitore.
Valutare altri fornitori
Non limitare le tue opzioni e negozia con un solo fornitore. Un'adeguata preparazione alla negoziazione significa ampliare l'ambito e raggiungere più fornitori per trovare l'offerta migliore.
Informa i fornitori delle offerte che hai ricevuto da altre fonti. Questa tattica di negoziazione aiuta a invogliare i venditori a fornirti l'offerta migliore per aumentare le loro possibilità di ottenere un contratto con te.
Un fornitore con molti concorrenti sarà disposto ad abbinare le loro offerte o a farti un affare migliore in modo che tu li favorisca per un contratto. Supponiamo che tu voglia comprare strumenti di seconda mano; il fornitore 1 negozia per 20,000 unità per $ 5000 con consegna rapida e gratuita e il fornitore 2 offre la stessa quantità di unità per $ 4800. Inoltre, il fornitore 2 ti addebita $ 250 per la consegna standard.
Armati di queste informazioni, puoi negoziare con il fornitore uno e informarlo della quotazione più bassa del concorrente. In alternativa, puoi informare il fornitore 2 della consegna rapida gratuita del concorrente. Lascia che i due fornitori ti facciano delle seconde offerte per scegliere quella più pratica per il tuo business.
Apertura
Presenta un'apertura convincente comunicando in modo preciso e positivo gli aspetti dell'affare che vuoi discutere. Usa le informazioni che hai raccolto mentre ti preparavi a dichiarare la tua posizione e negoziare. Una volta che entrambe le parti sono soddisfatte dei punti di discussione, puoi iniziare il processo.
Tuttavia, è necessario creare un ambiente favorevole affinché la negoziazione proceda agevolmente dalla fase iniziale. In caso contrario, il processo si bloccherà anche prima dell'inizio. Pertanto, è fondamentale costruire un rapporto prima dell'incontro.
Crea una connessione personale con la parte avversaria prima di sederti al tavolo delle trattative. Puoi organizzare una colazione informale o un pranzo in cui discuti di questioni non correlate alla trattativa imminente. Aiuta a creare un'atmosfera amichevole per l'inizio dei colloqui.
Testing
La fase di test consiste nell'informarsi sul miglior prezzo del fornitore per gli ordini all'ingrosso. Quando ottieni il prezzo, proponi la quantità esatta di cui hai bisogno con un'offerta che risuoni con entrambe le parti negoziali. Sii consapevole della tua offerta in modo che né tu né il venditore subiate una perdita se chiudete l'affare con successo.
Questa fase prevede di porre domande e ascoltare attivamente le risposte dell'altra parte. Puoi utilizzare il silenzio come tattica per incoraggiare il fornitore a parlare di più o darti tutto il tempo per riflettere sull'offerta.
proporre
In questa fase, informi il fornitore di ciò che intendi ottenere dalla negoziazione. Il venditore propone anche le loro aspettative sull'affare. Costruendo un solida persuasione implica essere fiduciosi e promuovere i propri interessi nei colloqui.
Se non sei sicuro della tua proposta, puoi richiedere una breve pausa per preparare meglio i punti di argomentazione da ciò che hai appreso nelle fasi di apertura e test. Puoi spostare la tua proposta o riformulare la negoziazione con la nuova comprensione che hai acquisito durante le fasi iniziali.
Convinci l'altra parte mostrando cosa otterrà dall'affare o cosa rischia di perdere se dovesse rifiutare la tua offerta. Ti aiuta a costruire una solida persuasione per sostenere i tuoi punti di negoziazione.
Contrattazione
La fase di contrattazione consiste nel dire al fornitore perché sei il miglior cliente per la sua attività. Un fornitore sarebbe così impressionato dalla tua reputazione positiva tra gli altri fornitori che vorrebbe lavorare con te a lungo termine anche se chiedi una riduzione significativa dei prezzi.
Puoi utilizzare la strategia Buono/Cattivo per far girare la contrattazione a tuo favore. I venditori usano questa strategia per far intendere che uno dei membri del loro team (il bravo ragazzo) è d'accordo con la tua offerta. Tuttavia, un altro membro (il cattivo) si oppone e chiede la rinegoziazione.
Puoi uscire da questo ciclo chiedendo di essere presente quando il "bravo ragazzo" presenta il tuo caso al "cattivo". Chiedi di negoziare con l'autorità che può darti l'offerta finale invece di andare avanti e indietro con il bravo ragazzo/cattivo, disarmando la strategia del fornitore per logorarti.
Quindi, impara a negoziare sul prezzo prima di accettare l'affare. Non essere d'accordo con la prima offerta, fai una controfferta e guarda come la rivede il fornitore. Contrattare per un affare migliore, ad esempio, sconti all'ingrosso o imballaggio migliore. Elimina altri fattori che influenzano il prezzo che ritieni non siano necessari per la tua azienda per ridurre il costo dell'affare.
Inoltre, durante la contrattazione, assicurati che il fornitore non ti dia una fascia di prezzo; dovrebbero darti il prezzo esatto dell'affare. Possono offrire una fascia di prezzo ma ti fanno pagare il lato più costoso. Evita questo chiedendo quanto in basso sono disposti ad andare all'inizio della negoziazione del prezzo. Quindi, affretti la negoziazione e sei pronto per passare alla fase dell'accordo.
Accordo
Questa fase prevede che entrambe le parti della negoziazione concordino i termini dell'affare e stabiliscano uno specifico accordo di approvvigionamento.
Chiusura
La fase finale del processo di negoziazione degli appalti è la chiusura dell'affare con un contratto scritto. Il contratto è redatto e firmato dalle parti negoziali. Gli argomenti delineati nel documento includono:
– Il prezzo, i termini di pagamento e la consegna dei beni/servizi.
– I diritti di proprietà del fornitore sulla merce fino al completo pagamento da parte tua.
– I diritti legali dell'acquirente e la responsabilità contrattuale del fornitore.
Cerca di firmare un contratto di appalto che protegga i tuoi interessi e trasferisca la responsabilità al fornitore. Scrivi una conferma che indichi come utilizzerai i prodotti del fornitore e chiedi loro di fare lo stesso, confermando se ciò che ti stanno vendendo è adatto.
Inoltre, il contratto dovrebbe includere dettagli come servizi post-vendita, sostituzione di merci difettose, sanzioni per il mancato rispetto dei termini di consegna e meccanismi di risoluzione delle controversie. Assicurarsi che il documento delinei come uscire dall'accordo in caso di insoddisfazione da parte di una delle parti.
Massime competenze per la negoziazione di contratti di appalto di successo
Quello che segue sono competenze vitali è necessario per una negoziazione di successo del contratto di appalto:
Ascolto attivo
Sii un ascoltatore attivo per notare ciò che dice l'altra parte al tavolo delle trattative. Aiuta a identificare i problemi che vorresti fossero affrontati o chiariti. Inoltre, l'ascolto ti consente di determinare i punti del tuo affare che devi rafforzare per presentare valide contro offerte. Pertanto, è più probabile che i negoziati abbiano successo.
Pazienza
La pazienza è la chiave per assicurarsi un buon affare durante le trattative per gli appalti. Il processo prevede diverse offerte e contro-offerte. Quindi potrebbe esserti utile se aspetti fino a quando il fornitore ti presenta quello più adatto a te.
Alcuni venditori affrettano le trattative e vogliono chiudere l'affare non appena fanno la prima offerta con la motivazione che è la migliore. Non dovresti soccombere a questa pressione, ma contrattare il prezzo più basso possibile. Oppure, se il prezzo rimane costante, negozia per ulteriori vantaggi come la consegna gratuita. Una volta soddisfatto dei termini, puoi quindi firmare l'accordo.
Capacità di problem-solving
Dovresti pensare in modo creativo e fornire soluzioni praticabili a qualsiasi problema di negoziazione. Tali problemi includono il mancato accordo su alcuni aspetti che entrambe le parti non hanno in comune.
Un amico davvero
Mentre ti avvicini alla conclusione della negoziazione, sii intenzionale nel voler mantenere la relazione a lungo termine. Sostieni la relazione aggiungendo valore al tuo rapporto di lavoro. Ad esempio, dai ai fornitori consigli strategici per aiutarli ad aumentare l'efficienza e ridurre i costi. In questo modo, ci sono maggiori possibilità di concludere un buon affare.
Non permettere a nessun venditore di cavalcare le tue emozioni
Il consiglio più importante per sopravvivere al tavolo dei negoziati è evitare la manipolazione da parte delle altre parti. I venditori spesso cercano di manipolarti intromettendosi nelle tue emozioni in modo che possano avere il sopravvento nelle trattative. Mantieni il processo puramente professionale, ma puoi renderlo divertente e assicurarti comunque un buon affare.
Conclusione
Non hai bisogno di un background negli appalti per essere eccellente nella negoziazione. Questi suggerimenti ti aiuteranno ad affrontare la successiva discussione sull'acquisto come un esperto. Padroneggia le sette fasi della negoziazione degli appalti per risparmiare tempo e denaro. Tutto sommato, questa guida ti consente di diventare un negoziatore più empatico quando approvvigionamento su Alibaba.com.
