Zaman yönetimi, işten ve planlardan hobilere ve ilişkilere kadar hayatın her alanına sızar. Zaman yönetimi hakkında bilgi edinmek için zaman ayırmak mantıksız görünebilir, ancak pek çok görevde olduğu gibi, başlangıçta etkili bir planlama yapmak için zaman ayırmak harcanan toplam zamanı azaltacak ve verimliliğinizi artıracaktır.
Ayrıca, farklı zaman yönetimi tekniklerini öğrenerek ve bunları geliştirerek ve uygulayarak, bu tekniklerin hayatınızın birçok alanına süzülmeye başladığını göreceksiniz. Bu nedenle, ilerlemek istiyorsanız, programınızı yönetmenin ve üretkenliğinizi artırmanın bazı harika yollarını okuyun.
İçindekiler
Zaman yönetimi nedir ve neden önemlidir?
Ciddileşmek: Zaman yönetimi ipuçları ve tüyoları
Zaman yönetimi: temeller
Sonuç
Zaman yönetimi nedir ve neden önemlidir?
Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek veya iyi zaman yönetimi becerilerine sahip olmak, anahtar herhangi bir projenin başarısında. Proje zaman yönetimi, başarılı bir kariyere ve mutlu bir ev hayatına sahip olmak veya bir dizi ek stresle gelen her zaman geride kalmak arasındaki fark anlamına gelebilir.
Neyse ki, bir bireyin zaman yönetimini iyileştirmesinin birçok yolu vardır. Bunlar, liste yazma, uygulamalar gibi zaman yönetimi araçlarını kullanma ve hatta bir asistan çalıştırma gibi temel zaman yönetimi becerilerini içerir.
Ciddileşmek: Zaman yönetimi ipuçları ve tüyoları
İş ve yaşam için zaman yönetiminin değeri göz önüne alındığında, bir kişinin önde kalmasına yardımcı olabilecek zaman yönetimi araçlarına ve stratejilerine bir göz atalım.
1. Bir "Yapılacaklar" listesi yapın: Not kartı sistemi
Listeler, gününüzü yapılandırmanın çok net ve kapsamlı bir yolu olabilir ve daha kısa sürede daha fazlasını yapabilmeniz için görevlerinizi düzenlemenize ve gruplandırmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, gerçekte ne kadar çok şey yaptığınızı takdir etmenize yardımcı olabilirler.
Zaman planlaması için önerilen bir listeleme sistemi, not kartı sistemi. Yatmadan önce ertesi gün yapmayı hedeflediğiniz 3-5 şeyi 3×5'lik bir karta yazın. Ertesi gün, bu görevleri yerine getirmek için çalışın - eğer başarırsanız, o zaman başarılı bir gündü. Ancak sihir, aynı gün içinde o gün yaptığınız diğer her şeyi (yalnızca faydalı şeyler) kartın arkasına yazmanız gerektiğidir. Günün sonunda, o gün gerçekte ne kadar iş yaptığınızı görmek için listeye ve kartın arkasına bakın. Bu, "Yapılacaklar" listenizi tamamlamamış olsanız bile, başka birçok şeyi başardığınız için motive kalmanıza yardımcı olacaktır.
2. Parçalayın: İsviçre peyniri yöntemi
Bir liste yazdıktan, görevleri önceliklendirip gruplandırdıktan ve başlamaya hazırlandıktan sonra, yine de erteleme dürtüsü hissedebilirsiniz. Bunun nedeni genellikle bir görevin üstesinden gelinemeyecek kadar büyük görünmesi ve ondan kaçınma dürtüsü yaratmasıdır. Bunun olmasını önlemek için, basit küçük görevlere ayırın.
The İsviçre peyniri yöntemi işçileri bir göreve, o görevle ilgili hızlı ve basit eylemleri tamamlayarak delikler açmaya başladıkları bir peynir bloğu olarak bakmaya teşvik eder. Siz farkına bile varmadan peynir deliklerle dolacak (İsviçre peyniri gibi) ve görev tamamlanacak.
3. Önceliklendirme: Eisenhower Matrisi
ABD Başkanı Eisenhower tarafından icat edilen bu dört bölümlü grafik, çalışanların zamanlarını akıllıca önceliklendirmesine ve tahsis etmesine olanak tanır. bu Eisenhower Matrisi dört kategori sağlar:
- Önemli ve acil: Buradaki görevler öncelikli olarak yapılmalıdır ancak diğer kategoriler de zaman gerektirdiğinden buraya çok fazla görev eklememek önemlidir.
- Acil ama önemli değil: "Temsilci" kutusu olarak da bilinen bu kategori, müşterilere yanıt vermek gibi acil olan ancak üretken olamayacakları için önemli olmayan görevler içindir. Mümkünse, bu tür görevler devredilebilir.
- Acil değil ama önemli: Doğru yapmak için zaman ayırabileceğiniz için bu görevler en üretken olarak kabul edilebilir. Ancak, acil olmadıklarını düşünerek onları sona bırakmayın, aksi takdirde “önemli ve acil” kategorinizi işgal edeceklerdir.
- Önemli değil ve acil değil: Zamanınızın nerede en verimli şekilde kullanılmadığını görmenize yardımcı olmak için bu görevler listelenmelidir. Takım bağlama seansları gibi o kadar da önemli görünmeyebilecek bazı gerekli görevler olacaktır. Bunlar programlanabilir, ancak kişi zamanının daha küçük bir bölümünü aldığından emin olmalıdır.
4. Molalarla zaman sınırları belirleyin: Pomodoro tekniği
Sıkıcı görevler için iyi çalışan nispeten basit bir zaman yönetimi stratejisi olan Pomodoro tekniği kesintisiz çalışma için 25 ila 30 dakikalık bloklar halinde çalışmayı ve ardından 2 ila 3 dakikalık kısa molaları içerir. Bir blok tamamlandığında, not defterinde X ile işaretlenir. Bu teknik, bireylerin yalnızca daha fazla odaklanmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda belirli görevlerin ne kadar zaman alacağını hesaplamaya da yardımcı olur.
5. Yapay Zeka yardımı: Dikkatin dağılmasını veya izin süresini engelleyen uygulamalar
Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmaya ve böylece zaman yönetimini iyileştirmeye yardımcı olacak bazı yararlı uygulamalara ihtiyaç duyanlar için, Odaklanın Pro, Self Control, ve Freedom belirli uygulamalara erişiminizi belirli bir süreliğine devre dışı bırakarak yardımcı olan seçeneklerdir. Alarmlar ve hatırlatıcılarla zamanı bloke etmek isteyenler için, o zaman Parçayı Değiştir ve Pomodoro zamanlayıcı iyi seçeneklerdir. Uygulamaları kullanmak, "yalnızca birinin mesaj gönderip göndermediğini görmek" veya yalnızca "saati kontrol etmek" kisvesi altında telefonunuzu kontrol etmenizi engelleyebilir.
6 Hemen cevap vermeyin
Gelen her mesajı veya e-postayı yanıtlarsanız çok zaman kaybedebilirsiniz. Gün boyunca sürekli cevap vermek iş akışınızı bozar, yani ertelemeye daha yatkın olursunuz ve her seferinde iş akışına geri dönmek zorunda kalırsınız. Bunu önlemek için, e-postalarınız için günde iki veya üç toplu kontrol planlayın, yeni görevlerinizi listenize ekleyin veya not kartı sistemini kullanıyorsanız kartınızın arkasını ekleyin.
7 Toplantılardan önce istediğiniz sonuçları belirleyin
Toplantılarınızı özlü tutun ve toplantılara girmeden önce istediğiniz sonuçları belirleyerek gereksiz uzun toplantılarla zaman kaybetmekten kaçının. Önce bunları not edin ve ilerledikçe işaretleyin ve yoldan saptığınızı düşünüyorsanız, istediğiniz sonuçlara tekrar bakın ve toplantıyı konuya geri getirin.
8 Bekleme sürelerinden en iyi şekilde yararlanın
Bariz görünebilir, ancak bekleyerek geçirdiğiniz tüm o zamanları düşünün - bu zamanı daha iyi değerlendiremez misiniz? Bir dahaki sefere bir doktorun veya dişçinin bekleme odasında tren, arkadaş, otobüs ve diğer birçok durumda beklerken, listenizden birkaç şeyi işaretleyin - bu sadece yetişmek için bile olabilir biraz okuma
Zaman yönetimi: temeller
Zaman yönetimi uygulamaları veya guruları için ödeme yapmadan önce, günlük yaşamınızda bazı temel yapılar oluşturmaya çalışmanız önemlidir. Uyuyamıyorsanız veya düzgün yemek yemiyorsanız hiçbir zaman yönetimi aracı yardımcı olamaz. Bu nedenle, üretkenlik ve zaman yönetiminin daha temel yönlerinden bazılarını gözden geçirmeye değer:
1. Erken kalkan kurdu kapar
Herkes, Elon Musk veya Jeff Bezos gibi insanüstü CEO'ların nasıl erken kalktıklarına dair hikayeler duymuştur. Bu anlatı, birçok başarılı kişi tarafından yansıtılıyor, belki de en dikkate değer olanı, Apple CEO'su Tim Cook. 3:45am e-postalarını yapmak ve egzersiz yapmak için her sabah. Umutsuzluğa kapılmayın, çünkü bu kadar sert olmanıza gerek yok, ancak erken başlamanın başarının anahtarı olduğu açık. Herkesten önce yükselmek, gün içinde daha fazla zamanınız olduğu anlamına gelir ve iş, egzersiz ve boş zaman arasında sağlıklı bir denge sağlar. Bununla birlikte, önemli bir not, erken kalkmanın uykudan fedakarlık etmek anlamına gelmemesi gerektiğidir - yorgun bir zihin, yavaş ve verimsiz bir zihindir. Yani erken kalkmak erken uyumak demektir.
2. Mükemmellik için çabalamayın, şimdi başlayın
En büyük zorluk, ister güven eksikliği, araçlar veya motivasyon eksikliği olsun, başlamaktır - ancak başlamak için harcanan tüm bu zaman, boşa harcanan zamandır.
Basit başlama eylemi, sizi hazırlayacak ve yaratıcılığınızın akmasını sağlayacak şeydir; bir iş ahlakı ve mükemmel bir plan siz koltuğa otururken gelmeyecek. Başarı, yalnızca sıkı çalışma ve azim ile elde edilir - iyi zaman yönetimi becerileri ve uygulamasıyla gelen şeyler.
3. Sık sık egzersiz yapın
Kan vücutta hareket etmeye devam ettiği için egzersiz, aktif bir zihnin korunmasına yardımcı olur. Ek olarak, vücudunuzun biraz yorgun olmasını sağlamak, zihinsel enerjinizi çok fazla huzursuz hissetmeden odaklamanızı sağlar ve böylece zamanınızı etkili bir şekilde kullanmanıza yardımcı olur. Egzersiz yapmak, verimli zaman yönetiminin 101. kuralı olan daha iyi bir gece uykusu çekmenize de yardımcı olur.
4. Hayır demeyi öğrenin
“Hayır” demek, yapılması en zor şeylerden biridir, ancak zaman değerlidir ve buna öncelik verilmelidir. O süre içinde yapıyor olabileceğiniz ve size daha fazla fayda sağlayacak bir şey varsa - ve bu kesinti olabilir - bir projeyi üstlenmeyin veya size veya işinize fayda sağlamayacak bir şey için taahhütte bulunmayın. Hayır demek, yalnızca iş yerinde zaman yönetimi için değil, aynı zamanda ruh sağlığınız için de başarının anahtarıdır.
5. Kendinize Zaman Ayırmak
Zaman planlaması sadece işle ilgili değildir. İyi zaman yönetimi becerilerini sürdürmek aynı zamanda yaşam kalitesini artırmakla da ilgilidir. Bu nedenle, hobileriniz veya öğreniminiz için zaman gibi kişisel gelişim için zaman planlaması yapmak önemlidir (ve bunun işle ilgili olması gerekmez). Ek olarak, düşünmeye veya içgüdülerinizi takip etmeye adanmış "yapılandırılmamış zaman" planlamak, yeni fikirler bulmak için harika bir yol olabilir. Kişisel gelişiminiz için veya sadece hiçbir şey yapmamak için en az 2-4 saat planlamak, kişisel ve kariyer gelişiminiz için hayati önem taşır.
Sonuç
Zaman yönetimi, çalışan veya çalışmayan herkes için hayati önem taşır. Zamanınızı akıllıca yapılandırmak ve iş yükünüze veya genel günlük görevlerinize öncelik vermek, size daha fazla zaman ayırmanıza ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olacaktır. İster basit listeleme ve önceliklendirme sizin için yeterli olsun, ister zaman yönetimi araçları ve zaman yönetimi stratejileri sizin için daha önemliyse, işyerinde veya evde iyi zaman yönetimi becerileri bulmak kolay (ve eğlenceli!) olabilir ve başarılı olmanıza yardımcı olacaktır. her gün daha fazlası.
Çok yararlı ipuçları