Key Take Away
Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) hilft Unternehmen dabei, Ineffizienzen in internen Abläufen zu erkennen
Unternehmen, die ein neues Produkt auf den Markt bringen oder eine Unternehmensumstrukturierung durchführen, nutzen häufig BPA
Mithilfe von Branchenforschung können wichtige Leistungskennzahlen ermittelt werden
Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) ist eine Methodik zur Analyse prozessbezogener Geschäftsbereiche und zur Verbesserung der Effizienz. Konkret hilft BPA Unternehmen dabei, interne Prozesse zu überprüfen, um den Umsatz zu steigern und die Kosten zu senken. Obwohl sich Business Analysis (BA) und BPA hinsichtlich des Analyseumfangs unterscheiden, wird BPA typischerweise entweder Business-Analysten oder Prozessarchitekten oder beiden zugewiesen. Geschäftsanalysten analysieren häufig den Kontext rund um das Problem und liefern Dateneinblicke, während Prozessarchitekten direkt an der Implementierung von Prozessen beteiligt sind. BPA erfordert jedoch mehr als nur einen Business-Analysten oder einen Prozessarchitekten. Um einen Geschäftsprozess zu ändern, müssen Unternehmen auch Management-, IT- und andere Fachkräfte einbeziehen. Bevor wir BPA aufschlüsseln, beginnen wir mit den Grundlagen.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine organisierte Gruppe von Aktivitäten, die Eingaben in Ausgaben umwandeln und formell oder informell sein können. Formale Prozesse werden größtenteils dokumentiert und befolgt. Informelle Verfahren werden entweder aufgrund fehlender formeller Dokumentation oder aufgrund der Notwendigkeit, unter ungewöhnlichen Umständen von formellen Verfahren abzuweichen, eingesetzt.
Wann sollten Unternehmen Geschäftsprozessanalysen einsetzen?
Am häufigsten nutzen Unternehmen BPA, wenn sie eine neue Technologie oder einen neuen Prozess einführen. Bevor die neue Technologie eingeführt wird, muss das Management eines Unternehmens alle Ineffizienzen verstehen, die durch die alte Technologie oder den alten Prozess verursacht werden. Zu diesen Ineffizienzen können Lieferverzögerungen, schlechter Kundensupport oder ein hoher Prozentsatz fehlerhafter Produkte gehören. Durch die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse können Unternehmen entscheiden, ob sie die neue Technologie implementieren oder sich auf andere Bereiche konzentrieren sollten, die möglicherweise eine höhere Kapitalrendite erzielen.
Firmen haben In den letzten Jahren haben wir uns zunehmend BPA zugewandt, da die COVID-19-Pandemie die Nachfrage nach bestimmten Produkten erhöhte und den Bedarf an anderen verringerte. Unternehmen hatten nur begrenzte Zeit, sich an die neue Betriebsumgebung anzupassen, weshalb BPA von entscheidender Bedeutung war, um Organisationen dabei zu helfen, ihren Fokus effektiv zu verlagern. Beispielsweise haben viele Organisationen BPA genutzt, um ihr digitales Angebot zu erweitern. Andere Unternehmen nutzten BPA, um die negativen Auswirkungen von Lieferkettenunterbrechungen auszugleichen. In jüngerer Zeit haben starker Inflationsdruck und wirtschaftliche Unsicherheit viele Unternehmen dazu veranlasst, BPA zu nutzen, um Kosten zu kontrollieren und Ineffizienzen zu beseitigen.
Organisationen wenden sich häufig im Rahmen eines größeren Projekts an BPA strategische Planung Bemühung. Beispielsweise kann eine Organisation BPA nutzen, um ihre internen Prozesse als einen Schritt hin zu einem umfassenderen Ziel besser zu verstehen.
Welche Vorteile bietet die Geschäftsprozessanalyse?
Sie können wahrscheinlich bereits erkennen, dass BPA in verschiedenen Situationen hilfreich ist. Hier sind einige der Vorteile der Geschäftsprozessanalyse:
- Effizienz steigern: Beispielsweise kann BPA den Zeit- und Ressourcenaufwand reduzieren produktive Verkaufsakquise, Onboarding von Mitarbeitern, Produktentwicklung oder Marketingkampagnen erstellen.
- Kosten reduzieren: BPA kann die Personalkosten senken, indem es den Zeitaufwand für Aufgaben verringert oder Redundanzen in Prozessen beseitigt. BPA kann auch Kosteneinsparungen bei Ressourcen und Materialien verdeutlichen.
- Richtlinien und Governance klären und verbessern: Beispielsweise kann BPA eine Verbesserung bewirken Risikomanagement und zeigen Sie auf, wo aktuelle IT- und Gerätesicherheitsrichtlinien verbessert werden müssen.
- Engpässe beseitigen oder reduzieren: BPA kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Kommunikation und Prozessausführung zu optimieren, sodass in einer Phase, wie etwa der Genehmigung, kein Rückstand entsteht.
- Optimieren Sie Adoptionsprozesse: BPA kann die Schwachstellen bei der Einführung neuer Technologien oder Prozesse aufzeigen und Schulungsprogramme verbessern, was letztendlich die Akzeptanzraten erhöht.
- Verbessern Sie die Release- oder Bereitstellungsverfahren: Wir alle möchten, dass Kampagnenbereitstellungen und Produktveröffentlichungen reibungslos ablaufen – BPA kann Ineffizienzen in diesen Prozessen beheben und Ihnen bei der Umsetzung von Verbesserungen helfen.
- Unterstützung bei Fokusverlagerungen: BPA kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. BPA kann beispielsweise dabei helfen, alltägliche Prozesse für die Nutzung bestimmter Technologien zu optimieren, auf Remote-Arbeitsmodelle umzusteigen oder den Übergang zur Online-Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen zu erleichtern.
- Verbessern Sie die Unternehmenskultur: Optimierte Prozesse verbessern die Mitarbeitererfahrungen am Arbeitsplatz.
- Engagement steigern: Besserer Kundenservice, Website-Interaktionen oder In-Store-Prozesse stärken den Ruf und das Engagement Ihres Unternehmens.
Zufriedene Stakeholder, zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden – glückliche Tage!
Wichtige Schritte in der Geschäftsprozessanalyse
Das sind also die Grundlagen. Welche Schritte sind bei BPA erforderlich?
1. Ziele festlegen
Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, was erreicht werden muss. Durchführung einer SWOT-Analyse, Risikoanalyse oder sogar eine formelle Wettbewerbsanalyse könnte Ihnen dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial in Ihrer Organisation zu identifizieren. Schauen Sie sich die Leistung Ihres Unternehmens genauer an Finanzielle Verhältnisse kann auch ein hilfreicher Ausgangspunkt sein. Auf der Makroebene besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, den Umsatz zu steigern oder die Kosten zu senken. Bedenken Sie jedoch, dass sich BPA auf prozessbezogene Verbesserungen konzentriert. Das bedeutet, dass sich Ihr Ziel auf eine Prozessverbesserung und nicht auf eine wesentliche Geschäftsänderung konzentrieren muss. Ein BPA-Ziel könnte beispielsweise darin bestehen, die Arbeitseffizienz zu verbessern. Sich stark wiederholende Aufgaben können häufig automatisiert werden, was zu einer kürzeren Abschlusszeit und weniger Fehlern führt. Im Verkaufsprozess können beispielsweise Nachverfolgungen durch den Einsatz einer Sales-Tracking-Software automatisiert werden. Im Falle des Verkaufsprozesses kann das Ziel darin bestehen, den Zeitaufwand für das Verfassen von Folge-E-Mails zu reduzieren, die Rücklaufquote zu verbessern oder beides. Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass das Ziel klar definiert ist, ist die Verwendung des SMART-Ansatzes, der für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert steht.
2. Definieren Sie den Prozess
Sobald das Ziel festgelegt ist, müssen Sie den Prozess definieren, der Ineffizienzen verursacht. Im Verkaufsprozess können Follow-ups beispielsweise mehrere Schritte umfassen, wie z. B. die Erstellung einer Vorlage für Follow-up-E-Mails, die Anpassung der Vorlage basierend auf den von den Kunden erhaltenen Informationen, das Korrekturlesen der E-Mail und das Versenden der E-Mail fünf Minuten nach der E-Mail Gespräch.
Achten Sie bei der Definition des Prozesses darauf, dass der Prozessumfang nicht zu umfangreich ist. Einige Prozessexperten verwenden den Begriff End-to-End um die Grenzen großer, wichtiger Prozesse zu definieren. Das End-to-End-Design umfasst alle Aktivitäten, die zur Erstellung eines Produktkonzepts erforderlich sind. Eine Möglichkeit, diese Prozesse weiter aufzuschlüsseln, ist die Verwendung der Prozesshierarchie. Die Prozesshierarchie beginnt auf der Ebene der gesamten Organisation und bewegt sich hin zu den granularsten Prozessen. Das von Analysten und Prozessarchitekten in diesem Schritt am häufigsten verwendete Tool ist SIPOC, das für Lieferanten, Eingaben, Prozesse, Ausgaben und Kunden steht. Dieses Tool hilft dabei, die Eingaben und Ausgaben eines oder mehrerer Prozesse in Tabellenform zusammenzufassen.
3. Analysieren Sie den Prozess
Je nach definiertem Ziel stehen Ihnen mehrere Techniken zur Geschäftsprozessanalyse zur Auswahl. Die gebräuchlichste Analysetechnik ist die Wertanalyse, die anhand der Wertschöpfung die Haupt- und Nebenelemente des Prozesses aufzeigt. Wert ist das Verhältnis von Funktion zu Kosten. Daher kann der Wert entweder durch eine Verbesserung der Funktion oder durch eine Reduzierung der Kosten verändert werden. Bei der Durchführung einer Wertanalyse erstellen Analysten in der Regel eine Liste der Funktionen und Kosten in absteigender Reihenfolge. Auf solche Listen werden häufig Kosten-Nutzen-Verhältnisse angewendet, um den Nettowert jeder Aktivität abzuschätzen.
Zurück zu unserem Beispiel für den Vertriebsnachverfolgungsprozess: Die Schritte mit dem höchsten Wert könnten in der folgenden Reihenfolge sortiert werden: Anpassen einer Vertriebsvorlage basierend auf den vom Kunden erhaltenen Informationen, Korrekturlesen der E-Mail, Versenden der E-Mail fünf Minuten nach dem Gespräch und Erstellen einer Vorlage für Folge-E-Mails. In diesem Beispiel ist die Erstellung einer Folgevorlage das Element mit dem geringsten Mehrwert, da sie viel Zeit in Anspruch nimmt und immer Anpassungen erfordert, wenn neue Informationen auftauchen.
Zu den weiteren gängigen Analysetechniken gehören die Lückenanalyse, die die tatsächliche Leistung mit der potenziellen Leistung vergleicht, und die Ursachenanalyse, die darauf abzielt, festzustellen, warum ein Problem überhaupt auftritt, und eine Lösung für die Grundursache zu finden.
4. Identifizieren Sie Verbesserungen
Nachdem der Prozess analysiert und Ineffizienzen festgestellt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die notwendigen Verbesserungen zu ermitteln. Häufig konzentrieren sich Verbesserungen auf Aspekte wie die Beseitigung von Engpässen, die Optimierung hochwertiger Prozesse oder die Verbesserung der Interaktion mit Kunden. Um beispielsweise den Wert der Erstellung einer Folge-E-Mail zu steigern, könnte ein Verkäufer möglicherweise externe Tools verwenden, die dabei helfen, anpassbare E-Mails schneller auf der Grundlage von Kundensegmenten oder anderen Informationen zu erstellen.
Bei diesem Schritt müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle potenziellen externen Effekte berücksichtigen. Externalitäten sind indirekte Kosten oder Vorteile, die Ihr Unternehmen verursacht und die sich auf Dritte auswirken, zu denen Einzelpersonen oder Organisationen – oder sogar die Gesellschaft als Ganzes – gehören können. Beispielsweise können Geschwindigkeitsverbesserungen dazu führen, dass die Qualität bestimmter Produkte und Dienstleistungen beeinträchtigt wird, was für nachgeschaltete Anwender oder Verbraucher mit Kosten verbunden ist. Ebenso kann die Automatisierung bestimmter Prozesse dazu führen, dass die Anpassung eines Produkts oder einer Dienstleistung nicht mehr möglich ist, wodurch die Nachfrage nach diesen Produkten und Dienstleistungen sinkt. Deshalb müssen Analysten auch eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, bevor sie Prozesse anpassen oder neue einführen.
5. Implementieren Sie den Prozess
An der Implementierung sind häufig Fachleute aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, vom Management über Analysten bis hin zu IT-Experten. Sie müssen sicherstellen, dass das Implementierungsteam über genügend Ressourcen verfügt, um wirksame Änderungen vorzunehmen. Korrekturen beginnen typischerweise im kleinen Maßstab, gefolgt von Änderungen in den damit verbundenen Aufgaben. Um beispielsweise den Wert der Erstellung einer Vorlage für Folge-E-Mails zu steigern, könnte eine Vertriebsabteilung Software von Drittanbietern installieren, die alle vergangenen E-Mails analysiert und mithilfe von Predictive Analytics Vorschläge macht.
6. Überwachen Sie die Ergebnisse
Der letzte Schritt besteht in der Überwachung und Steuerung neuer Standards und Prozesse. Führen neue Prozesse zu besseren KPIs? Verursachen diese Prozesse externe Effekte? Software von Drittanbietern kann beispielsweise die zum Verfassen einer Folge-E-Mail erforderliche Zeit verkürzen, aber auch die E-Mail-Antwortrate verringern. Mit anderen Worten: Wir müssen sicherstellen, dass wir externe Effekte berücksichtigen. Darüber hinaus können sich in dieser Phase zusätzliche Verbesserungsmöglichkeiten ergeben. Daher ist es wichtig, die neuen Prozesse ständig zu überwachen, anstatt einen „Einstellen und Vergessen“-Ansatz zu verfolgen.
BPA-Fallstudien
Nachdem wir nun die Grundlagen geklärt haben, werfen wir einen Blick auf einige Beispiele aus der Praxis der Geschäftsprozessanalyse.
Unser erstes Beispiel bezieht sich auf den Rückstand, den das französische Kosmetikunternehmen, Yves Rocher, erfahren in der Bearbeitung neuer Kandidaten. Nach der Durchführung von BPA stellte Yves Rocher fest, dass in der Hochsaison doppelt so viele Kandidaten eingestellt wurden. Um den Rückstand zu reduzieren, investierte das Unternehmen in Software, die Daten automatisch ausfüllt und validiert und so den internen Zeitaufwand für die Bearbeitung neuer Kandidaten reduziert.
HowardBank, eine lokale Gemeinschaftsbank mit Sitz im Großraum Baltimore, wollte den Kundenservice und die Mitarbeiterproduktivität verbessern. Nach einer Geschäftsprozessanalyse stellte die Bank fest, dass neue Kunden etwa eineinhalb Stunden brauchen, um ein neues Konto zu eröffnen, was die Kundenzufriedenheit verringert und den Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter erhöht. Durch den Einsatz einer neuen Finanzsoftware konnte die Bank diese Zeit um 75 % verkürzen, wodurch die Mitarbeiter mehr Zeit mit neuen Kunden verbringen konnten und die Kundenzufriedenheit gesteigert wurde.
Wie kann die Industrieforschung BPA verbessern?
Industrieforschung ermöglicht Unternehmen zu Maßstab ihre Leistung im Vergleich zu ihren Konkurrenten und Branchenkennzahlen. Zu diesen Kennzahlen gehören der Umsatz pro Betrieb, der Umsatz pro Mitarbeiter, die Lohnkosten und der Gewinn. Darüber hinaus, Industrie-Analyse ist ein großartiges Tool zur Verfolgung allgemeiner Trends beim Branchenumsatz. Unternehmen, die schneller wachsen als ihre Mitbewerber, verfügen in der Regel über Wettbewerbsvorteile wie starkes Marketing, treue Kunden oder differenzierte Produkte. Im Gegensatz dazu können Unternehmen, die langsamer wachsen als der Branchendurchschnitt, dies nutzen Segment-Benchmarking als Ausgangspunkt für die Analyse interner Prozesse, die Ineffizienzen verursachen. Durch das Unternehmensbenchmarking erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Konkurrenten Branchenforschung auf Landesebene Bietet eine zusätzliche Informationsebene für Unternehmen, die ihre Leistung mit der breiteren Branche vergleichen möchten.
Die Branchenforschung war besonders nützlich nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie, die viele Unternehmen dazu veranlasste, interne Prozesse aufgrund sozialer Distanzierungsmaßnahmen anzupassen. Einschränkungen in der Lieferkette und verschärfte regulatorische Rahmenbedingungen. Beispielsweise haben Unternehmen in den USA ihre Investitionen in Online-Aktivitäten erhöht, um den veränderten Verbraucherbedürfnissen gerecht zu werden. Durch ein klares Verständnis der aktuellen Trends konnten Unternehmen mit Zugang zu Branchendaten Prozesse mit hoher Wertschöpfung leichter erkennen.
Abschließende Gedanken
Die Geschäftsprozessanalyse hilft Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren, um letztendlich Kosten zu senken, den Umsatz zu steigern oder beides. An BPA sind in der Regel Fachleute aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, die zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der neue Prozess über verschiedene Dimensionen hinweg reibungslos abläuft. Sobald ein neuer Prozess eingeführt wird, überwachen Analysten kontinuierlich die Leistung des neuen Standards im Vergleich zum zuvor festgelegten KPI. Unternehmen können Branchenforschung nutzen, um das Beste aus BPA herauszuholen und dabei branchenspezifische Kennzahlen wie Umsatz pro Niederlassung und Lohnkosten zu nutzen.
Quelle aus IBISWorld
Haftungsausschluss: Die oben dargelegten Informationen werden von IBISWorld unabhängig von Alibaba.com bereitgestellt. Alibaba.com gibt keine Zusicherungen und Gewährleistungen hinsichtlich der Qualität und Zuverlässigkeit des Verkäufers und der Produkte.
