Der Betrieb eines erfolgreichen Unternehmens kann sich oft als überwältigend erweisen. Das Fehlen eines geeigneten Management-Entlastungsmechanismus beweist, dass dies wahr ist. Beispielsweise kann es schwierig und mühsam sein, verschiedene Aufgaben unabhängig voneinander zu erledigen, wie z. B. Beschaffungsmanagement, Produktionsressourcenplanung und Personalwesen.
Aus diesem Grund können durch den Einsatz von ERP-Systemen die Betriebskosten nahezu gesenkt werden 23 Prozent im Durchschnitt. In diesem Artikel wird jedoch ERP definiert und anschließend erläutert, wie es funktioniert und warum Unternehmen es einführen müssen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ERP (Enterprise Resource Planning)?
Wie funktioniert ein ERP-System?
Warum ist ERP für Unternehmen wichtig?
3 Arten von ERP-Systemen
ERP-Entwicklungstrends
Unterer Punkt
Was ist ERP (Enterprise Resource Planning)?
ERP ist eine einheitliche Plattform mit einer Standardbenutzeroberfläche verschiedener automatisierter Anwendungen, die zur Verbesserung von Workflow-Prozessen integriert sind. Zu den Prozessen gehört das Sammeln von Dateneingaben aus Abteilungen wie Buchhaltung, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Fertigung usw.
Das System ist zentralisiert, sodass jeder auf Informationen aus jeder Abteilung zugreifen kann. Vereinfacht ausgedrückt vereint ERP Menschen, Prozesse und Technologie in einem modernen Unternehmen.
Wie funktioniert ein ERP-System?
Ein ERP verwendet einen definierten Standard der Datenstruktur. Es ist auch mit anderen Unternehmensmodulen Ihres Unternehmens kompatibel und basiert auf einer Datenbank. Darüber hinaus ermöglicht es den Informationsfluss, bei dem die von einer Station eingespeisten Daten sofort für relevante oder autorisierte Benutzer verfügbar sind.
Die Daten sind für jeden zugänglich, der sie benötigt, und sorgen dafür, dass alle bezüglich der Informationen auf dem gleichen Stand sind. Beispielsweise bezeichnet eine Werkstatt mit mehreren Verkaufsstellen, die Ersatzteile kauft, Bremsbeläge als „vordere Bremsbeläge“. Wenn die Daten in das ERP eingespeist werden, können Benutzer anderer Niederlassungen sehen, wann die vorderen Bremsbeläge (13 Paar) beispielsweise von der Werkstatt E angefordert wurden.
Die Daten liegen in der Regel abteilungs- oder stationenübergreifend in Echtzeit vor. Manager können die Leistung jeder Abteilung analysieren und bei Bedarf Änderungen vorschlagen.
Während das Beschaffungsmanagement die Anzahl der erworbenen Artikel und die Preise korrelieren kann, kann das Vertriebsteam den Lagerbestand bestätigen. Die Finanzabteilung kann den Betrag vergleichen und die Freigabe weiterer Mittel basierend auf den Verkäufen und dem Lagerbestand planen.
Ein Unternehmen erlebt einen höheren Komfort, wenn es unterschiedliche Module für bestimmte Geschäftsfunktionen beschafft. Die Module können integriert werden, um den automatischen Datenfluss im gesamten ERP zu verbessern.
Zu den gängigen ERP-Modulen gehören:
- Finanzen: Normalerweise die Basis der meisten ERPs. Es verwaltet Finanzunterlagen wie die Verfolgung von Kreditoren- und Debitorenkonten sowie Finanzberichte.
- Beschaffung: Verwaltet den Einkauf von Rohstoffen und Fertigprodukten. Es stellt außerdem sicher, dass es weder zu viel noch zu wenig Produkte oder Materialien gibt.
- Human Resources Management: Unternehmen nutzen das Modul, um die Informationsdetails ihrer Belegschaft zu verwalten und Leistungsbeurteilungen zu verfolgen
Warum ist ERP für Unternehmen wichtig?
Im Hinblick auf die Datenkonsolidierung und die Verbesserung des Arbeitsablaufs durch die Integration von Anwendungen vereinfacht ERP den Betrieb eines Unternehmens. Alle Informationen können in Echtzeit eingegeben und abgerufen werden, sodass kein Hin und Her erforderlich ist. Die folgenden Faktoren verdeutlichen die Bedeutung von ERP für Unternehmen.
Transparenz und Optimierung des Arbeitsablaufs
ERP-Software erhöht die Transparenz innerhalb der Unternehmensabteilungen. Jeder, der Zugriff auf die Software hat, ist auf derselben Seite, da die Informationen dieselben sind.
Die Software macht außerdem ständige Aktualisierungsanfragen seitens der obersten Führungsebene überflüssig. Sie müssen sich lediglich am System anmelden und die relevanten Informationen abrufen.
Business Intelligence und Datenanalyse
ERPs werden entwickelt, um Daten zu synthetisieren und zu analysieren, eine Funktion, die von einem Experten ausgeführt werden muss. Die Software kann Trends analysieren und das Unternehmen dabei unterstützen, die Arbeitsabläufe im Front- und Backoffice zu verbessern.
Indem ein Versehen hervorgehoben wird, kann ERP Lösungen für Engpässe in einem Lieferkettenprozess anbieten. Beispielsweise sind Artikel, die beschafft werden müssen, um mehrere Einheiten knapp, was zu Preisunterschieden führt.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Eine kollaborative Belegschaft ist effektiv und erreicht in kurzer Zeit viel. Ein ERP fördert den Informationsaustausch in Echtzeit mit allen, die sie benötigen. Zu den Daten können Verträge, Bestellungen, Personalakten und alle Informationen im Zusammenhang mit Geschäftsaktivitäten gehören.
3 Arten von ERP-Systemen
Verschiedene Arten von ERP-Systemen hängen von den Anforderungen eines Unternehmens ab. Bei einigen kann es sein, dass ein Unternehmen höhere Kosten tragen muss, bei anderen ist es erschwinglich oder zugänglich.
On-Premise-ERP
On-Premise-ERP ist der Ort, an dem die Software stationiert ist Firmengelände und wird nach der anschließenden Installation durch einen IT-Experten von den Mitarbeitern des Unternehmens verwaltet. Der Zugang zum Gelände gewährleistet die Sicherheit des Systems und ermöglicht eine einfache Überwachung der Aktivitäten. Onsite ERP erfordert, dass das Unternehmen über eine IT-Abteilung verfügt, die die regelmäßige Wartung durchführt, was mit Kosten verbunden ist.
Cloudbasiertes ERP
In diesem ERP-System verwaltet ein Dritter den Service. Der größte Vorteil dieser Einrichtung besteht darin, dass Informationen über einen Webbrowser auf Smartphones oder Tablets von jedem Ort aus abgerufen werden können, sofern eine Internetverbindung besteht.
Unternehmen, die diese ERP-Form nutzen, erwerben in der Regel eine Lizenz oder ein Abonnement für bestimmte Zeiträume. Das Unternehmen mietet die Server von einem Dritten und seine Informationen werden als einzelner Infrastrukturnutzer in der Cloud gespeichert.
Es erfolgt keine gemeinsame Nutzung mit anderen Unternehmen und es wird oft als Single-Tenant bezeichnet. Durch die Einrichtung hat das Unternehmen mehr Kontrolle über die Software und kann sie individuell anpassen, wodurch mehr Arbeit für das Unternehmen entsteht.
Hybrides ERP
Das System kombiniert aus praktischen Gründen lokales und Cloud-ERP. Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, eine zweistufige Hybridbereitstellung zu entwerfen, bei der das On-Premise-System in der Zentrale verbleibt und Cloud-Systeme Satellitenbüros oder Tochtergesellschaften zugewiesen werden.
Oder Cloud-Lösungen eignen sich möglicherweise für bestimmte Geschäftsanforderungen. Während einige ausgewählte Geschäftsanforderungen möglicherweise gut mit On-Premise-Bereitstellungen funktionieren. Unabhängig davon müssen die beiden Systeme miteinander verbunden werden, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
ERP-Entwicklungstrends
ERPs haben einen langen Weg zurückgelegt, und um sie relevanter zu machen, werden bestimmte Trends die Systeme zu einer Notwendigkeit machen. Sie beinhalten;
- Internet der Dinge (IoT): IoT bezieht sich auf die Vernetzung von Computern und anderen Geräten. IoT bietet Echtzeit-Datenverfolgung, Asset-Management, Effizienz und mehr. Es erfordert weniger manuelle Eingaben, was den Bedarf an Technikern und die damit verbundenen Kosten reduziert.
- Mobile ERPs: Da immer mehr Menschen Smartphones nutzen, ist es sinnvoll, dass mobilfreundliche ERPs die Zukunft sein sollten. Heutzutage verfügen Smartphones über hervorragende Verarbeitungsfunktionen, die mit ERPs umgehen können, sodass Mitarbeiter von überall aus mit einer guten Internetverbindung arbeiten können.
Ein Beispiel: Ein Manager kann Zahlungen über sein Telefon genehmigen, wenn er nicht im Büro ist
- Künstliche Intelligenz (AI): Mit dem Aufkommen von Technologien wie Siri, Alexa, Spotify, Xfinity und mehr ist es möglich, eine künstlich intelligente Software zur Sprachsteuerung mit einem ERP zu kombinieren, um eine Funktion auszuführen
Unterer Punkt
ERP ist aus modernen Unternehmen und mittelständischen Betrieben nicht mehr wegzudenken. Es hat sich bei der Rationalisierung von Prozessen und der Verbesserung einer kollaborativeren Arbeitsumgebung mit systematisierten und standardisierten Daten als wirksam erwiesen.
Sein einzigartigstes Merkmal ist die Automatisierung von Prozessen bei gleichzeitiger Integration von Anwendungen, um eine zentralisierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Die zentralisierte Umgebung ist eine Kostensenkungsmaßnahme für das Unternehmen und garantiert optimale Arbeitsabläufe und Abläufe.
