Il est important d'obtenir correctement vos documents d'expédition lorsque vous expédiez vos marchandises à l'international. Vous voulez que l'envoi se déplace de l'origine à la destination en douceur et sans aucun retard. Toute erreur ou omission dans l'un des documents d'expédition peut retarder inutilement votre envoi.
Cet article explique les principaux documents d'expédition dont vous aurez besoin et à quoi sert chacun de ces documents.
Table des matières
L'importance des documents d'expédition
Exigences en matière d'informations sur les produits
Types de contrat de transport
Réflexions finales sur les documents d'expédition
L'importance des documents d'expédition
Les documents d'expédition fournissent les informations devant être utilisées par l'autorité douanière du pays exportateur, le ou les transporteurs qui transportent l'envoi et l'autorité douanière du pays importateur. La documentation relève de quatre domaines clés :
- informations sur les produits expédiés
- le contrat légal de transport entre toutes les parties
- les déclarations et licences nécessaires à l'exportation
- les déclarations et licences nécessaires à l'importation
Documents d'expédition pour les informations sur le produit
Les informations sur le produit sont importantes pour chaque partie impliquée dans l'expédition, pour savoir ce qui est expédié, quelles étaient les conditions de vente et d'achat et si les marchandises nécessitent des soins particuliers, ou des approbations et des licences. Les documents d'expédition qui fournissent ces informations sur le produit comprennent :
- facture commerciale
- liste de colisage
- certificat d'origine
- certificat d'inspection
Documents d'expédition supplémentaires
D'autres types de documents peuvent être exigés selon la nature de la marchandise. Par exemple, les articles qui peuvent être considérés comme dangereux peuvent nécessiter un formulaire de marchandises dangereuses ou des fiches signalétiques.
Contrat de transport
Un contrat de transport est un contrat convenu entre l'expéditeur et le transporteur pour le transport des marchandises. Le contrat de transport énonce les termes, conditions, obligations, responsabilités et responsabilités de chaque partie en ce qui concerne le transport des marchandises. UN Connaissement est utilisé pour les transporteurs maritimes et une lettre de transport aérien pour transporteurs de fret aérien.
Déclarations et licences requises pour l'exportation
L'autorité douanière d'exportation peut exiger que votre envoi ait une ou plusieurs licences d'exportation avant d'autoriser l'exportation de vos marchandises. La plupart des pays contrôlent généralement les types d'articles qui peuvent être exportés de leur pays, afin de protéger leur propre industrie et leur culture. Ils peuvent également contrôler quels articles peuvent être envoyés au pays de destination et déterminer l'utilisation de ces articles et les quantités qui peuvent être exportées.
Les licences d'exportation requises dépendra du type de produits, de la nature de la transaction et du pays de destination. Des documents d'exportation supplémentaires peuvent être requis.
Déclarations et licences requises pour l'importation
L'autorité douanière d'importation peut exiger que votre envoi ait une ou plusieurs licences d'importation pour permettre l'importation de vos marchandises. Les pays contrôlent les types d'articles qui peuvent être importés dans leur pays de la même manière que les pays contrôlent ce qui peut être exporté.
Il existe différents types de licences d'importation requises par l'autorité douanière d'importation et il peut y avoir un certain nombre de départements gouvernementaux différents impliqués dans les approbations.
Exigences en matière d'informations sur les produits
Facture commerciale
Les facture commerciale est un document juridique entre le vendeur (exportateur) et l'acheteur (importateur) qui détaille les marchandises vendues et le montant que le client doit payer. C'est la facture de la marchandise émise par le vendeur à l'acheteur. La facture commerciale est l'un des documents clés que la douane utilise pour déterminer la valeur des marchandises et donc les droits de douane.
La valeur déclarée est le prix d'achat entre l'acheteur et le vendeur, et non le prix des marchandises lorsqu'elles sont vendues sur le marché de destination.
Liste de colisage
Les transitaires, les transporteurs et les agents des douanes utilisent tous la liste de colisage pour vérifier la cargaison physique et pour réserver l'espace d'expédition. Une liste de colisage détaille le contenu de l'envoi et l'emballage, y compris le type (par exemple, boîte, caisse, fût), le nombre de colis et le poids total.
Certificat d'origine
Certains pays importateurs exigent un certificat d'origine pour identifier où les marchandises ont été fabriquées à l'origine, et cela peut être exigé même si cette information figurait sur la facture commerciale. Les pays importateurs peuvent avoir des restrictions sur les importations en provenance de certains pays ou appliquer des tarifs supplémentaires, il est donc important que le véritable pays d'origine soit correctement déclaré.
Certificat d'inspection
Un certificat d'inspection indique que les marchandises de l'expédition ont été inspectées par une autorité compétente et sont conformes aux conditions et spécifications énoncées dans le contrat de vente.
- un certificat d'inspection officiel est utilisé par les autorités douanières pour vérifier et confirmer si les marchandises de l'expédition sont telles que décrites dans la facture commerciale
- un certificat d'inspection commerciale est rempli pour l'acheteur avant l'expédition afin de déterminer si les produits manufacturés respectent les termes du contrat de vente et pour répondre à la qualité de fabrication convenue et aux autres spécifications du contrat
Types de contrat de transport
Connaissement
Un connaissement (BOL) est la preuve d'un contrat de transport, utilisé pour fret maritime, entre le propriétaire de la marchandise et le transporteur. Il remplit trois fonctions principales :
- comme réception et reconnaissance que les marchandises ont été chargées
- comme preuve et termes du contrat de transport
- titre transférable sur les marchandises
Les 3 types de connaissements et leurs utilisations
Connaissement original (OBL)
Le connaissement original (OBL) est un contrat de transport juridiquement contraignant. Il s'agit d'un document papier, rempli par le transporteur, puis remis à l'expéditeur une fois la cargaison confirmée à bord du navire. L'expéditeur conserve le connaissement original jusqu'à ce qu'il reçoive le paiement de l'importateur. L'expéditeur envoie ensuite les documents originaux à l'importateur à la destination finale (généralement par coursier).
L'importateur doit remettre un connaissement original endossé au transporteur pour que l'envoi soit dédouané.
Connaissement express
Un connaissement express est utilisé lorsque le transporteur livre les marchandises à l'importateur sans qu'aucun connaissement original ne soit émis, et constitue un moyen de faire avancer une expédition rapidement (expressément) sans la documentation juridique qui lie l'expéditeur et l'importateur sur les questions tels que le paiement, la livraison et le titre des marchandises. Il est couramment utilisé lorsque l'importateur a une relation de paiement de longue date ou a prépayé l'expéditeur pour les marchandises.
Connaissement maison (HBL)
Les Connaissement maison (HBL) est produit par le transitaire et remis au fournisseur une fois la marchandise réceptionnée. C'est l'accusé de réception formel de la marchandise expédiée par le transitaire.
Lettre de transport aérien (AWB)
Les expéditions de fret aérien nécessitent des lettres de transport aérien, au lieu de connaissements, mais servent le même objectif de contrat de transport légal entre les parties. Une lettre de transport aérien est jointe et accompagne les marchandises expédiées par un transporteur aérien international. Le document fournit des informations détaillées sur l'envoi et permet de le suivre en transit. Les lettres de transport aérien sont spécifiques à l'expéditeur et ne sont pas des documents négociables ou transférables, et ne confèrent pas de titre.
Types de lettre de transport aérien
Lettre de transport aérien interne (HAWB)
Le House Airway Bill (HAWB) est produit par le transitaire aérien ou la compagnie aérienne express et une copie est remise à l'expéditeur lors de la prise en charge comme reçu.
Lettre de transport aérien principale (MAWB)
Le Master Airway Bill (MAWB) est produit par la compagnie aérienne et fourni au transitaire aérien ou à la compagnie aérienne express.
Réflexions finales sur les documents d'expédition
L'expédition de fret à l'international peut être un processus fluide à condition que les exigences en matière de documentation d'expédition soient respectées.
Pour l'expédition, que ce soit par voie aérienne ou maritime, des informations complètes sur le produit doivent être fournies, y compris un contrat de transport (qu'il s'agisse d'un connaissement ou d'une lettre de transport aérien), ainsi que tous les certificats et licences d'inspection nécessaires.
Pour l'exportation et l'importation douanières, ces documents d'expédition sont tout aussi importants, mais il peut y avoir des exigences supplémentaires pour des licences spécifiques et documents de conformité qui doit être complété.
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