Pengambilan Kunci
Analisis proses bisnis (BPA) membantu perusahaan mengidentifikasi inefisiensi dalam operasi internal
Bisnis yang meluncurkan produk baru atau menjalani restrukturisasi perusahaan sering menggunakan BPA
Riset industri dapat digunakan untuk mengidentifikasi metrik kinerja utama
Analisis Proses Bisnis (BPA) adalah metodologi yang digunakan untuk menganalisis area bisnis terkait proses dan meningkatkan efisiensi. Secara khusus, BPA membantu perusahaan memeriksa proses internal untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya. Meskipun analisis bisnis (BA) dan BPA berbeda dalam hal ruang lingkup analisisnya, BPA biasanya ditugaskan untuk analis bisnis atau arsitek proses, atau keduanya. Analis bisnis sering menganalisis konteks seputar masalah dan memberikan wawasan data, sementara arsitek proses terlibat langsung dalam mengimplementasikan proses. Namun, BPA membutuhkan lebih dari sekedar analis bisnis atau arsitek proses. Untuk mengubah proses bisnis, perusahaan juga perlu melibatkan manajemen, TI, dan profesional lainnya. Sebelum kita memecah BPA, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.
Apa itu proses bisnis?
Proses bisnis adalah kelompok kegiatan terorganisir yang mengubah input menjadi output, dan dapat bersifat formal atau informal. Proses formal didokumentasikan dan diikuti sebagian besar waktu. Proses informal digunakan karena kurangnya dokumentasi formal atau karena kebutuhan untuk menyimpang dari proses formal dalam keadaan yang tidak biasa.
Kapan sebaiknya perusahaan menggunakan Analisis Proses Bisnis?
Paling sering, perusahaan menggunakan BPA saat meluncurkan teknologi baru atau proses baru. Sebelum teknologi baru diluncurkan, manajemen perusahaan perlu memahami setiap inefisiensi yang disebabkan oleh teknologi atau proses lama. Ketidakefisienan ini mungkin termasuk penundaan pengiriman, dukungan pelanggan yang buruk, atau persentase produk cacat yang tinggi. Dengan melakukan analisis biaya-manfaat, perusahaan dapat menentukan apakah akan menerapkan teknologi baru atau fokus pada area lain yang dapat menghasilkan pengembalian investasi yang lebih tinggi.
Perusahaan memiliki semakin beralih ke BPA dalam beberapa tahun terakhir, karena pandemi COVID-19 meningkatkan permintaan akan produk tertentu dan mengurangi kebutuhan akan produk lainnya. Perusahaan memiliki waktu terbatas untuk beradaptasi dengan lingkungan operasi baru, yang membuat BPA penting dalam membantu organisasi mengalihkan fokus mereka secara efektif. Misalnya, banyak organisasi telah menggunakan BPA untuk memperluas penawaran digital mereka. Perusahaan lain menggunakan BPA untuk mengimbangi efek negatif yang terkait dengan gangguan rantai pasokan. Baru-baru ini, tekanan inflasi yang kuat dan ketidakpastian ekonomi telah menyebabkan banyak organisasi memanfaatkan BPA untuk mengendalikan biaya dan menghilangkan inefisiensi.
Organisasi sering beralih ke BPA sebagai bagian dari yang lebih besar perencanaan strategis upaya. Misalnya, sebuah organisasi dapat menggunakan BPA untuk lebih memahami proses internalnya sebagai satu langkah menuju tujuan yang lebih luas.
Apa manfaat analisis proses bisnis?
Anda mungkin sudah dapat melihat bahwa BPA sangat membantu dalam berbagai situasi. Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan analisis proses bisnis:
- Meningkatkan efisiensi: Misalnya, BPA dapat mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan pencarian penjualan yang produktif, karyawan orientasi, pengembangan produk atau membuat kampanye pemasaran.
- Mengurangi biaya: BPA dapat mengurangi biaya personel dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas atau menghilangkan redudansi dalam proses. BPA juga dapat menyoroti penghematan biaya untuk sumber daya dan material.
- Memperjelas dan meningkatkan kebijakan dan tata kelola: Misalnya, BPA dapat meningkat manajemen risiko dan menyoroti di mana kebijakan keamanan TI dan perangkat saat ini perlu ditingkatkan.
- Menghilangkan atau mengurangi hambatan: BPA dapat membantu organisasi Anda mengoptimalkan komunikasi dan eksekusi proses, sehingga satu tahap, seperti persetujuan, tidak membuat backlog.
- Optimalkan proses adopsi: BPA dapat menyoroti titik-titik sakit dalam mengadopsi teknologi atau proses baru dan memberikan peningkatan pada program pelatihan, yang pada akhirnya meningkatkan tingkat adopsi.
- Tingkatkan prosedur rilis atau penerapan: Kita semua ingin penyebaran kampanye dan peluncuran produk berjalan dengan lancar – BPA dapat mengatasi inefisiensi dalam proses ini dan membantu Anda melakukan perbaikan.
- Membantu dalam pergeseran fokus: BPA dapat membantu organisasi Anda bersaing di dunia yang semakin digital. Misalnya, BPA dapat membantu mengoptimalkan proses sehari-hari untuk menggunakan teknologi tertentu, beralih ke model kerja jarak jauh, atau memperlancar transisi untuk menyediakan produk dan layanan online.
- Meningkatkan budaya perusahaan: Proses yang dioptimalkan meningkatkan pengalaman karyawan di tempat kerja.
- Tingkatkan keterlibatan: Layanan pelanggan yang lebih baik, interaksi situs web, atau proses di dalam toko memperkuat reputasi dan keterlibatan organisasi Anda.
Pemangku kepentingan yang bahagia, karyawan yang bahagia, pelanggan yang bahagia – hari-hari yang bahagia!
Langkah-langkah kunci dalam Analisis Proses Bisnis
Jadi, itulah dasar-dasarnya. Apa saja langkah-langkah yang terlibat dalam BPA?
1. Tentukan tujuan
Langkah pertama adalah menentukan apa yang perlu dicapai. Melakukan a Analisis SWOT, analisis resiko atau bahkan formal analisis kompetitif dapat membantu Anda mengidentifikasi area untuk perbaikan dalam organisasi Anda. Melihat lebih dekat kinerja organisasi Anda menggunakan rasio keuangan juga dapat menjadi titik awal yang membantu. Pada tingkat makro, tujuan Anda mungkin untuk meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya, namun perlu diingat bahwa BPA berfokus pada peningkatan terkait proses. Ini berarti bahwa sasaran Anda harus berfokus pada peningkatan proses daripada perubahan bisnis makro. Misalnya, tujuan BPA bisa untuk meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Tugas yang sangat berulang seringkali dapat diotomatisasi, menghasilkan waktu penyelesaian yang lebih baik dan kesalahan yang lebih sedikit. Dalam proses penjualan, misalnya, tindak lanjut dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan penjualan. Dalam kasus proses penjualan, tujuannya mungkin untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menulis email tindak lanjut, untuk meningkatkan tingkat respons, atau keduanya. Salah satu cara untuk memastikan tujuan terdefinisi dengan baik adalah dengan menggunakan pendekatan SMART, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.
2. Tentukan prosesnya
Setelah tujuan ditentukan, Anda perlu menentukan proses yang menyebabkan inefisiensi. Dalam proses penjualan, misalnya, tindak lanjut mungkin melibatkan beberapa langkah, seperti membuat template email tindak lanjut, menyesuaikan template berdasarkan informasi yang diperoleh dari klien, mengoreksi email, dan mengirim email lima menit setelah percakapan.
Saat mendefinisikan proses, pastikan ruang lingkup proses tidak terlalu luas. Beberapa ahli proses menggunakan istilah tersebut ujung ke ujung untuk menentukan batas-batas besar, proses penting. Desain end-to-end menggabungkan semua aktivitas yang harus terjadi untuk menghasilkan konsep produk. Salah satu cara untuk memecah proses ini lebih jauh adalah dengan menggunakan hierarki proses. Hierarki proses dimulai pada tingkat seluruh organisasi dan bergerak menuju proses yang paling terperinci. Alat yang paling umum digunakan oleh analis dan arsitek proses selama langkah ini adalah SIPOC, yang merupakan singkatan dari Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers. Alat ini membantu meringkas masukan dan keluaran dari satu atau lebih proses dalam bentuk tabel.
3. Analisis prosesnya
Anda memiliki beberapa teknik analisis proses bisnis untuk dipilih, bergantung pada tujuan yang ditentukan. Teknik analisis yang paling umum adalah analisis nilai, yang menunjukkan elemen utama dan minor dari proses berdasarkan nilai tambah. Nilai adalah rasio fungsi terhadap biaya. Oleh karena itu, nilai dapat diubah baik dengan meningkatkan fungsi atau mengurangi biaya. Saat melakukan analisis nilai, analis biasanya menyusun daftar fungsi dan biaya dalam urutan menurun. Rasio biaya-manfaat sering diterapkan pada daftar tersebut untuk memperkirakan nilai bersih dari setiap aktivitas.
Kembali ke contoh proses tindak lanjut penjualan kami, langkah-langkah dengan nilai tertinggi dapat diurutkan dalam urutan berikut: menyesuaikan templat penjualan berdasarkan informasi yang diperoleh dari klien, mengoreksi email, mengirim email lima menit setelah percakapan, dan membuat template untuk email tindak lanjut. Dalam contoh ini, membuat template tindak lanjut adalah elemen dengan nilai tambah terendah karena menghabiskan banyak waktu dan selalu memerlukan penyesuaian saat informasi baru muncul.
Teknik analisis populer lainnya termasuk analisis kesenjangan, yang membandingkan kinerja aktual dengan kinerja potensial, dan analisis akar penyebab, yang bertujuan untuk menentukan mengapa suatu masalah terjadi sejak awal, dan mencari solusi untuk akar penyebabnya.
4. Identifikasi perangkat tambahan
Setelah proses dianalisis dan inefisiensi terdeteksi, langkah selanjutnya adalah menentukan peningkatan yang diperlukan. Seringkali, perbaikan berfokus pada aspek seperti menghilangkan hambatan, mengoptimalkan proses bernilai tinggi, atau meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Misalnya, untuk meningkatkan nilai pembuatan email tindak lanjut, tenaga penjualan berpotensi menggunakan alat eksternal yang membantu membuat email yang dapat disesuaikan lebih cepat berdasarkan segmen klien atau informasi lainnya.
Selama langkah ini, Anda harus memastikan bahwa Anda memperhitungkan potensi eksternalitas apa pun. Eksternalitas adalah biaya atau manfaat tidak langsung yang disebabkan oleh bisnis Anda yang memengaruhi pihak ketiga, yang dapat mencakup individu atau organisasi – atau bahkan masyarakat secara keseluruhan. Misalnya, peningkatan kecepatan dapat menyebabkan penurunan kualitas produk dan layanan tertentu, yang merupakan biaya bagi pengguna atau konsumen hilir. Demikian pula, otomatisasi proses tertentu dapat menghilangkan kemampuan untuk menyesuaikan produk atau layanan, mengurangi permintaan untuk produk dan layanan tersebut. Oleh karena itu, analis juga harus melakukan analisis biaya-manfaat secara menyeluruh sebelum menyesuaikan atau memperkenalkan proses baru.
5. Terapkan prosesnya
Implementasi seringkali melibatkan para profesional di berbagai departemen, mulai dari manajemen hingga analis dan profesional TI. Anda harus memastikan bahwa tim implementasi memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukan perubahan yang efektif. Koreksi biasanya dimulai dalam skala kecil, diikuti dengan perubahan di seluruh tugas yang terhubung. Misalnya, untuk meningkatkan nilai pembuatan template email tindak lanjut, departemen penjualan dapat menginstal perangkat lunak pihak ketiga yang menganalisis semua email sebelumnya dan memberikan saran menggunakan analitik prediktif.
6. Pantau hasilnya
Langkah terakhir adalah memantau dan mengontrol standar dan proses baru. Apakah proses baru menghasilkan KPI yang lebih baik? Apakah proses ini menyebabkan eksternalitas? Misalnya, perangkat lunak pihak ketiga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menulis email tindak lanjut, namun juga dapat mengurangi tingkat respons email. Dengan kata lain, kita harus memastikan bahwa kita memperhitungkan eksternalitas. Selain itu, peluang peningkatan tambahan mungkin muncul selama tahap ini, jadi penting untuk terus memantau proses baru daripada mengambil pendekatan 'atur dan lupakan'.
studi kasus BPA
Sekarang setelah kita membongkar dasar-dasarnya, mari kita lihat beberapa contoh analisis proses bisnis dunia nyata.
Contoh pertama kami berkaitan dengan simpanan perusahaan kosmetik Prancis, Yves Rocher, dialami saat memproses kandidat baru. Setelah melakukan BPA, Yves Rocher memperhatikan bahwa mereka mempekerjakan kandidat dua kali lebih banyak di musim puncak. Untuk mengurangi backlog, perusahaan berinvestasi dalam perangkat lunak yang mengisi dan memvalidasi data secara otomatis, mengurangi waktu yang dihabiskan secara internal untuk memproses kandidat baru.
Bank Howard, sebuah bank komunitas milik lokal yang berbasis di wilayah Greater Baltimore, ingin meningkatkan layanan pelanggan dan produktivitas karyawan. Setelah melakukan analisis proses bisnis, bank menyadari bahwa klien baru memerlukan waktu sekitar satu setengah jam untuk membuka rekening baru, mengurangi kepuasan pelanggan dan meningkatkan pelatihan yang diperlukan untuk karyawan baru. Bank dapat mengurangi waktu ini sebesar 75% dengan menggunakan perangkat lunak keuangan baru, memungkinkan karyawan menghabiskan lebih banyak waktu dengan klien baru dan meningkatkan kepuasan klien.
Bagaimana penelitian industri dapat meningkatkan BPA?
Penelitian industri memungkinkan perusahaan untuk patokan kinerja mereka terhadap pesaing dan metrik industri mereka. Metrik ini mencakup pendapatan per perusahaan, pendapatan per karyawan, biaya upah, dan keuntungan. Lebih-lebih lagi, analisis industri adalah alat yang hebat untuk melacak tren keseluruhan dalam pendapatan industri. Perusahaan yang tumbuh pada tingkat yang lebih cepat dari rekan-rekan mereka biasanya memiliki keunggulan kompetitif seperti pemasaran yang kuat, pelanggan setia atau produk yang berbeda. Sebaliknya, perusahaan yang tumbuh pada tingkat yang lebih lambat daripada rata-rata industri dapat digunakan pembandingan segmen sebagai titik awal untuk menganalisis proses internal yang menyebabkan inefisiensi. Pembandingan perusahaan memberi Anda pandangan yang jelas tentang pesaing Anda, sementara penelitian industri tingkat negara bagian memberikan lapisan informasi tambahan kepada perusahaan yang ingin membandingkan kinerja mereka dengan industri yang lebih luas.
Riset industri sangat berguna setelah merebaknya pandemi COVID-19, yang membuat banyak perusahaan menyesuaikan proses internal karena tindakan pembatasan sosial, kendala rantai pasokan dan lingkungan peraturan yang tinggi. Misalnya, bisnis di seluruh AS telah meningkatkan investasi mereka dalam operasi online untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang terus berubah. Dengan memiliki pemahaman yang jelas tentang tren yang sedang berlangsung, perusahaan yang memiliki akses ke data industri dapat lebih mudah mendeteksi proses bernilai tambah tinggi.
Pesan terakhir
Analisis proses bisnis membantu perusahaan mengoptimalkan proses internal mereka untuk akhirnya mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, atau keduanya. BPA biasanya melibatkan para profesional di berbagai departemen yang bekerja sama untuk memastikan proses baru mengalir dengan lancar melintasi berbagai dimensi. Setelah proses baru diberlakukan, analis terus memantau kinerja standar baru terhadap KPI yang telah ditetapkan sebelumnya. Bisnis dapat menggunakan riset industri untuk mendapatkan hasil maksimal dari BPA, memanfaatkan metrik tingkat industri seperti pendapatan per pendirian dan biaya upah.
Sumber dari Dunia IBIS
Penafian: Informasi yang disebutkan di atas disediakan oleh IBISWorld secara independen dari Alibaba.com. Alibaba.com tidak memberikan pernyataan dan jaminan mengenai kualitas dan keandalan penjual dan produk.
