5 modi comprovati in cui Customs SaaS migliora l'efficienza nel commercio globale

Sdoganamento i processi possono essere significativamente inefficienti se gestiti manualmente. L’elaborazione dell’enorme volume di documenti richiesti per ogni spedizione può essere lenta senza l’automazione.

Inoltre, l’immissione manuale dei dati per le dichiarazioni doganali e i relativi documenti è soggetta a errori. Anche piccole inesattezze possono causare ritardi poiché le autorità doganali dovranno verificare e correggere le discrepanze.

Inoltre, senza il monitoraggio e le notifiche in tempo reale, stare al passo con le normative doganali in continua evoluzione può essere difficile e le aziende potrebbero reagire lentamente alle richieste delle autorità doganali o ai problemi che sorgono durante il processo di sdoganamento.

Dotato di funzionalità come l'archiviazione nel cloud, l'archiviazione elettronica, la documentazione digitale, il monitoraggio e le notifiche in tempo reale e la collaborazione tra più parti interessate, il software doganale come servizio (SaaS) può semplificare in modo significativo l'intera procedura di sdoganamento e semplificare la complessità delle operazioni di importazione/esportazione .

Continua a leggere per scoprire cos'è esattamente il SaaS doganale e come può rendere l'intero processo di importazione/esportazione un gioco da ragazzi!

Sommario
1. Cos'è il SaaS doganale?
2. 5 modi in cui il SaaS doganale semplifica le operazioni di importazione/esportazione
3. Massimizzare l'efficienza nello sdoganamento con le soluzioni SaaS

Cos'è il SaaS doganale?

Customs SaaS (Software as a Service) è una soluzione basata su cloud che automatizza e semplifica l'intero processo di sdoganamento, compresa la presentazione di dichiarazioni, il pagamento dei dazi e la garanzia del rispetto degli accordi e delle normative commerciali.

Questo tipo di software personalizzato viene generalmente offerto su abbonamento, ospitato in remoto e reso accessibile ai clienti tramite Internet. Di conseguenza, le aziende possono gestire le complesse attività associate all'importazione e all'esportazione di merci semplicemente tramite un browser Web, eliminando la necessità di installare o mantenere qualsiasi hardware o software localmente.

5 modi in cui il SaaS doganale semplifica le operazioni di importazione/esportazione

L'uso del software doganale va oltre la semplice eliminazione delle attività manuali. Implica la gestione delle classificazioni, la supervisione dei processi di origine e l'esecuzione di controlli di conformità, il tutto all'interno di un'unica piattaforma basata sul web. Di seguito sono riportati cinque modi in cui le soluzioni SaaS doganali possono automatizzare e semplificare i processi di importazione/esportazione:

Gestione dei documenti e inserimento automatizzato dei dati

Un vantaggio significativo delle soluzioni SaaS è la loro capacità di centralizzare l’archiviazione di tutta la documentazione doganale, rendendola facilmente accessibile e aggiornabile. Invece di cercare tra pile di documenti per individuare una specifica dichiarazione di esportazione o fattura commerciale, tutta la documentazione doganale è archiviata in un archivio centralizzato basato sul cloud.

Aziende e spedizionieri doganali può individuare rapidamente i documenti utilizzando le funzioni di ricerca, che possono filtrare in base a vari parametri come data, numero di spedizione o clienti. Inoltre, quando i documenti necessitano di aggiornamenti o correzioni, le modifiche possono essere applicate a più voci contemporaneamente e in tempo reale, rendendo gli aggiornamenti immediatamente accessibili a tutte le parti interessate.

Inoltre, i software di gestione doganale possono compilare e aggiornare automaticamente moduli e pratiche burocratiche ricorrenti. Ad esempio, le compagnie di spedizione possono creare modelli per voci tipiche per generare automaticamente nuove dichiarazioni doganali per spedizioni simili. Inoltre, la maggior parte delle soluzioni SaaS doganali utilizzano tecnologie OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per scansionare documenti fisici e convertirli in formato digitale.

Aggiornamenti in tempo reale su normative commerciali e tariffe

Le aziende impegnate nel commercio internazionale sanno certamente che comprendere e rispettare le normative doganali di tutti i paesi con cui commerciano può essere scoraggiante e richiedere molto tempo.

Per fortuna, la maggior parte delle soluzioni SaaS (Software-as-a-Service) per la conformità doganale mantengono ampi database continuamente aggiornati con le ultime modifiche alle normative doganali locali e agli accordi commerciali internazionali. Le aziende ricevono notifiche immediate su eventuali modifiche rilevanti nelle norme attuali o nelle tariffe tariffarie che potrebbero influenzare le loro attività di import/export.

Inoltre, le soluzioni SaaS doganali calcolano automaticamente l'importo stimato dei dazi doganali e delle tasse da pagare per le operazioni di importazione/esportazione in base alle informazioni sulle merci spedite, come la classificazione, il valore e l'origine del prodotto.

Poiché i calcoli si basano sulle tariffe e sugli accordi tariffari più recenti, le aziende possono evitare potenziali pagamenti in eccesso o in difetto che potrebbero comportare costi ridondanti o sanzioni. Inoltre, alcuni software per spedizionieri doganali gestiscono e automatizzano varie spese doganali, comprese le spese di magazzino doganale, le tasse portuali, i costi assicurativi e altro ancora.

Connettività con le autorità doganali

Prima dell’avvento della dogana elettronica e dei sistemi digitali, la presentazione delle pratiche burocratiche era un processo noioso, che spesso comportava lunghe attese in coda agli uffici doganali o la navigazione attraverso i servizi postali.

Quel che è peggio è che, una volta inoltrata la documentazione, anche monitorare lo stato di avanzamento dei documenti e il loro stato nel processo potrebbe essere complicato. Se in seguito veniva rilevato un errore o un'omissione, ciò spesso comportava tempi di sdoganamento più lunghi, multe doganali o addirittura il rifiuto della merce.

Oggi, le soluzioni SaaS doganali sono direttamente collegate ai sistemi EDI (Electronic Data Interchange) (o equivalenti) delle autorità doganali in più paesi in tutto il mondo, semplificando la gestione della conformità commerciale internazionale attraverso un'unica interfaccia.

Ad esempio, le aziende che importano merci negli Stati Uniti possono utilizzare un software SaaS doganale che fornisce un collegamento diretto con la dogana e la protezione delle frontiere degli Stati Uniti (CBP) tramite il suo ambiente commerciale automatizzato (ACE).

Questa connettività consente alle aziende di inviare elettronicamente i dati di importazione ed esportazione richiesti dal CBP e da decine di altri Stati Uniti agenzie governative partner. Inoltre, le aziende possono mantenere una visibilità costante sullo stato dei documenti di spedizione richiesti, sui riepiloghi delle voci e sui rilasci delle merci.

Funzionalità di flusso di lavoro collaborativo integrate

Non si può sopravvalutare quanto l’efficienza delle operazioni di importazione/esportazione e logistica venga migliorata disponendo di una piattaforma centralizzata basata su cloud che consente aggiornamenti in tempo reale, condivisione di documenti e comunicazione.

Immagina solo una situazione in cui a shipper in Germania spedisce merci a destinatario in Canada. Un broker doganale in Canada deve gestire lo sdoganamento. Un SaaS doganale fornisce un'interfaccia accessibile dal web che consente allo spedizioniere tedesco di caricare i documenti di spedizione necessari, come la fattura commerciale e lista imballaggio.

Una volta caricato, lo spedizioniere doganale canadese viene immediatamente avvisato e può iniziare a lavorare sul processo di dichiarazione doganale. Possono accedere a questi documenti per confermare la loro conformità alle normative canadesi sull'importazione, il tutto senza dover contattare direttamente lo spedizioniere o attendere lo scambio di e-mail. Allo stesso modo, il destinatario viene avvisato quando la merce passa la dogana ed è pronta per il ritiro.

Prima di preoccuparti dell'esposizione di informazioni e documenti sensibili a terze parti, stai certo che le soluzioni SaaS implementano controlli di accesso basati sui ruoli per proteggere i dati. Ad esempio, lo spedizioniere doganale può avere il permesso di modificare e presentare dichiarazioni doganali sulla base dei documenti del mittente, ma non può accedere agli accordi finanziari del destinatario con il mittente.

Scalabilità e accessibilità basata su cloud

Non possiamo concludere questo post sul blog su come il software SaaS doganale migliora l'efficienza e l'accuratezza dei processi di importazione/esportazione senza menzionare la caratteristica distintiva di SaaS che lo distingue dalle altre soluzioni software doganali: la sua accessibilità basata su cloud. Ciò consente un facile accesso remoto ai dati da qualsiasi parte del mondo.

Prendiamo, ad esempio, uno spedizioniere con un team operativo distribuito in tutto il mondo; dovranno mantenere il coordinamento tra i membri del team in vari fusi orari per garantire operazioni continue 24 ore su XNUMX. Con l'uso del software SaaS doganale, i membri del team possono accedere alle stesse informazioni, aggiornare gli stati delle spedizioni e gestire le dichiarazioni doganali ovunque si trovino.

Oltre all'accesso remoto, le soluzioni SaaS fanno uso anche di risorse cloud elastiche che possono essere facilmente ampliate o ridotte in base alla domanda. Considera un'attività di e-commerce specializzata in prodotti stagionali; potrebbe registrare fluttuazioni sostanziali nel volume delle vendite durante tutto l'anno. Durante i mesi più lenti, le sue operazioni di import/export potrebbero essere minime.

Tuttavia, con l’avvicinarsi delle festività natalizie, potrebbe verificarsi un aumento significativo delle importazioni di materie prime e delle esportazioni di prodotti finiti. Una soluzione SaaS doganale può essere ridotta durante questi periodi più tranquilli per risparmiare sui costi, per poi espandersi rapidamente durante i mesi di punta per gestire l’aumento delle dichiarazioni doganali, della gestione dei dazi e dei controlli di conformità senza bisogno di aggiornamenti dell’infrastruttura fisica.

Massimizza l'efficienza nello sdoganamento con le soluzioni SaaS

In definitiva, l’adozione di soluzioni SaaS doganali per la gestione delle operazioni di sdoganamento e di importazione/esportazione porterà a tempi di sdoganamento più brevi, costi operativi ridotti, migliore conformità dei dati e processi senza supporto cartaceo.

Per iniziare, una semplice ricerca sul Web consentirà alle aziende di trovare un'ampia gamma di soluzioni SaaS personalizzate come MIC, CargoWisee CANOPO. Queste soluzioni variano da quelle convenienti, che offrono funzionalità di base come la gestione dei documenti, funzionalità di archiviazione e il semplice monitoraggio delle spedizioni, a soluzioni più sofisticate e connesse a livello globale che forniscono la completa automazione dei processi doganali.

Grandi aziende di logistica e catena di fornitura, come ad esempio spedizionieri e fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL), potrebbe anche utilizzare uno strumento software come Acceleratore SaaS Alibaba Cloud per sviluppare e distribuire le proprie applicazioni SaaS personalizzate scalabili e sicure.

Per saperne di più sull'automazione delle procedure doganali, dai un'occhiata a come sono oggi le soluzioni software doganali integrazione dell’intelligenza artificiale per snellire l’intero flusso di lavoro dello sdoganamento!