Processo di sdoganamento e documenti che devi conoscere

Congratulazioni per aver completato un ordine internazionale con un nuovo cliente o fornitore! Tuttavia, questo risultato segna anche l’inizio di un processo potenzialmente impegnativo che coinvolge lo sdoganamento delle merci da parte della dogana, l’autorità governativa responsabile della regolamentazione delle importazioni e delle esportazioni dentro e fuori un paese.

Qui, esploriamo cos'è lo sdoganamento, comprendiamo il processo di sdoganamento standard, identifichiamo i documenti essenziali richiesti per lo sdoganamento e discutiamo alcune sfide comuni del processo insieme ai suggerimenti per affrontarle.

Sommario
1. Significato e importanza dello sdoganamento
2. Il processo di sdoganamento
3. Documentazione essenziale per lo sdoganamento
4. Affrontare le sfide dello sdoganamento
5. Rimanere informati sulle normative doganali

Significato e importanza dello sdoganamento

Lo sdoganamento è fondamentalmente la procedura di presentazione dei documenti e di ottenimento dell'approvazione da parte delle autorità competenti sia dei paesi esportatori che importatori. Questi organismi supervisionano l’ispezione e l’autorizzazione delle merci che attraversano le frontiere, garantiscono il rispetto dei trattati commerciali globali e delle leggi commerciali locali e vengono regolati tutti i dazi e le tasse di importazione necessari.

Questo meccanismo consente il trasferimento di prodotti dentro e fuori i paesi rispettando i requisiti normativi, poiché gli spedizionieri devono rispettare la dichiarazione doganale obbligatoria con informazioni complete sulla spedizione.

Poiché le procedure doganali variano da paese a paese, è fondamentale che esportatori e importatori conducano ricerche adeguate sui requisiti specifici di ciascuna destinazione coinvolta.

Il processo di sdoganamento

In generale, il processo di sdoganamento può essere suddiviso in tre fasi: la fase di ispezione, seguita dal calcolo delle tasse e dei dazi e, infine, dal pagamento per lo svincolo. Tuttavia, questo è in poche parole un processo generale, i passaggi e le procedure effettive possono variare a seconda del paese, del tipo di merce e della modalità di trasporto.

Ispezione

Il processo di sdoganamento, simile a molte procedure che comportano un controllo governativo, inizia con un'ispezione approfondita dei documenti (e, se ritenuto necessario, dei beni fisici). Questo esame iniziale ha posto l'accento sulla presenza e sulla correttezza di tutti i documenti richiesti. Tutte le pratiche burocratiche necessarie, come fatture, certificati di origine e documenti di spedizione, vengono verificate per assicurarne la presenza e che ciascuna di esse sia accuratamente compilata.

Oltre all'ispezione obbligatoria dei documenti, possono essere effettuate anche ispezioni fisiche, a seconda delle politiche dei particolari paesi o delle autorità doganali coinvolte. Alcune nazioni optano per un approccio casuale e a campione, utilizzando un campionamento casuale per determinare quali spedizioni richiedono un esame fisico.

Nel frattempo, la maggior parte degli altri paesi o autorità doganali utilizzano metodologie di valutazione del rischio per accertare la necessità di ispezioni fisiche. Negli Stati Uniti, ad esempio, la Customs and Border Protection (CBP) utilizza il Sistema di targeting automatizzato (ATS) per assegnare un punteggio di rischio a ciascuna spedizione in base a molteplici fattori, tra cui l'origine, la destinazione e i registri storici sia del mittente che del destinatario. Le spedizioni con punteggi di rischio più elevati hanno maggiori probabilità di essere sottoposte a ispezione fisica.

Calcolo delle imposte e dei dazi

Passando dall'ispezione della documentazione e dall'eventuale ispezione fisica, il processo avanza alla fase di calcolo di tasse e dazi, generalmente nel paese importatore (la maggior parte dei paesi non impone dazi all'esportazione). In questa fase, le autorità doganali valutano i dazi applicabili in base a vari fattori, principalmente il valore delle merci, la tipologia e eventuali normative di importazione specifiche del paese importatore.

Il Codici del Sistema Armonizzato (SA). svolgono un ruolo significativo in questa fase al fine di determinare l'aliquota tariffaria per prodotto. L’attenzione principale in questa fase evidenzia l’importanza di un’accurata classificazione e valutazione dei prodotti, che generalmente si basa sul valore di transazione delle merci importate, per evitare eventuali sanzioni fiscali e ritardi doganali.

Pagamento e liberazione

Nella fase di pagamento delle tasse e dei dazi del processo di sdoganamento, comprensione Incoterms (Termini del commercio internazionale) è fondamentale per differenziare le responsabilità tra venditore e acquirente nel contesto della conformità normativa per le esportazioni e le importazioni.

Incoterms come Delivered Duty Unpaid (DDU) e Delivered Duty Paid (DDP) sono fondamentali per consentire ai caricatori di decidere chi si assume la responsabilità di questi pagamenti, con DDP che indica il pagamento anticipato da parte del caricatore per una transizione più agevole, in contrasto con DDU, che può richiedere ulteriori costi per il destinatario.

Infine, lo svincolo delle spedizioni segna il culmine del processo di sdoganamento. Dopo un'ispezione e un pagamento soddisfacenti dei dazi, le merci vengono rilasciate per procedere verso la loro destinazione finale. Vale la pena notare che, nonostante il completamento del pagamento di tasse e dazi, questa fase può comunque comportare l'adempimento di requisiti specifici per alcune categorie di merci prima del rilascio ufficiale delle merci, come un'adeguata etichettatura e imballaggio per materiali pericolosi, evidenziando la necessità di aderire a tutti gli standard normativi.

Documentazione essenziale per lo sdoganamento

Esistono diversi tipi di documenti importanti per lo sdoganamento, ma i seguenti sono i quattro documenti indispensabili. Nel complesso, questi documenti garantiscono il rispetto delle normative di importazione/esportazione, forniscono una panoramica completa dei dettagli di una spedizione, facilitano il calcolo di dazi e tasse e dimostrano la legalità e l'origine delle merci.

Vediamoli in una sequenza logica che segue il tipico flusso di informazioni richieste durante tutto il processo.

Fattura commerciale

La fattura commerciale è il documento fondamentale che avvia l'intero processo in quanto definisce il valore e i dettagli complessi dei beni scambiati. Specifica inoltre i dettagli della transazione, come le condizioni di vendita (ad esempio, Incoterms) e di pagamento, nonché le informazioni di contatto di entrambe le parti. Principalmente, la dogana utilizza questo documento per determinare con precisione il valore doganale della spedizione e valutare dazi e tasse. È anche un documento chiave per l'acquirente per organizzare il pagamento.

Per uno sdoganamento efficace, a Fattura commerciale deve includere dettagli completi delle informazioni di contatto sia del venditore che dell'acquirente, inclusi nomi e indirizzi, insieme a specifiche di spedizione come l'indirizzo e la modalità di spedizione. Dovrebbe citare la fattura e i numeri di riferimento del cliente, le condizioni di vendita e di pagamento, incorporando gli Incoterms e il metodo di pagamento, nonché la valuta concordata per il regolamento.

Le descrizioni dei prodotti dovrebbero comprendere la quantità, l'unità di misura e dettagli approfonditi come le dimensioni. Inoltre, la fattura deve delineare i dettagli dei prezzi, inclusi i prezzi unitari, eventuali costi aggiuntivi e il prezzo totale che riflette il valore commerciale. Infine, dovrebbero essere inclusi anche i dettagli del paese di origine e le eventuali certificazioni o dichiarazioni necessarie.

Va inoltre sottolineato che pur essendo molto simile alla Fattura Commerciale, la Fattura proforma funge da stima iniziale e potrebbe non essere così dettagliata come una fattura commerciale ufficiale. Nonostante ciò, molte autorità doganali lo accettano a fini di sdoganamento. Negli Stati Uniti, ad esempio, è consentita una fattura pro forma al momento dell'immissione, a condizione che il funzionario La fattura commerciale segue entro 120 giorni. Ciò consente il regolare passaggio delle merci attraverso la dogana in attesa della documentazione completa.

Polizza di carico (BOL)/Legge di trasporto aereo (AWB)

A Polizza di carico (BOL) oppure una lettera di trasporto aereo (AWB) funge da contratto tra lo spedizioniere o il proprietario della merce e il vettore. Il BOL viene utilizzato per il trasporto marittimo, mentre l'AWB è specifico per il trasporto aereo. Ogni documento specifica il tipo, la quantità e la destinazione prevista del carico, consentendo il ritiro della merce all'arrivo.

La BOL funge principalmente da documento di proprietà, conferendo la proprietà legale trasferibile dei beni elencati quando emessa come BOL negoziabile. Questa negoziabilità significa che può essere utilizzato per richiedere, vendere o garantire finanziamenti per le merci in transito. Al contrario, se viene emessa come BOL non negoziabile o diretta, viene consegnata direttamente a una parte designata e non può essere trasferita, fungendo da "titolo" solo in quanto consente al destinatario designato di ottenere la merce.

Ai vettori rilasciano la BOL da delineare tutti i termini e le condizioni specifici e i dettagli della spedizione in base al quale le merci vengono trasportate per garantire il loro impegno a soddisfare tali condizioni, rendendolo un accordo fondamentale giuridicamente vincolante. La BOL è essenziale in tutte le modalità di trasporto e la BOL originale deve essere firmata dai rappresentanti autorizzati della compagnia di spedizioni, del vettore e del destinatario della merce.

Lista imballaggio

A Lista imballaggio può essere considerato come il "certificato di nascita" di una spedizione in quanto riassume i dettagli di un pacco e viene normalmente incollato all'esterno del pacco con una copia aggiuntiva inserita all'interno. Integra la polizza di carico descrivendo in dettaglio il contenuto della spedizione e delineando tutti i dettagli del pacco, incluso il metodo di imballaggio, nonché le dimensioni, le misure e il peso di ogni singolo imballaggio.

Poiché elenca tutti gli articoli presenti in ogni pacco, siano essi scatole, pallet o altre unità, questo documento è vitale per il processo di sdoganamento. I funzionari doganali lo utilizzano per verificare che il contenuto corrisponda alla descrizione elencata e determinare con precisione i dazi e le tasse dovuti.

Certificato di origine (CO)

Il Certificato d'origine (CO), noto anche come COO, è fondamentale per identificare il paese in cui sono state fabbricate le merci e verificarne l'origine. È essenziale per il calcolo delle tariffe, poiché conferma se le merci possono beneficiare di tariffe ridotte nell’ambito degli accordi di libero scambio (ALS) e svolge un ruolo chiave nell’applicazione degli embarghi commerciali o delle tariffe in base al paese di origine. Inoltre, aiuta anche a confermare l’idoneità delle merci all’importazione.

In genere, gli esportatori rilasciano la CO come semplice dichiarazione di origine sulla carta intestata dell'azienda. Tuttavia, alcuni paesi, in particolare in Medio Oriente, potrebbero richiedere una copia autenticata o autenticata. Inoltre, le autorità di vari paesi forniscono modelli ufficiali di CO, come il modello raccomandato dal CBP. In sostanza, i requisiti per un CO, compreso il numero di copie necessarie e la lingua utilizzata, possono variare in modo significativo a seconda del prodotto e del Paese.

Affrontare le sfide dello sdoganamento

Classificazioni del codice SA

L'identificazione accurata dei codici HS è essenziale per garantire la conformità alle normative doganali in tutto il mondo. I codici SA, sviluppati dall'Organizzazione mondiale delle dogane (WCO) e adottati da su paesi 200, forniscono una classificazione uniforme per le merci nel commercio internazionale. Questo sistema è fondamentale per le operazioni doganali in tutto il mondo, poiché aiuta nella determinazione delle tariffe applicabili alle merci importate, garantisce il rispetto degli accordi commerciali e facilita il monitoraggio e il controllo delle merci che entrano in un paese.

Ad esempio, gli errori nel codice HS negli Stati Uniti, o più specificamente, denominati Codice HTS (sistema tariffario armonizzato). la classificazione negli Stati Uniti come estensione del codice HS internazionale può portare a problemi significativi. Tra questi, figurano calcoli errati dei dazi, sanzioni pecuniarie, ritardi nella consegna o la possibilità che il CBP confischi articoli per non conformità con le leggi commerciali.

Per ridurre al minimo gli errori e garantire l'accuratezza, la ricerca meticolosa e l'applicazione dei codici HS corretti possono accelerare notevolmente il processo di sdoganamento. Possono farlo anche gli esportatori e gli importatori consultare il sito web dell'OMC per ulteriori informazioni e gli ultimi programmi tariffari specifici per paese basati su HS per identificare il codice più appropriato per i loro prodotti. Un altro approccio diretto e più rapido per risolvere problemi complessi di classificazione del codice SA è quello di chiedere l'assistenza di un intermediario doganale, che può essere prezioso per evitare il rischio di errata classificazione ed eludere multe elevate e ritardi di elaborazione.

Documentazione         

È fondamentale riconoscere che i documenti coinvolti nel processo di sdoganamento costituiscono essenzialmente una dichiarazione completa. Alcuni considerano la dichiarazione di importazione una “mini dichiarazione dei redditi”, presentata ad ogni entrata. In altre parole, la fedeltà e la precisione delle informazioni fornite in tali documenti devono essere gestite con la massima attenzione.

È altrettanto importante capire che oltre ai suddetti documenti doganali standard coinvolti, le autorità doganali di diversi paesi potrebbero comunque richiedere la compilazione di moduli aggiuntivi da parte dei rispettivi operatori.

Tuttavia, data la grande quantità di informazioni e documentazione necessarie per lo sdoganamento, i commercianti spesso incontrano i seguenti problemi tipici:

– Descrizioni dei contenuti ambigue o insufficienti

– Assenza o incompletezza dei documenti

– Discrepanze o mancate corrispondenze tra le informazioni fornite e la spedizione effettiva

– Informazioni non in linea con i requisiti più attuali stabiliti dalle autorità.

Alla luce di ciò, la linea d’azione più prudente per affrontare queste comuni sfide documentali è sottolineare l’importanza di una documentazione dettagliata e accurata e i vantaggi derivanti dall’utilizzo dell’esperienza degli spedizionieri doganali. Una comunicazione tempestiva, il rispetto delle normative vigenti e una preparazione approfondita sono fondamentali per superare queste sfide legate alla documentazione.

Non rispettare altre normative correlate

Il rispetto di tutte le normative correlate per le importazioni e le esportazioni è fondamentale per garantire un processo di sdoganamento regolare, compreso il rispetto di ulteriori organismi di regolamentazione oltre alle dogane. Ad esempio, prodotti come prodotti farmaceutici, articoli di bellezza, prodotti chimici, articoli militari e altri beni specializzati ricadono generalmente sotto la giurisdizione di specifiche autorità di regolamentazione e possono richiedere moduli, permessi e licenze aggiuntivi per scopi di importazione.

Trascurare i mandati stabiliti da altri organismi di regolamentazione e non aderire alle leggi e ai regolamenti sull’importazione stabiliti può comportare gravi conseguenze come ritardi, sanzioni pecuniarie o la confisca delle merci.

Per garantire il rispetto di queste diverse normative, esportatori e importatori devono condurre ricerche approfondite per comprendere le normative uniche imposte da ciascuna autorità competente, in particolare per i prodotti potenzialmente sensibili. Negli Stati Uniti, ad esempio, le parti coinvolte possono consultare le risorse ufficiali per conoscere il necessario processo e requisiti per la richiesta di licenza di importazione, nonché contattare le rispettive agenzie per ricevere assistenza.

Le nette differenze tra i requisiti per le esportazioni rispetto alle importazioni sottolineano l’importanza degli Incoterms che specificano l’assegnazione delle responsabilità. Ad esempio, termini come DAP (Delivered at Place) e DDP (reso sdoganato) sono fondamentali per chiarire chi tra il venditore e l'acquirente dovrebbe gestire l'importazione e sostenere gli obblighi di pagamento di dazi/tasse, con DPP che significa che il venditore deve assumersi la maggior parte delle responsabilità, inclusa la gestione delle approvazioni di importazione.

Conformità dell'imballaggio e dell'etichettatura

L'imballaggio e l'etichettatura rappresentano un altro problema comune strettamente correlato al rispetto dei requisiti specifici dell'agenzia, che influisce sullo sdoganamento. Garantire che l'imballaggio e le etichette soddisfino gli standard richiesti è fondamentale per il successo dello sdoganamento in molti paesi. Negli Stati Uniti, ad esempio, prodotti come dispositivi di protezione individuale o prodotti sanitari potrebbero richiedere requisiti specifici linee guida per l’etichettatura imposte da diverse agenzieo anche più agenzie contemporaneamente.

In generale, la pallettizzazione del carico prima della spedizione può ridurre al minimo i potenziali danni e semplificare la movimentazione, con conseguente risparmio sui costi. Alcuni paesi impongono inoltre requisiti severi per i materiali dei pallet. Negli Stati Uniti, solo alcuni tipi di pallet in legno e plastica trattati sono accettabili per mitigare le minacce ecologiche. La mancata osservanza di queste norme potrà comportare la restituzione della merce a spese del mittente.

Rimaning informato sulle normative doganali

L’essenza dello sdoganamento risiede nel suo ruolo di ponte che consente alle merci di fluire attraverso gli intricati percorsi del commercio internazionale. Questo processo, essenziale per il trasporto senza interruzioni delle merci attraverso i confini, garantisce la conformità alle norme commerciali globali e ai mandati normativi. Il processo di sdoganamento standard prevede ispezioni approfondite, calcoli accurati dei dazi basati sui codici HS e rispetto degli Incoterms per il pagamento e lo svincolo. Inoltre, per uno sdoganamento di successo sono indispensabili documenti specifici di sdoganamento come fatture commerciali, distinte di imballaggio, polizze di carico e certificati di origine.

Districarsi nel labirinto dello sdoganamento richiede vigilanza contro potenziali ostacoli quali documentazione imprecisa, non conformità normativa o interpretazione errata dei codici HS. Il successo in questo settore si basa su un impegno proattivo e su un impegno costante a rimanere aggiornati sui cambiamenti normativi. Rimanere informati sulle normative doganali consente alle aziende di adattarsi in modo rapido ed efficiente, garantendo la concentrazione sugli obiettivi principali senza problemi di sdoganamento.

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