Proprio come un appassionato di cucina fatica a trovare un unico libro di ricette che comprenda la diversità della cucina globale, le aziende sono alle prese con la gestione delle acque dinamiche e talvolta turbolente del commercio internazionale, che richiede manovre attraverso dogane, tariffe e normative attraverso vari confini.
Proprio come una ricetta ben seguita porta a un piatto delizioso e armonioso, il sistema Global Trade Management (GTM) emerge come il “libro di ricette” per eccellenza per il commercio globale. Funge da guida principale che fonde gli intricati “ingredienti” delle richieste normative, delle manovre logistiche e delle strategie di conformità in un’operazione aziendale coesa e snella.
Il passaggio ai sistemi GTM, con l’aiuto di esperti di conformità, offre strategie automatizzate ed efficienti per uscire dal labirinto delle crescenti normative e delle modifiche delle tariffe odierne. Continua a leggere per scoprire cos'è GTM, come funziona e come integrarlo un sistema logistico.
Sommario
Cos'è il GTM?
Come funziona GTM?
Perché integrare GTM in un sistema logistico esistente?
Come unificare GTM con un sistema logistico?
GTM e allineamento logistico nella complessità
Cos'è il GTM?
Il termine “gestione del commercio globale” (GTM) potrebbe sembrare ampio, poiché copre praticamente ogni aspetto del processo e dell’ambiente commerciale globale. Si tratta essenzialmente di adottare un approccio olistico per affrontare le sfide complesse, ricche di documentazione e soggette a errori di comunicazione del processo logistico attraverso un sistema altamente automatizzato e ricco di dati, migliorando la visibilità durante l'intero processo.
Fondamentalmente, le soluzioni GTM semplificano e automatizzano i processi relativi alla conformità doganale e normativa, alla logistica globale e al finanziamento commerciale, affrontando le complessità di più fusi orari, valute e metodi di trasporto coinvolti nel commercio internazionale.
Questo approccio globale, insieme all’utilizzo strategico dei dati, è anche in grado di ottimizzare percorsi e modalità di trasporto, facilitando le attività di importazione ed esportazione. Mira a migliorare l’efficienza operativa e i flussi di cassa, aumentando significativamente la velocità della catena di fornitura. In definitiva, una gestione così meticolosa riduce il rischio di dichiarazioni errate e garantisce l’accuratezza della conformità commerciale, fondamentale per evitare sanzioni e ottimizzare i costi.
Vale anche la pena notare che, tuttavia, non tutti i fornitori GTM potrebbero etichettare rigorosamente le loro offerte come sistemi o software GTM come questi fornitori mirano a offrire una suite più completa di servizi che si rivolgono a vari aspetti del commercio globale e delle operazioni logistiche, rendendo i loro sistemi parte integrante della gestione complessiva delle attività commerciali internazionali ma non limitati a ciò che potrebbe essere tradizionalmente classificato sotto GTM.
Tale decisione di non etichettarsi esplicitamente come “GTM” potrebbe derivare semplicemente dal posizionamento del prodotto o dalle strategie di marketing. Potrebbe anche essere dovuto al fatto che è semplicemente una parte dell’evoluzione di ciò che GTM comprende in un ambiente commerciale globale in rapida evoluzione poiché queste soluzioni sono cresciute fino a includere funzionalità più avanzate come l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e un’ampia analisi dei dati, offuscando così i confini tra GTM e soluzioni più ampie di gestione della catena di fornitura.
In ogni caso, anche se un fornitore non commercializza esplicitamente le proprie soluzioni come GTM, il suo software potrebbe comunque essere considerato parte dell'ecosistema GTM se include funzionalità fondamentali come la conformità e la gestione doganale, la finanza commerciale e la gestione della documentazione, nonché la catena di fornitura visibilità.
Come funziona GTM?
Per evidenziare come i sistemi GTM supportino in modo completo la gestione del commercio globale nella catena di fornitura, organizziamoli in base al flusso naturale delle operazioni commerciali per chiarezza:
Funzioni fondative di GTM
Le funzioni fondamentali di GTM coinvolgono la fase iniziale di implementazione e configurazione del sistema GTM, con l'automazione evidenziata come una natura intrinsecamente integrata in tutte le funzioni. Queste funzioni includono sistemi GTM personalizzati in base alle esigenze e preferenze specifiche dell'organizzazione. Tale personalizzazione enfatizza il ruolo dell'automazione, con strumenti di configurazione automatizzata sviluppato per garantire una configurazione senza soluzione di continuità, coprendo anche la necessaria manutenzione e aggiornamento del sistema secondo necessità.
A parte la configurazione iniziale, le finanze commerciali sono un’altra funzione fondamentale che i sistemi GTM sono in grado di gestire. Ad esempio, automatizzando le transazioni finanziarie e assistendo nella calcolo dei costi fondiari. Con GTM è stata resa possibile anche la conversione della valuta in linea con la fluttuazione dei tassi di cambio, delle tariffe e di altri fattori finanziari che incidono sulla finanza commerciale. Consente inoltre all'organizzazione di sfruttare opzioni di finanziamento commerciale, come ad esempio lettere di credito e finanza della catena di fornitura.
Funzioni di eccellenza operativa di GTM
Ottimizzazione del processo logistico L'efficienza è la funzione di eccellenza operativa più evidente dei sistemi GTM. Utilizzando algoritmi automatizzati per consigliare le rotte e i metodi di spedizione più convenienti ed efficienti, è possibile ottenere l'ottimizzazione delle modalità di spedizione, dei percorsi, dei corrieri e dei costi complessivi di trasporto, compreso il monitoraggio e la tracciabilità delle spedizioni.
Nel frattempo, la corretta gestione della documentazione è un altro fattore chiave che deve essere attentamente curato per raggiungere il successo operativo della logistica. I sistemi GTM semplificano digitalmente la gestione e la diffusione della documentazione tra più parti coinvolte nel commercio globale.
Dalle fatture commerciali alle distinte di carico, alle polizze di carico e ai certificati di origine, la creazione, lo scambio e l'archiviazione di questi documenti commerciali essenziali sono automatizzati. Comprende anche la convalida e la verifica dei documenti per garantirne l'accuratezza e la conformità, facilitando così uno sdoganamento più rapido e riducendo la probabilità di errori manuali.
Funzioni di compliance ed efficienza di GTM
Le soluzioni GTM facilitano transazioni transfrontaliere efficienti e la conformità ai requisiti doganali internazionali poiché sono dotate di funzionalità automatizzate che si aggiornano continuamente per riflettere le ultime novità in materia di dazi, tariffe, accordi commerciali e normative dei diversi paesi e regioni coinvolti nella catena di fornitura.
Facilitano la conformità lungo tutta la catena di fornitura, dallo sviluppo del prodotto alla vendita e alla distribuzione, evidenziando l'interconnessione del rispetto di vari aspetti. I tipici processi di conformità nel commercio globale, come la classificazione dei prodotti, i requisiti di licenza di esportazione e importazionee lo sdoganamento sono coperti.
Migliorare la visibilità complessiva del processo logistico fornendo alle parti interessate informazioni e dati trasparenti e in tempo reale relativi alle operazioni della catena di fornitura è un'altra funzione chiave dei sistemi GTM. Questi includono lo stato, l'ubicazione e le condizioni delle merci, i livelli di inventario, le previsioni della domanda e dell'offerta, nonché gli indicatori di prestazione. Comprende anche l'analisi e il reporting dei dati generare approfondimenti e raccomandazioni.
Funzioni strategiche e di crescita di GTM
La gestione del rischio può essere notevolmente semplificata con l’aiuto dei sistemi GTM, poiché sfrutta l’automazione per identificare, valutare e mitigare i vari rischi associati al commercio globale, comprese le fluttuazioni valutarie e i cambiamenti politici. Questo processo è facilitato da analisi avanzate e approfondimenti basati sui dati, che sono particolarmente efficaci nel supportare strategie di gestione del rischio come copertura, assicurazione e pianificazione di emergenza.
Allo stesso modo, la pianificazione della resilienza futura e della prontezza strategica diventa decisamente più semplice e intuitiva con i sistemi GTM. Questi sistemi sono intrinsecamente progettati per essere a prova di futuro, garantendo che le aziende possano rispondere rapidamente ai cambiamenti nelle normative commerciali, nelle richieste del mercato e nelle tendenze in evoluzione.
Perché integrare GTM in un sistema logistico esistente?
Sebbene i sistemi GTM possano funzionare in modo indipendente, la sinergia creata dall’integrazione di GTM con i sistemi logistici può portare a una catena di fornitura più coesa, reattiva ed efficiente.
Integra GTM nei sistemi logistici esistenti per evitare opportunità mancate di efficienza e ottimizzazione per migliorare la visibilità operativa, migliorare la gestione della conformità e ridurre il rischio di ritardi e sanzioni associati alla non conformità.
I sistemi integrati consentono lo scambio di dati in tempo reale, che può aiutare a prendere decisioni più informate, ottimizzare le operazioni della catena di approvvigionamento e ridurre i costi.
Come unificare GTM con un sistema logistico?
Prima di procedere a discutere in dettaglio come integrare un sistema GTM con un sistema logistico, è fondamentale comprendere che l'integrazione di un sistema GTM con un sistema logistico esistente può essere molto diversa dall'integrazione con un nuovo sistema logistico.
A differenza dei sistemi esistenti in cui l’integrazione spesso comporta la navigazione e l’adeguamento all’interno di processi e infrastrutture consolidati, i nuovi sistemi offrono una tabula rasa, consentendo la personalizzazione e persino l’adozione di tecnologie diverse o un aggiornamento completo dell’infrastruttura. In altre parole, tale integrazione è tipicamente un processo più semplice, poiché offre una maggiore flessibilità in termini di progettazione e configurazione del sistema.
Pertanto, concentriamoci maggiormente su come integrare un sistema GTM con un sistema logistico esistente poiché questo è spesso più comune e complesso alla luce dei dati esistenti, delle infrastrutture e dell'importanza di mantenere la continuità operativa senza interruzioni significative.
Che si tratti di un'integrazione ottenuta tramite un formato di piattaforma o di un'integrazione con il modulo selettivo, O archivio dati centralizzato, digitalizzazione, automazione delle operazioni e i seguenti sono i processi chiave:
Allineamento del flusso di lavoro
Prima di tutto, è fondamentale abbinare le capacità del GTM con le specifiche operazioni commerciali e logistiche dell'organizzazione. Ciò inizia con la valutazione e l'identificazione dei processi e dei flussi di lavoro commerciali globali attuali e desiderati per confermare le aree per l'integrazione GTM.
Dopo la valutazione iniziale, il passaggio critico successivo dovrebbe comportare una comunicazione completa e l'allineamento dei processi aziendali e dei flussi di lavoro con tutte le parti interessate interne ed esterne. Ciò include il coinvolgimento di fornitori, clienti, trasportatori, intermediari doganali e organismi di regolamentazione.
Una comunicazione trasparente ed efficace con questi soggetti è fondamentale per garantire che ogni soggetto comprenda il proprio ruolo all'interno del sistema integrato, cruciale per la successiva fase di formazione e gestione del personale nel processo GTM. Ciò garantisce che l’implementazione del GTM sia in linea con le esigenze collettive e i requisiti di conformità di tutte le parti interessate.
Inoltre, definire chiari indicatori chiave di prestazione (KPI) e metriche è essenziale per misurare l’efficacia e l’efficienza del sistema GTM nel migliorare la conformità commerciale e le operazioni logistiche. Allo stesso tempo, la capacità di stabilire nuovi flussi di lavoro o modificare quelli esistenti secondo necessità è fondamentale per ottenere un’integrazione perfetta. In poche parole, questa fase di allineamento del flusso di lavoro pone le basi per determinare il livello necessario di personalizzazione del sistema GTM per migliorare i processi esistenti e garantire operazioni commerciali globali più fluide.
Integrazione software e consolidamento dei dati
Una volta completato l'allineamento del processo, è il momento dell'integrazione del software e del consolidamento dei dati. La compatibilità del software e l'efficiente migrazione dei dati sono le chiavi per un'implementazione di successo in questa fase. Questo è un passaggio fondamentale per confermare che il sistema GTM può accedere e scambiare dati e informazioni adeguati con altri sistemi e applicazioni in modo coerente e accurato, inclusi vari sistemi IT esistenti, come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e i sistemi di gestione del magazzino (WMS).
Identificare questi requisiti di dati e informazioni per il sistema GTM, inclusa la raccolta di dettagli completi sulle informazioni relative a prodotto, ordine, spedizione, conformità e finanza, è essenziale per garantire che tutti i tipi di dati richiesti siano accuratamente definiti e provenienti da sistemi aggiornati . Anche stabilire standard e formati di dati è altrettanto fondamentale.
Questa fase di implementazione è soggetta a una meticolosa pianificazione ed esecuzione utilizzando metodi e strumenti di integrazione e consolidamento adeguati come le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per un flusso di dati senza interruzioni tra GTM e altri sistemi. Infine, dovrebbero essere completati i test e la convalida dell'integrazione e del consolidamento dei dati per verificare l'accuratezza, la completezza, la tempestività e l'affidabilità dei dati.
Formazione e gestione del personale
Oltre all'allineamento del flusso di lavoro, al software e al consolidamento dei dati, la formazione e la gestione del personale sono altri componenti spesso trascurati per completare con successo l'integrazione del sistema GTM. Infatti, dai responsabili della logistica e compliance officer, al personale finanziario e IT, queste figure devono innanzitutto possedere le competenze e le conoscenze necessarie sui cambiamenti e sulle nuove funzionalità introdotte dall'integrazione.
Ciò comporta la progettazione di programmi di formazione completi su misura per questi ruoli utente all’interno dell’organizzazione, con l’incorporazione di strategie di gestione del cambiamento per facilitare la motivazione del personale e l’adattamento al nuovo sistema.
I materiali di formazione, inclusi moduli, manuali, video e meccanismi di feedback pertinenti, dovrebbero essere sviluppati e valutati attraverso valutazioni e follow-up. I successivi sforzi di formazione possono includere aggiornamenti regolari, ripasso e programmi di riconoscimento per mantenere il personale informato per ulteriori miglioramenti del sistema GTM per soddisfare le esigenze e le richieste in evoluzione dell'organizzazione e del mercato.
Monitoraggio e ottimizzazione continui
Anche dopo il completamento della formazione del personale, il monitoraggio e l'ottimizzazione continui sono fondamentali per garantire l'efficacia del sistema. Si dovrebbe fare affidamento anche sull’analisi dei dati per individuare le aree di miglioramento. Valutando regolarmente l'impatto del sistema GTM sulle operazioni, le organizzazioni possono identificare eventuali inefficienze e analizzare le migliori pratiche per il miglioramento del sistema.
L'organizzazione dovrebbe raccogliere e analizzare i dati sulle prestazioni, dando priorità ai problemi e alle opportunità di ottimizzazione. Ad esempio, le azioni di miglioramento spaziano dal perfezionamento dei processi e dagli aggiornamenti del sistema ai cambiamenti delle politiche basati sul feedback delle parti interessate.
Inoltre, gli obiettivi e i target prestazionali del sistema GTM dovrebbero essere regolarmente rivisti e aggiornati attraverso benchmarking, previsioni e pianificazione degli scenari. Questo approccio adattivo garantisce che il sistema GTM rimanga uno strumento prezioso ed efficiente per l’organizzazione, mantenendo continuamente le sue promesse e adattandosi ai cambiamenti interni ed esterni.
GTM e allineamento logistico nella complessità
Il Global Trade Management (GTM) funge non solo da strumento, ma da strategia olistica per affrontare le complessità del commercio internazionale, offrendo un approccio strutturato per gestire l'insieme delle operazioni commerciali, dalle funzioni fondamentali come l'implementazione, la configurazione e la gestione finanziaria a quelle più complesse. aspetti complessi della conformità e della crescita strategica. Fondamentalmente, GTM garantisce che ogni fase, inclusa l'ottimizzazione della logistica per l'efficienza, la semplificazione della documentazione e il miglioramento della visibilità della catena di fornitura, venga eseguita con precisione supportata dall'automazione e da dati pertinenti in tempo reale. Inoltre, rafforza le strategie di gestione del rischio e rende le imprese a prova di futuro contro la natura imprevedibile del commercio globale.
L’integrazione di GTM nei sistemi logistici esistenti è fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare la propria catena di fornitura in un ambiente globale complesso. Allineando i flussi di lavoro, consolidando i dati e concentrandosi sul miglioramento continuo, le aziende possono ottenere un coordinamento senza precedenti nelle loro operazioni commerciali e logistiche. Il GTM e il coordinamento logistico in un ambiente complicato diventano quindi un imperativo strategico per le aziende che aspirano al successo globale.
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