主要な取り組み
効果的なビジネス文書は細分化されており、直接的で親しみやすいものです。 読者が時間を節約し、あなたの作品の重要なメッセージを理解するのに役立ちます
信頼できるデータソースを使用すると、ビジネス文書やプレゼンテーションの信頼性が向上します。
成果物の種類ごとに異なるビジネス文書スタイルを使用できるため、業界分析から意見記事まで、さまざまなプロジェクトに取り組むことができます。
ビジネスライティングとは何ですか？
ビジネス ライティングは、クライアント、同僚、その他の専門家に文書形式で教育し、情報を伝えるために使用されるコミュニケーション方法です。 ビジネス文書は、読みやすいように直接的で、よく整理され、細分化されている傾向があります。 強力なビジネス文書は読者の時間を節約し、作品の主なメッセージを記憶に留める可能性を高めます。 たとえば、業界分析でビジネス ライティングを使用する場合、データと洞察は業界の豊富な特性をできるだけ簡潔に扱う必要があります。
なぜビジネスライティングが重要なのでしょうか？
最高のビジネス文書は、あなたのメッセージをうまく伝えます。 コースや同僚からのフィードバックを通じてビジネス ライティング スキルを向上させることができ、さまざまな種類の文書化された成果物のビジネス ライティング テンプレートを使用してこれらのスキルをサポートできます。 簡潔かつ明確に文章を書く技術をマスターすると、競合他社に先んじ、社内外のコミュニケーションを効率化し、部門長に目立つことができます。
リモートワークの取り決めが増加する中、自分のアイデア、決定、または視点を書面で明確に伝えることができることがこれまで以上に重要になっています。 ここで、効果的なビジネス文書が重要になります。 IBISWorld ではこれについて何度も検討しており、クライアントとのコミュニケーションをより良くするために新しいスタイルの文章を立ち上げる準備を進めています。 では、ビジネス ライティングとは何でしょうか。どうすればうまくいくのでしょうか? はまってみましょう。
視聴者は何を望んでいますか?
ズバリ、読者はなぜ読み続けるべきなのかを知りたいのです。 彼らは針を動かすソリューションを求めています。 これを行うには、顧客や同僚に価値を付加するために直接的な文章を作成し、その理由を理解できるようにする必要があります。 アイデアとそれを裏付ける研究は、ビジネスの中で重要な役割を果たします。 例えば、 事業計画を書く ローンの場合、裏付けとなる証拠を参照しながら、自分の主張を明確かつ専門的に行う必要があります。
優れた作品には、記録保持の信頼できる情報源となるというさらなる利点もあります。 これは、最良の文章は論理的に分割され、簡潔であり、乱雑さを避けるためです。 その結果、読者はこれらの記事を簡単にナビゲートでき、自信を持って重要なポイントを見つけることができます。
作家はどのようなメリットを得られるのでしょうか?
ライターの観点から見ると、効果的なビジネス ライティングは、自分のアイデアを伝え、他の人が明確かつ迅速に意思決定できるように教育するのに役立ちます。 文章を通じて明確に伝えることで高い評判を築くことは、職場での尊敬を得るのに役立ち、新たな機会をもたらす可能性があります。
加えて、 業界分析 信頼できる関連性の高いデータ ソースを使用してビジネス ライティングをサポートし、正確さと信頼性を実証するために使用する必要があります。 信頼性の高い参照文献は、下流のビジネス上の意思決定に影響を与える可能性も高くなります。
ビジネス文書のスタイルをいつ、そしてなぜ使用する必要があるのでしょうか?
情報
文書の明瞭さと効率を優先して、情報を提供するビジネス ライティングを使用して読者に洞察を提供する必要があります。 情報ビジネス文書は、中立的な観点からトピックに関する事実を提示する傾向があります。
強力な情報を含むビジネス ライティングは、読者がトピックに関する最も重要な情報をナビゲートして理解するのに役立ちます。 重要なデータの洞察を伝えるには、このような部分を論理的にフォーマットすることが重要です。 最も価値のある情報は、多くの場合、コミュニケーションの重要なポイントをカバーする概要セクションで始まり、後半の詳細セクションでより具体的になります。
例として業界分析を見てみましょう。 明確で簡潔な要約は、高レベルの情報を前もって提示するのに役立ちます。 ただし、これは、データを省略したり、詳細な調査を省略したりする必要があるという意味ではありません。 読者のニーズを反映するように業界分析を調整することで、読者はメッセージを記憶し、自信を持って作品に組み込むことができます。
自問してみてください。 読者は何を知りたいですか? ビジネス文書に価値を加えるにはどうすればよいでしょうか? もしかしたら、読者は特定の分析について専門家の視点を求めているかもしれません。 あるいは、情報ハブ、つまりトピックを取り巻くすべての一般情報に触れる記事が必要になる場合もあります。
情報ビジネス文書の例:
- 業界分析
- 財務報告
- 四半期レビュー
- ホワイトペーパー
- 学会論文
- ビジネスニュースと時事問題の報道
- 会議の議題
- 業界調査レポート
- 情報ハブ
説得力のある
場合によっては、読者に前提を納得してもらう必要があります。 説得力のあるビジネス文書は、顧客、同僚、投資家に対して、自分の主張を伝えるのに役立ちます。 このスタイルでは、聴衆に自分の提案を受け入れる姿勢を説得する必要があるため、聴衆についての深い知識が必要です。
さらに、説得力のあるビジネス文書は、仕事全体で提示される正確で偏りのないデータによって強化されます。 例として、チェックアウトしてください この記事はマクロビジネスからのものです その主張を裏付けるために IBISWorld を使用しています。
説得力のあるビジネス文章のテンプレートを使用する場合は、権威的、感情的、論理的なアピールを組み込む必要があります。 たとえば、清涼飲料製造業界の製品開発チームは、次のことを行う必要があります。 業界リサーチを利用する スピードを上げるために 市場規模。 このプロセスにより、消費者の好みと、スーパーマーケットや食料品店に最も説得力のある議論を提示する方法についての理解が強化されます。 最良のピッチは、事実に基づく根拠を提示し、信頼できる情報源を組み込んで、読者が望んでいることや恐れていることの解決策に取り組んでいます。
自問してみてください。 あなたの前提を他と区別しているものは何ですか? それは、動的な環境の変化する傾向に特に対処する新しいアイデアや製品である可能性があります。 あるいは、競合他社が使用している実証済みの戦略を、貴社のビジネスに合わせて適応させ、読者のニーズに対応できる場合もあります。
説得力のあるビジネス文書の例:
- マーケティングコンテンツ
- 販売内容
- 製品コピー
- 助成金提案
- 事業提案
- プレスリリース
- 社外ニュースレター
- 意見記事
教授
レシピに従って料理をしているときに、タスクの順序や特定の手順の実行方法がわからなくなったことはありませんか? もしそうなら、あなたは少し追加の作業が必要な指示的な文章に遭遇したことがあります。そして、読者が従うべき指示をレイアウトする際に、明確さがいかに重要であるかがわかるでしょう。
教育的なビジネス文書スタイルは、読者にタスクを完了するように指示したい場合に使用されます。 最高の教育的なビジネスライティングは、あなたのビジネスのブランドを信頼できるものとして確立することができます。 明確かつ簡潔な指示を提供する必要があります。 理想的には、リーダーはタスクを正常に完了するために追加のコンテキストを必要としません。 説明文には、番号付きリストや段階的な進行状況の視覚的な例が含まれることが多く、他のサポート資料へのリンクが含まれる場合もあります。 また、読者が遭遇する可能性のある問題に事前にフラグを立て、解決策を提供することで、読者を支援することもできます。
自問してみてください。 あなたが提供する情報を読者にどのように活用してもらいたいですか? どうすれば彼らをうまく導くことができるでしょうか？ たとえば、ユーザーマニュアルなどに、ユーザーが従うべき厳格なガイドラインを記述することができます。 ウェビナーで見られるように、参照点としてのみ使用される柔軟な手順を提供することもできます。
教育的なビジネスライティングの例:
- ウェビナー
- ガイド
- ユーザーマニュアル
- 覚書
- カスタマーサービスコミュニケーション
- トレーニングプログラム
取引データ
会話型ビジネス ライティングとも呼ばれるこのコミュニケーション スタイルは、管理レベルを越えて同僚と、場合によっては社外の業務運営にも使用する必要があります。
このスタイルのビジネス文書は最も一般的である傾向があり、おそらくこれを習得することが最も重要です。 取引上のビジネス文書は柔軟性があり、良いニュースと悪いニュースを伝えたり、契約を締結したりするなど、さまざまなシナリオで使用できます。
トランザクションに関するビジネス文書のトーンはさまざまであり、コミュニケーションのコンテキストに基づいて調整する必要があります。 たとえば、同僚へのメールはかなりカジュアルなものになる可能性があります。 ただし、外部の読者に送信するものや、合意書や契約書など、文書が後で参照される可能性があるものについては、よりフォーマルな態度をとる必要があります。 形式的すぎるように感じるかもしれませんが、これらの取引の記録には解釈の余地をできるだけ残さないことが重要です。
自問してみてください。 あなたは、他人のコミュニケーションに基づいて職業上の仮定をどのくらいの頻度で立てますか? この文章は読者にどのような印象を与えるでしょうか？ 電子メールでのコミュニケーションによる第一印象は長く続くことがあります。 重要なのは、プロらしくないビジネス提案レターは、ビジネス契約を締結する可能性を大きく損なう可能性があるということです。
トランザクションビジネスライティングの例:
優れたビジネス文書を作成する方法
- 必要なビジネス文書のスタイルを決定します。 （あなたの目標は何ですか？）
- 視聴者が必要とする重要な情報を特定します。 （誰が、何を、いつ、どこで？）
- 要点を概説して対処し、適切な証拠を提供します。
- 文章を編集して修正し、より正確なものにします。
- ビジネスライティングのプロセスを継続的に見直して、より効率的にしましょう。 (たとえば、さまざまなスタイルのテンプレートを作成します)。
ビジネスライティングスキル
ビジネス文書のスキルを磨いて信頼できる業界分析を組み込むと、コミュニケーションが向上し、時間の無駄な質問や修正を避けることができます。
ビジネス文書を改善するには、練習と多くのヒントやコツが必要です。
留意すべき基本事項のいくつかは次のとおりです。
- 読者の視点から書きます。 何を読みたいかを自問して、そこから読み進めてください。
- 文章のテンプレートを作成し、思想的リーダーやその他の信頼できる情報源から例を収集します。
- 執筆目標を損なう可能性のある「問題」または「推奨できない」単語を特定し、すべてのライターが参照して追加できるチェックリストにまとめます。
- 推奨されない言葉や問題のある言葉のチェックリストを簡単に参照できると、自分の言葉が魅力的で、聴衆に適しているかどうかを確認するのに役立ちます。
- 簡潔さは重要ですが、簡潔さのために品質を犠牲にしないでください。 自分の提案を裏付ける十分な証拠を提供することは、結果を損なうものではなく、結果に向かって進むのに役立ちます。
最終的な考え
プロフェッショナルなライティングは、さまざまなビジネス状況において重要です。 私たちは毎日それをやっています。 最良の結果を得るには、強力な分析に基づいて明確に書くことに重点を置きます。 これらのビジネス ライティングのヒントを活用して、文章を改善し、プロセスを容易にし、読者にとっての作品の価値を高めてください。
ソースから IBISWorld
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