Önemli Noktalar
İş süreci analizi (BPA), şirketlerin dahili operasyonlardaki verimsizlikleri belirlemesine yardımcı olur
Yeni bir ürün piyasaya süren veya kurumsal yeniden yapılanma geçiren işletmeler genellikle BPA kullanır
Endüstri araştırması, temel performans ölçütlerini belirlemek için kullanılabilir
İş Süreçleri Analizi (BPA), işin süreçle ilgili alanlarını analiz etmek ve verimliliği artırmak için kullanılan bir metodolojidir. Özellikle BPA, şirketlerin gelirlerini artırmak ve maliyetleri azaltmak için iç süreçleri incelemelerine yardımcı olur. İş analizi (BA) ve BPA, analizlerinin kapsamı açısından farklılık gösterse de, BPA genellikle ya iş analistlerine ya da süreç mimarlarına ya da her ikisine atanır. İş analistleri genellikle sorunu çevreleyen bağlamı analiz eder ve veri içgörüleri sağlarken, süreç mimarları süreçlerin uygulanmasına doğrudan dahil olur. Ancak BPA, bir iş analistinden veya bir süreç mimarından daha fazlasını gerektirir. Bir iş sürecini değiştirmek için şirketlerin ayrıca yönetim, BT ve diğer profesyonelleri devreye sokması gerekir. BPA'yı parçalamadan önce, temel bilgilerle başlayalım.
İş süreci nedir?
Bir iş süreci, girdileri çıktılara dönüştüren ve resmi veya gayri resmi olabilen organize bir faaliyetler grubudur. Resmi süreçler çoğu zaman belgelenir ve izlenir. Gayri resmi süreçler, ya resmi belge eksikliği nedeniyle ya da olağandışı durumlarda resmi süreçlerden sapma ihtiyacı nedeniyle kullanılır.
Şirketler İş Süreçleri Analizini ne zaman kullanmalı?
Çoğu zaman şirketler, yeni bir teknoloji veya yeni bir süreç başlatırken BPA kullanır. Yeni teknoloji piyasaya sürülmeden önce, bir kuruluş yönetiminin eski teknolojinin veya sürecin neden olduğu verimsizlikleri anlaması gerekir. Bu verimsizlikler, sevkiyat gecikmelerini, zayıf müşteri desteğini veya yüksek oranda kusurlu ürünleri içerebilir. Şirketler, bir maliyet-fayda analizi yaparak, yeni teknolojiyi uygulayıp uygulamamaya veya daha yüksek yatırım getirisi sağlayabilecek diğer alanlara odaklanmaya karar verebilir.
Firmalar var son yıllarda giderek daha fazla BPA'ya yöneldi, çünkü COVID-19 salgını belirli ürünlere olan talebi artırırken diğerlerine olan ihtiyacı azalttı. Şirketlerin yeni çalışma ortamına uyum sağlamak için sınırlı zamanları vardı ve bu da BPA'yı kuruluşların odaklarını etkili bir şekilde değiştirmelerine yardımcı olma konusunda çok önemli hale getirdi. Örneğin, birçok kuruluş dijital tekliflerini genişletmek için BPA'yı kullandı. Diğer şirketler, tedarik zinciri kesintileriyle ilişkili olumsuz etkileri dengelemek için BPA kullandı. Daha yakın zamanlarda, güçlü enflasyonist baskılar ve ekonomik belirsizlik, birçok kuruluşun maliyetleri kontrol etmek ve verimsizlikleri ortadan kaldırmak için BPA kullanmasına neden oldu.
Kuruluşlar genellikle daha büyük bir projenin parçası olarak BPA'ya yönelirler. stratejik planlama çaba. Örneğin, bir kuruluş, daha geniş bir hedefe doğru bir adım olarak, iç süreçlerini daha iyi anlamak için BPA'yı kullanabilir.
İş süreci analizinin faydaları nelerdir?
Muhtemelen BPA'nın çeşitli durumlarda yardımcı olduğunu zaten görmüşsünüzdür. İş süreci analizini kullanmanın faydalarından bazıları şunlardır:
- Verimliliği artır: Örneğin, BPA için gereken zamanı ve kaynakları azaltabilir. üretken satış araştırması, işe alım çalışanları, ürün geliştirme veya pazarlama kampanyaları oluşturmak.
- Maliyetleri azaltmak: BPA, görevler için harcanan zamanı azaltarak veya süreçlerdeki fazlalıkları ortadan kaldırarak personel maliyetlerini azaltabilir. BPA, kaynaklar ve malzemeler için maliyet tasarruflarını da vurgulayabilir.
- Politikaları ve yönetişimi netleştirin ve iyileştirin: Örneğin, BPA iyileştirebilir risk yönetimi ve mevcut BT ve cihaz güvenlik politikalarının iyileştirilmesi gereken yerleri vurgulayın.
- Darboğazları ortadan kaldırın veya azaltın: BPA, kuruluşunuzun iletişimleri ve süreç yürütmeyi optimize etmesine yardımcı olabilir, böylece onay gibi bir aşama birikmiş iş listesi oluşturmaz.
- Benimseme süreçlerini optimize edin: BPA, yeni teknoloji veya süreçlerin benimsenmesindeki hassas noktaları vurgulayabilir ve eğitim programlarında iyileştirmeler sağlayarak sonuçta benimseme oranlarını artırabilir.
- Sürüm veya dağıtım prosedürlerini iyileştirin: Hepimiz kampanya dağıtımlarının ve ürün sürümlerinin sorunsuz çalışmasını isteriz – BPA bu süreçlerdeki verimsizlikleri giderebilir ve iyileştirmeleri hayata geçirmenize yardımcı olabilir.
- Odak kaymalarına yardımcı olun: BPA, kuruluşunuzun giderek artan dijital bir dünyada rekabet etmesine yardımcı olabilir. Örneğin BPA, belirli teknolojileri kullanmak, uzak çalışma modellerine geçmek veya çevrimiçi ürün ve hizmet sağlamaya geçişi yumuşatmak için günlük süreçlerin optimize edilmesine yardımcı olabilir.
- Şirket kültürünü geliştirin: Optimize edilmiş süreçler, çalışanların iş yerindeki deneyimlerini iyileştirir.
- Katılımı artırın: Daha iyi müşteri hizmeti, web sitesi etkileşimleri veya mağaza içi süreçler, kuruluşunuzun itibarını ve katılımını güçlendirir.
Mutlu paydaşlar, mutlu çalışanlar, mutlu müşteriler – mutlu günler!
İş Süreçleri Analizindeki temel adımlar
Temel bilgiler bu kadar. BPA'da yer alan adımlar nelerdir?
1. Hedefleri belirleyin
İlk adım, neyin başarılması gerektiğini belirlemektir. yürütmek SWOT analizi, risk analizi hatta resmi rekabet Analizi kuruluşunuzdaki iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olabilir. Kullanarak kuruluşunuzun performansına daha yakından bakma Finansal oranlar yararlı bir başlangıç noktası da olabilir. Makro düzeyde, hedefiniz geliri artırmak veya maliyetleri azaltmak olabilir, ancak BPA'nın süreçle ilgili iyileştirmelere odaklandığını unutmayın. Bu, hedefinizin bir makro iş değişikliği yerine bir süreç iyileştirmeye odaklanması gerektiği anlamına gelir. Örneğin, bir BPA hedefi işgücü verimliliğini artırmak olabilir. Oldukça tekrar eden görevler genellikle otomatikleştirilebilir, bu da daha iyi tamamlanma süresi ve daha az hataya yol açar. Örneğin satış sürecinde, satış takip yazılımı kullanılarak takipler otomatikleştirilebilir. Satış sürecinde amaç, takip e-postaları yazmak için harcanan zamanı azaltmak, yanıt oranını iyileştirmek veya her ikisi birden olabilir. Hedefin iyi tanımlandığından emin olmanın bir yolu, belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana dayalı anlamına gelen SMART yaklaşımını kullanmaktır.
2. Süreci tanımlayın
Hedef belirlendikten sonra, verimsizliğe neden olan süreci tanımlamanız gerekir. Örneğin, satış sürecinde takipler, takip e-postaları için bir şablon oluşturmak, şablonu müşterilerden alınan bilgilere göre ayarlamak, e-postayı yeniden okumak ve e-postayı satıştan beş dakika sonra göndermek gibi birkaç adımı içerebilir. konuşma.
Süreci tanımlarken, süreç kapsamının çok kapsamlı olmadığından emin olun. Bazı süreç uzmanları bu terimi kullanır. son uca büyük, önemli süreçlerin sınırlarını tanımlamak için. Uçtan uca tasarım, bir ürün konsepti oluşturmak için olması gereken tüm faaliyetleri içerir. Bu süreçleri daha fazla parçalamanın bir yolu, süreç hiyerarşisini kullanmaktır. Süreç hiyerarşisi, tüm organizasyon düzeyinde başlar ve en ayrıntılı süreçlere doğru ilerler. Bu adımda analistler ve süreç mimarları tarafından kullanılan en yaygın araç, Tedarikçiler, Girdiler, Süreçler, Çıktılar ve Müşteriler anlamına gelen SIPOC'dir. Bu araç, bir veya daha fazla sürecin girdilerini ve çıktılarını bir tablo biçiminde özetlemeye yardımcı olur.
3. Süreci analiz edin
Tanımlanan hedefe bağlı olarak, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç iş süreci analizi tekniğiniz var. En yaygın analiz tekniği, katma değere dayalı olarak sürecin ana ve küçük unsurlarını gösteren değer analizidir. Değer, işlevin maliyetlere oranıdır. Bu nedenle değer, işlevi iyileştirerek veya maliyetleri azaltarak değiştirilebilir. Bir değer analizi gerçekleştirirken, analistler tipik olarak azalan düzende bir işlev ve maliyet listesi derler. Her faaliyetin net değerini tahmin etmek için genellikle bu tür listelere maliyet-fayda oranları uygulanır.
Satış takip süreci örneğimize dönersek, en yüksek değere sahip adımlar şu sırayla sıralanabilir: müşteriden alınan bilgilere göre bir satış şablonunun ayarlanması, e-postanın düzeltilmesi, görüşmeden beş dakika sonra e-postanın gönderilmesi ve takip e-postaları için bir şablon oluşturma. Bu örnekte, bir takip şablonu oluşturmak, çok zaman aldığı ve yeni bilgiler ortaya çıktıkça her zaman ayarlamalar gerektirdiği için en düşük katma değerli öğedir.
Diğer popüler analiz teknikleri arasında, gerçek performansı potansiyel performansla karşılaştıran boşluk analizi ve bir sorunun en başta neden oluştuğunu belirlemeyi ve kök nedene çözüm bulmayı amaçlayan kök neden analizi yer alır.
4. Geliştirmeleri tanımlayın
Süreç analiz edildikten ve verimsizlikler tespit edildikten sonra, bir sonraki adım gerekli iyileştirmelerin neler olduğunu bulmaktır. İyileştirmeler genellikle darboğazları ortadan kaldırmak, yüksek değerli süreçleri optimize etmek veya müşterilerle etkileşimi geliştirmek gibi yönlere odaklanır. Örneğin, bir takip e-postası oluşturmanın değerini artırmak için bir satış görevlisi, müşteri segmentlerine veya diğer bilgilere dayalı olarak daha hızlı özelleştirilebilir e-postalar oluşturmaya yardımcı olan harici araçları potansiyel olarak kullanabilir.
Bu adım sırasında, olası dışsallıkları hesaba kattığınızdan emin olmanız gerekir. Dışsallıklar, işletmenizin neden olduğu ve bireyleri veya kuruluşları ve hatta bir bütün olarak toplumu içerebilen üçüncü tarafları etkileyen dolaylı maliyetler veya faydalardır. Örneğin, hızdaki gelişmeler belirli ürün ve hizmetlerin kalitesinin düşmesine neden olabilir, bu da alt kullanıcılar veya tüketiciler için bir maliyettir. Aynı şekilde, belirli süreçlerin otomasyonu, bir ürün veya hizmetin özelleştirilmesi yeteneğini ortadan kaldırarak bu ürün ve hizmetlere olan talebi azaltabilir. Bu nedenle analistler, yeni süreçleri ayarlamadan veya uygulamaya koymadan önce kapsamlı bir maliyet-fayda analizi yapmalıdır.
5. Süreci uygulayın
Uygulama genellikle yönetimden analistlere ve BT uzmanlarına kadar farklı departmanlardaki profesyonelleri içerir. Uygulama ekibinin etkili değişiklikler yapmak için yeterli kaynağa sahip olduğundan emin olmanız gerekir. Düzeltmeler genellikle küçük ölçekte başlar ve ardından bağlı görevlerdeki değişiklikler yapılır. Örneğin, takip e-postaları için bir şablon oluşturmanın değerini artırmak amacıyla bir satış departmanı, geçmiş tüm e-postaları analiz eden ve tahmine dayalı analitiği kullanarak önerilerde bulunan üçüncü taraf bir yazılım yükleyebilir.
6. Sonuçları izleyin
Son adım, yeni standartları ve süreçleri izlemek ve kontrol etmektir. Yeni süreçler daha iyi KPI'lar sağlıyor mu? Bu süreçler herhangi bir dışsallığa neden oluyor mu? Örneğin, üçüncü şahıs yazılımları bir takip e-postası yazmak için gereken süreyi azaltabilir, ancak e-posta yanıt oranını da azaltabilir. Başka bir deyişle, dışsallıkları hesaba kattığımızdan emin olmalıyız. Ayrıca, bu aşamada ek iyileştirme fırsatları ortaya çıkabilir, bu nedenle 'kur ve unut' yaklaşımı yerine yeni süreçleri sürekli izlemek önemlidir.
BPA vaka çalışmaları
Artık temelleri açıkladığımıza göre, iş süreci analizinin bazı gerçek dünya örneklerine bir göz atalım.
İlk örneğimiz, Fransız kozmetik şirketinin birikmiş işleri ile ilgilidir. Yves Rocher, yeni adayları işlerken deneyimli. BPA'yı uyguladıktan sonra Yves Rocher, yoğun sezonda iki kat daha fazla adayı işe aldıklarını fark etti. Birikmiş iş yükünü azaltmak için şirket, verileri otomatik olarak dolduran ve otomatik olarak doğrulayan, yeni adayları işlemek için dahili olarak harcanan zamanı azaltan bir yazılıma yatırım yaptı.
Howard BankasıGreater Baltimore bölgesinde bulunan, yerel olarak sahip olunan bir topluluk bankası olan , müşteri hizmetlerini ve çalışan üretkenliğini geliştirmek istiyordu. İş süreci analizi yaptıktan sonra banka, yeni müşterilerin yeni bir hesap açmasının yaklaşık bir buçuk saat sürdüğünü fark etti, bu da müşteri memnuniyetini azaltıyor ve yeni çalışanlar için gerekli eğitimi artırıyor. Banka, yeni bir finansal yazılım kullanarak bu süreyi %75 oranında azaltmış, çalışanların yeni müşterilerle daha fazla zaman geçirmesini sağlamış ve müşteri memnuniyetini artırmıştır.
Endüstri araştırması BPA'yı nasıl iyileştirebilir?
Endüstri araştırması şirketlere izin verir kriter rakiplerine ve endüstri ölçütlerine karşı performansları. Bu metrikler, kuruluş başına geliri, çalışan başına geliri, ücret giderlerini ve kârı içerir. Dahası, endüstri analizi sektör gelirindeki genel eğilimleri izlemek için harika bir araçtır. Akranlarından daha hızlı büyüyen şirketler genellikle güçlü pazarlama, sadık müşteriler veya farklılaştırılmış ürünler gibi rekabet avantajına sahiptir. Buna karşılık, sektör ortalamasından daha yavaş büyüyen şirketler, segment karşılaştırması verimsizliğe neden olan iç süreçleri analiz etmek için bir başlangıç noktası olarak. Şirket kıyaslaması size rakipleriniz hakkında net bir görüş sağlarken, devlet düzeyinde endüstri araştırması performanslarını daha geniş sektörle karşılaştırmak isteyen şirketlere ek bir bilgi katmanı sağlar.
Sektör araştırmaları, birçok şirketin sosyal mesafe önlemleri nedeniyle iç süreçlerini düzenlemesine yol açan COVID-19 salgınının patlak vermesinden sonra özellikle yararlı oldu. tedarik zinciri kısıtlamaları ve yükseltilmiş düzenleyici ortamlar. Örneğin, ABD'deki işletmeler, değişen tüketici ihtiyaçlarını karşılamak için çevrimiçi operasyonlara yaptıkları yatırımları artırdı. Sektör verilerine erişimi olan şirketler, devam eden trendleri net bir şekilde anlayarak, yüksek katma değerli süreçleri daha kolay tespit edebildi.
Nihai düşünceler
İş süreci analizi, şirketlerin nihai olarak maliyetleri azaltmak, geliri artırmak veya her ikisini birden yapmak için dahili süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur. BPA tipik olarak, yeni sürecin farklı boyutlarda sorunsuz bir şekilde akmasını sağlamak için birlikte çalışan çeşitli departmanlardaki profesyonelleri içerir. Yeni bir süreç yürürlüğe girdikten sonra analistler, yeni standardın daha önce oluşturulmuş KPI'ya göre performansını sürekli olarak izler. İşletmeler, kuruluş başına gelir ve ücret giderleri gibi sektör düzeyindeki ölçümlerden yararlanarak BPA'dan en iyi şekilde yararlanmak için sektör araştırmasını kullanabilir.
Kaynaktan IBIS Dünyası
Sorumluluk Reddi: Yukarıda belirtilen bilgiler, Alibaba.com'dan bağımsız olarak IBISWorld tarafından sağlanmaktadır. Alibaba.com, satıcının ve ürünlerin kalitesi ve güvenilirliği konusunda hiçbir beyanda bulunmaz ve garanti vermez.
